Примеры использования сервисов в бизнесе

Существующие обзоры облачных продуктов бесполезны, потому что их пишут ангажированные клиенты сервисов и блогеры, которые не понимают тонкости каждого бизнеса. Мы размещаем обзоры предпринимателей, которые рассказывают о своём опыте использования сервисов и оценивают их с точки зрения пользы для своего бизнеса.

Как автоматизация строительной компании увеличила скорость обработки заявок и их качество

Как девелоперская компания «Первостроитель» внедрила MacroCRM и увеличила число лидов на 20 % за счет синергии бизнес-процессов, маркетинга и CRM.
Как автоматизация строительной компании увеличила скорость обработки заявок и их качество

Кейс MACRO и Первостроитель. Фото: из архива компании

Клиент: компания «Первостроитель», Екатеринбург

История клиента: занимает 23-е место в рейтинге девелоперов Свердловской области. За годы работы введено около 500 тыс. кв. м. жилой и коммерческой недвижимости. 

Проблема: росло число объектов и соответствующих задач, предыдущая CRM отставала от бизнес-процессов застройщика – появился запрос на поиск новой строительной CRM.

Почему задумались о смене CRM

Прежняя CRM имела удобную и гибкую бухгалтерскую систему, подходила по параметрам информационной безопасности. Но возникли сложности, когда у компании «Первостроитель» появился запрос на настройку нетиповой воронки продажи и внедрение системы сквозной аналитики. 

Сначала компания решила настраивать текущую CRM под свои запросы: наняла технических специалистов, обозначила бизнес-процессы и начала постепенно внедрять обновления. Ушло 15 месяцев, чтобы «докрутить» новый функционал. 

Доработки так и не решили вопросы, связанные со сквозной аналитикой и настройкой воронки продаж. Какие еще возникли сложности при автоматизации процессов в строительной компании: постоянные баги внутри системы, заявки доходили до специалистов с задержками, система не считывала, откуда пришел лид, из какого канала. 

Марина Красноярова, руководитель отдела аналитики

Эти вопросы были решаемы, просто нужно время на реализацию. Но продажи необходимы были здесь и сейчас, поэтому «Первостроитель» начала подбирать другую CRM. Основной запрос-требование к новой системе звучал так: стабильная и гибкая CRM, которая корректно оцифрует воронку продаж.

Внедрение решений цифровой платформы MACRO

До перехода на MacroCRM компания сравнивала несколько предложений. Выбирали по цене, функционалу и соответствию задачам. В итоге запускать автоматизацию строительной организации было решено с помощью продукта MACRO – оно было удобным и простым в использовании, не нужно было открывать несколько окон параллельно для выполнения задач. Все данные перенесли за 2 месяца. 

За время использования предыдущей системы появилось много ошибок, потому что данные собирались разрозненно. Чтобы автоматизация бизнес-процессов застройщика прошла успешно, и эти ошибки не появились в MacroCRM, интеграция проходила в 4 этапа:

  1. эксперты MACRO выгрузили из старой CRM данные по объектам недвижимости, базу договоров, включая информацию по платным бронированиям, а также контакты клиентов;
  2. затем начался процесс переноса информации в MacroCRM, проверки ее корректности. Вместе с этим команда MACRO настроила этапы бизнес-процессов девелопера, включая порядок согласования документов, а также воронку;
  3. перенос более тысячи заявок со статусом «в работе»;
  4. все истории оплат также выгружались и переносились, были настроены индивидуальные отчеты.

Трудность возникла на третьем этапе, поскольку комментарии к заявкам записывались в текстовых полях. Итог – появился алгоритм и регламент переноса, специалисты сделали первичную очистку от «не активных» заявок, реализована выгрузка и очистка данных.

Теперь в системе MacroCRM зафиксированы актуальные статусы, а большая часть заявок перенесена в «отложенные» с определенной датой выхода. Это происходило постепенно, чтобы специалисты могли безошибочно квалифицировать заявки.

К новой CRM сначала подключили отдел продаж, затем договорной отдел вместе с бухгалтерией. Поступающую информацию продолжали вести и в старой системе, чтобы убедиться, что новая работает корректно.

Об интерфейсе MACRO

Интерфейс новой CRM максимально удобен и интуитивно понятен. Это напрямую повлияло на скорость обработки заявок – она выросла. Неизвестного статуса у заявок в отделе продаж больше не осталось. 

Как с помощью CRM разбудить спящих клиентов

В предыдущей CRM сохранилась база на 1200 лидов с неизвестным статусом. Неудобный интерфейс старой системы приводил к потере лида, если до него не дозвонились менеджеры с первого раза. Сейчас все подобные неверифицированные лиды сформированы в отдельную базу. Специалисты связываются с ними и обрабатывают заявки. Благодаря этому в отделе продаж смогли снизить процент тех, до кого не удалось дозвониться, на 27 %, а также достичь прозрачности и максимального понимания в статусе лидов. 

Работа с клиентской базой — самое важное

Сегментация и кастомизация клиентов, персональные рассылки – всё это помогает компании «Первостроитель» возвращать лиды и догревать их. Все проходящие мероприятия строго сегментированы по аудиториям и нацелены на её прогрев. В этом помогает система тегов, которая анализирует, чем интересовался человек, и прогнозирует, что может его заинтересовать в дальнейшем. Например, девлопер проводит дни открытых дверей на объектах. 

Вот как это происходит:

День открытых дверей на объекте — одно из мероприятий для прогрева аудитории

Как автоматизация бизнес-процессов застройщика повлияла на отдел-продаж 

  • Внутри системы реализована интеграция с Calltouch. Соответственно, за каждым клиентом стоит своя «история», например, из какого канала пришла заявка. Это позволяет отслеживать эффективность каждого канала и корректировать маркетинговые ресурсы. 
  • Автоматизация строительной компании «Первостроитель» положительно отразилась на работе отдела поддержки продаж. Именно они проводят клиента через согласование договора до покупки. Кроме того, автоматизация навела порядок в документах и сроках их оформления. Это важно, потому что для одних объектов требуется оформление ДДУ, для других — ДКП. 

Как выглядит шахматка застройщика

  • Исключены двойные брони. До внедрения MacroCRM «шахматка» у застройщика работала на базе стороннего решения. Это создавало дополнительные трудности при работе со старой CRM: все данные нужно было сначала выгрузить в Эксель, а далее синхронизировать с сайтом. Действия выполнялись 2 раза в сутки. Эту проблему решила MacroCRM – «шахматка» автоматически интегрировалась с сайтом, и все изменения в брони можно было видеть внутри CRM. 
  • У компании «Первостроитель» есть свой инструментарий оценки продаж, но он пока не автоматизирован в CRM. Когда нужен типовой отчет, то его выгружают из системы, а далее делают расчеты на основе полученных данных. При этом качество данных не страдает. 
  • MacroCRM позволяет использовать модуль «Динамическое ценообразование». Он оперативно изменяет цену квадратного метра определенных квартир, учитывая спрос и действия конкурентов. Кроме того, модуль не допускает ситуации, когда в ассортименте останутся лоты одинакового типа. Точное изменение в цене происходит за пару минут и сразу отображается на сайте. Подобная автоматизация для застройщика позволяет реализовать все лоты объекта и сделать это по максимально возможной рыночной цене.

Что получил застройщик после внедрения MacroCRM

  • перенос всех данных из старой системы в новую CRM и полная интеграция за 2 месяца;
  • лиды стали обрабатываться быстрее в 2 раза за счет стабильной CRM и удобного интерфейса. Сейчас специалисты «Первостроитель» сфокусированы на результате, ведь думать обо всех нюансах работы с системой больше не нужно;
  • база неверифицированных лидов сократилась на 27 %. Часть из этой базы при обзвоне переросла в заявки с последующей продажей;
  • увеличилось число входящих лидов на 20 % за счет синергии бизнес-процессов, маркетинга и CRM;
  • к таким показателям удалось прийти своими силами, без привлечения дополнительных ресурсов в виде новых сотрудников. И это никак не сказалось на качестве обработки заявок.

Справка

Компания MACRO специализируется на автоматизации девелоперских компаний и разработке ПО для этих целей. Мы больше 10 лет работаем на рынке IT-решений и 15 лет на рынке строительства, за нашими плечами 160 клиентов из России и стран ближнего зарубежья.

Упомянутый сервис

MacroCRM Строительная CRM, созданная специально для застройщиков.
Строительная CRM, созданная специально для застройщиков.

От игрушечного учета к настоящему. Кейс FLIK

Архитектурно-строительное бюро FLIK занимается проектированием и комплексным ремонтом квартир в Москве. FLIK позиционирует себя как компанию полного цикла. C 2017 года реализовали 220 проектов интерьеров в Москве и Московской области. В 2020 году открыли свой отдел проектирования, за два года создали и запустили в реализацию 20 проектов.
От игрушечного учета к настоящему. Кейс FLIK

Руководитель и сооснователь архитектурно-строительного бюро FLIK Константин Дудко. Фото: из архива компании

  • В компании работает 16 сотрудников.
  • Ежемесячный оборот 9 млн рублей.


Игрушечный учет

Финансовый учет в компании велся попроектно в Google-таблицах. Руководитель и сооснователь архитектурно-строительного бюро FLIK Константин Дудко так описывает особенности работы:

По каждому новому проекту заводилась новая таблица, в нее вносились все данные. Кроме этого, была сводная таблица, которая подтягивала цифры из «проектных» таблиц. Нельзя сказать, что возникали какие-то серьезные проблемы, просто было ощущение, что это какой-то неполноценный инструмент, будто бы игрушечный

Когда в компании появился финансовый директор, руководство приняло решение внедрить и наладить полноценный управленческий учет:

Стало очевидно, что это нужно делать на базе какой-то IT-системы. Прочитали отзывы, выбрали ПланФакт. И сразу, чтобы не допускать ошибок, заказали тариф с внедрением

Как это работает

Консультант помог изучить функционал сервиса, потом поэтапно совместно с финансовым директором настроили учетные статьи, интеграцию с банками.

ПланФакт как инструмент учета финансов удобен и понятен даже для новичков, в нем легко группировать, разносить и учитывать все поступления и платежи, видна статистика как в целом по компании, так и отдельных проектов. Платформа гибкая и наглядная, мы её быстро настроили под себя, разобрались в функциях, практически сразу стали использовать.

Сейчас работа с ПланФактом настроена так: финансовый менеджер вносит данные, финдир проверяет корректность внесения, выгружает данные и раз в месяц делает презентацию по итогам периода, я делаю выводы и принимаю управленческие решения по ней. И, кроме того, регулярно смотрю попроектный учет

Опора на цифры

Прошло полгода работы в ПланФакте. Главный результат, который выделяет Константин Дудко, это появившаяся возможность принимать решения, опираясь на цифры.

По прошествии полугода работы в ПланФакте мы можем сказать, что он нам очень помогает в учете финансов. Мы прослеживаем динамику, в финансах с каждым месяцем все больше порядка, ясности и четкости. Четко видим, на какие направления нужно обратить внимание и проконтролировать отчетность, усилить контроль. Благодаря этому система работает более слаженно, а мы смогли выявить дополнительные источники прибыли. Убытки, размер дебиторки и выручки – это всегда перед глазами. Можем анализировать, как растут постоянные затраты и оборот компании

Не поднимать цены, а делать скидки

Константин Дудко рассказал о нынешней ситуации в своей отрасли и дал несколько советов предпринимателям, которые помогут сохранить бизнес в период экономических сложностей:

Рынок оживает. Был некоторый спад продаж, но так как все наши контракты от полугода и дольше, то значительного спада мы не наблюдаем. Для материалов, которые пропали с рынка, находятся аналоги. Мы работаем в высоком ценовом сегменте, поэтому какие-то изменения коснулись нас минимально. Люди, которые купили себе дорогие квартиры, продолжают вкладывать в качественный ремонт.

В период любых экономических сложностей в первую очередь рекомендую смотреть на затраты, провести их аудит и сократить издержки, без которых компания может жить. Это нужно, чтобы финансовой подушки хватило на более продолжительный срок. А сейчас еще рекомендую искать альтернативных поставщиков. Очень важно построить новые цепочки поставок, поскольку утрата прежних может фатально сказаться на работе компаний.

С точки зрения работы с клиентами, я бы сейчас не поднимал цены, а наоборот предложил бы дополнительные скидки, чтобы повысить лояльность.

В своей компании мы на первые два месяца обрезали полностью маркетинговые бюджеты, потому что была непонятная ситуация с рекламой и некоторые каналы совсем перестали быть доступны. Сейчас маркетинг понемногу оживает

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как ПланФакт помогает в работе с Китаем. Кейс ИП Коломиец

ИП Коломиец занимается продажей детских товаров на популярных российских маркетплейсах. Это партнерский бизнес, который работает с Китаем. Товар закупается в Китае за юани, продается на Wildberries и Озон в России за рубли.
Как ПланФакт помогает в работе с Китаем. Кейс ИП Коломиец

Татьяна Коломиец, руководитель и собственник компании. Фото: из архива компании>

  • В штате компании семь сотрудников.
  • Ежемесячный оборот 5 млн рублей.

