Поиск и подбор сервисов для бизнеса

Заодно Саша ведет блог о текстах и работе редактора. Потому не могли не спросить её о любимых рабочих инструментах.

Саша, какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Главный рабочий инструмент — Google Диск: там все тексты, брифы, таблички разложены по папочкам с разными уровнями доступа. Если бы мне пришлось выбирать один облачный сервис, то выбрала бы его.

Срочные мыслишки кидаю в маковские заметки — ух, какой там бардак. Черновики личных постов храню в Evernote. Их там больше 300, боюсь открывать.

Корпоративную переписку веду в Microsoft Outlook, это не мой выбор. Всю остальную — в Яндекс.Почте. Ящик в Gmail у меня спамный, его не открываю. Наладила пересылку важных писем в Яндекс.Почту, иногда она дает сбои.

Все корпоративные чаты в WhatsApp Messenger — деваться некуда. Для остального общения с авторами и подрядчиками, для личной переписки, для развлечений — Telegram Messenger.

Корпоративное планирование в Trello — там мы ведем все проекты, туда же включаю всех авторов и подрядчиков. Для личного планирования Doit.im.

Созваниваюсь в Skype, книги читаю в Bookmate, деньги считаю в приложении Рокетбанка.

Езжу на Яндекс.Такси. Яндекс.Карты и Яндекс.Метро на первом экране в телефоне. Фотки и скриншоты сохраняются на Яндекс.Диск, но я туда не заглядываю. Кажется, я люблю Яндекс.

В соцсетях бываю очень редко — с компьютера проверяю сообщения в фейсбуке раз в 2-3 недели. Приложений для фейсбука, инстаграма, вконтакте на телефоне нет.

Пароли от всего этого храню в Keeper. Очень глупо себя чувствую, если приходится набирать пароль вручную:

Ещё глупее, если не могу зайти в свой аккаунт, потому что не помню пароль. Так что менеджером паролей начала пользоваться несколько лет назад, как только узнала, что такое вообще бывает. Взяла тот, что мне подруга посоветовала, не выбирая.

Сервис feedly был. Но, как и Pocket, Pinterest и другие сервисы-собиралки, однажды засорился так, что я устала его разгребать и просто перестала пользоваться.

Главредом не пользуюсь, как-то он у меня не прижился. Google Analytics и Яндекс.Метрикой не пользуюсь, потому что на всех проектах, в которых я участвую, этим занимаются другие люди. Кажется, я уже разучилась ими пользоваться. Орфограммка помогает исправлять ошибки, но использую редко — обычно полагаюсь на свою грамотность. Может, зря.

Какие есть полезные фишки в этих сервисах именно для вашей работы?

В Google Документах — история изменений, разные доступы, возможность комментирования.

В Telegram — возможность общаться, когда телефон разряжен, с компьютера. А ещё он не забивает память, не нужно постоянно чистить истории чатов.

В Bookmate — возможность делиться ссылками.

Doit.im — платформа для зануд и ачиверов. Если пользоваться ей так, как задумали разработчики, то нужно обдумать сначала цель жизни, потом цели на 10, на 5 лет. И на этой основе создавать в Doit.im цели, проекты и задачи на каждый день. Раньше мне это казалось хорошей идеей, поэтому выбрала этот сервис — он казался самым концептуальным и осмысленным. Сейчас пользуюсь им по привычке.

Возникали ли проблемы при поиске решений для управления проектами, клиентами?

Проблемы выбора не было, мы просто договорились на Trello, но сам сервис нам не очень понравился. Не получается в задаче ставить дедлайны и назначать ответственных на каждый этап, а не на всю задачу. Кажется, это как-то можно настроить, но мы так и не разобрались — изголяемся.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Нет.

Довольны всеми сервисами, устраивают ли эти сервисы коллег?

Нет. Уже сказала про Trello, а WhatsApp жрет память, не работает без телефона, в нем нет каналов.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваю Keeper, Bookmate и Doit.im. Раньше платила за Evernote.

Сколько человек работает с вами в облаках? Ведете совместную работу?

В Trello, Google Документах, Telegram все мои ближайшие коллеги — их человек 50. В корпоративном Whatsapp сотни людей обмениваются информацией. Расшариваю сестре заметки в Evernote и цитаты в Bookmate.

