Примеры использования сервисов в бизнесе

Существующие обзоры облачных продуктов бесполезны, потому что их пишут ангажированные клиенты сервисов и блогеры, которые не понимают тонкости каждого бизнеса. Мы размещаем обзоры предпринимателей, которые рассказывают о своём опыте использования сервисов и оценивают их с точки зрения пользы для своего бизнеса.

Простой и быстрый учет при обороте 400 млн. Кейс сети франшизных пиццерий Додо Пицца

Один из франчайзи Додо Пицца Павел Краснов рассказывает, какие цели преследовало внедрение автоматизированного управленческого учета в компании, и каких промежуточных результатов удалось достичь с помощью ПланФакта.
Простой и быстрый учет при обороте 400 млн. Кейс сети франшизных пиццерий Додо Пицца

Простой и быстрый учет при обороте 400 млн. Кейс сети франшизных пиццерий Додо Пицца. Фото: из архива компании. Фото: из архива компании

О компании

Павел Краснов – один из франчайзи Додо пицца. Он владеет и управляет шестью пиццериями в Москве и Московской области.

  1. В штате компании 150 человек.
  2. Годовой оборот — 400 млн рублей.

Ручное управление

Когда сети кафе еще не было, и работала только одна пиццерия, руководитель вел финансовый учет в Excel. Этого инструмента было вполне достаточно. Но Павел Краснов видел недостатки уже на этом этапе.

Основная проблема Excel заключалась в том, что все нужно было делать вручную, при этом человеческий фактор включает в себя неминуемые ошибки в расчетах. От этого страдала надежность данных, потому что сложно было настроить персонифицированный доступ. Но самое важное — это занимало очень много времени даже в штатном режиме, а если какие-то цифры не сходились, то на проверку и перепроверку уходило еще больше часов и дней.

Не все сразу

Автоматизация управленческого учета с первых этапов преследовала две основные цели:

  1. Упростить учет.
  2. Сэкономить время.

Когда компания внедрила автоматизированный финансовый учет на базе ПланФакта, нужных результатов сразу достичь не удалось. Сначала сотрудники компании вели учет самостоятельно. Часть работы делал Павел, а другую — бухгалтер. Путаницы избежать не получилось, все равно оставался большой процент ручного труда, а значит возникали ошибки.

Открыли сервис заново

С открытием новых кафе и увеличением объема информации стало понятно, что нужно настроить сервис так, чтобы он максимально корректно работал и выполнял свои функции.

Сотрудники компании обратились к помощи консультанта ПланФакта и уже полгода работают со Светланой Гапеевой, открывая возможности сервиса заново. Комментирует Павел Краснов:

«Мы узнали о существовании таких функций, о которых раньше не догадывались и, разумеется, не использовали. Например, раньше мы не пользовались функцией запасов, не знали, что можно начислять на склад, потом списывать. Всю продукцию, которая нам приходила, мы учитывали грубо по приходу. Это было не очень корректно, потому что расход потом приходилось смотреть отдельно в Excel».

Результаты

1. Отчетность максимально прозрачная и надежная, в цифрах всех уровней можно быть уверенным.

2. Главный результат — это экономия времени на управленческий учет. Когда была одна пиццерия, Павел тратил несколько часов в месяц на финансовый учет. Сейчас в сети 6 пиццерий, а на анализ и планирование уходит 1-2 часа в месяц, учет максимально автоматизирован.

3. Удобно предоставлять доступ инвесторам, которые по ссылке видят максимально подробную отчетность.

4. Удобный и эффективный режим работы с сервисом. Комментирует Павел Краснов:

«Режим работы такой: раз в месяц мы созваниваемся со Светланой Гапеевой, анализируем отчеты, вносим корректировки. Этого достаточно, чтобы помимо корректно работающего сервиса автоматизации, мы имели необходимый анализ и могли планировать на будущее».

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Зачем финансистам автоматизированный управленческий учет. Кейс Натальи Вишкиной

Руководитель «PROФинанс Первый» и партнер сервиса ПланФакт Наталья Вишкина рассказывает, как строилась ее работа с клиентами до внедрения специального сервиса, а также о том, как изменились ее результаты после.
Зачем финансистам автоматизированный управленческий учет. Кейс Натальи Вишкиной

Наталья Вишкина, руководитель «PROФинанс Первый» и партнер сервиса ПланФакт. Фото: из архива компании

О компании

Консалтинговая компания «PROФинанс Первый» занимается внедрением автоматизированного финансового, управленческого учета в работу компаний малого и среднего бизнеса, проведением факторного анализа, составлением финансовой модели и финансового планирования. Наталья Вишкина — руководитель «PROФинанс Первый» и партнер сервиса ПланФакт. Годовой оборот компании — 12 млн рублей.

Автоматизация вручную

Наталья рассказала, как строилась ее работа с клиентами раньше — автоматизация финансового учета шла силами Excel и Google-таблиц. По сути вся работа велась вручную: сначала запрашивалась выгрузка большого массива данных, затем отслеживалась аккуратностью внесения цифр. На формирование трех отчетов и высококвалифицированную работу — планирование и стратегический анализ — оставалось мало времени.

О существовании сервиса автоматизации управленческого учета Наталья узнала от коллег и решила купить аккаунт сначала для себя, чтобы удостовериться, на самом ли деле это удобно.

Зачем финансисту нужен ПланФакт

Самостоятельная работа в ПланФакте позволила Наталье оценить плюсы сервиса и понять, насколько он сможет помочь ее клиентам. Вот, что она выделила.

1. Автоматизация.

Вся информация сразу под рукой, не нужно запрашивать громоздкие выгрузки, можно работать оперативно. Благодаря автоматизации увеличивается средняя стоимость часа работы Натальи. Она не тратит время на операционку, занимается аналитикой, обучает предпринимателей и собственников. Они также могут фокусироваться не на операционке, а на стратегии развития. А Наталья может не тратить время на внесение данных, сбор отчетов, занимаясь в основном высококвалифицированным финансовым планированием и анализом.

2. Возможность внедрять правила.

Если в платежке есть ключевые слова, Наталья может это автоматически зафиксировать в ПланФакте. Приходящие операции будут автоматически распределяться по тем статьям доходов и расходов, которые указаны для них.

3. Разделение по проектам. Возможность контролировать маржинальность отдельных направлений.

4. Возможность планировать и контролировать наличку.

5. Отчет о прибылях и убытках можно делать методом начисления.

6. Интеграция с amoCRM.

7. Сервис удобен для работы с самозанятыми, потому что предлагает интеграцию с картами физлиц.

Что общего между ПланФактом и айфоном

Работу в ПланФакте Наталья сравнивает с использованием iOS:

«Когда я рекомендую ПланФакт для клиентов, я сравниваю iOS и Android. И то и то работает, но если ты хочешь быстро разобраться и без проблем внедрить сервис, нужно выбирать ПланФакт с интуитивно понятным интерфейсом и бесперебойной работой:

— сервис давно на рынке, это программное обеспечение, с которым работают вдолгую;

— максимально быстрая и качественная техподдержка

— стабильная работа. Нет сбоев, при которых слетает информация. Для финансиста потерять внесенные данные — серьезная проблема».

Условия партнерства

Возможность стать партнером сервиса Наталья встретила с энтузиазмом. По ее словам, приятно получать бонусы за то, что ты делал бы и так: за внедрение ПланФакта в работу своих клиентов:

«Важный плюс — наличие отдельного клиентского менеджера. Он всегда на связи, решает любые вопросы. Бывает так, что я еще не успела оплатить счет, но доступ мне уже открыт. Счет выставляется сразу с дисконтом, соответственно, я сразу могу забрать разницу себе в доход. То есть клиент еще не пользуется сервисом 3 месяца или полгода, а у меня уже есть деньги за этот период.

Удобно иметь возможность отслеживать своих клиентов в личном кабинете, не нужна дополнительная crm.

Само партнерство оформляется быстро, в течение суток».

Удобство для клиента

Почему использование сервиса облегчает работу клиентов Натальи Вишкиной, она рассказала на примере сети стоматологических клиник.

В компании было несколько разных crm, все автоматизировано по максимуму, но только не управленческий учет. Чтобы Наталья могла делать три основных отчета, сотрудникам компании приходится выгружать данные в Excel. Внедрили ПланФакт в качестве основы. Что это дало клиенту?

Во-первых, есть чат-бот, это дает возможность администраторам на ресепшн сразу вносить наличку.

Во-вторых, бухгалтер имеет быстрый доступ к точным данным по финансам. Не нужно выгружать их из 1С.

В-третьих, отчеты составляются оперативно. Это экономия для предпринимателя.

Статистика собирается сама, раз в месяц Наталья с руководителем компании проверяют отчеты, оценивают и принимают чистую прибыль, на основе этого составляют планирование, делают корректировки в финансовом регламенте.

ПланФакт дешевле финансового менеджера

Наталья Вишкина прокомментировала три вида финансистов, согласно их функциям:

«Финансовый операционист — это человек-руки, он занимается сбором и внесением данных. Финансовый менеджер собирает отчеты, а финансовый директор анализирует и занимается планированием».

ПланФакт полностью заменяет финансового менеджера. Компания может взять в штат только операциониста, это обойдется дешевле, чем финансовый менеджер, даже с учетом оплаты сервиса. А для вдумчивого и грамотного анализа и планирования есть финансовый директор.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Финучет для московской IT-компании. Кейс «ЦВД»

Руководитель компании Артур Муталов рассказывает об особенностях финансового учета для IT-компании, а также о промежуточных результатах, которые смогли получить после внедрения ПланФакта.
Финучет для московской IT-компании. Кейс «ЦВД»

Финучет для московской IT-компании. Кейс «ЦВД». Фото: из архива компании.

О компании

Центр внедрения документооборота — IT-компания в Москве, которая занимается внедрением электронного документооборота. С 2008 года ЦВД внедряет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX и мощную ECM-платформу для уникальных задач Directum. Среди клиентов Центра филиалы иностранных компаний, оборонные предприятия Ростеха, учебные заведения.

  • В штате 48 человек.
  • Годовой оборот 140 млн рублей.

Финансовый учет — не проблема для айтишников

Финансовый учет в Центре внедрения документооборота велся в собственной программе, разработанной сотрудниками специально для этих целей. Руководитель компании Артур Муталов так описывает особенности финансового учета:

«Это не было сложно и не вызывало никаких проблем. Все-таки мы сами айтишники, можем написать программу, представляем, как что работает. Но мне хотелось перенять опыт именно специализированного сервиса автоматизации финансового учета».

О ПланФакте руководитель узнал из контекстной рекламы. Среди конкурентов выбрал именно этот сервис, потому что в нем есть API, что позволяет при необходимости сделать интеграцию данных. Внедрение никаких сложностей не вызвало, поскольку специализация компании распространяется на смежные области.

Как помогает финансовый консультант

Специалисты компании поработали в ПланФакте, разобрались в функционале, поняли, как все устроено. Для них не было бы проблемой создать подобную систему под себя. Но в ПланФакте есть профессиональные консультанты, а этого повторить они не могут.

ЦВД работает в сервисе с финансовым консультантом Анжеликой Поляковой. Каждую неделю по вторникам и пятницам происходит созвон с консультантом по текущей работе, а раз в месяц — составление и обсуждение бюджета. Комментирует Анжелика Полякова:

«Мы ведем общий учет по компании. Перед нами стоит несколько задач. Во-первых, видеть доходные и расходные статьи, видеть, сколько бизнес зарабатывает. И во-вторых, планирование бюджета: распределение доходов и расходов. За время работы мы научились так планировать, что в конце расчетного периода оказываемся максимально близки к запланированной сумме».

Итоги года работы с сервисом комментирует Артур Муталов:

«Мы использовали ПланФакт как обучающую модель. Но научившись, решили, что удобнее продолжать ею пользоваться».

Результаты

1. Сервис экономит время.

2. Появилась прозрачная структура затрат и доходов. Получилось синхронизировать расходы по личным картам и счетам. Это позволяет видеть всю картину целиком и оценивать рентабельность.

3. Стала возможна интеграция со Сбербанком.

4. Данные вносятся максимально корректно. Финансовый консультант Анжелика сразу видит все ошибки при начислении, быстро исправляет их. Сотрудники компании могут быть уверены, что все данные в ПланФакте верны.