Excel – это трудоемко или дорого

Учет в компании велся в Excel, но это давало мало информации: не было представления о чистой прибыли и затратах. Из-за отслеживания расходов в юанях и учета доходов в рублях происходила путаница. О том, как используется Excel сейчас, рассказывает руководитель и собственник компании Татьяна Коломиец:

«Чтобы настроить информативный финансовый учет в Excel, нужно либо постоянно адаптировать формулы и цифры, либо нанимать отдельного специалиста, который будет заниматься только финансовым учетом в Excel. Первое слишком трудоемко, второе – дорого. Кроме того, Excel предполагает внесение всех данных вручную, а это неудобно, долго и грозит кучей ошибок.

Сейчас Excel закрывает только одну задачу: подсчет юнит-экономики. Это вполне удобно, потому что юнит-экономику все равно регулярно нужно адаптировать. У маркетплейсов постоянно меняются условия работы: то увеличивается стоимость доставки, то вводятся коэффициенты на доставку. И даже если попробовать реализовать универсальные формулы для подсчета, придется платить потом кучу денег программистам, которым еженедельно нужно будет что-то править. Поэтому для юнит-экономики удобнее пользоваться Excel».

Сервис бухгалтерского учета нам не нужен

Татьяна Коломиец предположила, что если есть сервис для учета личных денег, то должен быть подобный и для бизнеса.

«Я уже несколько лет использую приложение для учета личных финансов, заношу туда все свои операции. Нечто аналогичное хотелось найти и для бизнеса.

В группе селлеров на Wildberries мне порекомендовали сервис, но он оказался неким симбиозом бухгалтерского и финансового учета. Если быть честным, то полноценный сервис бухгалтерского учета нужен для ООО, а когда ты работаешь по УСН 6%, в нем нет необходимости! Один раз в квартал посчитал доходы, подал декларацию, сделал авансовые платежи и все. А финансовый учет отдельно в этом сервисе не был предусмотрен. Тогда в той же группе на Wildberries мне порекомендовали ПланФакт».

Внедрение сервиса проходило без сложностей, однако сама Татьяна признает, что функционал ПланФакта гораздо шире, чем используется в компании на данный момент:

«Единственная проблема при внедрении заключалась в отсутствии у меня финансового образования. Пришлось, например, параллельно вникать, что такое переменные и постоянные расходы. И я понимаю, что функционал сервиса позволяет учитывать многое из того, до чего у нас пока не дошли руки.

На данный момент мы добавили категории, расчетные статьи, по которым разбиваются доходы и расходы. Это позволяет видеть общую статистику. Завели в ПланФакт юаневые и рублевые счета, поэтому я могу теперь отслеживать помесячно, сколько было прибыли и затрат».

ПланФакт и в Китае ПланФакт. Результаты

По истечении трехмесячного срока использования сервиса, в компании решили оплатить сразу годовой период. Потому что результаты оказались ровно такими, как ожидалось.

1. ПланФакт на 80% экономит время, потраченное на финансовый учет.

«В Exсel все данные вносились вручную. Теперь у нас подключены интеграции, и на одном этом мы экономим время примерно в 8 раз».

2. Стали более прозрачные и понятные финансовые отношения с китайским партнером.

«Самый интересный результат нашей работы с ПланФактом в том, что в сервисе очень быстро разобрался наш китайский партнер. Он говорит и читает на русском, но Excel для него был совершенно не информативен, он не мог понять, куда и на что тратятся деньги. В ПланФакте он разобрался сразу и без проблем, теперь тоже отслеживает показатели. Это редкость, когда китаец может понять и принять логику российского интерфейса. Значит она создана действительно логичной и понятной

3. Разграничили права доступа к финансовой отчетности.

«Это важно, когда ты ведешь партнерский бизнес. В ПланФакте есть права для «посмотреть» и для «исправлять». У меня администраторские права, я могу вносить правки и быть уверенной, что мои цифры окончательные. В Excel нужно включать пароли, и это неудобно».

4. Увидели рентабельность и доходы-расходы отдельно по маркетплейсам.

«На Wildberries очень сложно все посчитать. Там можно понять свою прибыльность только по общему потоку денег. Сколько ты товара отгрузил, сколько на выходе получил – вот и вся информация. А товар периодически теряется, отбраковывается, есть какой-то процент возвратов. В ПланФакте я могу теперь отслеживать помесячно прибыль и расходы.

И увидеть рентабельность по февралю и марту 27% было очень приятно, но главное, это не требовало от меня никаких расчетов».

Лучше 40 раз по разу, чем однажды 40 раз. Советы в кризис

Самый главный совет, который Татьяна Коломиец во время экономической нестабильности дает предпринимателям, – не принимать поспешные решения и тщательно анализировать рынок.

«Когда резко повысился курс, многие испугались и стали менять деньги по курсу 20-30 рублей за юань. Мы решили переждать и не покупать по высокой цене. Сейчас стоимость юаня даже ниже, чем была до 24 февраля. Мы можем обменивать в юани деньги, которые заработали за последние два месяца, по более выгодному курсу. Поэтому наши потери будут минимальны».

Предпринимателям, торгующим с Китаем, Татьяна Коломиец рекомендует использовать железнодорожный транспорт для доставки:

«Сейчас самый оптимальный способ – отправлять товары железной дорогой напрямую из Китая в Москву, потому что не задействована третья сторона. Если отправлять морем, то в игру вступают иностранные перевозчики, бывают задержки. Есть еще не самые официальные пути, но ими лучше не пользоваться. Сроки доставки по железной дороге из Китая в Москву не самые быстрые – 30-40 дней, зато точно все доходит.

Что касается стоимости доставки, цены постоянно меняются и зависят от спроса. До 24 февраля цены были высокие, потом все ушли в затишье, и был период, когда цены на железнодорожные контейнеры сильно упали, так как не было заказчиков. Поезда уходили почти пустыми. Сейчас все снова начали работу, цена повышается».

Для тех, кто торгует на российских маркетплейсах, Татьяна Коломиец советует сейчас отправлять товар понемногу, но часто. Эта же рекомендация актуальна и для покупки товара за рубежом в условиях волатильности курса:

«Если на Wildberries или Озон товар заканчивается, это очень сказывается на выдаче в поиске, товар не видят покупатели. Поэтому лучше отправлять по чуть-чуть, но часто, чем сразу большой объем. Это же поможет нивелировать и колебания курса. Если закупать понемногу, можно снизить среднюю ставку и общие затраты. Если вы купили одну партию товара при цене за доллар 120 рублей, следующую при цене 100, а потом и за 70, то средняя цена будет ниже, чем если вы закупили сразу большую партию при долларе по 120 рублей».

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Три юрлица и порядок в финансах. Кейс Space Up

Сервис по аренде рабочих мест и виртуальных юридических адресов Space Up оказывает услуги виртуального офиса. Это нужно для регистрации бизнеса в едином госреестре, в котором должен быть указан юридический адрес компании. Как правило, он совпадает с пропиской учредителя либо с адресом арендуемого офиса. Но если это дистанционный бизнес, например, онлайн-школа, нерационально снимать офис в городе, гораздо удобнее арендовать виртуальный юридический адрес, на который будет приходить корреспонденция и через который будет осуществляться связь с предпринимателем.
Три юрлица и порядок в финансах. Кейс Space Up

Василий Мосиенко, руководитель и собственник Space Up. Фото: из архива компании

Также Space Up занимается предоставлением в аренду фактических рабочих мест — это коворкинг в Екатеринбурге.

  • В компании работает 20 человек.
  • Годовой оборот около 80 млн рублей.

Десять лет ничего не считал

Об особенностях работы компании рассказал руководитель и собственник Василий Мосиенко

«Направление по предоставлению виртуальных юридических адресов является главным, вокруг него все происходит. К нему добавляется приобретение и управление недвижимым имуществом, коворкинг. Есть также несколько партнерских программ с банками по регистрации юридических лиц, на отдельных юрлицах пункт доставки СДЭК по франшизе и магазин здорового питания.

Разобраться во всем этом сложно: по сути я имею три юридических лица, есть еще карты физлиц, с которых тоже производятся расчеты»

Единого учета всех финансов бизнеса не было. По словам самого Василия Мосиенко, бухгалтерия велась отдельно на каждом юрлице, интеграции данных не происходило.

Видел, что зарабатываю, только по растущей цифре на личном счете

В основе работы компании была примерная бизнес-модель, которая изначально строилась в расчете на прибыль:

«По этой бизнес-модели я и действовал. Но конкретики не было: ни прибыли помесячно, ни расходов, никакого четкого планирования. Рассуждал так: я единственный владелец бизнеса, собственник, поэтому все деньги, которые пришли ко мне на счет — мои. И исходя из этого действовал: вижу, что какие-то деньги на счете накопились, знаю, что у меня нет долгов, купил еще недвижимость»

Иногда в компании делался некий срез данных через 1С. Раз в полгода бухгалтер делала отчет о прибылях и убытках, баланс, некоторое подобие ДДС.

«Но меня это не устраивало. Все равно это была бухгалтерская отчетность, а не управленческая. Она показывала, сколько имущества на балансе, сколько мы заплатили налогов, но ясной картины развития бизнеса это не давало, ничего нельзя было посмотреть в моменте»

Василий Мосиенко понимал, что нужно вести финансовый учет, но не знал о существовании специальных сервисов и не был готов тратить на учет деньги.

«Потом познакомился с Натальей Самусенко, которая посоветовала ПланФакт. Я скептически отнесся к совету: спросил, почему именно этот сервис, и нельзя ли попробовать другие. Мы действительно проанализировали схожие сервисы, и я на своем опыте пришел к выводу, что ПланФакт подходит мне оптимально»

Рассказывает финансовый эксперт Наталья Самусенко, которая помогала Василия Мосиенко с внедрением ПланФакта и продолжает выступать в качестве финансового эксперта в компании:

«Основной запрос был — навести порядок в цифрах. Не было понятно, сколько можно выводить из бизнеса, достаточно ли средств для расширения, на какие рычаги давить, чтобы увеличить прибыль. Так как у Василия несколько бизнесов и каждый индивидуален, необходимо было сначала выстроить структуру по каждому из них.

Проектов в одном бизнесе более 50. По каждому из них нужна динамика и ключевые показатели. Одна из главных задач была отделить деньги бизнеса от личных средств. Но благодаря разделению мы увидели, что 80% из выведенных из бизнеса средств вновь возвращается в бизнес.

Так как обороты большие, невозможно было спрогнозировать и поставить перед командой четкие задачи. Теперь с помощью отчетов и визуальных показателей в ПланФакте Василию легко управлять бизнесом»

Результаты

1. Систематизировали расходы и сэкономили на налогах. Было много расходов бизнеса с личной карты: приобреталась коммерческая недвижимость, оборудование, мебель для коворкинга. При систематизации этих расходов удалось сэкономить на налогах.

«Покупаю недвижимость за 600 тысяч рублей с личной карты. У меня система налогообложения «доходы минус расходы», то есть я могу сокращать налогооблагаемую базу на расходную часть. Коммерческую покупку с карты бухгалтер не видит. Когда мы систематизировали расходы, удалось уменьшить налоги за счет этих расходов на 7%. То есть на 42 тысячи рублей. Это только один пример, а с личной карты я покупал и мебель, и оборудование. То есть общая экономия была гораздо больше. Если бы не ПланФакт, это так и не было бы учтено»

2. Платежный календарь помог прогнозировать приток денег.

«В этом году был близок к кассовому разрыву, но платежный календарь показал, когда и какие суммы придут, помог успокоиться и понять, что кассового разрыва не наступит. Уже в тот момент я понял ценность ПланФакта»

3. Закрыли один убыточный проект по субаренде помещений.

4. Увидели финансовое состояние компании, соотношение пассивов и активов.

«ПланФакт показал полную картину по имуществу: сколько у меня активов и пассивов. Оказалось, что у моей компании очень высокая финансовая устойчивость, активы существенно превышают пассивы»

5. Отделили деньги бизнеса от личных средств.

«С помощью ПланФакта удалось увидеть, сколько я трачу на личные нужды и сколько реинвестирую обратно в бизнес. Когда увидел, сколько потратил в 2021 году, понял, что слишком много себе позволяю. Я чувствовал это, понимал, что такого прироста, который был до 2021 года, нет. Но не понимал почему. Оказалось, что я слишком много вывожу на себя. Решил, что определю себе процентовку и буду меньше тратить на личные нужды, чтобы обеспечить бизнесу нужный рост»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Финансовый учет как антикризисная мера. Кейс AVE BURO

Компания AVE BURO занимается комплексной застройкой массовых мероприятий для организации розничной торговли, питания и развлечений в Москве.
Финансовый учет как антикризисная мера. Кейс AVE BURO

Яна Шатунова, операционный директор AVE BURO. Фото: из архива компании

Это быстровозводимая застройка, которая позволяет разместить инфраструктуру для мероприятия: маркеты, фудкорты, лектории. У компании есть парк деревянного оборудования, из которого можно собрать застройку для любого мероприятия. Так, например, в 2019 году компания участвовала в застройке Пикника «Афиши».

  • В штате компании 5 человек. Монтажные бригады привлекаются к работе непосредственно на проектах в зависимости от объема застройки.
  • Годовой оборот 23 млн рублей.