В облачных сервисах вы взаимодействуете с другими компаниями, партнёрами?

В Trello работаю со всеми авторами, иллюстраторами и с «Кодельной»: я ставлю задачи, они кладут материалы на проверку, ставят сроки, пишут комментарии, отмечают статусы — всё, как с сотрудниками компании, просто ребята работают на аутсорсе.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Установлены приложения: Яндекс Такси, Метро, Карты, Диск; Google Диск, Таблицы, Документы; мессенджер Facebook, Whasapp, Telegram, Skype, Keeper, Evernote, Doit.im, Bookmate, Рокетбанк, личный кабинет ИП, Nike+ и Uber. Список меняется раз в месяц примерно.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Все дела отмечаю в Doit.im, бегаю с приложением Nike+, гуляю с Яндекс.Картами. Ещё у меня есть приложение Flo. Был Tinder, но надоел. Так что да, для всех дел.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Только чтобы создавать опросы в своем канале.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Составление бумажек для подрядчиков. Договоры ГПХ — моя боль.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Пользоваться только облачными сервисами.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Я не разбираюсь с сервисами слишком долго. Использую первое попавшееся, если оно мне подходит. Например, мне всё равно, Trello или JIRA. Только Doit.im выбирала супер-осознанно, потому что организация времени — это, может быть, самое важное и есть. Ну и Flo выбрала, протестировав 5 других приложений.

В этом релизе разработчики сделали акцент на безопасности и работе с iOS 11.

«ONLYOFFICE Документы» — бесплатный офисный пакет для работы с текстовыми документами и электронными таблицами на iOS-устройствах. Приложение подключается к облачной или серверной версии ONLYOFFICE. Кроме того, его можно использовать автономно для редактирования локальных документов.

Главные обновления новой версии:

SSO-аутентификация

После релиза облачной версии ONLYOFFICE, в которой добавилась новая служба для SSO-аутентификации, возможность авторизироваться на портале с помощью доверенной третьей стороны появилась и в iOS-приложении.

Чтобы использовать SSO, нужно подключить к своему порталу один из сервисов: Shibboleth, OneLogin или AD FS.

Открытие защищенных документов

Мобильное приложение научилось открывать файлы, защищенные паролем. Это работает и для документов портала, и для документов, которые хранятся на устройстве.

Swipe Over

В версии iOS 11 для iPad’ов пользователи могут обмениваться контентом между приложениями, перетаскивая объекты в режиме разделения экрана. Благодаря поддержке этой функции, приложение ONLYOFFICE позволяет, например, дополнить свой текст иллюстрацией, просто перетащив картинку из папки в окно редактора.

Приложение доступно в App Store.

Детали можно узнать в блоге ONLYOFFICE.

Напомним, что в предыдущей версии приложения добавили совместное редактирование и возможность работать офлайн.

Разработчики верят, что с новым интерфейсом работа в системе станет быстрее и продуктивнее. Всё главное выведено на первый план и находится в быстром доступе. Второстепенное — не отвлекает от важного.

Также добавлено несколько функций, о которых просили пользователи Flowlu.

Краткий обзор новшеств

Новая доска сделок

Менеджеры смогут быстрее обрабатывать сделки. Чтобы переключаться между ними, достаточно кликать по названиям. Карточка сделки с основной информацией будет открываться в боковой панели. Выставление счета, создание задач и проекта по сделке доступны в 1 клик

Цветные индикаторы в карточках сделок помогут мгновенно оценить ситуацию по продажам.

• Желтая полоса означает, что по сделке не запланировано ни одного события. Возможно менеджер не знает, что делать со сделкой, и ему требуется помощь.
• Красная полоса означает, что в сделке есть просроченные события. Возможно, менеджер ленится или потерял веру в успех. Попробуйте его замотивировать или оштрафовать.
• Бирюзовая полоса означает, что по сделке есть события, запланированные на сегодня. Этот индикатор позволит сотрудникам не упустить из виду запланированные действия.
• Если все идет хорошо — нет просроченных событий, а планы, наоборот, есть — полоски не будет.

Новые возможности в счетах

Счета выставлять теперь можно не только на разные организации, но и банковские счета. Удобно, если у вашей организации несколько расчетных счетов.

Иногда бывает так, что счет должен подписать не один, а двое — например, генеральный директор и главный бухгалтер. Раньше в системе была только одна строка для подписи. Сейчас вы можете добавить дополнительную и точно так же сконфигурировать должность.