5. Сервис помогает принимать решения о распределении денег. В штате компании все люди творческие, постоянно придумывают новые продукты и решения. Но когда перед глазами ПланФакт, это позволяет четко понимать, когда можно запускать что-то новое и сколько на это тратить, а когда лучше подождать.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как перевернуть ситуацию в компании с помощью «Финансиста»? Кейс строительного холдинга

Большая компания ≠ хорошая организация. Даже у крупного холдинга из 10+ компаний могут быть огромные проблемы с планированием и консолидацией, которые мешают собственникам понять, что вообще происходит с бизнесом. Вместе с кандидатом экономических наук Оксаной Ткаченко мы разобрали кейс такого холдинга. Оценили, с какими проблемами столкнулось руководство компании, чем осложнялась ситуация и как автоматизация управленческого учёта помогла перевернуть ситуацию.
Как перевернуть ситуацию в компании с помощью «Финансиста»? Кейс строительного холдинга

Строительный холдинг поменял ситуацию в компании благодаря «Финансисту». Фото: из архива компании>

Про кейс рассказывает — Оксана Ткаченко, кандидат экономических наук, директор по экономике и финансам на аутсорсе с опытом работы в крупнейших холдингах РФ более 20 лет.

Сразу оговоримся, мы будем обсуждать реальный кейс, но с измененными данными. Любые совпадения абсолютно случайны.  

Что за компания?

Меня пригласили помочь с финансами холдингу, который занимается промышленным строительством и возводит крупные заводы. В составе холдинга находились 13 компаний — 5–6 активно участвовали в процессе стройки, другие — занимались иной деятельностью. 

Компания вела 5 крупных проектов, а также имела на руках несколько договоров, по которым также необходимо было вести работу.

Что происходило внутри холдинга? 

В компании совсем не занимались планированием и консолидацией проектов — не было даже графика работ на следующий месяц. 

Внутри холдинга с переменным успехом пытались вести бухгалтерский учёт и совсем не занимались управленческим. В компании не было базы для принятия стратегически важных решений, а собственники не понимали, что происходит с бизнесом.

Проблемы собственников

Руководство холдинга хотело узнать, где деньги и какую прибыль приносят проекты. Разбираться нужно было срочно — количество проблем внутри компании постоянно росло. Среди них: 

  • значительные кассовые разрывы;
  • растущая кредиторская задолженность;
  • непонимание, когда и на что нужны деньги;
  • незнание прибыли в моменте и за конкретный период;
  • непонимание эффективности каждого проекта;
  • неясность с возвратом средств — собственники не понимали, сколько денег и в какой момент можно выводить из бизнеса.

Чем осложнялась ситуация? 

Положение дел в компании осложнялось дополнительными нюансами. 

  • Постоянная смена главбуха — налоговые отчёты сдавались кое-как, а в подходе к данным творился хаос. 
  • Отсутствие экономических инструментов — в компании был внедрён только платёжный календарь, а также велись планы расходов на месяц.
  • Сложности с системой 1С — Бит.Строительство. Внутри сервиса были развёрнуты все компании холдинга, и любое обновление требовало огромных трудозатрат. 
  • Хаос в справочниках и регистрах в 1С, который связан с доступом многих сотрудников к администрированию — каждый работал с данными, как хотел.
  • Котловой учёт всех проектов — все доходы и расходы скидывали в одну кучу.
  • Отсутствие учётной политики. 
  • Плохое администрирование внутригрупповых оборотов — необходимо было консолидировать информацию.
  • Отсутствие квалифицированных экономистов.

Зачем внедряли управленческий учёт?

Бухгалтерский учёт — основная база для формирования данных. И может показаться, что холдингу было достаточно привести в порядок бухгалтерию, чтобы она стала полноценной системой планирования.  

Однако бухгалтерия, в отличие от управленческого учёта, — лишь набор показателей, который собственники не могут использовать для определения стратегии бизнеса. В бухучёте нет консолидации, долгосрочного планирования или возможности исключить внутригрупповые затраты.

Не заменят управленческий учёт и сметы — часто в них включена первичная информация для тендера, которая может не соответствовать фактическим расходам.

Как начали вести управленческий учёт?

Собственники бизнеса осознали, что без внимания к финансам они просто не поймут, что делать с бизнесом. Чтобы исправить ситуацию и запустить управленческий учёт, мы провели большую подготовительную работу.

1. Создали учётную политику 

Для начала разработали:

✓ структуру бюджетов — БДДС, БДР и платёжный календарь;

✓ справочники по затратам, движению денежных средств, прочим доходам и расходам;

✓ справочники по номенклатуре и номенклатурным группам.

2. Создали бюджетный регламент по процессам

На этом этапе сформировали:

✓ ресурсную смету проекта;

✓ график производства работ и рабочего плана на год;

✓ отдельные бюджеты по проектам и общий на год;

✓ полноценный платёжный календарь. 

После этого пришло время выбирать ПО для ведения управленческого учёта.

Почему выбрали «Финансист»?

Мы составили строгий список параметров, которым ПО должно соответствовать.

  • Возможность подводить итоги и выводить статистику по каждому проекту.
  • Интеграция с 1С.
  • Удобное и информативное табло руководителя для принятия управленческих решений.
  • Возможность распределять по каждому проекту расходы, особенно косвенные. Компании был нужен умный вариант распределения, при котором отдельная категория будет относиться не ко всей компании, а к одному или нескольким проектам. В 1С такую опцию прописывать очень дорого и долго, в Excel — сложно и громоздко.
  • Подсчёт прибыли методом начисления, а не кассовым.
  • Возможность подводить итоги за любой необходимый период. Большинство сервисов позволяют работать только с жёстким календарным периодом, например, с кварталом или годом. Для строительной отрасли такой формат не подходил.
  • Возможность быстро интегрировать сервис в работу компании. Собственники устали от кассовых разрывов и кредиторской задолженности — необходимо было исправлять ситуацию здесь и сейчас. Если бы мы готовили ТЗ для программистов 1С или разворачивали процессы в Excel, работа заняла бы не меньше года. 

Выбор пал на «Финансист». Сервис соответствовал всем техническим требованиям и позволил автоматизировать работу холдинга за 3 месяца вместо теоретического года.

Что дальше?

Для начала мы создали в «Финансисте» структуру бюджетов — движения денежных средств, доходов и расходов. На этом этапе мы опирались на формы и справочники, которые утвердили ранее.  

Дальше мы быстро развернули внутри сервиса 15 проектов — 5 основных и ряд подпроектов. Позже, уже на другом проекте, я развернула внутри «Финансиста» 96 проектов — никакой Excel не помог бы мне справиться с таким объемом информации и быстро всё сгруппировать. 

После этого мы вручную собрали все данные за 2021 год и разнесли их в «Финансисте» по нужным статьям. В сервис заводили уже конечные данные.

На следующем этапе мы поработали с ответственными по проектам — получили все данные о сроках, задействованных сотрудниках и технике. Эта информация позволила сформировать внутри «Финансиста» план по каждому проекту.

Каких результатов добились?

По итогам работы с «Финансистом» собственники смогли:

  • разобраться с тем, что происходит с бизнесом и отдельными проектами;
  • оценить показатели по каждому проекту за конкретный период;
  • провести подсчёты по отдельным этапам работ;
  • изучить бюджеты по каждому проекту;
  • принять управленческие решения, опираясь на конкретные цифры, а не на голую интуицию.

Чем всё закончилось? 

Собрав всю статистику, мы увидели, что холдинг закончил 2021-й год с огромными убытками, а следующий год грозил худшими результатами. Благодаря этому собственники смогли выйти из зоны неведения и понять не только косвенные причины кризиса в бизнесе, но и разобраться в деталях. 

Это позволило руководству перераспределить ресурсы внутри компании, заморозить или закрыть убыточные проекты и поменять курс развития бизнеса.

Упомянутый сервис

Финансист Сервис управленческого учёта и аналитики для бизнеса
Сервис управленческого учёта и аналитики для бизнеса

Как на мелочах сэкономить миллион рублей в год. Кейс IHC-Clinic

Финансовый директор IHC-Clinic Наталья Смирнова рассказала, как компания прошла путь от трудоемкого и сложного процесса ведения учета в Excel-таблицах до ПланФакта и о том, каких результатов удалось достичь.
Как на мелочах сэкономить миллион рублей в год. Кейс IHC-Clinic

Как на мелочах сэкономить миллион рублей в год. Кейс IHC-Clinic. Фото: из архива компании

О компании

IHC-Clinic — клиника трихологии и косметологии в Москве. Медцентр 13 лет работает в России, применяет уникальные израильские методики для лечения волос и кожи, располагает современным оборудованием и высококлассными специалистами.

  • В клинике работают 20 человек.
  • Ежемесячный оборот — 2,5 млн рублей.

Excel-таблица понятна только финдиру

Раньше учет в компании велся в Excel-таблице. Она была максимально развернутой: в ней велись и кредиторка, и дебиторка, и продажи, и клиенты, и возвраты. Ежедневно финансовый директор сводила баланс и отправляла таблицу учредителю и директору. Это был трудоемкий и сложный процесс, включающий в себя человеческий фактор: случались ситуации, когда ошибочно вносились данные, и это существенно осложняло ежедневное сведение баланса. Комментирует финансовый директор компании Наталья Смирнова:

«Когда баланс не сходился, я подолгу искала ошибки, не всегда их удавалось отследить, приходилось тратить много рабочего времени. А время — деньги».

Руководитель и учредители не всегда могли разобраться в таблице. У них другие компетенции, другие дела, зачастую не хватало времени объяснить им все нюансы финансовых документов, которые бы позволили им разбираться в таблице и принимать верные для развития компании решения. А поскольку разбираться в финансовых отчетах нужно было ежедневно, было принято решение автоматизировать и упростить финансовый учет.

Руководитель прислал Наталье несколько вариантов сервисов для управленческого учета, предложил выбрать оптимальный. Она остановилась на ПланФакте, потому что посчитала его максимально адаптированным и понятным для людей без финансового образования.

Рабочий день начинается с ПланФакта

Компания IHC-Clinic пользуется сервисом ПанФакт с апреля 2021 года. Финансовый директор по-прежнему заносит необходимые данные, но теперь руководство с легкостью в них ориентируется. Комментирует финансовый директор компании Наталья Смирнова:

«Руководитель начинает свой день с просмотра графиков, диаграмм и показателей в ПланФакте. Для него визуальная подача наших расходов и доходов оптимальна для понимания, он воспринимает ее лучше, чем в форме таблиц. Бывает, что он замечает какие-то перерасходы и нестыковки, передает мне и я дальше с ними разбираюсь».

Результаты

1. Руководство в реальном времени видит и контролирует финансовую ситуацию в компании.

2. ПланФакт помогает экономить 1 млн руб. в год.

Примеров экономии, на возможность которой указал ПланФакт, достаточно много. В компании увидели, что в одном из банков обслуживание расчетного счета обходится в 24 тыс. руб. в месяц. Сменили тариф «Премиум» на тариф «Бизнес», теперь платят 5 тыс. Экономия на одном только банковском обслуживании — 228 тыс. руб. в год.

Комиссия за эквайринг была 1,4%, теперь 1%, но только на ближайшие месяцы. Казалось бы, должны получаться небольшие суммы, однако многие клиенты предпочитают платить картой, поэтому при хорошем обороте эквайринг обходится во вполне ощутимую сумму. Сотрудники увидели это в ПланФакте и приняли решение по возможности переходить на систему быстрых платежей. Теперь администраторы предлагают клиентам оплатить услуги таким способом, а клиника экономит на эквайринге порядка 30 тыс. руб. в месяц. А значит — около 360 тыс. в год!

Раньше колл-центр находился в отдельном помещении, за аренду которого платили 32 тыс. руб. Посмотрели в ПланФакте, увидели, что эти расходы мы можно скорректировать, перевели колл-центр в помещение клиники и сэкономили на арендной плате почти 400 тыс. в год.

Если брать каждую из статей экономии, кажется, что это мелочи. А на деле выходит почти миллион рублей в год.

3. ПланФакт помогает регулировать закупку препаратов, избегать «долгих» денег и ускорять оборачиваемость.

Раньше в компании покупали препараты с запасом, и они хранились на складе. Иногда срок годности истекал и лекарства приходилось выбрасывать. Сейчас сотрудники строго следят за этим в ПланФакте и покупают только необходимое количество препаратов, которое точно будет израсходовано на уже записанных пациентов в ближайшее время.

4. Экономия времени.

Отчеты формируются автоматически, не нужно вносить данные вручную. По сравнению с ведением и заполнением Excel-таблиц, время экономится существенно.