Авгиевы конюшни в Excel

Финансовый учет в компании велся в Excel. В 2019 году компания AVE BURO приняла участие в 80 городских мероприятиях, такое количество проектов вызывало сложности с учетом. Рассказывает операционный директор компании Яна Шатунова:

«Это были настоящие авгиевы конюшни, в которых невозможно было что-то найти. Допустим, к нам приходит постоянный клиент и просит смету на проект. Мне нужно посмотреть, как мы им считали смету год назад. Для этого нужно зайти в рабочий компьютер, найти папку этого клиента, найти договор, а еще лучше скан, чтобы убедиться, что это финальная версия. Это занимало кучу времени. Сейчас в ПланФакте, к слову, это ровно два нажатия кнопки»

Время относительного затишья в работе — 2020 и 2021 год, когда много мероприятий отменилось из-за пандемии, в компании решили использовать для наведения порядка.

«Я сделала гигантский отчет за два года работы, делала его 2 месяца, собирала и высчитывала вручную. Это была титаническая работа. На презентации руководитель компании говорит: «Есть же такой сервис, который помогает это все делать быстрее и проще». Так я узнала про ПланФакт и про то, что результаты двухмесячной работы можно было получить почти автоматически»

Три глобальные ошибки

Предложение автоматизировать управленческий учет в ПланФакте Яна восприняла с большим энтузиазмом.

«Начала вносить данные в ПланФакт. Казалось, что я все делаю неплохо и интуитивно правильно, но на деле вылезли гигантские минусы и неправильные остатки, которых, как я помню, точно не было. Я вообще не обратила внимания на раздел «расходные статьи». Все расходы создала отдельными проектами. В общем, пришлось все сносить и начинать работу с консультантом с чистого листа»

Компания AVE BURO воспользовалась услугами консультанта, который обучает ведению учета в ПланФакте. В процессе работы с консультантом Яна Шатунова увидела три глобальные ошибки, из-за которых ей не удалось настроить работу сервиса самостоятельно:

«Первая глобальная ошибка — пренебрежение всеми справочными материалами. Я приступила к внесению данных, не изучив функционал. Конечно, стоило прочитать справочник перед началом работы, но мне показалось, что я разберусь интуитивно.
Вторая ошибка — не воспользовалась автоматизацией. Решила, что если загружу выписку сразу за долгий период, я утону в куче операций. Поэтому открывала свои записи и две недели вручную сверяла несколько экселевских таблиц, после этого вручную вносила данные. Оказалось, что гораздо проще загрузить выписку целиком и потом уже раскладывать по полочкам.
Третья ошибка — вольное обращение с данными. Я удаляла банковские операции. Мне казалось, что от этого ничего страшного не произойдет. Оказалось, что таким образом все удаляется безвозвратно и так делать нельзя. Из-за этого в итоговых отчетах появлялись финансовые ошибки»

Работа с консультантом как путешествие в прошлое

Работа с финансовым консультантом Анжеликой Поляковой шла два месяца. За это время удалось выстроить с нуля структуру понимания функционала сервиса и внести в ПланФакт все данные за три года работы компании:

«Эту работу я называю «путешествие в прошлое». Она была сложной. Заканчивая, я не раз говорила: «Анжелика, я не представляю, как я буду работать без вас!» Но консультант уверяет, что когда начнется обычная работа, органическое наполнение данными, все будет идти ровно и без проблем. Страх не справиться и сложности возникают на этапе настройки сервиса, когда приходится работать с большими массивами данных из прошлого. А наше прошлое, честно сказать, местами туманно: когда в 2019 году у меня было три монтажа одновременно, мне было не до корректного и своевременного внесения данных в таблицы.
Теперь я понимаю, что если окажусь в такой же плотности выполняемых одновременно проектов, у меня есть инструменты, которые помогут не потерять цифры. Например, телеграм-бот, в который позволяет вносить все расходы в режиме реального времени»

200 тысяч — цена плохого планирования

После внесения всех данных в ПланФакт и корректного их разнесения по статьям стали очевидны важные обстоятельства.

«Так, например, мы увидели в объективных цифрах, что плохо спланированные проекты обошлись нам значительно дороже тщательно продуманных. Цифры отлично продемонстрировали нашему техническому директору, что плохо спланированный монтаж стоил 500 тысяч рублей, а подобный, но проработанный — 300 тысяч. Все наши проекты — это небольшие стройки, которые длятся сутки. Максимально важно правильно составить тайминг, вывести оптимальное количество людей для монтажа и их качественно контролировать. Когда правильной настройки не происходит: пренебрегают таймингом, допускают простои машин и законченные смены, в которых не выполнена запланированная работа, — все это делает проект намного дороже. Я раньше едва ли не дралась с техническим директором, настаивая на четком тайминге. А когда показала это в абсолютных цифрах из ПланФакта, он моментально стал адептом четкого тайминга. То есть один раз показанные цифры сработали лучше, чем три года моих уверений»

Работа в кризис

Городские мероприятия в Москве еще не начались. Кто-то решает финансовые вопросы, кто-то — морально-этические: уместно ли сейчас вообще проводить какие-то мероприятия и праздники. Компания AVE BURO в ожидании, пока непонятно, каким будет предстоящий сезон.

«Фраза «такого не может быть» недавно совсем потеряла свою актуальность. Теперь мы можем и должны допускать все. Пока не рассматриваем вариант перепрофилирования, потому что очень любим нашу работу. Но в принципе такая возможность у нас есть, потому что, по сути, у нас деревянное производство, есть мощности, которые помогут перепрофилироваться: склад, оборудование.
Что мы будем делать точно — максимально детально планировать, просчитывать до копеек те проекты, которые будут, чтобы из них выносить максимум выгоды. ПланФакт станет для нас главным антикризисным инструментом, который позволит вынести максимум прибыли из проектов, сколько бы их ни было»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как преодолеть кризис и поднять рентабельность до 32%. Кейс «Студии 34web»

«Студия 34web» создает и внедряет digital‑решения для бизнеса: сайты, интернет-сервисы, сервисы интеграций. Компания базируется в Волгограде, имеет филиал в Москве и работает по всей России.
Как преодолеть кризис и поднять рентабельность до 32%. Кейс «Студии 34web»

Евгений Лоскутов, директор «Студия 34web». Фото: из архива компании

В штате компании 15 человек.

Ежемесячный оборот – 2 млн рублей.

Понимал, что все ок, но подтвердить цифрами не мог

«Студия 34web» работает с 2010 года, и первые 11 лет, по признанию руководителя Евгения Лоскутова, финансовый учет в ней практически не велся:

«11 лет, можно сказать, я не считал деньги: есть на счетах — и хорошо. А откуда они, наши они или не наши, могу ли я брать оттуда дивиденды — ничего этого я не знал, не было деления по статьям, никакого планирования. Где-то в глубине души понимал, что вроде все ок, но подтвердить это цифрами не мог.
Раньше в порядке вещей могли быть ситуации, когда мы получали предоплату и начинали закрывать ею какие-то текущие дыры. Хотя, по идее, это еще не наши деньги»

Необходимость не только разрабатывать сайты, но и руководить компанией, привела Евгения Лоскутова к мысли, что нужно самому разобраться в финансах и их учете:

«По образованию я технарь, у меня не было никакого понимания, что такое баланс, дебет, кредит. Но будучи техническим специалистом, мне приходится руководить компанией. Я понял, что мне нужно разобраться в финансах, понять, как их считать, на какие показатели обращать внимание, чтобы знать, что компания действительно живет, а не проедает бюджеты предоплат»

Предприниматель пытался получить финансовое образование в многочисленных центрах поддержки бизнеса, но, по его словам, там в основном была лишь «теория и вода».

Важно разобраться самому

Основную информацию о финансах Евгений узнал от своего приятеля, который внедрял у себя в компании автоматизированный управленческий учет.

«Я спросил у него: «А как ты вообще деньги считаешь?» Он мне рассказал, что такое баланс, движение денежных средств, отчет о прибылях и убытках»

Евгению стало очевидно, что невозможно понимать, куда движется и как развивается компания, если не иметь перед глазами хорошей структуры управленческого учета.

О ПланФакте руководитель «Студии 34web» узнал в банке, услугами которого пользуется компания. Зарегистрировался в сервисе и попробовал вести учет.

«Важно было самому разобраться, как все работает, а не нанимать финансового директора на аутсорсе. У нас проектный бизнес, и у него своя специфика, которую нужно учитывать. Если сам проектный процесс завязан на большое количество статей расходов или на большое количество отделов или исполнителей, очень сложно разложить сделку на составляющие расходы, чтобы понять, насколько она прибыльна, в каком месте «узкое горлышко» у нашей компании, чтобы, например, впредь не брать такие проекты или брать, но делать максимально эффективно»

Не ведет управленческий учет только «слишком богатый человек»

В октябре 2021 года в компании «Студии 34web» внедрили управленческий учет на базе ПланФакта, внесли все данные, начиная с августа, и увидели, что находятся в минусе. К концу года постепенно компания вышла в плюс и показала рентабельность чистой прибыли 3,5%, даже с учетом выплаченных дивидендов и премий.

«Для нашей сферы бизнеса и для нашего оборота это мало, но тем не менее, во-первых, мы вышли из минуса, а во-вторых, главная радость: я понял, как это считается! Взял под контроль»

Январь 2022 года показал рентабельность чистой прибыли 24%. Для января, по мнению руководителя, 24% — это хороший показатель. В феврале цифры достигли 30-32%.

Работа с сервисом в компании происходит так: всеми транзакциями, движением денег занимается бухгалтер. Большая часть платежей приходят на расчетный счет, благодаря интеграции с банком, они учитываются автоматически.

«Я анализирую данные в ПланФакте каждый день. Он открыт на вкладке постоянно. Важные управленческие решения я принимаю, как правило, после 15 числа месяца, когда большая часть дебиторки закрыта»

Планы и результаты

ПланФакт помог Евгению Лоскутову:

  • поднять рентабельность до 32% и выйти из минуса;
  • увидеть, насколько каждый из отделов прибылен;
  • оценить, кто сколько приносит денег ежемесячно;
  • в третьем квартале 2021 года были выявлены критические показатели, а первый квартал этого года показал, что компания прибыльна, что прибыль соответствует финмодели, все развивается ровно, без скачков;
  • сейчас ПланФакт помог увидеть, что в марте нет никаких резких снижений. То есть компания работает стабильно.

В ближайшем будущем «Студии 34web» планирует изменить маркетинговую стратегию:

«Наша стратегия такова: берем самые успешные кейсы, работы с крупными компаниями, выстраиваем статейный маркетинг. И ищем не мелких клиентов, которые сегодня есть, а завтра нет, ищем крупных заказчиков, которые с большой долей вероятности переживут этот кризис.
Ну и план «В» конечно есть: снижение расходов за счет офиса, плюшек и кофе, но ни в коем случае не за счет зарплаты сотрудников. Каждую неделю проводим собрания, я выслушиваю предложения наших сотрудников, строим стратегию.
Не следить за финансовыми показателями и не вести управленческий учет сейчас может себе позволить только слишком богатый человек»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как поднять выручку в четыре раза. Кейс Ugodnov и Salampi

Компании Ugodnov и Salampi занимаются производством и продажей столярных изделий и одежды на маркетплейсах Wildberries и Озон. Компании находятся в Чебоксарах. У них один генеральный директор – Владислав Угоднов. Он и рассказал блогу ПланФакт о том, как ему удалось упорядочить бизнес и как он планирует работать в надвигающийся кризис.
Как поднять выручку в четыре раза. Кейс Ugodnov и Salampi

Владислав Угоднов. Фото: из архива компании

В штате компаний 20 человек. Годовой оборот – 9,5 млн. рублей.

Непонятно, сколько вложили, сколько заработали

Первые полтора года работы учет в компаниях велся в Excel. Таблицы множились, информация путалась, данные теряли актуальность. Владислав Угоднов рассказывает, как обстояли дела в компании:

«Наверное, и в Excel можно настроить PNL, ДДС и баланс, чтобы видеть картину развития бизнеса, но нам не удалось это сделать самим и найти специалиста. Через полтора года работы мы не понимали, сколько денег было вложено в развитие, сколько мы зарабатываем, какая прибыль и сколько можно в месяц вывести дивидендов»

Решение об автоматизации управленческого учета было принято окончательно, когда Владислав узнал, что есть специалисты, которые помогут с внедрением и настройкой.

«По сути, мы воспринимали ПланФакт как аналог Excel, но с экспертной поддержкой. В процессе работы с Натальей Самусенко стало очевидно, что функционал и возможности ПланФакта не идут ни в какое сравнение с Excel»

Наталья Самусенко, партнер ПланФакта, выступает в качестве эксперта и финансового аналитика в компании.

Записали активы в расходы

Основную работу по добавлению в ПланФакт данных за полтора года Владислав Угоднов проделал самостоятельно. Появилась база, на основе которой сервис мог работать, и конкретные цифры:

«Мы видели прибыли-убытки, стало понятно, когда они происходят и почему. Но мы не умели считать амортизацию, активы и баланс. Все это ошибочно занесли в расходы, поэтому не видели настоящей прибыли и не знали, какой баланс на самом деле»

На этом этапе в работу включилась Наталья Самусенко. Она правильно распределила все по статьям и предоставила руководству максимально конкретную картину по всем направлениям.