Улучшен список задач

Читать его стало удобнее: видно теперь не только, на сколько дней просрочена задача или сколько дней в запасе до окончания, но и дату начала, если она раньше, чем сегодня. Это позволяет не забывать про дела, к которым было уже необходимо приступить.

Сортировка досок по проектам

Появилась возможность менять порядок вывода досок по проектам. Для этого нужно ухватиться мышью за наименование доски и перетащить в нужное место.

Замечания по проектам

Доска по замечаниям приведена к стандартному виду: внесенные сюда задачи перемещаются по горизонтали, также как на всех остальных досках.

Напомним: «Замечания по проектам» — это дополнительное расширение для модуля «Проекты». Его можно установить в разделе «Приложения». После чего в списке проектов и в самом проекте появится дополнительная вкладка «Замечания». Здесь вы можете фиксировать пожелания, ошибки, проблемы, которые возникают в ходе работ по проекту.

Смотрите видеообзор по новому интерфейсу.

1. Списки для обзвона абонентов

Новая функция «Списки» позволяет создавать специальные списки абонентов: черный список, белый список, VIP-номера. Работайте с базой более эффективно, сегментируя ее по спискам. Управлять списками можно через пользовательский интерфейс или API.

2. Обучающие подсказки

Для удобства использования сервиса мы начали внедрять обучающие подсказки, которые пригодятся новым пользователям Оки-Токи или помогут быстро разобраться с новыми функциями существующим клиентам.

3. Открытое бета-тестрирование операторского места

Тестируйте новый интерфейс операторского места. Доступно управление звонками, переадресациями и конференциями.

4. Новые виджеты для автодозвона: «Состояние дайлера» и «Число линий»

Виджет «Состояние дайлера» отображает текущие действия в инструменте Автодозвон, периодичность обновления — 5 минут. В информерах отображается количество задач в очереди, количество совершенных звонков, процент дозвонов, наличие технических проблем и множество другой информации.

Виджет «Число линий» отображает количество линий, занятых Автодозвоном. Он показывает оптимальное (расчетное) число линий, минимальное-максимальное число линий и число звонков, которые совершил дайлер.

5. Новый отчет «Сводный» в инструменте «Автодозвон»

В дополнение к виджетам и спискам задач добавили отчет «Сводный». Он поможет увидеть число задач, и их состояние на настоящий момент.

6. Файлы голосовых сообщений

Управлять файлами голосовых сообщений теперь проще и удобнее. Сервис теперь отображает использование сообщений очередями и автодозвоном.

Другое обновление касается управления сценариями. Теперь вы можете загрузить или записать голосовое сообщение и сразу прикрепить его к элементу сценария.

7. Интеграция автодозвона и очередей с внешними CRM

Обновленная интеграция с внешними CRM позволяет передавать в «Автодозвон» параметры заказов, данные контактов и другую информацию, а после удачно совершенного звонка система передает данные о звонке обратно в CRM.

8. Три новых режима работы Автодозвона

1. Progressive Mode: работает только для операторов в статусе Ready, занимая одну линию на свободного оператора. Отличается от функции «Обратный звонок» только тем, что не надоедает гудками и не открывает заранее анкету.
2. Power Dial: позволяет управлять количеством линий на оператора. Дайлер будет поддерживать число линий на оператора, которое вы зададите в настройках.
3. Ultradial: можно использовать как крайнюю меру для обработки «плохих» баз. Он занимает все предоставленные ему линии.

Теперь клиенты смогут получать важные уведомления прямо в чате мессенджера: пропущенные звонки в АТС, баланс, входящие SMS на виртуальные номера, важные системные уведомления. Настраивается связка буквально за секунды. К одному аккаунту в сервисе можно привязать сразу несколько аккаунтов мессенджера и самому выбрать, какие уведомления должен видеть тот или иной сотрудник.

Особенно актуальна эта интеграция для клиентов с включенной услугой облачной АТС, теперь не нужно обращаться в статистику Zadarma или наблюдать за созданными задачами в CRM, все уведомления придут в мессенджер.

Список функций будет увеличиваться в зависимости от потребностей клиента, представители сервиса Zadarma сообщили, что сейчас собирают обратную связь от пользователей с целью совершенствования интеграции.