5. Ведение ПланФакта дисциплинирует сотрудников.

Сотрудники ежемесячно составляют бюджет на следующий месяц. Дальше все — и снабженец, и главврач, и финансовый директор, — следят, чтобы не было перерасходов и все процессы укладывались в заложенную смету.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как «Финансист» помог агротехнологической компании с прогнозированием, управленческой отчётностью и KPI

Рассказываем, как началось сотрудничество «Финансиста» с агрофуд-проектом iFarm. Объясняем, какие у компании были проблемы и почему ей не подошли другие варианты на рынке.
Как «Финансист» помог агротехнологической компании с прогнозированием, управленческой отчётностью и KPI

Специалисты iFarm на клубничной ферме в Новосибирске. Фото: gorteplitsy.ru >

Про «Финансист»

 «Финансист» — умный помощник финансового директора и предпринимателя. Сервис автоматизирует управленческий учёт, интегрируется с 50+ конфигурациями 1С и повышает эффективность бизнеса в реальном времени.

Кто клиент

iFarm — компания, которая создаёт вертикальные фермы для автоматизированного выращивания свежих овощей, ягод и зелени круглый год, а также привлекает инвесторов для строительства подобных объектов по всему миру. Компания поставляет агрономические технологии авторизованным партнёрам, которые создают фермы и продают выращенную продукцию.

В 2020 году iFarm признали лучшим агрофуд-проектом на престижном европейском конкурсе The Europas Awards.

В чём проблема

Модель работы iFarm уникальна для компании, которая выращивает ягоды и зелень. Проект часто привлекает партнёров, которые не располагают подходящей операционной инфраструктурой и не способны рассчитать маржинальность продукции. 

Начиная работать с iFArm, компании не могут правильно оценить эффективность ферм. В дальнейшем это приводит к тому, что партнёры концентрируются на самых маржинальных культурах и отправляют на доработку в лабораторию продукты, которые на этом этапе кажутся им невыгодными.  

Что попробовали сделать в iFarm

Эксперты iFarm решили помочь партнёрам в правильной оценке производств, собрав всю необходимую информацию в системе «1С:УНФ (Управление небольшой фирмой)», которой сами пользовались. Однако сервис был ограничен функционально — iFarm быстро росла, количество партнёров увеличивалось, а запрос руководства на сложную аналитику разрозненных данных становился шире. В компании решили искать инструмент с более широким функционалом.

Как выбирали инструмент

Выбор встал между двумя вариантами — «1C:Комплексная Автоматизация» и «1С:ERP».

Для iFarm больше подходил вариант с ERP — сервис предоставлял всю необходимую отчётность. Однако внедрение системы требовало серьёзных ресурсов: технических, человеческих и временных. У стремительно развивающейся компании их не было.

В компании сосредоточились на продукте «1C:Комплексная Автоматизация». Но здесь возникло сразу несколько проблем.

  • Стоимость нужных отчётов в этой системе оказалась высокой.
  • Обновление отчётов могло привести к потере предыдущих настроек.
  • Аналитика данных по отдельным фермам оказалась сложной. iFarm пришлось сильнее загружать программистов, которые разбирались с новой системой в процессе работы.
  • Система финансовой аналитики оказалась слишком простой. Компании были нужны детальные производственные отчёты и возможность полноценно планировать финансы, но в этой версии «1С» функционала не хватало.

Что было дальше

Сначала команда iFarm попробовала решения, которые есть на российском рынке. Оказалось, что их функционал сконцентрирован на взаимодействии с банками и работе с платежами. Такой подход удобен, когда в компании пытаются оценить ситуацию в целом. Однако это не позволяет детализировать прибыль, что требовалось iFarm. 

Эксперты компании начали искать свежие варианты, нашли пост о «Финансисте» на vc.ru и оставили заявку на демонстрацию продукта

Как помог «Финансист»

Через час позвонил менеджер и провел демо. Оказалось, что «Финансист» позволяет iFarm одновременно решить задачи по планированию и отчётности. Компания смогла: 

  • оценить маржинальность отдельных продуктов;
  • увидеть, какую культуру и в каких объемах покупают;
  • узнать, сколько денег приносит каждый продукт.

Чего удалось добиться iFarm вместе с «Финансистом»

  • iFarm не пришлось тратить много времени на внедрение. От заявки и пробной сессии до начала работы прошло меньше двух дней.
  • Подробный анализ помог компании понять, насколько эффективна каждая ферма. 
  • Руководство смогло изучить подробные отчёты и спрогнозировать доходы и расходы как для iFarm, так и для ферм партнёров.  
  • Внутри компании стали устанавливать персональные KPI для каждой фермы. В свою очередь партнёры получили возможность отслеживать деятельность ферм именно внутри их предприятия.

«Финансист» и iFarm по-прежнему работают вместе, расширяют функциональность сервиса и создают уникальную кастомную сборку решения.

Упомянутый сервис

Финансист Сервис управленческого учёта и аналитики для бизнеса
Сервис управленческого учёта и аналитики для бизнеса

Как ПланФакт справляется с оборотом 160 млн. Кейс Emka

Руководитель компании Emka Александр Арутюнов рассказал, как начал заниматься бизнесом и перешел от финансового учета «на коленке» к ежеквартальному финансовому анализу всех показателей вместе с экспертом компании ПланФакт.
Как ПланФакт справляется с оборотом 160 млн. Кейс Emka

Александр Арутюнов, руководитель компании Emka. Фото: из архива компании

О компании

Александр Арутюнов начал заниматься бизнесом в этой сфере в 2002 году. Бренд Emka появился в 2009 году. Долгое время компания делала упор на оптовые продажи. Сейчас, помимо производства женской одежды, Emka развивает три направления: оптовые и розничные продажи, а также торговлю через маркетплейсы.

  • В штате компании 350 человек.
  • Ежемесячный оборот 160 млн рублей.

Для всего должны быть сервисы

Финансовый учет в такой крупной компании велся в нескольких Excel-таблицах. Хоть это и делалось максимально аккуратно, никакой цельной картины не давало. Руководитель компании Александр Арутюнов говорит, что финучет «велся на коленке».

Чтобы видеть полную картину финансов, нужна была длительная подготовка. Задействовали финансового менеджера, который собирал таблицы-бумажки воедино. В них сотрудники компании пытались разглядеть общую картину. Это было неудобно и, скорее всего, совершались какие-то ошибки, потому что не вся информация была учтена.

Так как файлами пользовались несколько людей, была путаница с ответственностью: кто и что должен внести. Данные вносились несвоевременно, постоянно нужно было узнавать, обновлены ли таблицы. Информация в таблицах не всегда была актуальной.

О существовании сервисов финансового учета руководитель компании узнал, проведя аналогии с автоматизацией в других отраслях. ПланФакт был выбран из-за удобного интерфейса и понятного, доходчивого обучающего видео. Александр Арутюнов говорит о программе:

«Я изучил ПланФакт и очаровался им — настолько классно и понятно на сайте описывается удобство и важность сервиса».

Операция «Финансист»

Внедрение сервиса проводил финансовый менеджер компании совместно с консультантом ПланФакта. Комментирует финансовый менеджер компании Emka Лилия Хисямова:

«Внедрение происходило долго, потому что мы хотели все сделать правильно, чтобы потом не исправлять ошибки. Долго определялись, как верно все разнести по статьям».

До того как прийти к согласованной слаженной работе на услуге «Учет и аналитика» эксперт компании ПланФакт Ирина Тупицына настраивала аккаунт, перерабатывала большой объем данных — вносила их максимально корректно. В компании проходит по несколько тысяч операций в месяц. Это объективно большие показатели.

Сейчас работа в компании настроена так: финансовый менеджер компании Emka вносит все данные в программу, а эксперт ПланФакта Ирина Тупицына ежеквартально проводит финансовый анализ всех показателей.

В рамках ежеквартальных созвонов Ирина анализирует отчеты о прибылях и убытках, ДДС, делает вертикальный и горизонтальный анализ, рассчитывает изменение оборотного капитала, сколько можно вывести дивидендов, оценивает рентабельность собственного капитала. Для этой компании очень важен показатель оборотного капитала — ему уделяют особое внимание и стараются на него влиять. Комментирует Ирина Тупицына:

«Еще один важный вопрос, который часто недооценивают, это расчет дивидендов. При расчете суммы, которую можно забрать в текущем моменте, нужно учесть множество параметров. Это вовсе не так, что в этом месяце я заработал миллион, забрал его и улетел на Мальдивы. Чтобы не сделать хуже своему бизнесу, этот показатель нужно рассчитывать грамотно».

Бизнес может развиваться, но делать это за счет интенсивных или экстенсивных факторов. Необходимо стремиться, чтобы рост бизнеса был интенсивным, то есть путем более эффективного использования ресурсов. Этому в компании также уделяют внимание на ежеквартальных созвонах. Если у компании есть необходимость брать заемные средства, эксперт ПланФакта и сотрудники Emka разбираются, может ли бизнес это себе позволить и под какую процентную ставку. Комментирует Ирина Тупицына:

«По нашим оценкам компания растет эффективно: рентабельность чистой прибыли составляет 16,5%, несколько новых магазинов были открыты в процессе нашей работы».

Обновление концепции и сокращение расходов. Результаты

Оценка руководителя компании Александра Арутюнова полностью совпадает с оценкой финансового эксперта. Компания растет. Это происходит в том числе благодаря тому, что руководитель всегда видит общую картину бизнеса в режиме реального времени:

«Сейчас мы в процессе переговоров по одному торговому центру. Принимаем решение, оставаться или закрывать магазин. Он показывает не те выручки, на которые мы рассчитывали. Они сильно меньше, чем в других торговых центрах. Принимая решение закрыть магазин, посмотрели в ПланФакте картину по нему. Оказалось, что при всех издержках и расходах, объективно, этот ТЦ приносит хорошую прибыль. А другой торговый центр, который мы считали прибыльным, оказался убыточным.

Мы ориентировались только на выручки, а для того чтобы понять истинную картину, нужно учесть все: издержки, расходы, все затраты для содержания магазина. ПланФакт помогает видеть это в моменте».

Также ПланФакт помог сократить издержки, которые казались незначительными, но на деле могли покрыть аренду одного магазина или зарплату нескольких сотрудников. В прочих расходах было спрятано много всего, что казалось не имеющими значения мелочами. Канцелярия, чай-кофе в офис и подобные траты. Этим так называемым мелочам не придаешь значения, пока не видишь их все. Когда сотрудники Emka увидели их в ПланФакте, поняли, что эти траты совершенно не оправданные и сократили их, сэкономив деньги на аренду одного магазина или на зарплату нескольких человек.

ПланФакт помог компании запланировать и грамотно подойти к обновлению концепции бренда. Комментирует Александр Арутюнов:

«Планируем своего рода ребрендинг: новый дизайн магазинов, новая концепция. Видим в ПланФакте, что прибыль позволяет воплотить в жизнь такие обновления. Это немалые вложения в развитие бренда, они исчисляются миллионами рублей. К таким вложениям нужно тщательно подготовиться, для этого мы ориентируемся на данные ПланФакта».

Пока многие отрасли думают, как преодолеть кризис, в производстве и продаже одежды четко заметен подъем: крупные бренды ушли из России, освободив рынок для российских производителей. Компания Emka развивается, планируется обновление концепции, но это развитие, по мнению руководителя и финансового эксперта, возможно во многом благодаря грамотному финансовому учету и анализу.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Финучет для Чемпиона мира. Кейс «Школы Полноконтактного каратэ Чех Виталия»

Основатель школы полноконтактного карате Виталий Чех из Алматы рассказал о том, как с помощью Планфакт он начал оценивать прибыль и расходы, избавился от кассовых разрывов и стал объективно планировать развитие бизнеса с цифрами на руках.
Финучет для Чемпиона мира. Кейс «Школы Полноконтактного каратэ Чех Виталия»

Виталий Чех, основатель школы полноконтактного карате. Фото: из архива компании

«Школа Полноконтактного каратэ Чех Виталия» работает в Алматы под руководством чемпиона мира по карате Киокушинкай, мастера спорта международного класса Виталия Чех. В школе занимаются дети от 5 до 15 лет. По особой методике, разработанной самим Виталием Сергеевичем, воспитанники обучаются навыкам японского единоборства.