«Работа настроена так: все данные или подтягиваются автоматически или их вносят сотрудники. А планерка с Натальей проходит 2 раза в месяц. Она поясняет и комментирует важные данные и изменения, мы принимаем стратегические решения.
Кроме того, Наталья в постоянном режиме работает со складскими запасами, контролирует их объемы на маркетплейсах»

Результаты

1. За время работы в ПланФакте, благодаря вовремя принятым решениям, выручка выросла в 4 раза.

2. Удалось разграничить направления, выделить столярный бизнес как отдельный, проанализировать его и увидеть, что он наиболее прибыльный.

«Приняли решение прибыль столярного бизнеса вкладывать в это же направление, что позволило максимально развивать столярный бизнес»

3. ПланФакт позволил ускорить рост бизнеса и уменьшить количество неизбежных ошибок:

«Не закупили лишнее оборудование, можем следить за наличием складских остатков и прогнозируем выручку на следующий месяц, исходя из этого»

4. В конце каждого месяца генеральный директор видит чистую прибыль и решает, какие дивиденды может выплатить.

5. Благодаря ПланФакту удалось привлечь 1 млн инвестиций. Сервис помог увидеть момент, когда инвестиционные вложения будут наиболее оправданы и эффективны.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как отказаться от ненужной рекламы и сэкономить 600 тысяч рублей. Кейс «Чудо-дерево»

Фабрика «Чудо-дерево» с 2016 года работает в Удмуртии. Первые два года компания занималась только розничной торговлей строительными материалами, в основном древесиной. В 2018 году открыли собственное производство изделий из дерева. В 2020 году стала расти торговая сеть: открылся новый магазин в другом регионе — в Башкирии.
Как отказаться от ненужной рекламы и сэкономить 600 тысяч рублей. Кейс «Чудо-дерево»

Максим Абызов. Фото: из архива компании

Деревянные стеллажи, этажерки, полки, вешалки и прочие изделия, которые производит компания «Чудо-дерево», продаются только через маркетплейсы: Ozon и Wildberries. А в собственных розничных магазинах по-прежнему реализуются только строительные материалы.

  • В штате компании 10 человек

Автоматизация, которая все усложняет

В компании два собственника, и при любом уровне доверия контроль за финансами необходим. Когда нужно было вести учет только розничной торговли строительными материалами, проблем не было. Когда добавилось производство, с учетом стало сложнее.

Как компания ведет финансовый учет по двум направлениям и с какими трудностями сталкивается, рассказал ее генеральный директор Максим Абызов.

«Рост от торговли к производству стал определяющим моментом в вопросе автоматизации учета. В производстве совсем другие нюансы, в ручном режиме вести учет сложно. Решили внедрить автоматизацию и начали работу в Cash Organizer»

Через некоторое время стало понятно, что такая автоматизация все только усложняет:

«В Cash Organizer нам не хватало интеграции, дублировались платежи, приходилось все контролировать и проверять, было много ручной работы. Алгоритм был такой: каждый магазин вел свою таблицу в Excel, потом нужно было максимально аккуратно все переносить в Cash Organizer и еще там тысячу раз проверять»

1С и ПланФакт. Сложности внедрения

Генеральный директор решил искать другой сервис автоматизации финансового учета. Первой ссылкой в поиске Яндекса выпал ПланФакт, с ним в компании и начали работать. С функционалом и интерфейсом в ПланФакте все было понятно сразу, а вот настройка шла непросто, потому что нюансы в каждой компании свои и учесть их в универсальном сервисе по умолчанию невозможно.

«Есть складские остатки товаров, их учет и в рознице и в производстве мы ведем в 1С. Сложность была в том, чтобы интегрировать 1С и ПланФакт. Нужно было, чтоб сумма себестоимости товаров на складах сходилась в 1С и ПланФакте. Но 1С настолько тяжелая и несовершенная, что нам пока так и не удалось ее победить и добиться верных цифр. Из-за расхождений в 1С и в ПланФакте нам все равно приходилось в конце месяца вручную подбивать данные.

Теперь мы смотрим в 1С, сколько на складах лежит товара и сколько это в деньгах. Не пытаемся объединить эту информацию с ПланФактом. Было бы круто, если б удалось все вести в одной программе, но пока это невозможно»

Результаты

1. Управленческий учет на базе ПланФакта в компании ведется в течение года. За это время удалось наладить планирование и сэкономить 600 тысяч рублей на нецелесообразной рекламе.

«По производству мы четко видим, какие расходы можно сократить. Например, реклама. На нее закладывалось по 50 тысяч в месяц, но мы ею перестали пользоваться, потому что полностью перешли на реализацию через марктеплейсы. А поскольку рекламой занимаются сами площадки, и это входит в стоимость, наши 50 тысяч в месяц, заложенные в план, расходовались бы максимально нерационально. Если бы не ПланФакт, велика вероятность, что мы бы не сократили эти расходы, а продолжали бы тратить по инерции. Теперь экономим 600 тысяч в год»

2. Благодаря автоматизации и телеграм-боту, в компании существенно сократилось время на ведение финансового учета.

«Магазины ведут Excel-таблицы, заполняют их, чтобы к концу дня дебет сходился с кредитом. Эти данные через телеграм-бот сотрудники заносят в ПланФакт. И это бешено экономит время! Даже страшно представить, сколько бы его требовалось, если бы не ПланФакт и телеграм-бот»

3. ПланФакт позволяет оперативно реагировать на изменения на рынке и экономить.

«Когда на рынке возникли проблемы с сырьем, мы смогли в режиме реального времени все проанализировать и принять верные решения, не дожидаясь серьезных последствий для бизнеса. Сократили штат, перевели некоторых сотрудников на сдельную форму оплаты, тем самым уменьшили расходы. 210 тысяч рублей мы сэкономили на расходах на производстве в январе»

4. ПланФакт помог обнаружить более маржинальное направление и сделать на него упор.

«Запланировали в этом году делать упор на производство и больше в него вкладывать, потому что четко видим, что оно высокомаржинальное. По всему 2021 году видно, что производство для нас более выгодно, но оборот там пока небольшой, поэтому прибыль тоже небольшая. Решили вкладываться в эту сферу и активно ее развивать»

За год работы с ПланФактом компании «Чудо-дерево» удалось сэкономить, принять важные стратегические решения по развитию бизнеса и сократить время на финансовый учет. По словам генерального директора, эти результаты полностью соответствуют его ожиданиям от сервиса.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Кейс внедрения Forecast NOW! в сети магазинов электроники ЖЖУК

Как улучшить показатели эффективности управления запасами в условиях непредсказуемого спроса.
Кейс внедрения Forecast NOW! в сети магазинов электроники ЖЖУК

Кейс внедрения Forecast NOW! в сети магазинов электроники ЖЖУК. Фото: из архива компании

“Пока я не видел другой системы управления запасами, которая подходила бы для редкого спроса, лучше, чем Forecast NOW! Главная ценность программы для нас - это вероятностное прогнозирование.” - Владимир Бондарев, руководитель отдела управления товарными запасами розничной сети ЖЖУК

О компании

ЖУК - национальная сеть магазинов бытовой техники, электроники и гаджетов, лидер отрасли по количеству торговых точек в Украине. Компания работает уже более 10 лет. Сейчас сеть насчитывает более 550 магазинов в 23 областях Украины с ассортиментом более 5000 SKU

Специфика управления запасами

На рынке электроники и бытовой техники взаимодействие розничной сети с поставщиком и вендором сильно отличается от рынка продуктов и товаров народного потребления. Рынком управляют бренды: они пользуются покупательской лояльностью и определяют маркетинговую политику и за счет этого занимают более сильную позицию на переговорах. 

Ассортиментные матрицы управляются так называемыми price point. Каждому price point могут соответствовать несколько товарных позиций. Например, смартфон Samsung Galaxy A32 может комплектоваться 64Гб встроенной памяти или 128Гб встроенной памяти. В торговых точках для этой товарной позиции предусмотрено одно посадочное место. Управление товарными запасами при этом осуществляется агрегированно, на уровне посадочного места. В этом случае, не имеет разницы, какая из моделей в наличии в местах хранения и реализации.

У поставщиков и импортеров техники часто имеет место товарный дефицит. И каждый раз делая заказ, до конца не известно, какая из моделей одного посадочного места будет доступна к заказу у поставщика. Без интеграции с информационными системами поставщиков полностью автоматизировать эту часть процесса практически невозможно.

Доля презентационного запаса в магазинах сети составляет более 50%. При этом ассортиментная матрица постоянно расширяется или сужается в зависимости от сезонности или других факторов.

Предпосылки внедрения

Перед новым руководителем отдела управления товарными запасами была поставлена задача от топ-менеджмента компании - реструктуризация функции управления товарными запасами. Она была связана с тем, что топ-менеджмент не устраивали текущие показатели эффективности управления запасами, а именно: низкая оборачиваемость товара, низкий уровень доступности товара на полке, высокий объем инвестиций в товарные запасы и высокая доля нематрицы в товарных запасах. 

Чтобы решить эти задачи нужно было пересмотреть работу отдела управления товарными запасами и разработать более эффективную систему (в широком смысле этого слова). Для повышения точности управления запасами, решено было внедрить специализированную информационную систему управления запасами. До этого все заказы поставщикам, заказы на пополнение торговых точек, а также заказы на возврат товара из ТТ на РЦ рассчитывались вручную, через Excel. 

Выбор системы

Досье на куратора внедрения: “Владимир Бонадарев - руководитель отдела управления товарными запасами. До работы в компании ЖЖУК имел успешный опыт оптимизации товарных запасов в ведущих розничных сетях Украины - АТБ Маркет, COMFY, VARUS. За время своей работы в отрасли имел опыт работы с системами автоматизированного заказа различного типа: от работающих на основании буферов, до систем построенных на основании статистических методов прогнозирования.

“Мы проанализировали рынок и оценили доступные для нас решения. Всего рассматривали 4 варианта. Свой выбор мы остановили на Forecast NOW! по двум причинам. 
1. Вероятностное прогнозирование. Спрос на наши товары спорадический и имеет низкую степень предсказуемости. Большинство моделей прогнозирования, которые используются в других доступных для нас решениях - это как правило статистические модели, основанные на кореляционно-регрессионных или экстраполяционных методах. Но наши продажи - это не кривая, которая движется в соответствие с определенными закономерностями и зависимостями, это скорее набор пиков от 0 до 1, иногда 2-3 за цикл заказа. Рассеивание от среднего значения, а также средняя ошибка прогноза в этом случае очень существенны и не позволяют эффективно формировать товарный запас. Ранее мне приходилось сталкиваться со случаями, когда системы с классическими методами прогнозирования применяли для управления товарами, имеющими непредсказуемый и крайне низкий (в абсолютном значении) спрос. К сожалению, в этих случаях так и не удалось добиться ожидаемого результата. Вероятностное прогнозирование, по моему мнению, наилучшим образом подходит для товаров с подобной моделью спроса.
2. Гибкие настройки системы. Большое количество параметров позволяет настроить систему нужным образом и это повышает эффективность управления запасами в конечном счете."

Владимир Бонадарев, руководитель отдела управления товарными запасами

Внедрение и начало использования

Начало эксплуатации системы пришлось на начало марта 2020 года. Настройкой программы в компании занимались 2 человека - куратор проекта и аналитик. 

Управление запасами в компании разделено на 3 отдельных процесса: пополнение торговых точек с РЦ, заказы поставщикам и возврат из торговых точек на РЦ из-за возникновения так называемых “перекосов” и сужения ассортиментной матрицы.

На то, чтобы отстроить процесс пополнения торговых точек с РЦ с помощью Forecast NOW! ушло около полутора месяцев с начала внедрения, без учета времени на интеграцию с ERP. В рамках работ была проведена загрузка истории, настройка параметров системы и тестирование. 

Около 2-х месяцев заняла отстройка процесса возврата товаров с торговых точек на РЦ, чтобы полностью автоматизировать эти процессы. 

Около недели ушло на настройку заказов поставщикам на РЦ. Еще неделя ушла на то, чтобы корректно настроить параметры. В Forecast NOW! автоматически рассчитывается потребность в товарах, формируется заказ. Далее заказ уходит поставщикам и после чего по наличию позиций у поставщиков в ручном режиме согласовывается с менеджерами. Часто товарные позиции могут отличаются между собой незначительно (по цвету, объем памяти и т.п.), но фактически являются одним price point. Чтобы корректно учитывать запасы таких товаров, по словам Владимира Бондарева, сильно помогает функционал управления товарами аналогами, реализованный в программе. 

Каждое утро ответственным специалистам приходит уведомления на почту о том, какое количество каких товаров сформировано и в какие торговые точки будет отправлено. Расчет потребности и создание заказов на пополнение ТТ и возврат на РЦ происходит полностью в автоматическом режиме, без дополнительного контроля менеджеров.

Магазин сети ЖЖУК

Результаты

  • На 11% снизился общий товарный запас
  • На 6% выросла доступность товаров в торговых точках.
  • На 10 % повысилась оборачиваемость.
  • Высвобождено более 10 человеко часов ежедневно. К 8 утра у менеджеров в офисе и на РЦ уже есть сформированные заказы для отгрузки по торговым точки. Раньше до 11 утра менеджеры только рассчитывали распределение товаров. Это в том числе позволило оптимизировать процессы на РЦ и повысить его пропускную способность.
  • К сожалению, запуск системы пришелся на момент всемирного локдауна, связанного с пандемией covid19, из-за чего достигнутые результаты потеряли свою релевантность, в связи с естественным падением спроса.
“Для нас самая главная ценность ForecastNOW! - это вероятностное прогнозирование, поскольку оно позволяет работать со спорадическим, непредсказуемым спросом. Второе - очень гибкие настройки системы, которые позволяют добиваться эффективности для разных SKU. Третье - качественная техподдержка. Возникающие проблемы решаются оперативно и качественно, на все запросы мы получаем исчерпывающие ответы и решения. Для нас это очень ценно. Четверное - система может проводить балансировку в разных направлениях. Не только пополнять магазины, но и делать возвраты на РЦ, а также, при необходимости, делать прямую балансировку между магазинами” - Владимир Бондарев.

Упомянутый сервис

Forecast NOW! Система управления запасами и прогнозирования спроса. Решает проблемы дефицита и излишков на складах. Для расчета товарного запаса используется алгоритмы вероятностного прогнозирования.
Система управления запасами и прогнозирования спроса. Решает проблемы дефицита и излишков на складах. Для расчета товарного запаса используется алгоритмы вероятностного прогнозирования.

Как компании вырасти до четырех филиалов. Кейс Demokrat

Demokrat — сеть стоматологических клиник в Иркутске с полным спектром услуг для взрослых и детей: терапия, ортодонтия, хирургия, ортопедия, пародонтология и имплантология.
Как компании вырасти до четырех филиалов. Кейс Demokrat

Сергей Матюшенко. Фото: из архива компании

Важная отличительная особенность клиник Demokrat — практика комплексных договоров на лечение. Если после диагностики выясняется, что пациенту нужно комплексное лечение, заключается договор с фиксированной стоимостью и возможностью рассрочки. В отличие от привычной работы стоматологии, когда пациент платит за оказанную услугу сразу после ее получения, финансовый учет в сети Demokrat осложняется пред- и постоплатами и длительными проектами.

  • В компании работает 40 сотрудников.
  • Оборот компании — 4 млн руб. в месяц.

Первый филиал «открывали» в Excel

Первоначально весь финансовый учет компании велся в Excel. В нем не получалось разграничить статьи расходов, грамотно разделить на проекты.

Сергей Матюшенко, руководитель стоматологических клиник Demokrat, рассказывает о проблемах с ведением финансового учета:

«Впервые мысль о том, что Excel нужно на что-то менять, пришла нам при подготовке к открытию первого филиала клиники. Все инвестиции для его открытия мы вели в Excel. Было много путаницы и сложностей планирования. Это и стало отправной точкой к решению автоматизировать финансовый учет и найти сервис»

Excel — база данных для ПланФакта

Сперва руководство компании планировало доработать под нужды финансового учета 1С. Этой программой пользовались раньше, ее модернизация казалась проще, чем поиск и внедрение отдельного сервиса. Но оказалось, что 1С еще более громоздкая и сложная, чем Excel, и решает совсем другие задачи.

Начался поиск онлайн-сервиса. Взяли несколько самых популярных для тестирования, но довольно быстро остановились на ПланФакте.

«Большое облегчение мы почувствовали сразу — ПланФакт автоматически выгружает информацию со счета, не нужно заносить все вручную, как в Excel. Теперь мы вручную заносим только наличку, но это небольшой процент от всего.

По опыту работы в Excel могу сказать, что у него есть один большой плюс: есть откуда взять информацию для загрузки в ПланФакт»

Результаты

1. Контролируемый рост

За время работы в ПланФакте стоматология Demokrat выросла до четырех полноценных филиалов и проектов, включая техническую лабораторию. Первый филиал был открыт, когда финансовый учет велся в Excel. Остальные планировались и открывались с опорой на ПланФакт, поэтому руководству есть, с чем сравнивать.

«Мы бы все равно росли, независимо от того, как велся финансовый учет. Но без ПланФакта мы бы росли вслепую, не зная, можем ли себе позволить расширяться сейчас или лучше подождать.

Открывая новую клинику, мы все затраты вносим в ПланФакт, видим, сколько потратили, четко понимаем, когда можем себе позволить открытие нового филиала, а когда нет»

2. Экономия времени в 4-5 раз

«Время экономится настолько, что раньше на ведение учета по одному проекту его требовалось больше, чем сейчас на четыре»

3. Максимальная прозрачность вложений и трат

«Это главное, ради чего мы используем ПланФакт. Новые направления мы открываем совместно с партнером. Вложения 50 на 50. У нас есть определенный уровень доверия, но нам предельно важно, что в ПланФакте четко видно, сколько чьих денег потрачено на новый проект»

4. ПланФакт стоит дешевле, чем работа финансиста в штате

«Если взять сотрудника с условной зарплатой 70 тысяч и поручить ему вносить данные в Excel, он тратил бы на это, как минимум, 20 % своего рабочего времени. То есть 14 тысяч в месяц уходило бы на ведение учета в Excel, а то и больше, учитывая человеческий фактор. А это в два раза дороже, чем стоимость максимального тарифа ПланФакта с приоритетной поддержкой и без ограничений по счетам и количеству пользователей. Конечно, для работы с ПланФактом тоже нужны некоторые усилия сотрудника, сервис не будет работать сам, но эти усилия даже нельзя сравнивать»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как компании увеличить выручку в 2 раза с 1 сотрудником. Кейс 3D Imaging

Студия 3d-печати 3D Imaging занимается производством изделий из пластика, 3d-моделированием и лазерной гравировкой.
Как компании увеличить выручку в 2 раза с 1 сотрудником. Кейс 3D Imaging

Как компании увеличить выручку в 2 раза с 1 сотрудником. Кейс 3D Imaging. Фото: из архива компании

В основном, компания работает с юридическими лицами.

  • Компания расположена в Перми, но выполняет заказы по всей России.
  • В штате 1 человек.
  • Ежемесячный оборот 1 млн рублей.

На 3d-принтере можно напечатать все, но не все можно правильно посчитать

Руководитель и единственный сотрудник компании 3D Imaging Александр Сукрушев рассказал про особенности работы и финансовый учет:

«3d-печать универсальна, ее возможности дают потенциал к работе практически с любыми производствами. На одном предприятии может что-то сломаться, что легко напечатать на 3d-принтере, на другом могут придумать деталь, которую перед серийным производством хорошо бы проверить на возможные изъяны. Мы можем напечатать на 3d-принтере любую деталь и любое изделие. Также компания оказывает услуги по 3d-моделированию по чертежам, фотографиям, скетчам, скриншотам и даже по текстовому описанию».

Именно 3d-моделирование и выполнение сложных макетов для музеев, строительных компаний и выставок осложняло в компании финансовый учет. Заказы по 3d-печати выполняются быстро, оплата за них приходит по факту, учитывать ее легко. А 3d-моделирование и изготовление сложных макетов — затяжные проекты, которые длятся по 2-3 месяца. В этом случае есть авансовый платеж и оплата оставшейся части по факту выполнения работы.

«На такие проекты я привлекаю сотрудников на временную работу. После окончания проекта я должен иметь возможность с ними расплатиться. Стояла задача правильно посчитать и распределить денежные начисления за это время, не допустить кассовый разрыв. Невозможность сделать это вручную как раз и сподвигла меня на поиск специальных сервисов».

Excel и Дзен-мани перестали справляться

Первые полтора года работы Александр вел финансовый учет в Excel-таблице. Пока контрагентов было не так много, Excel полностью удовлетворял требованиям учета:

«В Excel я вел весь финансовый учет компании, а в Дзен-мани — личные финансы. В Excel было неудобно разные таблицы сводить в одну. Когда единовременно пришлось вести 2 крупных проекта и несколько текущих мелких, этих двух сервисов перестало хватать, я начал путаться».

Сервис дешевле, чем сотрудник

Первый опыт внедрения сервиса ПланФакт закончился, не успев начаться.

«Мне на тот момент не хватило нужных интеграций с банками. Я понял, что, так или иначе, придется вести и Excel-таблицу и ПланФакт. Но усложнение работы в мои планы не входило».

Через полгода Александр Сукрушев вернулся к идее автоматизации финансового учета и снова обратился к ПланФакту. На тот момент в сервисе произошли значительные изменения, появились все необходимые Александру интеграции с банками и другими сервисами. Теперь внедрение ПланФакта очевидно упрощало работу компании.

У Александра был достаточный опыт работы с сервисами, поэтому внедрение ПланФакта не вызвало сложностей:

«Я пользуюсь электронным сервисом «Мое дело», в котором ведется электронная бухгалтерия, также использую Дзен-мани и некоторые другие сервисы. Поэтому первой мыслью при возникновении сложностей с финансовым учетом была мысль найти подходящий сервис. Почему не сотрудника? Самая очевидная и веская причина — это дешевле, чем нанимать сотрудника и платить ему зарплату».

3 шага к увеличению выручки в 2 раза

За время пользования ПланФактом ежемесячный оборот компании увеличился в 2 раза: с 500 тысяч в месяц до 1 миллиона. Руководитель здесь видит прямую связь:

«В работе с ПланФактом есть три важный плюса, которые позволили грамотно спланировать работу и увеличить оборот».

1. Экономия времени в 3 раза

«У меня теперь гораздо меньше времени уходит на учет финансов и больше — на прямую работу с клиентами. На Excel уходило бы 2 часа в день. Ни о какой эффективной работе говорить не приходится, если 2 часа рабочего времени в день ты сводишь цифры».

2. Автоматизация

В ПланФакте не требуется вручную вносить операции, которые нужно вносить в Excel. Автоматизация позволяет в одном месте видеть состояние бизнеса на разных срезах.

«Для Excel нужен был бы специальный человек, который из актуальных цифр будет строить графики и диаграммы. Я мог бы делать это самостоятельно, но тогда на это ушла бы половина моего рабочего времени. То есть эффективность основной работы и эффективность работы компании (поскольку я единственный ее сотрудник) упала бы в два раза».

3. Планирование

За год прирост клиентов в компании составил 40%. ПланФакт позволяет руководителю видеть текущее состояние дел и принимать решения о наращивании мощностей:

«В ближайшие месяцы я планирую приобрести еще один 3d-принтер, это даст мне возможность увеличить объем производства и взять больше заказов».

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как каждый год удваивать оборот? Кейс WILDWINS

WILDWINS— бренд детской спортивной одежды, созданный мамой гимнасток. Компания шьет спортивную одежду для команд и спортивных клубов по неигровым видам спорта: художественная гимнастика, танцы. В форме от WILDWINS выступают спортивные команды по всему миру. Компания базируется в Ставропольском крае. В штате работает 35 человек. Оборот — 60 млн рублей в год.
Как каждый год удваивать оборот? Кейс WILDWINS

Нина Мирзоева, основатель WILDWINS. Фото: из архива компании

Все работает, как надо, но цифр нет

Генеральный директор компании WILDWINS Нина Мирзоева рассказала, как и почему в компании возникла необходимость вести управленческий учета:

«Раньше мы вели финансовый учет в Excel. Компания росла, когда мы дошли до 20 млн рублей в год, стало сложно все учитывать в Excel: необходимость выгружать информацию вручную из бланков и со счетов отнимала много времени, неизбежно появлялись ошибки»

Попробовали использовать для управленческого учета 1С. Оказалось, что все отчеты там абсолютно не информативны, особенно отчет по движению денежных средств:

«Там черт ногу сломит! Я по образованию финансист, мне необходимо видеть цифры, наглядно и доказательно оценивать, как развивается бизнес. А 1С меня сводит с ума: я не могу там увидеть, что мне нужно. И вроде бы все настроено по статьям, все работает, как надо, но цифр нет!»

Нина Мирзоева понимала, что нужна простая и наглядная программа для ведения управленческого учета.

Финансовое образование и техподдержка

ПланФакт оказался понятным в использовании и максимально комфортным по стоимости сервисом. Руководитель компании с первых дней использования отметила, что в нем все выгружается автоматически и удобно. Финансовое образование позволило Нине Мирзоевой самостоятельно настроить работу сервиса, сложность возникла лишь однажды:

«Не сходились остатки по счетам в банке и в ПланФакте. Я обратилась в техподдержку, консультанты выяснили, что это косяк со стороны банка: несколько операций зависло в обработке»

Результаты

1. ПланФакт в компании WILDWINS используют как аналитический финансовый инструмент: он позволяет контролировать рентабельность, анализировать развитие и планировать на будущее.

«Контроль дебиторки идеально настроен через 1С, этим занимается бухгалтерия. ПланФакт мне нужен не для поиска каких-то зависших задолженностей, с этим отлично справляется 1С. Он мне нужен для полной картины развития бизнеса. Мне важно видеть не отдельные показатели, а всю ситуацию в целом. Тут он незаменим»

2. Плановая рентабельность компании — 40%. Как только она падает ниже этого уровня, руководитель смотрит в ПланФакте, какие расходы были превышены, и принимает стратегические решения:

«Недавно был пример: я увидела снижение рентабельности, в ПланФакте обнаружила, что мы потратили на ткани больше на 100 тысяч, чем было запланировано. Узнала у закупщиков, что цена на ткань выросла, сразу же приняла решение поднять цены на готовый продукт. И такой мониторинг происходит в ежедневном режиме. Поэтому получается корректировать все своевременно. А иначе — как мне оценить рентабельность без ПланФакта?»