  • В штате школы работают 5 человек
  • Годовой оборот 6 млн рублей

Сколько заработал – столько взял себе. Вот и весь бизнес

Виталий Чех добился высочайших успехов в спорте, стал чемпионом мира и неоднократным чемпионом Казахстана. За его плечами 22 года занятий карате. Виталий имеет черный пояс второй дан. Считается, что обладатель второго дана освоил всю доступную технику спортивного карате. Но Виталий не только освоил технику, но и разработал свою собственную методику преподавания, открыл школу для детей и с успехом учит их боевым искусствам.

Но для успешного бизнеса уникальной методики недостаточно, она не может заменить финансовый учет, о необходимости которого Виталий даже не подозревал:

«Я знать не знал, что в бизнесе нужно вести финансовый учет, и никогда его не вел. Зачем это? Заработал, расплатился по обязательствам, остальное забрал себе - вот и весь бизнес». 

Финучет с нуля

Популярный в Казахстане бизнес-коуч Артем Монса начал обучать Виталия Чех предпринимательству. На первом же занятии Виталий узнал, что без грамотного финансового учета вести успешный бизнес невозможно. Ментор посоветовал ПланФакт в качестве сервиса автоматизации управленческого учета.

«Без финансового учета ты даже не знаешь, сколько на самом деле зарабатываешь».

Виталий Чех сразу купил тариф с внедрением, и в течение месяца разбирался с консультантом ПланФакта в финансовом учете. Но разбирался не в теории, а на практике своего собственного бизнеса:

«Фактически, я изучал финучет с нуля. Меня все еще нельзя назвать полноценным специалистом в финансах, но теперь я без труда понимаю, как вносить данные, что откуда берется и куда уходит. Что есть прибыль, а что – расходы».

Результаты

1. Удалось четко разграничить доходы и расходы.

«Раньше, покупая мебель в офис, я думал, что это расходы. Теперь я понимаю, что не вся прибыль – это прибыль, не все расходы – это расходы. Я вижу прибыль по месяцу, но это не значит, что все это – моя зарплата, которую я могу забрать на свои нужды. Раньше все это я выводил на себя. А ПланФакт показывает, что из этих денег целесообразно пустить в дело, что – отложить на развитие. Главным открытием стало, что не вся прибыль компании – это моя прибыль». 

2. Скорректировал сумму дивидендов.

«Я обнаружил, что позволял себе слишком большую зарплату. То есть с появлением ПланФакта моя зарплата стала меньше. Но это не значит, что прибыль бизнеса стала меньше, наоборот. Наконец-то в бизнес стали возвращаться средства, он получил развитие, в школе стало на 70 тыс. рублей в месяц больше. А мой уровень потребления тоже остался более-менее на прежнем уровне».

3. Удалось заметить вероятность кассового разрыва и избежать его.

«Впереди лето, а лето для любой школы – это период затишья, дети разъезжаются, многие просто делают перерывы в любых занятиях, отдыхают. Соответственно, денег поступает тоже меньше. Если бы не ПланФакт, этим летом меня ждал бы неминуемый кассовый разрыв».

4. Появилось четкое и прозрачное планирование.

«Теперь я четко вижу, могу ли я позволить себе какую-то покупку или нет. Планировал арендовать новый зал за 100 тыс. рублей. Думал, что с моим оборотом могу себе это позволить. А ПланФакт показал, что сейчас это точно не по средствам, и если я сейчас арендую этот зал, уже в следующем месяце буду в минусе. Принял решение вложиться в развитие не так глобально, аренду зала отложил на потом.

Запланировал набрать отдел продаж. Посмотрел в ПланФакте, могу ли себе это позволить. И сколько сотрудников могу позволить нанять, сколько им платить. На первых порах будет три менеджера».

5. Платежный календарь помогает видеть расходы и доходы заранее, планировать их.

«В нашей школе такая система оплаты, когда ученики платят за сентябрь в конце мая, чтоб занять место в группе, если летом не планируют заниматься. И без ПланФакта я эти деньги тратил по мере прихода, а в сентябре уже не помнил об этом. Соответственно, сентябрь был плохо прогнозируем по финансам. А в ПланФакте я четко вижу, куда определить этот платеж, он не исчезнет, не потеряется».

6. Появилась цельная картина развития бизнеса, объективные цифры.

«Если я не вижу свои цифры, значит я их не контролирую. А какой я предприниматель, если не контролирую то что заработал? Ситуация без контроля опасна тем, что потом неминуемо придется собственными деньгами тушить пожары» 

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как автоматизация строительной компании увеличила скорость обработки заявок и их качество

Как девелоперская компания «Первостроитель» внедрила MacroCRM и увеличила число лидов на 20 % за счет синергии бизнес-процессов, маркетинга и CRM.
Как автоматизация строительной компании увеличила скорость обработки заявок и их качество

Кейс MACRO и Первостроитель. Фото: из архива компании

Клиент: компания «Первостроитель», Екатеринбург

История клиента: занимает 23-е место в рейтинге девелоперов Свердловской области. За годы работы введено около 500 тыс. кв. м. жилой и коммерческой недвижимости. 

Проблема: росло число объектов и соответствующих задач, предыдущая CRM отставала от бизнес-процессов застройщика – появился запрос на поиск новой строительной CRM.

Почему задумались о смене CRM

Прежняя CRM имела удобную и гибкую бухгалтерскую систему, подходила по параметрам информационной безопасности. Но возникли сложности, когда у компании «Первостроитель» появился запрос на настройку нетиповой воронки продажи и внедрение системы сквозной аналитики. 

Сначала компания решила настраивать текущую CRM под свои запросы: наняла технических специалистов, обозначила бизнес-процессы и начала постепенно внедрять обновления. Ушло 15 месяцев, чтобы «докрутить» новый функционал. 

Доработки так и не решили вопросы, связанные со сквозной аналитикой и настройкой воронки продаж. Какие еще возникли сложности при автоматизации процессов в строительной компании: постоянные баги внутри системы, заявки доходили до специалистов с задержками, система не считывала, откуда пришел лид, из какого канала. 

Марина Красноярова, руководитель отдела аналитики

Эти вопросы были решаемы, просто нужно время на реализацию. Но продажи необходимы были здесь и сейчас, поэтому «Первостроитель» начала подбирать другую CRM. Основной запрос-требование к новой системе звучал так: стабильная и гибкая CRM, которая корректно оцифрует воронку продаж.

Внедрение решений цифровой платформы MACRO

До перехода на MacroCRM компания сравнивала несколько предложений. Выбирали по цене, функционалу и соответствию задачам. В итоге запускать автоматизацию строительной организации было решено с помощью продукта MACRO – оно было удобным и простым в использовании, не нужно было открывать несколько окон параллельно для выполнения задач. Все данные перенесли за 2 месяца. 

За время использования предыдущей системы появилось много ошибок, потому что данные собирались разрозненно. Чтобы автоматизация бизнес-процессов застройщика прошла успешно, и эти ошибки не появились в MacroCRM, интеграция проходила в 4 этапа:

  1. эксперты MACRO выгрузили из старой CRM данные по объектам недвижимости, базу договоров, включая информацию по платным бронированиям, а также контакты клиентов;
  2. затем начался процесс переноса информации в MacroCRM, проверки ее корректности. Вместе с этим команда MACRO настроила этапы бизнес-процессов девелопера, включая порядок согласования документов, а также воронку;
  3. перенос более тысячи заявок со статусом «в работе»;
  4. все истории оплат также выгружались и переносились, были настроены индивидуальные отчеты.

Трудность возникла на третьем этапе, поскольку комментарии к заявкам записывались в текстовых полях. Итог – появился алгоритм и регламент переноса, специалисты сделали первичную очистку от «не активных» заявок, реализована выгрузка и очистка данных.

Теперь в системе MacroCRM зафиксированы актуальные статусы, а большая часть заявок перенесена в «отложенные» с определенной датой выхода. Это происходило постепенно, чтобы специалисты могли безошибочно квалифицировать заявки.

К новой CRM сначала подключили отдел продаж, затем договорной отдел вместе с бухгалтерией. Поступающую информацию продолжали вести и в старой системе, чтобы убедиться, что новая работает корректно.

Об интерфейсе MACRO

Интерфейс новой CRM максимально удобен и интуитивно понятен. Это напрямую повлияло на скорость обработки заявок – она выросла. Неизвестного статуса у заявок в отделе продаж больше не осталось. 

Как с помощью CRM разбудить спящих клиентов

В предыдущей CRM сохранилась база на 1200 лидов с неизвестным статусом. Неудобный интерфейс старой системы приводил к потере лида, если до него не дозвонились менеджеры с первого раза. Сейчас все подобные неверифицированные лиды сформированы в отдельную базу. Специалисты связываются с ними и обрабатывают заявки. Благодаря этому в отделе продаж смогли снизить процент тех, до кого не удалось дозвониться, на 27 %, а также достичь прозрачности и максимального понимания в статусе лидов. 

Работа с клиентской базой — самое важное

Сегментация и кастомизация клиентов, персональные рассылки – всё это помогает компании «Первостроитель» возвращать лиды и догревать их. Все проходящие мероприятия строго сегментированы по аудиториям и нацелены на её прогрев. В этом помогает система тегов, которая анализирует, чем интересовался человек, и прогнозирует, что может его заинтересовать в дальнейшем. Например, девлопер проводит дни открытых дверей на объектах. 

Вот как это происходит:

День открытых дверей на объекте — одно из мероприятий для прогрева аудитории

Как автоматизация бизнес-процессов застройщика повлияла на отдел-продаж 

  • Внутри системы реализована интеграция с Calltouch. Соответственно, за каждым клиентом стоит своя «история», например, из какого канала пришла заявка. Это позволяет отслеживать эффективность каждого канала и корректировать маркетинговые ресурсы. 
  • Автоматизация строительной компании «Первостроитель» положительно отразилась на работе отдела поддержки продаж. Именно они проводят клиента через согласование договора до покупки. Кроме того, автоматизация навела порядок в документах и сроках их оформления. Это важно, потому что для одних объектов требуется оформление ДДУ, для других — ДКП. 

Как выглядит шахматка застройщика

  • Исключены двойные брони. До внедрения MacroCRM «шахматка» у застройщика работала на базе стороннего решения. Это создавало дополнительные трудности при работе со старой CRM: все данные нужно было сначала выгрузить в Эксель, а далее синхронизировать с сайтом. Действия выполнялись 2 раза в сутки. Эту проблему решила MacroCRM – «шахматка» автоматически интегрировалась с сайтом, и все изменения в брони можно было видеть внутри CRM. 
  • У компании «Первостроитель» есть свой инструментарий оценки продаж, но он пока не автоматизирован в CRM. Когда нужен типовой отчет, то его выгружают из системы, а далее делают расчеты на основе полученных данных. При этом качество данных не страдает. 
  • MacroCRM позволяет использовать модуль «Динамическое ценообразование». Он оперативно изменяет цену квадратного метра определенных квартир, учитывая спрос и действия конкурентов. Кроме того, модуль не допускает ситуации, когда в ассортименте останутся лоты одинакового типа. Точное изменение в цене происходит за пару минут и сразу отображается на сайте. Подобная автоматизация для застройщика позволяет реализовать все лоты объекта и сделать это по максимально возможной рыночной цене.

Что получил застройщик после внедрения MacroCRM

  • перенос всех данных из старой системы в новую CRM и полная интеграция за 2 месяца;
  • лиды стали обрабатываться быстрее в 2 раза за счет стабильной CRM и удобного интерфейса. Сейчас специалисты «Первостроитель» сфокусированы на результате, ведь думать обо всех нюансах работы с системой больше не нужно;
  • база неверифицированных лидов сократилась на 27 %. Часть из этой базы при обзвоне переросла в заявки с последующей продажей;
  • увеличилось число входящих лидов на 20 % за счет синергии бизнес-процессов, маркетинга и CRM;
  • к таким показателям удалось прийти своими силами, без привлечения дополнительных ресурсов в виде новых сотрудников. И это никак не сказалось на качестве обработки заявок.

Справка

Компания MACRO специализируется на автоматизации девелоперских компаний и разработке ПО для этих целей. Мы больше 10 лет работаем на рынке IT-решений и 15 лет на рынке строительства, за нашими плечами 160 клиентов из России и стран ближнего зарубежья.

Упомянутый сервис

MacroCRM Строительная CRM, созданная специально для застройщиков.
Строительная CRM, созданная специально для застройщиков.