3. С помощью ПланФакта удалось сэкономить время:

«Раньше тратила на Excel 1-2 часа в день. Сейчас на глубокую аналитику тратится не более часа в неделю. И по несколько минут на ежедневной основе на рутинный контроль»  

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как спасти компанию от банкротства, сократив зарплаты собственникам. Кейс 4homestyle

Компания 4homestyle— это бренд товаров для дома. Компания занимается торговлей товарами из Китая на маркетплейсах — Wildberries, Ozon, Yandex.Маркет. В штате компании 10 человек. Ежемесячный оборот 6 млн. рублей. Товары приобретаются в Китае по «белым» контрактам. Особенность работы компании в сложной и долгой логистике: доставка из Китая идет через Уссурийск, через всю Россию, иногда это занимает несколько месяцев. Такую сложную логистику нужно учитывать и соотносить с требованиями и возможностями складского хранения на маркетплейсах.
Как спасти компанию от банкротства, сократив зарплаты собственникам. Кейс 4homestyle

Как спасти компанию от банкротства, сократив зарплаты собственникам. Кейс 4homestyle. Фото: Anna Tis, Pexels

Как потерять более полутора миллионов

Компания 4homestyle работает с лета 2020 года. С первых дней работы учредители приняли решение вести финансовый учет в Excel. Постепенно количество операций достигло критического уровня, в таблицах никто не мог разобраться, ежемесячно где-то терялось около 200-300 тысяч рублей. Никто из учредителей не мог разобраться, где корпоративные расходы, где хозяйственная часть, а где — заемные средства. Решено было взять в штат финансового директора.

Евгений Ткаченко, финансовый директор компании 4homestyle, первые 4 месяца работы пытался упорядочить финансы по Excel-таблицам:

«С января по апрель я старался навести порядок в отчетах, найти, куда подевались 1,7 млн. рублей. Но размотать этот клубок было фактически невозможно. Тогда пришло понимание, что нам жизненно необходима адекватная система учета»

Как учитывать валютные операции

Евгений Ткаченко тестировал два сервиса финансового учета, но ПланФакт, при полностью устраивающем функционале, оказался дешевле. Внедрение сервиса проходило достаточно гладко, сложность возникла только с распределением валютных операций:

«В нашей работе основной приход идет на «Сбер», потом мы переводим деньги в «Точку», там покупаем валюту, которую отправляем в Китай. В выстраивании этой цепочки в ПланФакте мне понадобилась помощь финансового консультанта сервиса. При самостоятельном распределении операции задваивались, некорректно отображались. Сейчас все наладилось и работает корректно, но если что-то сбоит, надо отдать должное, саппорт ПланФакта помогает максимально оперативно»

Результаты

1. Главный результат, ради которого все затевалось: перестали теряться деньги.

2. Появилось четкое понимание и разделение расходов: административные, производственные, корпоративные. При разделении выяснилось, что некоторые статьи расходов неадекватно завышены. Руководители компании не имели достаточного опыта в бизнесе, поэтому установили себе высокую зарплату, не оглядываясь на реальное положение дел в компании.

«Учредители забирали по 400-600 тысяч в месяц в качестве зарплаты, что при обороте в 6-7 миллионов рублей было фатально для бизнеса. Убедить руководителей в том, что их зарплаты непропорциональны доходам и очень завышены, было сложно. Но ПланФакт показал объективную картину, против которой им нечего было возразить. Я предъявил отчет о прибылях и убытках, разбивку по доходам и расходам — и учредителям пришлось умерить аппетиты. Зарплаты были сокращены на 30 процентов. Это помогло сэкономить около полумиллиона ежемесячно»

3. Сэкономили на складских расходах около 200 тысяч в месяц.

«У нас было 12 упаковщиков, которые 2 недели в месяц работали, а 2 недели просто сидели. Такова специфика. Мы увидели в ПланФакте, какие терпим из-за этого убытки, и приняли решение перейти на сдельную оплату. Теперь платим только за выполненную работу»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Проблема кассовых разрывов в киберспорте и пути ее решения. Кейс U Can Company

U Can Company занимается организацией и освещением киберспортивных турниров, проводит комплексные рекламные интеграции в киберспорте.

Одним из показательных кейсов для компании был генеральный подряд в World Electronic Sports Games, турнире, который организует Alibaba Group.

Проблема кассовых разрывов в киберспорте и пути ее решения. Кейс U Can Company

Проблема кассовых разрывов в киберспорте и пути ее решения. Кейс U Can Company. Фото: RODNAE Productions, Pexels

Призовой фонд у каждого турнира составлял 5,5 млн. долларов, U Can Company в качестве основного подрядчика организовывала квалификации по всему миру: в Колумбии, в Америке, в Саудовской Аравии, в европейских странах.

Компания работает на международном рынке.

Оборот 100 млн. рублей в год.

В штате компании 35 человек.

Бизнес необычный, а проблемы обычные

U Can Company работает в такой сфере, которая уже сейчас является многомиллиардной индустрией. Киберспорт, профессиональный гейминг — это высокомаржинальный бизнес. Однако, какой бы высокой не была маржа, проблемы для этого бизнеса характерны те же самые, что и для любого другого. Об этом рассказал Дмитрий Рязанцев, заместитель директора компании.

«Чтобы видеть общую линию финансовой прогрессии, нужна какая-то система. Ее не было, и мы не понимали, когда у нас закончатся деньги, когда и сколько денег можно вывести. Это приводило к кассовым разрывам»

Сложная система google-таблиц

Дмитрий Рязанцев разработал систему google-таблиц с разными правами доступа и с возможностью импорта данных из одной таблицы в другую для контроля доступа.

«Это была большая группа таблиц, объединенных в облаке, все они друг с другом взаимодействовали. Их вели руководители. Это было очень неудобно, но главный минус — отсутствие системности и наличие человеческого фактора. Кто-то что-то не внес, забыл, перепутал, было сложно контролировать. Все это занимало много времени и сил. Мы решили найти систему учета финансов»

Бухгалтерам нравится!

U Can Company тестировали два сервиса финансового учета одновременно. Решили остановиться на ПланФакте, потому что в нем был проверенный и отработанный функционал, который оптимально работал. Но был и еще один неочевидный нюанс, который склонил решение в сторону ПланФакта:

«Бухгалтерам был привычен такой интерфейс, он показался им похожим на 1С. Мы решили, что если людям так удобно и привычно, это важный аргумент»

ПланФакт – это единая финансовая среда, которая балансит себя сама

Дмитрий Рязанцев рассказал, как настроен ПланФакт в компании U Can Company и почему именно такая, не самая стандартная настройка, стала для компании оптимальной:

«Под каждый проект мы создаем свою финансовую систему. Чем это классно? Ты собираешь в рамках одного проекта все финансовые потоки , руководители добавляют расходы, продажники добавляют приходы, бухгалтер все это сверяет с фактами, и мы видим четкую монетизацию каждого проекта.

И если кто-то что-то забыл внести в ПланФакт, он просто не получает денег. Или его подрядчики не получат денег, если он не провел это через ПланФакт. Поэтому все заинтересованы в аккуратном ведении учета, сервис позитивно внедряется в бизнес процессы»

Результаты:

1. Самый главный результат внедрения ПланФакта – U Can Company предотвратили появление кассовых разрывов.

2. Второй по значимости результат – финансовый контроль исходящих платежей и регулирование операционной деятельности:

«Ты можешь посмотреть, на что тратит деньги топ-менеджмент в рамках проектов. Можешь проследить расходы и, если что, позадавать неудобные вопросы, вооружившись наглядными доказательствами.

Недавно был пример с маркетингом. У нас были заложены расходы, изначально запланированные на подряд, а отдел маркетинга решил найти сотрудников внутри компании. Мы смогли это отследить и предотвратить. Важно понимать, что внешний подряд и внутренний – это разные истории и по оплате и по компетенциям»

3. И на третьем месте – удобство с точки зрения необходимой оптимизации:

«Это супер удобный инструмент. Когда хочется что-то порезать, можно по статьям посмотреть, какие есть варианты»

Финансовый учет в U Can Company автоматизирован с августа 2020 года. За это время руководители компании смогли увидеть всю аналитику, найти и свернуть неприбыльные проекты. ПланФакт помог сэкономить время на сбор аналитики и планирование.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как с помощью CRM обрабатывать на 35% больше заявок: кейс строительной компании

Компании из Екатеринбурга Teplodina с помощью S2 CRM удалось увеличить число обработанных заявок на 35% и сэкономить 60 минут на получении данных о статусе заказа. Рассказываем о том, как происходило внедрение и какие проблемы получилось решить.
Как с помощью CRM обрабатывать на 35% больше заявок: кейс строительной компании

Как с помощью CRM обрабатывать на 35% больше заявок: кейс строительной компании. Фото: salesap.ru

В чем была проблема

Чтобы вы поняли специфику бизнеса, я расскажу вам немного о нашем клиенте Teplodina. Это строительная компания, которая возводит каркасные дома и мобильные бани. Базируется в Екатеринбурге, но работает с разными регионами России.

Teplodina открылась в 2016 году. Первое время её руководитель самостоятельно обрабатывал заявки клиентов и принимал участие в производственных процессах. Сначала заказов было мало, поэтому для обработки заказов хватало обычного блокнота и Excel-таблицы.

Позже, когда число клиентов начало расти, появились трудности:

  • многие клиенты оставались забытыми — им просто не перезванивали;
  • невозможно было понять, на каком этапе производства находится заказ и как скоро он будет изготовлен;
  • появились сложности в отслеживании количества оплат и задолженностей (не было цельной картины о том, кто и сколько платит).

Чтобы решить проблему со счетами, начали пользоваться электронной бухгалтерией «Контур.Эльба». С ней стало удобнее следить за платёжными операциями, но всех проблем это не решило. Все равно оставалась разрозненность: платежи можно было посмотреть в «Эльбе», а все сделки и данные клиентов хранились в Excel или блокноте. Поэтому постепенно появилась мысль о внедрении CRM.

До тех пор, пока за сутки приходило не более 10 звонков, из которых только 1-2 человека решали сотрудничать, хватало и блокнота. Когда количество звонков увеличилось до 20-30 в день, а число заявок дошло до 5-6, возникла острая необходимость в CRM-системе.

Как выбирали и настраивали CRM

При выборе CRM-системы самым важным было:

  • простота и понятность интерфейса — быстро разобраться самому и так же быстро все объяснить сотрудникам;
  • наглядность воронки продаж — чтобы на ней были видны все этапы;
  • обучающие материалы для пользователей и оперативность техподдержки.

Для тестирования выбрали две известные программы, но они не подошли: оказалось сложно и непонятно, как настроить воронку продаж. Затем узнали про S2 и решили попробовать: понравился понятный интерфейс и большое количество обучающей информации. Техподдержка тоже была доступна постоянно и помогала решать технические проблемы. 

Всего на обучение ушло 2 месяца. Настроить систему удалось с помощью статей из справочного раздела и консультаций техподдержки. Дополнительно использовали видео на YouTube-канале S2, где также было много обучающей информации.

Параллельно с изучением функционала CRM, занимались её настройкой. Базы клиентов на тот момент ещё не было, что облегчило работу: не пришлось заниматься её экспортом. Все, что нужно было сделать, это вручную перенести около 10 клиентов по тем договорам, которые были.

Вот что было настроено:

  • Поля в карточках контактов, заявок и сделок. 

В эти поля вошли различные данные, например, сроки производства конструкций, параметры, цвет, адреса доставки. В самом начале работы с CRM сотрудники забывали заполнять эти поля, поэтому приходилось регулярно перечитывать договора и уточнять, каких данных не хватает. Из-за этого сделали поля «Адрес доставки» и «Срок изготовления» обязательными для заполнения: система не даёт создать карточку, пока эти данные не внесены. Это помогает сэкономить время на постоянном перечитывании документов. 

  • Воронки продаж. 

Получилось создать две основных воронки: для платежей и для сделок. Теперь, как только менеджер получает новую заявку от клиента, она сразу же попадает на один из этапов в воронке «Заявки», где находится до момента подписания договора. После заявка переходит на этап «Сделка». Все операции по переходу с этапа на этап менеджер производит вручную. Это даже удобнее, чем если бы все было автоматически, так как в процессе выполнения заказа меняются ответственные лица. К примеру, сначала менеджер принимает заявку и говорит с клиентом по телефону, затем её принимает мастер участка, который занимается производством, и в самом конце, когда нужно организовать доставку, заявку вновь забирает менеджер.

Воронка продаж

  • Интеграция с телефонией. 

Интеграция с телефонией оказалась удобна тем, что теперь можно послушать о чем и как говорил менеджер с клиентом. Записи можно послушать в любой момент, уточнить детали заказа и выяснить, в чем была ошибка (если, к примеру, клиент отказался от сотрудничества). 

  • Отчёты. 

Используются два вида отчётов: для платежей и сделок. Они показывают, кто из клиентов какую сумму остался должен, а также когда был проведён последний платёж. С помощью отчётов можно посмотреть число открытых сделок каждого менеджера. Чтобы в аналитике появились данные о том, откуда поступают заявки, нужно заполнить поле «Источник» при создании новой заявки.

Что произошло после внедрения CRM

Вот, что изменилось благодаря S2:

  • Производственный процесс стал более понятным и прозрачным. 