От игрушечного учета к настоящему. Кейс FLIK

Архитектурно-строительное бюро FLIK занимается проектированием и комплексным ремонтом квартир в Москве. FLIK позиционирует себя как компанию полного цикла. C 2017 года реализовали 220 проектов интерьеров в Москве и Московской области. В 2020 году открыли свой отдел проектирования, за два года создали и запустили в реализацию 20 проектов.
От игрушечного учета к настоящему. Кейс FLIK

Руководитель и сооснователь архитектурно-строительного бюро FLIK Константин Дудко. Фото: из архива компании

  • В компании работает 16 сотрудников.
  • Ежемесячный оборот 9 млн рублей.


Игрушечный учет

Финансовый учет в компании велся попроектно в Google-таблицах. Руководитель и сооснователь архитектурно-строительного бюро FLIK Константин Дудко так описывает особенности работы:

По каждому новому проекту заводилась новая таблица, в нее вносились все данные. Кроме этого, была сводная таблица, которая подтягивала цифры из «проектных» таблиц. Нельзя сказать, что возникали какие-то серьезные проблемы, просто было ощущение, что это какой-то неполноценный инструмент, будто бы игрушечный

Когда в компании появился финансовый директор, руководство приняло решение внедрить и наладить полноценный управленческий учет:

Стало очевидно, что это нужно делать на базе какой-то IT-системы. Прочитали отзывы, выбрали ПланФакт. И сразу, чтобы не допускать ошибок, заказали тариф с внедрением

Как это работает

Консультант помог изучить функционал сервиса, потом поэтапно совместно с финансовым директором настроили учетные статьи, интеграцию с банками.

ПланФакт как инструмент учета финансов удобен и понятен даже для новичков, в нем легко группировать, разносить и учитывать все поступления и платежи, видна статистика как в целом по компании, так и отдельных проектов. Платформа гибкая и наглядная, мы её быстро настроили под себя, разобрались в функциях, практически сразу стали использовать.

Сейчас работа с ПланФактом настроена так: финансовый менеджер вносит данные, финдир проверяет корректность внесения, выгружает данные и раз в месяц делает презентацию по итогам периода, я делаю выводы и принимаю управленческие решения по ней. И, кроме того, регулярно смотрю попроектный учет

Опора на цифры

Прошло полгода работы в ПланФакте. Главный результат, который выделяет Константин Дудко, это появившаяся возможность принимать решения, опираясь на цифры.

По прошествии полугода работы в ПланФакте мы можем сказать, что он нам очень помогает в учете финансов. Мы прослеживаем динамику, в финансах с каждым месяцем все больше порядка, ясности и четкости. Четко видим, на какие направления нужно обратить внимание и проконтролировать отчетность, усилить контроль. Благодаря этому система работает более слаженно, а мы смогли выявить дополнительные источники прибыли. Убытки, размер дебиторки и выручки – это всегда перед глазами. Можем анализировать, как растут постоянные затраты и оборот компании

Не поднимать цены, а делать скидки

Константин Дудко рассказал о нынешней ситуации в своей отрасли и дал несколько советов предпринимателям, которые помогут сохранить бизнес в период экономических сложностей:

Рынок оживает. Был некоторый спад продаж, но так как все наши контракты от полугода и дольше, то значительного спада мы не наблюдаем. Для материалов, которые пропали с рынка, находятся аналоги. Мы работаем в высоком ценовом сегменте, поэтому какие-то изменения коснулись нас минимально. Люди, которые купили себе дорогие квартиры, продолжают вкладывать в качественный ремонт.

В период любых экономических сложностей в первую очередь рекомендую смотреть на затраты, провести их аудит и сократить издержки, без которых компания может жить. Это нужно, чтобы финансовой подушки хватило на более продолжительный срок. А сейчас еще рекомендую искать альтернативных поставщиков. Очень важно построить новые цепочки поставок, поскольку утрата прежних может фатально сказаться на работе компаний.

С точки зрения работы с клиентами, я бы сейчас не поднимал цены, а наоборот предложил бы дополнительные скидки, чтобы повысить лояльность.

В своей компании мы на первые два месяца обрезали полностью маркетинговые бюджеты, потому что была непонятная ситуация с рекламой и некоторые каналы совсем перестали быть доступны. Сейчас маркетинг понемногу оживает

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как ПланФакт помогает в работе с Китаем. Кейс ИП Коломиец

ИП Коломиец занимается продажей детских товаров на популярных российских маркетплейсах. Это партнерский бизнес, который работает с Китаем. Товар закупается в Китае за юани, продается на Wildberries и Озон в России за рубли.
Как ПланФакт помогает в работе с Китаем. Кейс ИП Коломиец

Татьяна Коломиец, руководитель и собственник компании. Фото: из архива компании>

  • В штате компании семь сотрудников.
  • Ежемесячный оборот 5 млн рублей.

Excel – это трудоемко или дорого

Учет в компании велся в Excel, но это давало мало информации: не было представления о чистой прибыли и затратах. Из-за отслеживания расходов в юанях и учета доходов в рублях происходила путаница. О том, как используется Excel сейчас, рассказывает руководитель и собственник компании Татьяна Коломиец:

«Чтобы настроить информативный финансовый учет в Excel, нужно либо постоянно адаптировать формулы и цифры, либо нанимать отдельного специалиста, который будет заниматься только финансовым учетом в Excel. Первое слишком трудоемко, второе – дорого. Кроме того, Excel предполагает внесение всех данных вручную, а это неудобно, долго и грозит кучей ошибок.

Сейчас Excel закрывает только одну задачу: подсчет юнит-экономики. Это вполне удобно, потому что юнит-экономику все равно регулярно нужно адаптировать. У маркетплейсов постоянно меняются условия работы: то увеличивается стоимость доставки, то вводятся коэффициенты на доставку. И даже если попробовать реализовать универсальные формулы для подсчета, придется платить потом кучу денег программистам, которым еженедельно нужно будет что-то править. Поэтому для юнит-экономики удобнее пользоваться Excel».

Сервис бухгалтерского учета нам не нужен

Татьяна Коломиец предположила, что если есть сервис для учета личных денег, то должен быть подобный и для бизнеса.

«Я уже несколько лет использую приложение для учета личных финансов, заношу туда все свои операции. Нечто аналогичное хотелось найти и для бизнеса.

В группе селлеров на Wildberries мне порекомендовали сервис, но он оказался неким симбиозом бухгалтерского и финансового учета. Если быть честным, то полноценный сервис бухгалтерского учета нужен для ООО, а когда ты работаешь по УСН 6%, в нем нет необходимости! Один раз в квартал посчитал доходы, подал декларацию, сделал авансовые платежи и все. А финансовый учет отдельно в этом сервисе не был предусмотрен. Тогда в той же группе на Wildberries мне порекомендовали ПланФакт».

Внедрение сервиса проходило без сложностей, однако сама Татьяна признает, что функционал ПланФакта гораздо шире, чем используется в компании на данный момент:

«Единственная проблема при внедрении заключалась в отсутствии у меня финансового образования. Пришлось, например, параллельно вникать, что такое переменные и постоянные расходы. И я понимаю, что функционал сервиса позволяет учитывать многое из того, до чего у нас пока не дошли руки.

На данный момент мы добавили категории, расчетные статьи, по которым разбиваются доходы и расходы. Это позволяет видеть общую статистику. Завели в ПланФакт юаневые и рублевые счета, поэтому я могу теперь отслеживать помесячно, сколько было прибыли и затрат».

ПланФакт и в Китае ПланФакт. Результаты

По истечении трехмесячного срока использования сервиса, в компании решили оплатить сразу годовой период. Потому что результаты оказались ровно такими, как ожидалось.

1. ПланФакт на 80% экономит время, потраченное на финансовый учет.

«В Exсel все данные вносились вручную. Теперь у нас подключены интеграции, и на одном этом мы экономим время примерно в 8 раз».

2. Стали более прозрачные и понятные финансовые отношения с китайским партнером.

«Самый интересный результат нашей работы с ПланФактом в том, что в сервисе очень быстро разобрался наш китайский партнер. Он говорит и читает на русском, но Excel для него был совершенно не информативен, он не мог понять, куда и на что тратятся деньги. В ПланФакте он разобрался сразу и без проблем, теперь тоже отслеживает показатели. Это редкость, когда китаец может понять и принять логику российского интерфейса. Значит она создана действительно логичной и понятной

3. Разграничили права доступа к финансовой отчетности.

«Это важно, когда ты ведешь партнерский бизнес. В ПланФакте есть права для «посмотреть» и для «исправлять». У меня администраторские права, я могу вносить правки и быть уверенной, что мои цифры окончательные. В Excel нужно включать пароли, и это неудобно».

4. Увидели рентабельность и доходы-расходы отдельно по маркетплейсам.

«На Wildberries очень сложно все посчитать. Там можно понять свою прибыльность только по общему потоку денег. Сколько ты товара отгрузил, сколько на выходе получил – вот и вся информация. А товар периодически теряется, отбраковывается, есть какой-то процент возвратов. В ПланФакте я могу теперь отслеживать помесячно прибыль и расходы.

И увидеть рентабельность по февралю и марту 27% было очень приятно, но главное, это не требовало от меня никаких расчетов».

Лучше 40 раз по разу, чем однажды 40 раз. Советы в кризис

Самый главный совет, который Татьяна Коломиец во время экономической нестабильности дает предпринимателям, – не принимать поспешные решения и тщательно анализировать рынок.

«Когда резко повысился курс, многие испугались и стали менять деньги по курсу 20-30 рублей за юань. Мы решили переждать и не покупать по высокой цене. Сейчас стоимость юаня даже ниже, чем была до 24 февраля. Мы можем обменивать в юани деньги, которые заработали за последние два месяца, по более выгодному курсу. Поэтому наши потери будут минимальны».

Предпринимателям, торгующим с Китаем, Татьяна Коломиец рекомендует использовать железнодорожный транспорт для доставки:

«Сейчас самый оптимальный способ – отправлять товары железной дорогой напрямую из Китая в Москву, потому что не задействована третья сторона. Если отправлять морем, то в игру вступают иностранные перевозчики, бывают задержки. Есть еще не самые официальные пути, но ими лучше не пользоваться. Сроки доставки по железной дороге из Китая в Москву не самые быстрые – 30-40 дней, зато точно все доходит.

Что касается стоимости доставки, цены постоянно меняются и зависят от спроса. До 24 февраля цены были высокие, потом все ушли в затишье, и был период, когда цены на железнодорожные контейнеры сильно упали, так как не было заказчиков. Поезда уходили почти пустыми. Сейчас все снова начали работу, цена повышается».

Для тех, кто торгует на российских маркетплейсах, Татьяна Коломиец советует сейчас отправлять товар понемногу, но часто. Эта же рекомендация актуальна и для покупки товара за рубежом в условиях волатильности курса:

«Если на Wildberries или Озон товар заканчивается, это очень сказывается на выдаче в поиске, товар не видят покупатели. Поэтому лучше отправлять по чуть-чуть, но часто, чем сразу большой объем. Это же поможет нивелировать и колебания курса. Если закупать понемногу, можно снизить среднюю ставку и общие затраты. Если вы купили одну партию товара при цене за доллар 120 рублей, следующую при цене 100, а потом и за 70, то средняя цена будет ниже, чем если вы закупили сразу большую партию при долларе по 120 рублей».

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Три юрлица и порядок в финансах. Кейс Space Up

Сервис по аренде рабочих мест и виртуальных юридических адресов Space Up оказывает услуги виртуального офиса. Это нужно для регистрации бизнеса в едином госреестре, в котором должен быть указан юридический адрес компании. Как правило, он совпадает с пропиской учредителя либо с адресом арендуемого офиса. Но если это дистанционный бизнес, например, онлайн-школа, нерационально снимать офис в городе, гораздо удобнее арендовать виртуальный юридический адрес, на который будет приходить корреспонденция и через который будет осуществляться связь с предпринимателем.
Три юрлица и порядок в финансах. Кейс Space Up

Василий Мосиенко, руководитель и собственник Space Up. Фото: из архива компании

Также Space Up занимается предоставлением в аренду фактических рабочих мест — это коворкинг в Екатеринбурге.

  • В компании работает 20 человек.
  • Годовой оборот около 80 млн рублей.

Десять лет ничего не считал

Об особенностях работы компании рассказал руководитель и собственник Василий Мосиенко

«Направление по предоставлению виртуальных юридических адресов является главным, вокруг него все происходит. К нему добавляется приобретение и управление недвижимым имуществом, коворкинг. Есть также несколько партнерских программ с банками по регистрации юридических лиц, на отдельных юрлицах пункт доставки СДЭК по франшизе и магазин здорового питания.

Разобраться во всем этом сложно: по сути я имею три юридических лица, есть еще карты физлиц, с которых тоже производятся расчеты»

Единого учета всех финансов бизнеса не было. По словам самого Василия Мосиенко, бухгалтерия велась отдельно на каждом юрлице, интеграции данных не происходило.

Видел, что зарабатываю, только по растущей цифре на личном счете

В основе работы компании была примерная бизнес-модель, которая изначально строилась в расчете на прибыль:

«По этой бизнес-модели я и действовал. Но конкретики не было: ни прибыли помесячно, ни расходов, никакого четкого планирования. Рассуждал так: я единственный владелец бизнеса, собственник, поэтому все деньги, которые пришли ко мне на счет — мои. И исходя из этого действовал: вижу, что какие-то деньги на счете накопились, знаю, что у меня нет долгов, купил еще недвижимость»

Иногда в компании делался некий срез данных через 1С. Раз в полгода бухгалтер делала отчет о прибылях и убытках, баланс, некоторое подобие ДДС.

«Но меня это не устраивало. Все равно это была бухгалтерская отчетность, а не управленческая. Она показывала, сколько имущества на балансе, сколько мы заплатили налогов, но ясной картины развития бизнеса это не давало, ничего нельзя было посмотреть в моменте»

Василий Мосиенко понимал, что нужно вести финансовый учет, но не знал о существовании специальных сервисов и не был готов тратить на учет деньги.

«Потом познакомился с Натальей Самусенко, которая посоветовала ПланФакт. Я скептически отнесся к совету: спросил, почему именно этот сервис, и нельзя ли попробовать другие. Мы действительно проанализировали схожие сервисы, и я на своем опыте пришел к выводу, что ПланФакт подходит мне оптимально»

Рассказывает финансовый эксперт Наталья Самусенко, которая помогала Василия Мосиенко с внедрением ПланФакта и продолжает выступать в качестве финансового эксперта в компании:

«Основной запрос был — навести порядок в цифрах. Не было понятно, сколько можно выводить из бизнеса, достаточно ли средств для расширения, на какие рычаги давить, чтобы увеличить прибыль. Так как у Василия несколько бизнесов и каждый индивидуален, необходимо было сначала выстроить структуру по каждому из них.

Проектов в одном бизнесе более 50. По каждому из них нужна динамика и ключевые показатели. Одна из главных задач была отделить деньги бизнеса от личных средств. Но благодаря разделению мы увидели, что 80% из выведенных из бизнеса средств вновь возвращается в бизнес.

Так как обороты большие, невозможно было спрогнозировать и поставить перед командой четкие задачи. Теперь с помощью отчетов и визуальных показателей в ПланФакте Василию легко управлять бизнесом»

Результаты

1. Систематизировали расходы и сэкономили на налогах. Было много расходов бизнеса с личной карты: приобреталась коммерческая недвижимость, оборудование, мебель для коворкинга. При систематизации этих расходов удалось сэкономить на налогах.

«Покупаю недвижимость за 600 тысяч рублей с личной карты. У меня система налогообложения «доходы минус расходы», то есть я могу сокращать налогооблагаемую базу на расходную часть. Коммерческую покупку с карты бухгалтер не видит. Когда мы систематизировали расходы, удалось уменьшить налоги за счет этих расходов на 7%. То есть на 42 тысячи рублей. Это только один пример, а с личной карты я покупал и мебель, и оборудование. То есть общая экономия была гораздо больше. Если бы не ПланФакт, это так и не было бы учтено»

2. Платежный календарь помог прогнозировать приток денег.

«В этом году был близок к кассовому разрыву, но платежный календарь показал, когда и какие суммы придут, помог успокоиться и понять, что кассового разрыва не наступит. Уже в тот момент я понял ценность ПланФакта»

3. Закрыли один убыточный проект по субаренде помещений.

4. Увидели финансовое состояние компании, соотношение пассивов и активов.

«ПланФакт показал полную картину по имуществу: сколько у меня активов и пассивов. Оказалось, что у моей компании очень высокая финансовая устойчивость, активы существенно превышают пассивы»

5. Отделили деньги бизнеса от личных средств.

«С помощью ПланФакта удалось увидеть, сколько я трачу на личные нужды и сколько реинвестирую обратно в бизнес. Когда увидел, сколько потратил в 2021 году, понял, что слишком много себе позволяю. Я чувствовал это, понимал, что такого прироста, который был до 2021 года, нет. Но не понимал почему. Оказалось, что я слишком много вывожу на себя. Решил, что определю себе процентовку и буду меньше тратить на личные нужды, чтобы обеспечить бизнесу нужный рост»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Финансовый учет как антикризисная мера. Кейс AVE BURO

Компания AVE BURO занимается комплексной застройкой массовых мероприятий для организации розничной торговли, питания и развлечений в Москве.
Финансовый учет как антикризисная мера. Кейс AVE BURO

Яна Шатунова, операционный директор AVE BURO. Фото: из архива компании

Это быстровозводимая застройка, которая позволяет разместить инфраструктуру для мероприятия: маркеты, фудкорты, лектории. У компании есть парк деревянного оборудования, из которого можно собрать застройку для любого мероприятия. Так, например, в 2019 году компания участвовала в застройке Пикника «Афиши».

  • В штате компании 5 человек. Монтажные бригады привлекаются к работе непосредственно на проектах в зависимости от объема застройки.
  • Годовой оборот 23 млн рублей.

Авгиевы конюшни в Excel

Финансовый учет в компании велся в Excel. В 2019 году компания AVE BURO приняла участие в 80 городских мероприятиях, такое количество проектов вызывало сложности с учетом. Рассказывает операционный директор компании Яна Шатунова:

«Это были настоящие авгиевы конюшни, в которых невозможно было что-то найти. Допустим, к нам приходит постоянный клиент и просит смету на проект. Мне нужно посмотреть, как мы им считали смету год назад. Для этого нужно зайти в рабочий компьютер, найти папку этого клиента, найти договор, а еще лучше скан, чтобы убедиться, что это финальная версия. Это занимало кучу времени. Сейчас в ПланФакте, к слову, это ровно два нажатия кнопки»

Время относительного затишья в работе — 2020 и 2021 год, когда много мероприятий отменилось из-за пандемии, в компании решили использовать для наведения порядка.

«Я сделала гигантский отчет за два года работы, делала его 2 месяца, собирала и высчитывала вручную. Это была титаническая работа. На презентации руководитель компании говорит: «Есть же такой сервис, который помогает это все делать быстрее и проще». Так я узнала про ПланФакт и про то, что результаты двухмесячной работы можно было получить почти автоматически»

Три глобальные ошибки

Предложение автоматизировать управленческий учет в ПланФакте Яна восприняла с большим энтузиазмом.

«Начала вносить данные в ПланФакт. Казалось, что я все делаю неплохо и интуитивно правильно, но на деле вылезли гигантские минусы и неправильные остатки, которых, как я помню, точно не было. Я вообще не обратила внимания на раздел «расходные статьи». Все расходы создала отдельными проектами. В общем, пришлось все сносить и начинать работу с консультантом с чистого листа»

Компания AVE BURO воспользовалась услугами консультанта, который обучает ведению учета в ПланФакте. В процессе работы с консультантом Яна Шатунова увидела три глобальные ошибки, из-за которых ей не удалось настроить работу сервиса самостоятельно:

«Первая глобальная ошибка — пренебрежение всеми справочными материалами. Я приступила к внесению данных, не изучив функционал. Конечно, стоило прочитать справочник перед началом работы, но мне показалось, что я разберусь интуитивно.
Вторая ошибка — не воспользовалась автоматизацией. Решила, что если загружу выписку сразу за долгий период, я утону в куче операций. Поэтому открывала свои записи и две недели вручную сверяла несколько экселевских таблиц, после этого вручную вносила данные. Оказалось, что гораздо проще загрузить выписку целиком и потом уже раскладывать по полочкам.
Третья ошибка — вольное обращение с данными. Я удаляла банковские операции. Мне казалось, что от этого ничего страшного не произойдет. Оказалось, что таким образом все удаляется безвозвратно и так делать нельзя. Из-за этого в итоговых отчетах появлялись финансовые ошибки»

Работа с консультантом как путешествие в прошлое

Работа с финансовым консультантом Анжеликой Поляковой шла два месяца. За это время удалось выстроить с нуля структуру понимания функционала сервиса и внести в ПланФакт все данные за три года работы компании:

«Эту работу я называю «путешествие в прошлое». Она была сложной. Заканчивая, я не раз говорила: «Анжелика, я не представляю, как я буду работать без вас!» Но консультант уверяет, что когда начнется обычная работа, органическое наполнение данными, все будет идти ровно и без проблем. Страх не справиться и сложности возникают на этапе настройки сервиса, когда приходится работать с большими массивами данных из прошлого. А наше прошлое, честно сказать, местами туманно: когда в 2019 году у меня было три монтажа одновременно, мне было не до корректного и своевременного внесения данных в таблицы.
Теперь я понимаю, что если окажусь в такой же плотности выполняемых одновременно проектов, у меня есть инструменты, которые помогут не потерять цифры. Например, телеграм-бот, в который позволяет вносить все расходы в режиме реального времени»

200 тысяч — цена плохого планирования

После внесения всех данных в ПланФакт и корректного их разнесения по статьям стали очевидны важные обстоятельства.

«Так, например, мы увидели в объективных цифрах, что плохо спланированные проекты обошлись нам значительно дороже тщательно продуманных. Цифры отлично продемонстрировали нашему техническому директору, что плохо спланированный монтаж стоил 500 тысяч рублей, а подобный, но проработанный — 300 тысяч. Все наши проекты — это небольшие стройки, которые длятся сутки. Максимально важно правильно составить тайминг, вывести оптимальное количество людей для монтажа и их качественно контролировать. Когда правильной настройки не происходит: пренебрегают таймингом, допускают простои машин и законченные смены, в которых не выполнена запланированная работа, — все это делает проект намного дороже. Я раньше едва ли не дралась с техническим директором, настаивая на четком тайминге. А когда показала это в абсолютных цифрах из ПланФакта, он моментально стал адептом четкого тайминга. То есть один раз показанные цифры сработали лучше, чем три года моих уверений»

Работа в кризис

Городские мероприятия в Москве еще не начались. Кто-то решает финансовые вопросы, кто-то — морально-этические: уместно ли сейчас вообще проводить какие-то мероприятия и праздники. Компания AVE BURO в ожидании, пока непонятно, каким будет предстоящий сезон.

«Фраза «такого не может быть» недавно совсем потеряла свою актуальность. Теперь мы можем и должны допускать все. Пока не рассматриваем вариант перепрофилирования, потому что очень любим нашу работу. Но в принципе такая возможность у нас есть, потому что, по сути, у нас деревянное производство, есть мощности, которые помогут перепрофилироваться: склад, оборудование.
Что мы будем делать точно — максимально детально планировать, просчитывать до копеек те проекты, которые будут, чтобы из них выносить максимум выгоды. ПланФакт станет для нас главным антикризисным инструментом, который позволит вынести максимум прибыли из проектов, сколько бы их ни было»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как преодолеть кризис и поднять рентабельность до 32%. Кейс «Студии 34web»

«Студия 34web» создает и внедряет digital‑решения для бизнеса: сайты, интернет-сервисы, сервисы интеграций. Компания базируется в Волгограде, имеет филиал в Москве и работает по всей России.
Как преодолеть кризис и поднять рентабельность до 32%. Кейс «Студии 34web»

Евгений Лоскутов, директор «Студия 34web». Фото: из архива компании

В штате компании 15 человек.

Ежемесячный оборот – 2 млн рублей.

Понимал, что все ок, но подтвердить цифрами не мог

«Студия 34web» работает с 2010 года, и первые 11 лет, по признанию руководителя Евгения Лоскутова, финансовый учет в ней практически не велся:

«11 лет, можно сказать, я не считал деньги: есть на счетах — и хорошо. А откуда они, наши они или не наши, могу ли я брать оттуда дивиденды — ничего этого я не знал, не было деления по статьям, никакого планирования. Где-то в глубине души понимал, что вроде все ок, но подтвердить это цифрами не мог.
Раньше в порядке вещей могли быть ситуации, когда мы получали предоплату и начинали закрывать ею какие-то текущие дыры. Хотя, по идее, это еще не наши деньги»

Необходимость не только разрабатывать сайты, но и руководить компанией, привела Евгения Лоскутова к мысли, что нужно самому разобраться в финансах и их учете:

«По образованию я технарь, у меня не было никакого понимания, что такое баланс, дебет, кредит. Но будучи техническим специалистом, мне приходится руководить компанией. Я понял, что мне нужно разобраться в финансах, понять, как их считать, на какие показатели обращать внимание, чтобы знать, что компания действительно живет, а не проедает бюджеты предоплат»

Предприниматель пытался получить финансовое образование в многочисленных центрах поддержки бизнеса, но, по его словам, там в основном была лишь «теория и вода».