Раньше, чтобы понять, как и с какой скоростью выполняются заказы на производстве, приходилось рисовать графики движения в цехе и вести Excel-таблицы. Все это было неудобно, долго и часто приходилось бегать между руководителем и мастером, так как эти графики были то у одного, то у другого. В CRM каждый теперь видит у себя на ПК, где находится заказ, укладываемся ли мы по срокам и удаётся ли учесть все пожелания клиента. 

Интерфейс CRM

Так выглядит воронка продаж в личном кабинете менеджера. В каждой карточке есть сканы договоров, фотографии объекта, пожелания клиентов и прочие детали. Фото: salesap.ru

  • Перестали упускать клиентов. 

CRM-система автоматически напоминает менеджерам, когда нужно перезвонить клиенту или обработать заявку. Благодаря этому число обработанных заявок увеличилось до 95%, а раньше было всего 60-70%.

Интерфейс CRM

Напоминания в CRM нужно ставить вручную, а затем система в нужное время напомнит о задаче. Фото: salesap.ru

  • Видно статистику по платежам, заявкам и сделкам. 

Теперь у руководителя остаётся меньше вопросов: он может в любое время посмотреть отчёт по заключённым сделкам, скорректировать ситуацию, спрогнозировать прибыль и убедиться, что нет отклонения от планов. К примеру, можно увидеть, какой из каналов рекламы неэффективен или когда пришла пора обновлять объявления, если давно не поступали заявки. 

Интерфейс CRM

Отчёт в виде графика по сделкам. Фото: salesap.ru 

Помимо отчётов по сделкам и заявкам можно посмотреть аналитику по платежам и финансам. Они показывают, когда стоит поторопить клиента с оплатой, сколько денег уже получено, а сколько ещё предстоит получить. Финансовый отчёт представлен в виде таблицы. Чтобы узнать детали по сделке, нужно просто открыть конкретную карточку.

Интерфейс CRM

Так выглядит раздел с отчётами по финансам. Фото: salesap.ru

Общие результаты внедрения CRM в бизнес-процессы Teplodina

Для Teplodina CRM-система S2 оказалась простой в освоении и настройке. Благодаря систематизации процессов и задач с напоминаниями сотрудники перестали терять 35% заявок. Теперь не приходится искать мастера цеха и выяснять, на каком этапе находится изготовление того или иного заказа: в CRM все видно в наглядной воронке продаж. Единственное, чего не хватает по словам руководителя и менеджеров, так это более гибких условий тарифов и возможности добавлять пользователей не для работы, а только чтобы посмотреть данные по заказу или другую информацию. 

Материал подготовлен экспертами сервиса S2 (SalesapCRM).

Упомянутый сервис

S2 (SalesapCRM) Облачная CRM-система для управления компанией: учет клиентов, сделок и финансов, запись клиентов, шаблоны документов, sms и email-рассылки. S2 поможет навести порядок в отделе продаж, облегчить контроль и повысить прибыль.
Облачная CRM-система для управления компанией: учет клиентов, сделок и финансов, запись клиентов, шаблоны документов, sms и email-рассылки. S2 поможет навести порядок в отделе продаж, облегчить контроль и повысить прибыль.

Инструмент окупается с первого дня его использования

Инструмент окупается с первого дня его использования

Можно ли сэкономить неделю работы высококлассных специалистов с помощью облачных сервисов? Оказывается, это вполне посильная задача. О том, как SaaS-инструменты изменили его бизнес, какие задачи помогают решить, насколько увеличилась продуктивность команды, рассказал Виталий Романов, СЕО агентства Hiclick.

Виталий Романов, СЕО агентства Hiclick. Фото из архива автора

Сервисы, которые использует в бизнесе:

  • К50 — dashboard и коллтрекинг;
  • CoMagic — колтрекинг;
  • Битрикс24 — проектная деятельность,постановка задач, CRM, генерация лэндингов, корпоративный чат;
  • Альбато — интеграции для передачи лидов с рекламных систем на email клиентов;
  • ПланФикс — финанализ;
  • Keycollector — сбор семантического ядра, его структурирование и чистка; 
  • SEO powersuite — оптимизация работы SEO-специалиста;
  • PowerBI — визуализация данных;
  • SEO reports — автоматизация отчётов для клиентов; 
  • Power query — проверка ошибок 404 в рекламных кампаниях; 
  • Google Search Console — проверка адаптивности мобильности сайта; 
  • Таргет — сбор целевой аудитории для target рекламных систем.

CRM — всему голова!

В первый же день работы компании мы запустили в работу CRM. Это была платформа SalesMax от Mawisoft. Кстати, я и сейчас ее рекомендую всем, кому не нужны мегамонстры с кучей возможностей. Это очень функциональная CRM, позволяющая не только вести учет коммуникаций с клиентом, но и выписывать нормальные бухгалтерские документы, делать акты сверок, выписывать автоматические договоры (заполнять шаблон договора), очень понятные и простые отчеты по поступлению денег, отличный финансовый учет по расходам (мне его вполне хватало и даже ПланФакт не требовался).

А главное — это интерфейс. Он простой и наглядный. Даже начинающий менеджер осваивал его за пять минут и работал в нем быстро и точно. Система имеет специализированные решения для нескольких отраслей бизнеса. 

Как только нас стало больше четырех человек, то была внедрена первая проектная программа — Мегаплан. Он имеет более удобный интерфейс чем Битрикс24, но впоследствии мы перешли на него.

Внедрение и CRM, и, в дальнейшем, других сервисов, коллектив воспринял с оптимизмом. Все члены нашей команды обладают системным мышлением, нам всем важно, чтобы все задачи были выполнены в срок, ничего не забыто, все нюансы учтены. Поэтому, по сути, мы ни дня мы не провели без различных облачных сервисов.

По мере усложнения бизнеса, приходилось внедрять новые и новые инструменты. Каждый сервис используется для решения своих задач.

Keycollector — экономит время специалистов по сбору семантики, делает результат это деятельности более качественным.

SEO reports — молодой сервис. Он частично решает нашу задачу по предоставлению клиентам типовых отчетов по рекламным кампаниям. С нашей помощью они доработали его до функциональной модели. 

С помощью Power Query мы также экономили время специалистов, снимали с них рутинные задачи.

CoMagic очень радует своей отзывчивостью, готовностью внедрять новое. Мы часто предлагаем идеи и некоторые из них были разработаны и внедрены для всех клиентов в довольно сжатые сроки. Очень автоматизированные ребята, хорошая сплоченная вовлеченная команда разработчиков. Сервис соответствующий. 

Битрикс24 — громадный монстр, который создан решать задачи, как малого бизнеса так и корпораций. У меня технический бэкграунд (юниксы, серверы), поэтому считаю себя достаточно компетентным, чтобы разобраться в любой технологии. Однако же именно Битрикс24 стал проблемой. Взаимопонимание с этой платформой у нас началось только с третьего раза. Начал смотреть вебинары и обучающие ролики, читать статьи, инвестировать время. И только тогда мы с этим сервисом подружились по-настоящему.

Сейчас мы реализуем на Битрикс24 очень интересные вещи. Это и классические воронки продаж с туннелями на различные этапы, и сегментация клиентов по определенным параметрам и генерацией особых задач по каждому сегменту.

Задача Битрикс24 — сделать рутину незаметной, снять с сотрудников ручной труд, упростить. Чтобы использовать сервис хотя бы на 30 % его возможностей, нужно быть продвинутым специалистом. Даже «технарь» без бизнес-опыта (процессы в компании) тут бесполезен. Именно поэтому растут как грибы его интеграторы. О нём можно отдельно много говорить.

Альбато — удобная штука для тех, кто делает системный маркетинг. Сервис помогает связать и использовать между собой процессы в различных экосистемах. Например, лид из рекламной системы может передаваться с помощью сервиса в Битрикс24. Хотя последний уже умеет это делать нативно, для Альбато находятся сферы применения.

Как уже писал выше, каждый инструмент решает какую-то задачу. Чаще всего речь идет об увеличении производительности сотрудника вместе со снижением количества ошибок и увеличением качества результата. Для сотрудника это всегда снижение ручного труда.

От калькулятора до визуализации данных

В нашей практике есть интересный кейс, который позволил постоянно экономить целую рабочую неделю наших специалистов в месяц. Речь идет о совместной с разработчиком «прокачке» сервиса доработке сервиса К50:BI. В результате совместной работы над продуктом, калькулятор превратили в визуализатор данных из рекламных систем. Подробно кейс описан в блоге разработчика.

Для нашего агентства важной задачей является соблюдение KPI. Но чем больше становится клиентов, тем сложнее уследить, насколько качественно ведётся каждый из них.

Основные клиенты агентства Hiclick — это автодилеры. Этот сегмент имеет довольно много стандартов. Один из них — трансляция рекламной кампании (РК) в оговоренный период. Для этого нужно равномерно распределить бюджет. Чтобы расход был одинаковым, наши специалисты проверяют РК каждый день, корректируя ставки. Каждый из специалистов Hiclick ведет целый пул проектов, этот мониторинг и коррекция занимают очень много времени. Ресурс можно задействовать на повышение эффективности РК.

Мы решили автоматизировать задачу.

Агентство Hiclick. Фото из архива Виталия Романова

На самом старте, когда мы работали с небольшим количеством проектов, первым инструментом был калькулятор. Загружая каждый аккаунт, специалист считал плановый ежедневный расход вручную.

С ростом количества проектов такой мониторинг занимал всё больше и больше времени. Тогда агентство перешло на автоматизацию подручными средствами, а именно с помощью Microsoft Excel. Создавались файлы со списком проектов, для каждого из них задавались формулы расчёта расхода за текущий день на основе введённых данных: количество дней до конца РК, остаток бюджета, расход бюджета за текущий день (день проверки)

Взаимодействие сотрудников с инструментом K50:BI отличалось коренным образом. Если РК запущена на постоянной основе, то для контроля специалист агенства просматривал данные за последние 1-2 дня. Если плановый расход отклоняется от фактического менее, чем на 50 рублей, то ставки не корректируются. Также на этом шаге во внимание берутся кол-во трафика и CPC.

Если всё в норме — просматривается следующий клиент.

Если, например, расход примерно равен плановому, а CPC резко вырос на фоне снижения трафика — это является сигналом для более глубокой проверки РК. Если специалист видит скачки расхода изо дня в день, то увеличивает интервал до недели, чтобы понять, стоит ли корректировать ставки или вносить изменения в РК. Бывают ситуации, когда средний дневной расход в течение недели примерно равен плановому расходу в текущий день, в таком случае никаких изменений вносить не стоит.

Сервис получал данные из нескольких источников. Это статистика Яндекс.Директ из 91-го аккаунта, остатки бюджетов по аккаунтам, CSV-файл с датами окончания РК и именами специалистов. Между собой все источники связаны и содержат информацию по расходам и аккаунтам, о менеджерах и дате окончания РК.

Агентству было важным возможность задавать двойную сортировку в таблицах. В начале работы с К50:BI такой возможности не было. Однако через некоторое время К50 реализовали возможность двойной сортировки, что упростило агентству жизнь.

К чему привело внедрение автоматизации отчётности через К50:

  • все данные о клиентах собраны в одном месте, что позволяет строить отчёты в нужных срезах;
  • менеджеры в любое время суток могут быстро проконтролировать расход по клиентам, а освободившееся время использовать для оптимизации рекламных кампаний;
  • после полноценного внедрения BI-мониторинга в работу, каждый из специалистов стал экономить около 7-8 часов в месяц, а это целый рабочий день! А таких специалистов семь. Таким образом, ежемесячная экономия для агентства составляет не менее 49 человеко-часов.

Нужно ли экономить

Практически все сервисы, которые мы используем, платные. Это не касается, пожалуй, только Google Search Console, Power query. Какие-то инструменты, вроде, Битрикс24 или колтрекинга очень важны, и без них мы не представляем свою деятельность. А без каких-то можно обойтись, хотя и потеряв часть рабочего комфорта и продуктивности.

По моим наблюдениям, от востребованности зависит и ценовая политика инструментов. Если наличие сервиса не особо критично в бизнес-процессах, то и цена за его использование будет невысока.

Но в любом случае, каждый инструмент окупает себя с первых дней использования. Однажды мы пытались экономить и начали разрабатывать собственную проектную программу типа Битрикс24. В ней ставились задачи, формировались отчеты.

Агентство Hiclick. Фото из архива Виталия Романова

В итоге после разработки в течении года мы закрыли этот проект. Результат разработки одного программиста был не очень хорош, качество базы данных оставляло желать лучшего, инструмент работал с ошибками. 

Нужно понимать, что собственная разработка — это очень дорогой путь, он гораздо дороже аренды сервиса. Если речь идет только об экономии, то это точно не тот путь. Разработка может окупить себя только если инструмент помогает решить уж очень специфичные задачи. И даже тогда нужно проработать вопрос с самыми компетентными интеграторами, чтобы понять бюджет доработки. Вероятнее всего любая доработка существующего массового продукта даже очень емкая, в итоге будет выгоднее, чем новая разработка.

Что мы знаем о Виталии Романове

Серийный предприниматель. Начал заниматься бизнесом в пятом классе. В 11 классе подключил к интернету целый 12-подъездный дом, а затем и весь район города Барнаула. Сеть позже купил барнаульский провайдер Inteleca, а затем МТС.

Следующим бизнес-проектом стал салон сотовой связи. Для него был разработан бренд «Нофелет», который впоследствии был продан компании «Диксис».

В 2011 году Романов открыл компанию «Рубль», специализирующуюся на рекламе в сети. Ее оборот в 2016 году составил 40 млн рублей. Позднее компания претерпела ребрендинг и стала называться Hiclick.

Что мы знаем о компании Hiclick

Hiclick — это классическое digital-агентство, сконцентрированное на нескольких вещах:

  • только реклама;
  • только автодилеры;
  • только перфоманс-подход. Это измеримый результат для каждого этапа клиентского пути (CJM).

Упомянутые сервисы

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Мегаплан Система управления проектами, заказами и потоками задач
Система управления проектами, заказами и потоками задач
Битрикс24 Бесплатный набор инструментов для работы компании.
Бесплатный набор инструментов для работы компании.
1С-Битрикс Система управления сайтом и многочисленными интернет-проектами.
Система управления сайтом и многочисленными интернет-проектами.
Альбато Интегрирует между собой сервисы для бизнеса без обращения к разработчикам.
Интегрирует между собой сервисы для бизнеса без обращения к разработчикам.
Microsoft Excel Известный табличный процессор для создания отчётов, анализа данных, поиска моделей и тенденций, а также вывода прогнозов развития событий.
Известный табличный процессор для создания отчётов, анализа данных, поиска моделей и тенденций, а также вывода прогнозов развития событий.
SEO reports Сервис автоматической генерации отчетов по поисковому продвижению для клиентов
Сервис автоматической генерации отчетов по поисковому продвижению для клиентов
К50 Автоматизация контекстной рекламы и управление ставками. Calltracking и callback сервис. BI система.
Автоматизация контекстной рекламы и управление ставками. Calltracking и callback сервис. BI система.
Посмотреть всё

Wezom: Как мы повысили потребительскую лояльность с помощью Worksection

Wezom: Как мы повысили потребительскую лояльность с помощью Worksection

О компании Wezom:

  1. № 1 среди веб-разработчиков Украины в 2016 году по версии ratingruneta.ru
  2. 18 лет на рынке
  3. в команде 270+ человек
  4. 7 офисов в США, Польше, Украине и Росии

Почему важна потребительская лояльность

Расчет стоимости привлеченного клиента — базовая составляющая работы любого маркетолога. Этот показатель позволяет контролировать расходы и точнее прогнозировать прибыль. Но важно не только гнаться за новыми лидами, а следить за тем, чтобы текущие клиенты всегда оставались довольными.

В среднем, расходы на привлеченную заявку в 5 раз выше, чем на удержание клиента. Потому стоит уделять отдельное внимание лояльности ЦА. Ведь если хорошо зарекомендовать себя в процессе работы, то при необходимости, заказчики будут возвращаться снова и снова.

Довольный клиент — это всегда плюс для нашей компании, как и для любой другой. Даже если у него нет средств или необходимости заказывать новые услуги, он сможет благотворно повлиять на имидж. Положительный отзыв на рейтинговой площадке или рекомендация на форуме хоть и мелочи, но из них складывается репутация агентства.

Как мы повысили NPS

Наверное, многие сталкивались с проблемой испорченного телефона, когда заказчик составляет ТЗ, объясняя менеджеру большую часть на словах, менеджер передает программисту, пересказывая только то, что посчитал важным или запомнил, ну а программист спихивает на помощника, не объясняя ничего. В результате после завершения куча правок и все остаются недовольными.

NPS в команде

И чтобы избежать подобных инцидентов, а также добиться доверия со стороны заказчика, мы решили стать более открытыми для него. Вместо того чтобы в процессе работы время от времени присылать отчеты и обсуждать проект по телефону, мы предоставили клиенту возможность самому наблюдать за ходом выполнения задач. Он смог изнутри увидеть, как мы работаем, и всегда быть в курсе, как продвигается его проект и общаться по любым интересующим его вопросам.

Как же мы это сделали? Очень просто: при помощи Worksection. Именно на нем построен весь наш рабочий процесс, и здесь происходят самые важные обсуждения. Благодаря возможности пригласить гостя в проект, мы смогли подписывать клиентов на задачи, связанные с их заказами.

Wezom в Worksection

Данный сервис уже не раз упрощал нам труд. И когда мы начали подключать клиентов к проектам в worksection, он снова отлично себя показал.

У такого решения оказалось сразу несколько преимуществ:

  1. экономия времени менеджеров на обсуждение проектов и составление отчетов;
  2. заказчику становится понятнее, что мы делаем и как;
  3. частично исчезает необходимость телефонных разговоров, общение переходит в worksection;
  4. ускоряется рабочий процесс, так как на утверждение правок и постановку задач уходит гораздо меньше времени;
  5. между заказчиком и исполнителем становиться меньше посредников, отчего исчезает эффект испорченного телефона.

В результате довольными остались не только заказчики, но и сотрудники.

Повысилась продуктивность всего рабочего процесса: число правок и доработок уменьшилось и больше не приходится ждать следующего созвона, для уточнения мелочей, которые могут застопорить весь проект.

После предоставления доступа клиентам в «глубины» реализации их проектов. мы провели опрос для измерения NPS.

Показатели увеличились на 14 % после реализации новой системы взаимодействия. Выросли с 28 % до 42 %.

Упомянутый сервис

Worksection Онлайн-сервис для управления проектами
Онлайн-сервис для управления проектами

Набор проверенных сервисов для бизнеса от экс-технического директора K50

Сегодня своими любимыми инструментами делится основатель одного из известных облачных продуктов — Иван Красников, экс-руководитель сервиса оптимизации рекламы K50.
Набор проверенных сервисов для бизнеса от экс-технического директора K50

Иван, расскажите в двух словах о своих проектах или их достижениях.

Я вообще люблю начинать что-то новое и успел поучаствовать в большом количестве проектов и как основатель и как наемный сотрудник. Некоторые из них безуспешно закрылись, часть была продана, а остальные успешно существуют.

Из значимых: туроператор seven.travel, платформа по оптимизации интернет-рекламы К50. Из последних интересных — blockchain-игра на ethereum cryptoelections.com.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Фактически всю свою деятельность веду в облаках и, сменив компьютер или телефон, в течение суток полностью восстанавливаю свое окружение.

Для офисной работы у меня:

  • Gmail + Google Документы.
  • Яндекс.Диск, в основном для скриншотов.
  • Slack, Telegram. Ранее в разных командах использовали Skype, пробовали Mattermost.
  • Google Keep для заметок.
  • Bitbucket. В К50 его все-таки оказалось маловато и переехали на свой необлачный GitLab, в большинстве других проектов вполне хватает бесплатного тарифа.
  • Carrot Quest для чата.
  • Обработка ошибок в Rollbar, полезная штука, использовал в небольшом проекте. Приложение просто шлет туда свои ошибки, а внутри их можно подробно анализировать
  • Рассылка почты через SendGrid. Недорого закрывает вопрос с отправкой писем, попаданием в спам и так далее.
  • DNS Яндекс Connect — хороший, надежный DNS, работающий лучше, чем предоставляемые регистраторами доменов.
  • Телефония Mango-Office — одна из старейших облачных АТС. Очень долго не было API. Тот, что появился, достаточно громоздкий и не функциональный, но тем не менее на нем удалось успешно интегрировать телефонию с CRM в компании Seven.travel.
  • VoxImplant — решение для разработчиков, когда нужны сложные алгоритмы обработки звонков. Написал на нем наколеночный обратный звонок. Тогда еще не было столько популярных сервисов для этой задачи. Без проблем проработал несколько лет, был только один инцидент, когда я не получил письмо о критических изменениях в функциональности, и обратный звонок на нескольких сайтах тихо перестал работать. Клиентов не потеряли, так как спасла интеграция с CRM. Письмо, кстати, не получил из-за проблем интеграции личного кабинета Voximplant с внешним сервисом по рассылке писем. Обратная сторона облачных технологий.
  • Учет рабочего времени в Worksnaps — довольно жесткая система по учету рабочего времени со скриншотами.

Использовал облачный хостинг Amazon Web Services в ряде проектов, все нормально, но сейчас все-же предпочитаю Google Cloud, в основном из-за Big Query.

Google Big Query дает возможность обрабатывать посредством SQL огромные данные без проблем с администрированием, тормозами, обновлениями ПО. 

DigitalOcean — если для какой-нибудь задачи нужно быстро выделить недорогую виртуальную машину. А сейчас еще можно файлы размещать.

Microsoft Azure — пробовал для cryptoelections, очень тяжело реализовать даже базовые вещи (CDN).

Какие есть полезные фишки в этих сервисах именно для вашей работы?

В Slack в одну строчка кода можно настроить внешние уведомления из каких-то частей программы.

На Amazon S3 можно целиком размещать статичные сайты. И в итоге получить сайт, дешево обрабатывающий огромное количество запросов.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-системы?

В большинстве проектов была или самописная CRM, или Google G Suite. Были попытки внедрения современных облачных решений, которые по каким-то причинам провалились.

Возможно, в ближайшие два года мы как-раз увидим рост числа переходов от самописных CRM к облачным.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Да, многие вещи хорошо работают в связке. Самое полезное для бизнеса — интегрировать CRM — облачную или самописную — с телефонией, затем отсылка уведомлений о критических событиях в мессенджер.

Довольны всеми сервисами, устраивают ли эти сервисы коллег?

Если сервис решает свою задачу и не заставляет о себе вспоминать — уже доволен. Не обязательно этот сервис должен иметь максимум функциональности или супер дизайн. К сожалению, мы живем в реальном мире, и те или иные сервисы дают сбой. Но, в отличие от самописных решений, в облачных есть отдельные выделенные люди для решения проблем клиентов. 

Не припомню, чтобы были настолько критичные проблемы, что пришлось сменить сервис.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились и вы привыкли к ним? Или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Не хотел бы работать с Azure. Если на проекте он уже будет — окей, но сам такое решение не приму.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Если хватает бесплатных тарифов, сидим на них. Если сервис плотно используется, то довольно часто приходится платить.

Сколько человек работает с вами в облаках? Ведете совместную работу?

Обычно тем или иным облаком пользуется или вся команда — чаты, почта, таск-менеджеры, или облака узкоспециализированные. Например, в облачную АТС смотрит всего 2-3 человека.

В облачных сервисах вы взаимодействуете с другими компаниями, партнёрами, или клиентами?

Пока не встречал случаев, чтобы через какое-то облако компания взаимодействовала с другими компаниями.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Приложения без необходимости стараюсь не ставить

Пользуетесь ботами в Telegram?

Ботами пользуюсь в основном для получения уведомлений от серверов и тому подобного.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Сейчас как хобби пишу штуку, которая бьет по рукам, когда я слишком много времени уделяю фейсбуку и ютубу. Так же она показывает актуальные задачи со сроками и дедлайнами. На меня действует весьма позитивно.

Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

Облака уже у всех, даже клиент 1С сейчас у многих облачный.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Основное — это не очень верить лендингам и перед покупкой обязательно попробовать бесплатный период. Если такого нет, то всегда можно написать в техподдержку и попросить его.

Упомянутые сервисы

Яндекс.Диск Облачное хранилище от Яндекса с бесплатным пространством для хранения файлов и фотографий.
Облачное хранилище от Яндекса с бесплатным пространством для хранения файлов и фотографий.
Gmail Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Mango Office Облачный сервис для бизнес-коммуникаций. Он автоматизирует бизнес-процессы от правил обработки звонков до продаж и обслуживания.
Облачный сервис для бизнес-коммуникаций. Он автоматизирует бизнес-процессы от правил обработки звонков до продаж и обслуживания.
Carrot quest Carrot quest помогает увеличивать продажи на сайтах без привлечения нового трафика и оптимизировать поддержку пользователей
Carrot quest помогает увеличивать продажи на сайтах без привлечения нового трафика и оптимизировать поддержку пользователей
Google Документы Онлайн-инструмент для создания и редактирования текстовых документов с возможностью совместной работы.
Онлайн-инструмент для создания и редактирования текстовых документов с возможностью совместной работы.
Telegram Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Slack Мессенджер для корпоративного общения со множеством интеграций от сторонних сервисов.
Мессенджер для корпоративного общения со множеством интеграций от сторонних сервисов.
VoxImplant Облачная платформа для разработчиков коммуникационных и телефонных сервисов.
Облачная платформа для разработчиков коммуникационных и телефонных сервисов.
Google Keep Инструмент для создания и хранения заметок. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
Инструмент для создания и хранения заметок. Он позволяет сохранять их и делиться с друзьями, коллегами и сотрудниками.
Bitbucket Бесплатный хостинг исходного кода для Git и Mercurial и вместе с тем инструмент совместной разработки.
Бесплатный хостинг исходного кода для Git и Mercurial и вместе с тем инструмент совместной разработки.
SendGrid Сервис email-маркетинга и транзакционных рассылок.
Сервис email-маркетинга и транзакционных рассылок.
Rollbar Сервис отслеживания ошибок для Ruby, Python, JavaScript-разработчиков.
Сервис отслеживания ошибок для Ruby, Python, JavaScript-разработчиков.
Worksnaps Сервис для учёта времени и съёмки скриншотов для удаленных команд.
Сервис для учёта времени и съёмки скриншотов для удаленных команд.
Посмотреть всё