Важно разобраться самому

Основную информацию о финансах Евгений узнал от своего приятеля, который внедрял у себя в компании автоматизированный управленческий учет.

«Я спросил у него: «А как ты вообще деньги считаешь?» Он мне рассказал, что такое баланс, движение денежных средств, отчет о прибылях и убытках»

Евгению стало очевидно, что невозможно понимать, куда движется и как развивается компания, если не иметь перед глазами хорошей структуры управленческого учета.

О ПланФакте руководитель «Студии 34web» узнал в банке, услугами которого пользуется компания. Зарегистрировался в сервисе и попробовал вести учет.

«Важно было самому разобраться, как все работает, а не нанимать финансового директора на аутсорсе. У нас проектный бизнес, и у него своя специфика, которую нужно учитывать. Если сам проектный процесс завязан на большое количество статей расходов или на большое количество отделов или исполнителей, очень сложно разложить сделку на составляющие расходы, чтобы понять, насколько она прибыльна, в каком месте «узкое горлышко» у нашей компании, чтобы, например, впредь не брать такие проекты или брать, но делать максимально эффективно»

Не ведет управленческий учет только «слишком богатый человек»

В октябре 2021 года в компании «Студии 34web» внедрили управленческий учет на базе ПланФакта, внесли все данные, начиная с августа, и увидели, что находятся в минусе. К концу года постепенно компания вышла в плюс и показала рентабельность чистой прибыли 3,5%, даже с учетом выплаченных дивидендов и премий.

«Для нашей сферы бизнеса и для нашего оборота это мало, но тем не менее, во-первых, мы вышли из минуса, а во-вторых, главная радость: я понял, как это считается! Взял под контроль»

Январь 2022 года показал рентабельность чистой прибыли 24%. Для января, по мнению руководителя, 24% — это хороший показатель. В феврале цифры достигли 30-32%.

Работа с сервисом в компании происходит так: всеми транзакциями, движением денег занимается бухгалтер. Большая часть платежей приходят на расчетный счет, благодаря интеграции с банком, они учитываются автоматически.

«Я анализирую данные в ПланФакте каждый день. Он открыт на вкладке постоянно. Важные управленческие решения я принимаю, как правило, после 15 числа месяца, когда большая часть дебиторки закрыта»

Планы и результаты

ПланФакт помог Евгению Лоскутову:

  • поднять рентабельность до 32% и выйти из минуса;
  • увидеть, насколько каждый из отделов прибылен;
  • оценить, кто сколько приносит денег ежемесячно;
  • в третьем квартале 2021 года были выявлены критические показатели, а первый квартал этого года показал, что компания прибыльна, что прибыль соответствует финмодели, все развивается ровно, без скачков;
  • сейчас ПланФакт помог увидеть, что в марте нет никаких резких снижений. То есть компания работает стабильно.

В ближайшем будущем «Студии 34web» планирует изменить маркетинговую стратегию:

«Наша стратегия такова: берем самые успешные кейсы, работы с крупными компаниями, выстраиваем статейный маркетинг. И ищем не мелких клиентов, которые сегодня есть, а завтра нет, ищем крупных заказчиков, которые с большой долей вероятности переживут этот кризис.
Ну и план «В» конечно есть: снижение расходов за счет офиса, плюшек и кофе, но ни в коем случае не за счет зарплаты сотрудников. Каждую неделю проводим собрания, я выслушиваю предложения наших сотрудников, строим стратегию.
Не следить за финансовыми показателями и не вести управленческий учет сейчас может себе позволить только слишком богатый человек»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как поднять выручку в четыре раза. Кейс Ugodnov и Salampi

Компании Ugodnov и Salampi занимаются производством и продажей столярных изделий и одежды на маркетплейсах Wildberries и Озон. Компании находятся в Чебоксарах. У них один генеральный директор – Владислав Угоднов. Он и рассказал блогу ПланФакт о том, как ему удалось упорядочить бизнес и как он планирует работать в надвигающийся кризис.
Как поднять выручку в четыре раза. Кейс Ugodnov и Salampi

Владислав Угоднов. Фото: из архива компании

В штате компаний 20 человек. Годовой оборот – 9,5 млн. рублей.

Непонятно, сколько вложили, сколько заработали

Первые полтора года работы учет в компаниях велся в Excel. Таблицы множились, информация путалась, данные теряли актуальность. Владислав Угоднов рассказывает, как обстояли дела в компании:

«Наверное, и в Excel можно настроить PNL, ДДС и баланс, чтобы видеть картину развития бизнеса, но нам не удалось это сделать самим и найти специалиста. Через полтора года работы мы не понимали, сколько денег было вложено в развитие, сколько мы зарабатываем, какая прибыль и сколько можно в месяц вывести дивидендов»

Решение об автоматизации управленческого учета было принято окончательно, когда Владислав узнал, что есть специалисты, которые помогут с внедрением и настройкой.

«По сути, мы воспринимали ПланФакт как аналог Excel, но с экспертной поддержкой. В процессе работы с Натальей Самусенко стало очевидно, что функционал и возможности ПланФакта не идут ни в какое сравнение с Excel»

Наталья Самусенко, партнер ПланФакта, выступает в качестве эксперта и финансового аналитика в компании.

Записали активы в расходы

Основную работу по добавлению в ПланФакт данных за полтора года Владислав Угоднов проделал самостоятельно. Появилась база, на основе которой сервис мог работать, и конкретные цифры:

«Мы видели прибыли-убытки, стало понятно, когда они происходят и почему. Но мы не умели считать амортизацию, активы и баланс. Все это ошибочно занесли в расходы, поэтому не видели настоящей прибыли и не знали, какой баланс на самом деле»

На этом этапе в работу включилась Наталья Самусенко. Она правильно распределила все по статьям и предоставила руководству максимально конкретную картину по всем направлениям.

«Работа настроена так: все данные или подтягиваются автоматически или их вносят сотрудники. А планерка с Натальей проходит 2 раза в месяц. Она поясняет и комментирует важные данные и изменения, мы принимаем стратегические решения.
Кроме того, Наталья в постоянном режиме работает со складскими запасами, контролирует их объемы на маркетплейсах»

Результаты

1. За время работы в ПланФакте, благодаря вовремя принятым решениям, выручка выросла в 4 раза.

2. Удалось разграничить направления, выделить столярный бизнес как отдельный, проанализировать его и увидеть, что он наиболее прибыльный.

«Приняли решение прибыль столярного бизнеса вкладывать в это же направление, что позволило максимально развивать столярный бизнес»

3. ПланФакт позволил ускорить рост бизнеса и уменьшить количество неизбежных ошибок:

«Не закупили лишнее оборудование, можем следить за наличием складских остатков и прогнозируем выручку на следующий месяц, исходя из этого»

4. В конце каждого месяца генеральный директор видит чистую прибыль и решает, какие дивиденды может выплатить.

5. Благодаря ПланФакту удалось привлечь 1 млн инвестиций. Сервис помог увидеть момент, когда инвестиционные вложения будут наиболее оправданы и эффективны.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Как отказаться от ненужной рекламы и сэкономить 600 тысяч рублей. Кейс «Чудо-дерево»

Фабрика «Чудо-дерево» с 2016 года работает в Удмуртии. Первые два года компания занималась только розничной торговлей строительными материалами, в основном древесиной. В 2018 году открыли собственное производство изделий из дерева. В 2020 году стала расти торговая сеть: открылся новый магазин в другом регионе — в Башкирии.
Как отказаться от ненужной рекламы и сэкономить 600 тысяч рублей. Кейс «Чудо-дерево»

Максим Абызов. Фото: из архива компании

Деревянные стеллажи, этажерки, полки, вешалки и прочие изделия, которые производит компания «Чудо-дерево», продаются только через маркетплейсы: Ozon и Wildberries. А в собственных розничных магазинах по-прежнему реализуются только строительные материалы.

  • В штате компании 10 человек

Автоматизация, которая все усложняет

В компании два собственника, и при любом уровне доверия контроль за финансами необходим. Когда нужно было вести учет только розничной торговли строительными материалами, проблем не было. Когда добавилось производство, с учетом стало сложнее.

Как компания ведет финансовый учет по двум направлениям и с какими трудностями сталкивается, рассказал ее генеральный директор Максим Абызов.

«Рост от торговли к производству стал определяющим моментом в вопросе автоматизации учета. В производстве совсем другие нюансы, в ручном режиме вести учет сложно. Решили внедрить автоматизацию и начали работу в Cash Organizer»

Через некоторое время стало понятно, что такая автоматизация все только усложняет:

«В Cash Organizer нам не хватало интеграции, дублировались платежи, приходилось все контролировать и проверять, было много ручной работы. Алгоритм был такой: каждый магазин вел свою таблицу в Excel, потом нужно было максимально аккуратно все переносить в Cash Organizer и еще там тысячу раз проверять»

1С и ПланФакт. Сложности внедрения

Генеральный директор решил искать другой сервис автоматизации финансового учета. Первой ссылкой в поиске Яндекса выпал ПланФакт, с ним в компании и начали работать. С функционалом и интерфейсом в ПланФакте все было понятно сразу, а вот настройка шла непросто, потому что нюансы в каждой компании свои и учесть их в универсальном сервисе по умолчанию невозможно.

«Есть складские остатки товаров, их учет и в рознице и в производстве мы ведем в 1С. Сложность была в том, чтобы интегрировать 1С и ПланФакт. Нужно было, чтоб сумма себестоимости товаров на складах сходилась в 1С и ПланФакте. Но 1С настолько тяжелая и несовершенная, что нам пока так и не удалось ее победить и добиться верных цифр. Из-за расхождений в 1С и в ПланФакте нам все равно приходилось в конце месяца вручную подбивать данные.

Теперь мы смотрим в 1С, сколько на складах лежит товара и сколько это в деньгах. Не пытаемся объединить эту информацию с ПланФактом. Было бы круто, если б удалось все вести в одной программе, но пока это невозможно»

Результаты

1. Управленческий учет на базе ПланФакта в компании ведется в течение года. За это время удалось наладить планирование и сэкономить 600 тысяч рублей на нецелесообразной рекламе.

«По производству мы четко видим, какие расходы можно сократить. Например, реклама. На нее закладывалось по 50 тысяч в месяц, но мы ею перестали пользоваться, потому что полностью перешли на реализацию через марктеплейсы. А поскольку рекламой занимаются сами площадки, и это входит в стоимость, наши 50 тысяч в месяц, заложенные в план, расходовались бы максимально нерационально. Если бы не ПланФакт, велика вероятность, что мы бы не сократили эти расходы, а продолжали бы тратить по инерции. Теперь экономим 600 тысяч в год»

2. Благодаря автоматизации и телеграм-боту, в компании существенно сократилось время на ведение финансового учета.

«Магазины ведут Excel-таблицы, заполняют их, чтобы к концу дня дебет сходился с кредитом. Эти данные через телеграм-бот сотрудники заносят в ПланФакт. И это бешено экономит время! Даже страшно представить, сколько бы его требовалось, если бы не ПланФакт и телеграм-бот»

3. ПланФакт позволяет оперативно реагировать на изменения на рынке и экономить.

«Когда на рынке возникли проблемы с сырьем, мы смогли в режиме реального времени все проанализировать и принять верные решения, не дожидаясь серьезных последствий для бизнеса. Сократили штат, перевели некоторых сотрудников на сдельную форму оплаты, тем самым уменьшили расходы. 210 тысяч рублей мы сэкономили на расходах на производстве в январе»

4. ПланФакт помог обнаружить более маржинальное направление и сделать на него упор.

«Запланировали в этом году делать упор на производство и больше в него вкладывать, потому что четко видим, что оно высокомаржинальное. По всему 2021 году видно, что производство для нас более выгодно, но оборот там пока небольшой, поэтому прибыль тоже небольшая. Решили вкладываться в эту сферу и активно ее развивать»

За год работы с ПланФактом компании «Чудо-дерево» удалось сэкономить, принять важные стратегические решения по развитию бизнеса и сократить время на финансовый учет. По словам генерального директора, эти результаты полностью соответствуют его ожиданиям от сервиса.

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

Кейс внедрения Forecast NOW! в сети магазинов электроники ЖЖУК

Как улучшить показатели эффективности управления запасами в условиях непредсказуемого спроса.
Кейс внедрения Forecast NOW! в сети магазинов электроники ЖЖУК

Кейс внедрения Forecast NOW! в сети магазинов электроники ЖЖУК. Фото: из архива компании

“Пока я не видел другой системы управления запасами, которая подходила бы для редкого спроса, лучше, чем Forecast NOW! Главная ценность программы для нас - это вероятностное прогнозирование.” - Владимир Бондарев, руководитель отдела управления товарными запасами розничной сети ЖЖУК

О компании

ЖУК - национальная сеть магазинов бытовой техники, электроники и гаджетов, лидер отрасли по количеству торговых точек в Украине. Компания работает уже более 10 лет. Сейчас сеть насчитывает более 550 магазинов в 23 областях Украины с ассортиментом более 5000 SKU

Специфика управления запасами

На рынке электроники и бытовой техники взаимодействие розничной сети с поставщиком и вендором сильно отличается от рынка продуктов и товаров народного потребления. Рынком управляют бренды: они пользуются покупательской лояльностью и определяют маркетинговую политику и за счет этого занимают более сильную позицию на переговорах. 

Ассортиментные матрицы управляются так называемыми price point. Каждому price point могут соответствовать несколько товарных позиций. Например, смартфон Samsung Galaxy A32 может комплектоваться 64Гб встроенной памяти или 128Гб встроенной памяти. В торговых точках для этой товарной позиции предусмотрено одно посадочное место. Управление товарными запасами при этом осуществляется агрегированно, на уровне посадочного места. В этом случае, не имеет разницы, какая из моделей в наличии в местах хранения и реализации.

У поставщиков и импортеров техники часто имеет место товарный дефицит. И каждый раз делая заказ, до конца не известно, какая из моделей одного посадочного места будет доступна к заказу у поставщика. Без интеграции с информационными системами поставщиков полностью автоматизировать эту часть процесса практически невозможно.

Доля презентационного запаса в магазинах сети составляет более 50%. При этом ассортиментная матрица постоянно расширяется или сужается в зависимости от сезонности или других факторов.

Предпосылки внедрения

Перед новым руководителем отдела управления товарными запасами была поставлена задача от топ-менеджмента компании - реструктуризация функции управления товарными запасами. Она была связана с тем, что топ-менеджмент не устраивали текущие показатели эффективности управления запасами, а именно: низкая оборачиваемость товара, низкий уровень доступности товара на полке, высокий объем инвестиций в товарные запасы и высокая доля нематрицы в товарных запасах. 

Чтобы решить эти задачи нужно было пересмотреть работу отдела управления товарными запасами и разработать более эффективную систему (в широком смысле этого слова). Для повышения точности управления запасами, решено было внедрить специализированную информационную систему управления запасами. До этого все заказы поставщикам, заказы на пополнение торговых точек, а также заказы на возврат товара из ТТ на РЦ рассчитывались вручную, через Excel. 

Выбор системы

Досье на куратора внедрения: “Владимир Бонадарев - руководитель отдела управления товарными запасами. До работы в компании ЖЖУК имел успешный опыт оптимизации товарных запасов в ведущих розничных сетях Украины - АТБ Маркет, COMFY, VARUS. За время своей работы в отрасли имел опыт работы с системами автоматизированного заказа различного типа: от работающих на основании буферов, до систем построенных на основании статистических методов прогнозирования.

“Мы проанализировали рынок и оценили доступные для нас решения. Всего рассматривали 4 варианта. Свой выбор мы остановили на Forecast NOW! по двум причинам. 
1. Вероятностное прогнозирование. Спрос на наши товары спорадический и имеет низкую степень предсказуемости. Большинство моделей прогнозирования, которые используются в других доступных для нас решениях - это как правило статистические модели, основанные на кореляционно-регрессионных или экстраполяционных методах. Но наши продажи - это не кривая, которая движется в соответствие с определенными закономерностями и зависимостями, это скорее набор пиков от 0 до 1, иногда 2-3 за цикл заказа. Рассеивание от среднего значения, а также средняя ошибка прогноза в этом случае очень существенны и не позволяют эффективно формировать товарный запас. Ранее мне приходилось сталкиваться со случаями, когда системы с классическими методами прогнозирования применяли для управления товарами, имеющими непредсказуемый и крайне низкий (в абсолютном значении) спрос. К сожалению, в этих случаях так и не удалось добиться ожидаемого результата. Вероятностное прогнозирование, по моему мнению, наилучшим образом подходит для товаров с подобной моделью спроса.
2. Гибкие настройки системы. Большое количество параметров позволяет настроить систему нужным образом и это повышает эффективность управления запасами в конечном счете."

Владимир Бонадарев, руководитель отдела управления товарными запасами

Внедрение и начало использования

Начало эксплуатации системы пришлось на начало марта 2020 года. Настройкой программы в компании занимались 2 человека - куратор проекта и аналитик. 

Управление запасами в компании разделено на 3 отдельных процесса: пополнение торговых точек с РЦ, заказы поставщикам и возврат из торговых точек на РЦ из-за возникновения так называемых “перекосов” и сужения ассортиментной матрицы.

На то, чтобы отстроить процесс пополнения торговых точек с РЦ с помощью Forecast NOW! ушло около полутора месяцев с начала внедрения, без учета времени на интеграцию с ERP. В рамках работ была проведена загрузка истории, настройка параметров системы и тестирование. 

Около 2-х месяцев заняла отстройка процесса возврата товаров с торговых точек на РЦ, чтобы полностью автоматизировать эти процессы. 

Около недели ушло на настройку заказов поставщикам на РЦ. Еще неделя ушла на то, чтобы корректно настроить параметры. В Forecast NOW! автоматически рассчитывается потребность в товарах, формируется заказ. Далее заказ уходит поставщикам и после чего по наличию позиций у поставщиков в ручном режиме согласовывается с менеджерами. Часто товарные позиции могут отличаются между собой незначительно (по цвету, объем памяти и т.п.), но фактически являются одним price point. Чтобы корректно учитывать запасы таких товаров, по словам Владимира Бондарева, сильно помогает функционал управления товарами аналогами, реализованный в программе. 

Каждое утро ответственным специалистам приходит уведомления на почту о том, какое количество каких товаров сформировано и в какие торговые точки будет отправлено. Расчет потребности и создание заказов на пополнение ТТ и возврат на РЦ происходит полностью в автоматическом режиме, без дополнительного контроля менеджеров.

Магазин сети ЖЖУК

Результаты

  • На 11% снизился общий товарный запас
  • На 6% выросла доступность товаров в торговых точках.
  • На 10 % повысилась оборачиваемость.
  • Высвобождено более 10 человеко часов ежедневно. К 8 утра у менеджеров в офисе и на РЦ уже есть сформированные заказы для отгрузки по торговым точки. Раньше до 11 утра менеджеры только рассчитывали распределение товаров. Это в том числе позволило оптимизировать процессы на РЦ и повысить его пропускную способность.
  • К сожалению, запуск системы пришелся на момент всемирного локдауна, связанного с пандемией covid19, из-за чего достигнутые результаты потеряли свою релевантность, в связи с естественным падением спроса.
“Для нас самая главная ценность ForecastNOW! - это вероятностное прогнозирование, поскольку оно позволяет работать со спорадическим, непредсказуемым спросом. Второе - очень гибкие настройки системы, которые позволяют добиваться эффективности для разных SKU. Третье - качественная техподдержка. Возникающие проблемы решаются оперативно и качественно, на все запросы мы получаем исчерпывающие ответы и решения. Для нас это очень ценно. Четверное - система может проводить балансировку в разных направлениях. Не только пополнять магазины, но и делать возвраты на РЦ, а также, при необходимости, делать прямую балансировку между магазинами” - Владимир Бондарев.

Упомянутый сервис

Forecast NOW! Система управления запасами и прогнозирования спроса. Решает проблемы дефицита и излишков на складах. Для расчета товарного запаса используется алгоритмы вероятностного прогнозирования.
Система управления запасами и прогнозирования спроса. Решает проблемы дефицита и излишков на складах. Для расчета товарного запаса используется алгоритмы вероятностного прогнозирования.

Как компании вырасти до четырех филиалов. Кейс Demokrat

Demokrat — сеть стоматологических клиник в Иркутске с полным спектром услуг для взрослых и детей: терапия, ортодонтия, хирургия, ортопедия, пародонтология и имплантология.
Как компании вырасти до четырех филиалов. Кейс Demokrat

Сергей Матюшенко. Фото: из архива компании

Важная отличительная особенность клиник Demokrat — практика комплексных договоров на лечение. Если после диагностики выясняется, что пациенту нужно комплексное лечение, заключается договор с фиксированной стоимостью и возможностью рассрочки. В отличие от привычной работы стоматологии, когда пациент платит за оказанную услугу сразу после ее получения, финансовый учет в сети Demokrat осложняется пред- и постоплатами и длительными проектами.

  • В компании работает 40 сотрудников.
  • Оборот компании — 4 млн руб. в месяц.

Первый филиал «открывали» в Excel

Первоначально весь финансовый учет компании велся в Excel. В нем не получалось разграничить статьи расходов, грамотно разделить на проекты.

Сергей Матюшенко, руководитель стоматологических клиник Demokrat, рассказывает о проблемах с ведением финансового учета:

«Впервые мысль о том, что Excel нужно на что-то менять, пришла нам при подготовке к открытию первого филиала клиники. Все инвестиции для его открытия мы вели в Excel. Было много путаницы и сложностей планирования. Это и стало отправной точкой к решению автоматизировать финансовый учет и найти сервис»

Excel — база данных для ПланФакта

Сперва руководство компании планировало доработать под нужды финансового учета 1С. Этой программой пользовались раньше, ее модернизация казалась проще, чем поиск и внедрение отдельного сервиса. Но оказалось, что 1С еще более громоздкая и сложная, чем Excel, и решает совсем другие задачи.

Начался поиск онлайн-сервиса. Взяли несколько самых популярных для тестирования, но довольно быстро остановились на ПланФакте.

«Большое облегчение мы почувствовали сразу — ПланФакт автоматически выгружает информацию со счета, не нужно заносить все вручную, как в Excel. Теперь мы вручную заносим только наличку, но это небольшой процент от всего.

По опыту работы в Excel могу сказать, что у него есть один большой плюс: есть откуда взять информацию для загрузки в ПланФакт»

Результаты

1. Контролируемый рост

За время работы в ПланФакте стоматология Demokrat выросла до четырех полноценных филиалов и проектов, включая техническую лабораторию. Первый филиал был открыт, когда финансовый учет велся в Excel. Остальные планировались и открывались с опорой на ПланФакт, поэтому руководству есть, с чем сравнивать.

«Мы бы все равно росли, независимо от того, как велся финансовый учет. Но без ПланФакта мы бы росли вслепую, не зная, можем ли себе позволить расширяться сейчас или лучше подождать.

Открывая новую клинику, мы все затраты вносим в ПланФакт, видим, сколько потратили, четко понимаем, когда можем себе позволить открытие нового филиала, а когда нет»

2. Экономия времени в 4-5 раз

«Время экономится настолько, что раньше на ведение учета по одному проекту его требовалось больше, чем сейчас на четыре»

3. Максимальная прозрачность вложений и трат

«Это главное, ради чего мы используем ПланФакт. Новые направления мы открываем совместно с партнером. Вложения 50 на 50. У нас есть определенный уровень доверия, но нам предельно важно, что в ПланФакте четко видно, сколько чьих денег потрачено на новый проект»

4. ПланФакт стоит дешевле, чем работа финансиста в штате

«Если взять сотрудника с условной зарплатой 70 тысяч и поручить ему вносить данные в Excel, он тратил бы на это, как минимум, 20 % своего рабочего времени. То есть 14 тысяч в месяц уходило бы на ведение учета в Excel, а то и больше, учитывая человеческий фактор. А это в два раза дороже, чем стоимость максимального тарифа ПланФакта с приоритетной поддержкой и без ограничений по счетам и количеству пользователей. Конечно, для работы с ПланФактом тоже нужны некоторые усилия сотрудника, сервис не будет работать сам, но эти усилия даже нельзя сравнивать»

Упомянутый сервис

ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать