Примеры использования сервисов в бизнесе

Как самостоятельно внедрить систему управленческого учета: кейс литературного портала. Фото: из архива компании

В новом кейсе рассказываем, как литературному порталу «Литнет» удалось самостоятельно внедрить «Финансист», минимизировать влияние Excel и автоматизировать процесс согласования платежей так, чтобы задача решалась одной кнопкой. 

Что такое «Литнет»?

«Литнет» — литературный портал, на котором можно читать, скачивать и покупать книги, а популярные авторы и молодые писатели могут публиковать свои произведения. 

Что происходило в компании? 

До внедрения «Финансиста» ключевую роль в управленческой отчётности «Литнета» играл Excel. Финансовому директору приходилось тратить большую часть рабочего времени на рутинные операции и обработку большого массива данных. 

Кроме того, в компании был сложный процесс согласования платежей. Заявки на оплату создавались с разных рабочих станций и велись в Google Таблицах. Большое количество заявок приводило к сложностям отслеживания их текущего статуса. Специалисты, которые участвуют в процессе согласования, испытывали трудности в поиске нужных строк и необходимой информации, а в казначействе были вынуждены постоянно следить за изменениями в таблице для получения информации о согласованных заявках.

Процесс был неудобен для всех участников, что замедляло бизнес-процессы и могло привести к просрочке оплаты по счетам. 

О требованиях

«Литнет» решили настроить сервис самостоятельно. В первую очередь нужно было:

• автоматизировать отчёт о движении денежных средств;
• наладить согласование платежей так, чтобы участники могли работать с процессом удаленно — через мобильное приложение; 
• избавиться от Excel. 

Команда «Финансиста» помогла технической консультацией: как правильно сделать интеграции, как структурировать статьи и правильно создать правила распределения платежей.

Процесс внедрения

Первым делом создали интеграции с банками: «Тинькофф» и «Альфа Банк». Настройка прошла быстро и без проблем. Потом перешли к созданию статей и правил разнесения. 

Специалист «Литнет» решил сделать статьи несквозными и собирать отчёты ПиУ и ДДС отдельно, поскольку эти отчёты собираются по-разному: по выручке и по себестоимости. 

Следующим шагом стала интеграция с 1С. На этом этапе возникли трудности: по умолчанию была включена интеграция 51 счёта, но эти данные и так попадали в систему из банка. Это быстро решилось: специалист «Литнет» создал дополнительную настройку и счета перестали дублироваться. 

Я понял, насколько сервис удобный. Если бы я познакомился с «Финансистом» раньше, работа была бы намного проще: никаких рутинных операций.

Настройка правил заняла около двух месяцев. После этого добавили несколько маршрутов и перевели процесс согласования платежей из Google Таблиц в систему «Финансист» — сейчас все сотрудники создают и согласовывают заявки на своих рабочих станциях или в мобильном приложении. 

О результатах

В компании признаются, что порой работают «наощупь», не зная заранее тонкостей системы и внутренних фишек. Но найти их самостоятельно — большая радость. Раз — и все заработало.

Однако уже сейчас у «Литнет» есть осязаемые результаты от работы с «Финансистом». В компании уже настроили:

Вычисляемые показатели

В первую очередь — калькуляция себестоимости по конкретным направлениям.

В бизнесе есть несколько потоков выручки, которые разделены функционально. Себестоимость по ним считается по нескольким показателям — это удобно настроить в «Финансисте».

Казначейство

Сотрудники казначейства довольны автоматизацией работы. Раньше все согласованные заявки на оплату нужно было вбивать вручную и отправлять в банк. Сейчас их можно выгрузить вместе и разом отправить — ручная работа сведена к минимуму.

Согласование платежей

Теперь этот процесс идет ритмично, сотрудники получают уведомления о новых заявках на согласование и о завершении процесса согласования, даже находясь в командировках или отпуске. Генеральный директор одобряет платежи в мобильном приложении из любой точки мира.

Дашборды

Представлять данные в графическом формате понятнее и правильнее. Сейчас есть два дашборда: казначейство и аналитика. В первом графически представлены остатки на счетах с динамикой и структура доходов и расходов. Во втором пока тестовые графики.

Меньше Excel

Одним из главных результатов стало уменьшение важности Excel в ежедневной работе. Теперь сотрудники компании в любой момент могут представить актуальную информацию, «покрутить» данные с разных сторон, применить нужные настройки и фильтры. 

О планах на будущее

Мы уже сейчас эффективно используем систему, но ещё есть, куда развиваться. Сейчас я погружаюсь в систему работы по проектам. В планах — подключить ещё одно юрлицо. Также мы собираемся начать более плотную работу с бюджетированием и настроить недостающие дашборды.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Помощник финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

Сокращение времени обработки обращений при помощи сервиса Admin24. Фото: из архива компании

Задача

Ускорить обработку и принятие заявок от инвесторов, упростить процесс найма и настроить другие сервисные процессы. О возможность сбора обращений при помощи формы на сайте и из соцсетей. 

Проблема

Сложности с подбором персонала, необходимость автоматизировать процесс. Потеря заявок из-за невозможности оптимизации обработки обращений клиентов вручную.

С какими проблемами столкнулся клиент

Недавно к Admin24 за помощью пришла крупная организация с полным производственным циклом ООО «ПромЛесТорг», занимающаяся лесозаготовкой. Фирма находится на рынке инвестиций уже много лет, имеет собственный автопарк. Ее годовой оборот составляет 750 млн ₽.  

Ранее организация пользовалась услугами брокера, который занимался приемом заявок, но отказалась от его помощи. Сейчас все обращения приходят напрямую, поэтому обработка надолго затягивается. Многие инвесторы уходят, решая не дожидаться ответа, а часть заявок просто теряется.

Еще одна проблема заключается в огромной текучке кадров, связанной с особенностями региона. В производстве задействовано большое количество сотрудников, поэтому отдел кадров регулярно занимается подбором персонала. На это уходит огромная часть времени: многие соискатели не подходят из-за низкой квалификации, а некоторые проходят собеседования ради общения.

Учредители ООО «ПромЛесТорг» Алексей и Артём — молодые современные предприниматели, прекрасно понимающие, что промышленный бизнес больше не может существовать по старым законам. Он должен расти и обгонять конкурентов, а это возможно только при помощи современных программ и IT-специалистов.

Для воплощения в жизнь поставленных задач, организация остановила свое внимание на Admin24 – Service Desk, позволяющем оптимизировать клиентский сервис.

Процесс внедрения

Полное внедрение программы заняло 1 неделю вместе с настройкой. Персонал успел полностью освоиться в сервис-деске, выставить настройки. При помощи IT-специалистов была сформирована форма для заявок на сайте и настроены интеграции с соцсетями.

Форма была первостепенной задачей, которую удалось решить при помощи сервис-деска. Организация настроила по себя необходимые поля, изменила внешний вид. Форма еще не опубликована на сайте, но обращения уже приходят через ботов в социальных сетях.

Поступающие заявки делятся между ответственными лицами – им приходит уведомление. Таким образом специалисты могут быстро отвечать на обращения, сводя к минимуму потери клиентов.

Процесс найма сотрудников вышел на другой уровень: кандидат должен выбрать из выпадающего списка подходящую вакансию и заполнить данные о себе. Такой способ отбора позволяет отсеять соискателей, не умеющих работать с техникой. Заявки от заполнивших форму кандидатов отправляются в архив. К ним можно быстро вернуться, при необходимости.

Инвесторы оставляют свои обращения при помощи Телеграм-бота, соискатели же пишут во ВКонтакте. После того, как Admin24 – Service Desk получает обращение, оно автоматически отправляется в Битрикс24. Программа рассчитывает процентные ставки, положения о сотрудничестве и график. Инвесторы информируются об этапах обработки их обращения.

Сервис присылает необходимую документацию, которую остается только подписать. Ответственные лица общаются с клиентами напрямую посредством чата сервис-деска, а руководитель видит всю информацию в интерфейсе и может полностью контролировать процесс.  

Результаты и возможности

ООО «ПромЛесТорг» продолжит использовать Admin24 – Service Desk. С учетом особенностей региона некоторым сотрудникам тяжело дается освоение новой техники, но они постепенно привыкают и замечают преимущества.

Например, менеджеры обратили внимание, что срок обработки заявки значительно сократился и сейчас составляет всего 15 минут, вместо 8 часов, которые требовались ранее. Это сократило потери инвесторов и автоматизировало многие процессы.

Модернизировать процессы можно и в будущем, переходя на электронную систему документооборота. С этим поможет Admin24 – Service Desk. В планах организации стоит полная автоматизация бизнес-процессов, несмотря на все сложности.

Фулфилмент для маркетплейсов улучшил поддержку. Фото: из архива компании

Задача:

Улучшить работу отдела поддержки клиентов, чтобы уменьшить время ответа на заявки и получать больше положительных отзывов о специалистах. Автоматизировать процессы, связанные с поддержкой, и расширить количество каналов, через которые клиенты могут обращаться за помощью.

Причина:

Компания каждый месяц получала около 300 обращений, но теряла 11% из них из-за отсутствия CRM и использования таблицы Excel для работы колл-центра. Низкое качество поддержки клиентов приводило к большому оттоку клиентов — 14%. Это негативно сказывалось на прибыли компании.

К нам обратилась компания, которая осуществляет фулфилмент для маркетплейсов, включающий получение и обработку заказов от поставщика, упаковку и доставку товаров до пункта выдачи. Однако, поддержка в компании работала неэффективно: специалисты долго отвечали на запросы клиентов, а часть обращений терялась.

Такое низкое качество обслуживания сильно сказывалось на лояльности клиентов, что приводило к большому оттоку клиентов и ухудшению репутации компании. Кроме того, такая ситуация отрицательно сказывалась и на финансовых показателях компании.

В связи с этим, руководство приняло решение кардинально изменить ситуацию. Было принято решение внедрить Admin24 – Service Desk, чтобы улучшить качество поддержки клиентов и повысить лояльность клиентов.

Почему обращения терялись

У компании было 4 склада и 20 сотрудников, а клиентские обращения поступали только через колл-центр. Специалисты принимали звонки и заполняли таблицу Excel вручную, поскольку у компании не было своей CRM. Этот фактор сильно замедлял работу отдела. Плохая организация поддержки означала, что время ответа на критические заявки могло достигать до 12 часов, что негативно сказывалось на лояльности клиента.

Например, клиент мог видеть, что его поставка не отгружена, но не знать, по какой причине. Ответ на такую заявку приходилось ждать долго, и это могло вызывать у клиента панику. К сожалению, другого способа связаться с компанией не было, и многие клиенты просто уходили к конкурентам.

Другая серьёзная проблема заключалась в том, что многие заявки просто терялись. Специалисты не отвечали на 11% из 300 обращений в месяц, то есть около 30 заявок оставались без ответа. Это было связано с трудностями в работе с таблицей, особенно учитывая количество заявок.

Одним из решений было внедрение сервис-деска — программы для учёта и обработки заявок. Ожидалось, что сервис-деск будет включать в себя CRM, многоканальность и возможность настроить Telegram-бота, который будет отвечать клиентам. Благодаря этим инструментам планировалось улучшить работу отдела поддержки клиентов.

Как происходило внедрение сервис-деска

Установка и настройка Admin24 – Service Desk была выполнена всего за неделю. Команда сотрудников вместе с менеджером разработала форму для приёма заявок от клиентов и опубликовала её на сайте в сервисном разделе. К форме был подключен Telegram-бот, который автоматически принимал запросы и создавал на их основе заявки.

Следующим шагом стала настройка SLA — соглашение об уровне сервиса. В настройках выставили максимальное время реагирования на заявку и максимальное время её решения. Также настроили и градации обращений: критичные (потеряли, не туда отправили, повредили товар), важные (договоры, места на складе) и обычные (уточнение информации).

Для сотрудников стало гораздо удобнее работать, так как им больше не нужно заполнять таблицу вручную. Вся информация о клиентах сохраняется в системе автоматически и легко доступна.

Сотрудники быстро освоили работу с программой благодаря удобному интерфейсу и поддержке со стороны менеджеров. В первую же неделю они начали работать и уже получили результаты.

Что изменилось с момента внедрения

Компания осталась довольна работой с Admin24 – Service Desk: за 4 месяца использования они снизили количество недовольных клиентов, а средняя оценка работы специалистов стала выше. С момента внедрения компания не потеряла ни одного обращения.

Отток клиентов снизился с 14% до 9%. Увеличилась лояльность клиентов — они стали чаще продлевать договоры.

Компания продолжит улучшать качество взаимодействия с клиентами с помощью Admin24 – Service Desk.

***

Admin24 – Service Desk — это российская система для автоматизации обработки обращений клиентов и сотрудников. Переходите по ссылке и тестируйте возможности сервис-деска для внутренней поддержки бесплатно 30 дней!

Систему можно интегрировать с Битрикс24, Telegram, Вконтакте и Одноклассниками.

***

Подписывайтесь на Admin24 – Service Desk в TenChat. Там ещё больше интересного.

Узнать больше о настройках Admin24 – Service Desk на YouTube.

Оптимизация поддержки транспортной компании. Фото: из архива компании

Чтобы улучшить качество взаимодействия с клиентами, логистики внедрили Admin24 – Service Desk — систему для приёма и обработки обращений.

О том, как и почему качество поддержки вышло на новый уровень, несмотря на большое количество заявок, читайте в нашем новом кейсе.

Эксель не смог помочь

В цели компании входил сбор данных о неудовлетворительном качестве отгрузок. Сфера логистики — это всегда большое количество обращений. То привезут не то или не вовремя, то что-то сломается в пути. А хороший клиентский сервис — это когда клиент получает оперативное решение своих проблем. Для этого нужно удобная система учёта и обработки заявок, которая быстро перенаправит запрос от клиента к ответственному. А потом ещё и аналитику подтянет.

География транспортной компании включает 9 регионов России, в которых расположены 12 складов. В клиентский отдел ежемесячно поступало более 3 000 обращений, 2% из которых были претензиями. Реагировать на обращения нужно было быстро.

Анализировать качество доставок в компании пробовали в Excel. Но столкнулись с тем, что не все сотрудники вносили необходимые сведения в таблицу. По этой причине она не работала так, как задумывалось. При этом было неудобно в ней ориентироваться.

Также пытались работать и во внутренних инструментах компании на платформе 1С. Однако они оказались слишком сложными для обработки клиентских заявок, и в них было много лишних функций, которые только мешали сотрудникам сосредоточиться на важном. Поэтому даже эти инструменты не смогли помочь наладить работу отдела поддержки.

Но решать проблему было нужно — у нашего лидера отрасли более 300 крупных клиентов. Так компания познакомилась с Admin24 – Service Desk и теперь использует эту систему не только для обработки обращений, но и для анализа работы своих сотрудников.

Научились анализировать поддержку

Приложение Admin24 – Service Desk компания увидела на маркетплейсе Битрикс24. Их сразу заинтересовали функции системы: многоканальность, интеграция с корпоративной системой и возможность настройки автоматизации в соответствии с SLA. Об SLA мы писали в статье SLA — соглашение об уровне сервиса: что это и зачем оно нужно.

В первую очередь в приложении создали веб-форму для получения заявок. При заполнении формы клиент выбирает площадку, каждая из которых привязана к ответственному.

Не всем клиентам было удобно работать с веб-формой из-за того, что в ней указан только один адрес электронной почты. При этом участников несколько. Мы уже получили обратную связь и работаем над этим.

Сразу после внедрения Admin24 – Service Desk, уже в течение 30 дней демо-периода, в компании очень быстро сократили время реагирования на критические ситуации. Заявки поступают мгновенно, а ответственные быстро их обрабатывают.

С некоторыми клиентами наш лидер отрасли теперь подписывает SLA — в системе есть отдельная настройка, которая автоматизирует соблюдение соглашения об уровне сервиса. Если же транспортники не выдерживают заданный уровень, то делают скидку клиенту.

Вся информация подгружается в WMS — систему управления складом. Это, например, количество обращений и их причины. Специалисты анализируют полученные сведения, делают выводы и улучшают соответствующие процессы в компании.

Решение подошло не только для поддержки клиентов

После успешного внедрения Admin24 – Service Desk для организации поддержки клиентов, компания решила использовать приложение и для других целей.

В частности, к системе подключили самих сотрудников — так получилось наладить внутреннюю поддержку. Теперь сотрудники могут отправлять заявки в службу IT. Далее логисты решили использовать решение и для коммуникации между складами, но из-за сложности процессов, здесь оно не подошло.

Итогами внедрения Admin24 – Service Desk стала его интеграция с системой управления складом. Решение используют для анализа работы с клиентом и таким образом оптимизируют не только сам процесс поддержки, но и качество отгрузок и доставки. А, чтобы сотрудникам было проще работать, систему интегрировали с Битрикс24.

***

Admin24 – Service Desk — это российская система для автоматизации обработки обращений клиентов и сотрудников. Переходите по ссылке и тестируйте возможности Админ24 для внутренней поддержки бесплатно 30 дней!

Систему можно интегрировать с Битрикс24, Telegram, Вконтакте и Одноклассниками.

***

Подписывайтесь на Admin24 – Service Desk в TenChat. Там ещё больше интересного.

Узнать больше о настройках Admin24 – Service Desk на YouTube.

С новой интеграцией клиентам «Финансиста» будет удобнее работать. Фото: из архива компании

Как это работает на практике?

Расскажем на примере кейса клиента «Финансиста». 

Владелец небольшой ритейл-компании постоянно терял обороты из-за транзакций со своей личной карты. Учёт вели в Excel вручную, из-за чего возникало несколько проблем:

• таблицы были громоздкими и неудобными;
• менеджеры совершали ошибки при введении данных;
• часть транзакций не попадала в систему.

У владельца стало падать доверие к отчётам, а оценивать ситуацию в бизнесе стало практически невозможно. Планирование стало затруднительным, что иногда приводило к кассовым разрывам.

Интеграция с «Дзен-мани» позволила автоматически загружать данные в систему и привела к следующим результатам: 

• у собственника появилось чёткое представление об остатках на всех счетах компании;
• в компании оптимизировали расходные операции; 
• повысилась эффективность проектов за счёт детализации расходов;
• управление денежными потоками стало удобным и прозрачным. 

Узнать об интеграции больше можно на сайте Финансиста.

Как автоматизация финучета помогла увеличить оборот на маркетплейсах в 20 раз. Кейс Smartoff. Фото: из архива компании

О компании

Группа компаний Smartoff выросла из небольшого интернет-магазина электронной техники с годовым оборотом 2,5 млн рублей. Сейчас компания представлена несколькими направлениями: электроника, товары и техника для дома, товары для детей, товары для бизнеса, техника для видеоигр. В ближайшем будущем планируется развитие еще двух направлений: товары для домашних животных и косметика. Smartoff реализует товары через маркетплейсы:

• годовой оборот — 500 млн руб;
• в штате компании 5 человек.

Страх перед маркетплейсами

5 лет назад Александр Кушнир, руководитель группы компаний Smartoff, открыл интернет-магазин электронной техники. Продавал ноутбуки, смартфоны, телевизоры и бытовую технику известного китайского бренда. Оборот 2,5 млн рублей давался непросто: нужно было постоянно общаться с клиентами, иметь собственную службу доставки, работать с возвратами, оказывать гарантийные услуги, обеспечивать техподдержку сайта. Комментирует Александр Кушнир:

«Любой технический сбой на сайте интернет-магазина приводил к остановке продаж».

Впервые мысль о выходе на маркетплейсы пришла Александру накануне пандемии. Предприниматель хотел переложить на маркетплейс маркетинг, продажи, продвижение, но не был уверен, что получится. Ожидал, что придется, как и в интернет-магазине, все делать своими силами, но еще и платить за размещение и продвижение.

Но тренды продаж и положительный опыт других предпринимателей все же привели к тому, что Александр решил попробовать.

Какие проблемы решил маркетплейс

Сотрудничество с маркетплейсами показало, что они действительно решают проблемы селлеров. Александр понимает, за что платит и какие преимущества дает маркетплейс. Теперь предпринимателю не нужно:

• содержать информационную инфраструктуру;
• оплачивать и вести сайт;
• вести соцсети;
• нанимать отдел маркетинга;
• оплачивать техподдержку и сервис бэкапа;
• заниматься привлечением клиентов;
• арендовать склад;
• обрабатывать заказы;
• осуществлять доставку и прием денег.

Но самое важное — это трафик. Александр отдает себе отчет, что не смог бы привлечь самостоятельно столько людей в свой интернет-магазин, сколько заходит на маркетплейс. Вот, что он говорит об этом:

«Трафик маркетплейсов — как трафик крупных торговых центров. У покупателей есть доверие к Яндекс Маркету, оно распространяется и на продавцов. Не нужно тратить время на создание репутации, тебе уже доверяют, если ты торгуешь здесь».

Почему нужно автоматизировать процессы

Темпы роста, которые обеспечила компании Smartoff торговля на маркетплейсах, не позволяли обойтись без автоматизации. Очевидной альтернативой автоматизации был найм персонала, но предприниматель посчитал затраты на зарплату финансового директора и увидел, что автоматизация обойдется ему дешевле.

Благодаря масштабной автоматизации, со всей работой в компании справляются 5 человек. Бухгалтерия и реклама ведется силами подрядчиков.

Автоматизация управленческого учета стала необходимым шагом, когда оборот вырос до 100 млн рублей. Предприниматель решил, что с такими суммами не справится Excel и учет вручную. Комментирует Александр Кушнир:

«При обороте до 100 млн рублей в год, в принципе, можно было работать и так. Но когда начинаешь серьезно расти, появляется потребность в аккуратном финансовом учете».

Автоматизировать – еще не значит наладить учет

Для автоматизации финансового учета сначала выбрали самый выгодный по стоимости сервис. Он включал основные отчеты, интеграцию с банковскими счетами и разделение по статьям. Но после сбоев в работе и запроса дополнительной оплаты за ведение нескольких счетов в одном и том же банке, Александр решил найти новый сервис и выбрал ПланФакт.

В ПланФакте помогли максимально быстро и безболезненно перенести данные из предыдущего сервиса. Но результаты автоматизации предприниматель ощутил не сразу. По словам Александра Кушнира, основная ошибка была в том, что покупка и внедрение сервиса были восприняты как конечный результат:

«Купили ПланФакт и успокоились, решили, что раз у нас есть сервис, больше ничего делать не нужно. А по факту мы просто никак не вели управленческий учет. Использовали ПланФакт для интеграции: пришли деньги, мы посмотрели ДДC и на этом все».

Предприниматель увидел, что одного наличия сервиса автоматизации управленческого учета недостаточно. Нужен профессиональный финансовый анализ и планирование. Для этого обратился к помощи консультантов ПланФакта:

• адаптировали сервис под особенности бизнеса;
• внесли все данные, распределили по статьям;
• настроили интеграции, чтобы данные автоматически подтягивались со счетов.

Результат внедрения ПланФакта – уверенный и контролируемый рост на маркетплейсах

Яндекс Маркет обеспечивает компании быстрый рост. А сервис автоматизации финансового учета позволяет этот рост контролировать. Сервис дает руководителю цифры, в которых он может быть уверен. На основании этих цифр Александр принимает важные управленческие решения: оценивает рентабельность направлений и целесообразность открытия новых, выходит на переговоры с иностранным маркетплейсом Amazon.

Александр считает, что нельзя прийти к полумиллиардному обороту без грамотного управленческого учета. Он называет ПланФакт «приборной доской», которая позволяет видеть показатели бизнеса и помогает избежать неприятного развития событий, когда обороты есть, а денег нет.

ПланФакт легко интегрируется с другими программами и сервисами, нужными для торговли на маркетплейсах. Он максимально адаптивно встраивается в любую цепочку взаимодействий.

Сравнивая ПланФакт и Excel в использовании, предприниматель рекомендует продавцам отталкиваться от поставленных целей и желаемого оборота.

Простой и быстрый учет при обороте 400 млн. Кейс сети франшизных пиццерий Додо Пицца. Фото: из архива компании. Фото: из архива компании

О компании

Павел Краснов – один из франчайзи Додо пицца. Он владеет и управляет шестью пиццериями в Москве и Московской области.

1. В штате компании 150 человек.
2. Годовой оборот — 400 млн рублей.

Ручное управление

Когда сети кафе еще не было, и работала только одна пиццерия, руководитель вел финансовый учет в Excel. Этого инструмента было вполне достаточно. Но Павел Краснов видел недостатки уже на этом этапе.

Основная проблема Excel заключалась в том, что все нужно было делать вручную, при этом человеческий фактор включает в себя неминуемые ошибки в расчетах. От этого страдала надежность данных, потому что сложно было настроить персонифицированный доступ. Но самое важное — это занимало очень много времени даже в штатном режиме, а если какие-то цифры не сходились, то на проверку и перепроверку уходило еще больше часов и дней.

Не все сразу

Автоматизация управленческого учета с первых этапов преследовала две основные цели:

1. Упростить учет.
2. Сэкономить время.

Когда компания внедрила автоматизированный финансовый учет на базе ПланФакта, нужных результатов сразу достичь не удалось. Сначала сотрудники компании вели учет самостоятельно. Часть работы делал Павел, а другую — бухгалтер. Путаницы избежать не получилось, все равно оставался большой процент ручного труда, а значит возникали ошибки.

Открыли сервис заново

С открытием новых кафе и увеличением объема информации стало понятно, что нужно настроить сервис так, чтобы он максимально корректно работал и выполнял свои функции.

Сотрудники компании обратились к помощи консультанта ПланФакта и уже полгода работают со Светланой Гапеевой, открывая возможности сервиса заново. Комментирует Павел Краснов:

«Мы узнали о существовании таких функций, о которых раньше не догадывались и, разумеется, не использовали. Например, раньше мы не пользовались функцией запасов, не знали, что можно начислять на склад, потом списывать. Всю продукцию, которая нам приходила, мы учитывали грубо по приходу. Это было не очень корректно, потому что расход потом приходилось смотреть отдельно в Excel».

Результаты

1. Отчетность максимально прозрачная и надежная, в цифрах всех уровней можно быть уверенным.

2. Главный результат — это экономия времени на управленческий учет. Когда была одна пиццерия, Павел тратил несколько часов в месяц на финансовый учет. Сейчас в сети 6 пиццерий, а на анализ и планирование уходит 1-2 часа в месяц, учет максимально автоматизирован.

3. Удобно предоставлять доступ инвесторам, которые по ссылке видят максимально подробную отчетность.

4. Удобный и эффективный режим работы с сервисом. Комментирует Павел Краснов:

«Режим работы такой: раз в месяц мы созваниваемся со Светланой Гапеевой, анализируем отчеты, вносим корректировки. Этого достаточно, чтобы помимо корректно работающего сервиса автоматизации, мы имели необходимый анализ и могли планировать на будущее».

Наталья Вишкина, руководитель «PROФинанс Первый» и партнер сервиса ПланФакт. Фото: из архива компании

О компании

Консалтинговая компания «PROФинанс Первый» занимается внедрением автоматизированного финансового, управленческого учета в работу компаний малого и среднего бизнеса, проведением факторного анализа, составлением финансовой модели и финансового планирования. Наталья Вишкина — руководитель «PROФинанс Первый» и партнер сервиса ПланФакт. Годовой оборот компании — 12 млн рублей.

Автоматизация вручную

Наталья рассказала, как строилась ее работа с клиентами раньше — автоматизация финансового учета шла силами Excel и Google-таблиц. По сути вся работа велась вручную: сначала запрашивалась выгрузка большого массива данных, затем отслеживалась аккуратностью внесения цифр. На формирование трех отчетов и высококвалифицированную работу — планирование и стратегический анализ — оставалось мало времени.

О существовании сервиса автоматизации управленческого учета Наталья узнала от коллег и решила купить аккаунт сначала для себя, чтобы удостовериться, на самом ли деле это удобно.

Зачем финансисту нужен ПланФакт

Самостоятельная работа в ПланФакте позволила Наталье оценить плюсы сервиса и понять, насколько он сможет помочь ее клиентам. Вот, что она выделила.

1. Автоматизация.

Вся информация сразу под рукой, не нужно запрашивать громоздкие выгрузки, можно работать оперативно. Благодаря автоматизации увеличивается средняя стоимость часа работы Натальи. Она не тратит время на операционку, занимается аналитикой, обучает предпринимателей и собственников. Они также могут фокусироваться не на операционке, а на стратегии развития. А Наталья может не тратить время на внесение данных, сбор отчетов, занимаясь в основном высококвалифицированным финансовым планированием и анализом.

2. Возможность внедрять правила.

Если в платежке есть ключевые слова, Наталья может это автоматически зафиксировать в ПланФакте. Приходящие операции будут автоматически распределяться по тем статьям доходов и расходов, которые указаны для них.

3. Разделение по проектам. Возможность контролировать маржинальность отдельных направлений.

4. Возможность планировать и контролировать наличку.

5. Отчет о прибылях и убытках можно делать методом начисления.

6. Интеграция с amoCRM.

7. Сервис удобен для работы с самозанятыми, потому что предлагает интеграцию с картами физлиц.

Что общего между ПланФактом и айфоном

Работу в ПланФакте Наталья сравнивает с использованием iOS:

«Когда я рекомендую ПланФакт для клиентов, я сравниваю iOS и Android. И то и то работает, но если ты хочешь быстро разобраться и без проблем внедрить сервис, нужно выбирать ПланФакт с интуитивно понятным интерфейсом и бесперебойной работой:

— сервис давно на рынке, это программное обеспечение, с которым работают вдолгую;

— максимально быстрая и качественная техподдержка

— стабильная работа. Нет сбоев, при которых слетает информация. Для финансиста потерять внесенные данные — серьезная проблема».

Условия партнерства

Возможность стать партнером сервиса Наталья встретила с энтузиазмом. По ее словам, приятно получать бонусы за то, что ты делал бы и так: за внедрение ПланФакта в работу своих клиентов:

«Важный плюс — наличие отдельного клиентского менеджера. Он всегда на связи, решает любые вопросы. Бывает так, что я еще не успела оплатить счет, но доступ мне уже открыт. Счет выставляется сразу с дисконтом, соответственно, я сразу могу забрать разницу себе в доход. То есть клиент еще не пользуется сервисом 3 месяца или полгода, а у меня уже есть деньги за этот период.

Удобно иметь возможность отслеживать своих клиентов в личном кабинете, не нужна дополнительная crm.

Само партнерство оформляется быстро, в течение суток».

Удобство для клиента

Почему использование сервиса облегчает работу клиентов Натальи Вишкиной, она рассказала на примере сети стоматологических клиник.

В компании было несколько разных crm, все автоматизировано по максимуму, но только не управленческий учет. Чтобы Наталья могла делать три основных отчета, сотрудникам компании приходится выгружать данные в Excel. Внедрили ПланФакт в качестве основы. Что это дало клиенту?

Во-первых, есть чат-бот, это дает возможность администраторам на ресепшн сразу вносить наличку.

Во-вторых, бухгалтер имеет быстрый доступ к точным данным по финансам. Не нужно выгружать их из 1С.

В-третьих, отчеты составляются оперативно. Это экономия для предпринимателя.

Статистика собирается сама, раз в месяц Наталья с руководителем компании проверяют отчеты, оценивают и принимают чистую прибыль, на основе этого составляют планирование, делают корректировки в финансовом регламенте.

ПланФакт дешевле финансового менеджера

Наталья Вишкина прокомментировала три вида финансистов, согласно их функциям:

«Финансовый операционист — это человек-руки, он занимается сбором и внесением данных. Финансовый менеджер собирает отчеты, а финансовый директор анализирует и занимается планированием».

ПланФакт полностью заменяет финансового менеджера. Компания может взять в штат только операциониста, это обойдется дешевле, чем финансовый менеджер, даже с учетом оплаты сервиса. А для вдумчивого и грамотного анализа и планирования есть финансовый директор.

Финучет для московской IT-компании. Кейс «ЦВД». Фото: из архива компании.

О компании

Центр внедрения документооборота — IT-компания в Москве, которая занимается внедрением электронного документооборота. С 2008 года ЦВД внедряет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX и мощную ECM-платформу для уникальных задач Directum. Среди клиентов Центра филиалы иностранных компаний, оборонные предприятия Ростеха, учебные заведения.

• В штате 48 человек.
• Годовой оборот 140 млн рублей.

Финансовый учет — не проблема для айтишников

Финансовый учет в Центре внедрения документооборота велся в собственной программе, разработанной сотрудниками специально для этих целей. Руководитель компании Артур Муталов так описывает особенности финансового учета:

«Это не было сложно и не вызывало никаких проблем. Все-таки мы сами айтишники, можем написать программу, представляем, как что работает. Но мне хотелось перенять опыт именно специализированного сервиса автоматизации финансового учета».

О ПланФакте руководитель узнал из контекстной рекламы. Среди конкурентов выбрал именно этот сервис, потому что в нем есть API, что позволяет при необходимости сделать интеграцию данных. Внедрение никаких сложностей не вызвало, поскольку специализация компании распространяется на смежные области.

Как помогает финансовый консультант

Специалисты компании поработали в ПланФакте, разобрались в функционале, поняли, как все устроено. Для них не было бы проблемой создать подобную систему под себя. Но в ПланФакте есть профессиональные консультанты, а этого повторить они не могут.

ЦВД работает в сервисе с финансовым консультантом Анжеликой Поляковой. Каждую неделю по вторникам и пятницам происходит созвон с консультантом по текущей работе, а раз в месяц — составление и обсуждение бюджета. Комментирует Анжелика Полякова:

«Мы ведем общий учет по компании. Перед нами стоит несколько задач. Во-первых, видеть доходные и расходные статьи, видеть, сколько бизнес зарабатывает. И во-вторых, планирование бюджета: распределение доходов и расходов. За время работы мы научились так планировать, что в конце расчетного периода оказываемся максимально близки к запланированной сумме».

Итоги года работы с сервисом комментирует Артур Муталов:

«Мы использовали ПланФакт как обучающую модель. Но научившись, решили, что удобнее продолжать ею пользоваться».

Результаты

1. Сервис экономит время.

2. Появилась прозрачная структура затрат и доходов. Получилось синхронизировать расходы по личным картам и счетам. Это позволяет видеть всю картину целиком и оценивать рентабельность.

3. Стала возможна интеграция со Сбербанком.

4. Данные вносятся максимально корректно. Финансовый консультант Анжелика сразу видит все ошибки при начислении, быстро исправляет их. Сотрудники компании могут быть уверены, что все данные в ПланФакте верны.

5. Сервис помогает принимать решения о распределении денег. В штате компании все люди творческие, постоянно придумывают новые продукты и решения. Но когда перед глазами ПланФакт, это позволяет четко понимать, когда можно запускать что-то новое и сколько на это тратить, а когда лучше подождать.

Строительный холдинг поменял ситуацию в компании благодаря «Финансисту». Фото: из архива компании>

Про кейс рассказывает — Оксана Ткаченко, кандидат экономических наук, директор по экономике и финансам на аутсорсе с опытом работы в крупнейших холдингах РФ более 20 лет.

Сразу оговоримся, мы будем обсуждать реальный кейс, но с измененными данными. Любые совпадения абсолютно случайны.  

Что за компания?

Меня пригласили помочь с финансами холдингу, который занимается промышленным строительством и возводит крупные заводы. В составе холдинга находились 13 компаний — 5–6 активно участвовали в процессе стройки, другие — занимались иной деятельностью. 

Компания вела 5 крупных проектов, а также имела на руках несколько договоров, по которым также необходимо было вести работу.

Что происходило внутри холдинга? 

В компании совсем не занимались планированием и консолидацией проектов — не было даже графика работ на следующий месяц. 

Внутри холдинга с переменным успехом пытались вести бухгалтерский учёт и совсем не занимались управленческим. В компании не было базы для принятия стратегически важных решений, а собственники не понимали, что происходит с бизнесом.

Проблемы собственников

Руководство холдинга хотело узнать, где деньги и какую прибыль приносят проекты. Разбираться нужно было срочно — количество проблем внутри компании постоянно росло. Среди них: 

• значительные кассовые разрывы;
• растущая кредиторская задолженность;
• непонимание, когда и на что нужны деньги;
• незнание прибыли в моменте и за конкретный период;
• непонимание эффективности каждого проекта;
• неясность с возвратом средств — собственники не понимали, сколько денег и в какой момент можно выводить из бизнеса.

Чем осложнялась ситуация? 

Положение дел в компании осложнялось дополнительными нюансами. 

• Постоянная смена главбуха — налоговые отчёты сдавались кое-как, а в подходе к данным творился хаос. 
• Отсутствие экономических инструментов — в компании был внедрён только платёжный календарь, а также велись планы расходов на месяц.
• Сложности с системой 1С — Бит.Строительство. Внутри сервиса были развёрнуты все компании холдинга, и любое обновление требовало огромных трудозатрат. 
• Хаос в справочниках и регистрах в 1С, который связан с доступом многих сотрудников к администрированию — каждый работал с данными, как хотел.
• Котловой учёт всех проектов — все доходы и расходы скидывали в одну кучу.
• Отсутствие учётной политики. 
• Плохое администрирование внутригрупповых оборотов — необходимо было консолидировать информацию.
• Отсутствие квалифицированных экономистов.

Зачем внедряли управленческий учёт?

Бухгалтерский учёт — основная база для формирования данных. И может показаться, что холдингу было достаточно привести в порядок бухгалтерию, чтобы она стала полноценной системой планирования.  

Однако бухгалтерия, в отличие от управленческого учёта, — лишь набор показателей, который собственники не могут использовать для определения стратегии бизнеса. В бухучёте нет консолидации, долгосрочного планирования или возможности исключить внутригрупповые затраты.

Не заменят управленческий учёт и сметы — часто в них включена первичная информация для тендера, которая может не соответствовать фактическим расходам.

Как начали вести управленческий учёт?

Собственники бизнеса осознали, что без внимания к финансам они просто не поймут, что делать с бизнесом. Чтобы исправить ситуацию и запустить управленческий учёт, мы провели большую подготовительную работу.

1. Создали учётную политику 

Для начала разработали:

✓ структуру бюджетов — БДДС, БДР и платёжный календарь;

✓ справочники по затратам, движению денежных средств, прочим доходам и расходам;

✓ справочники по номенклатуре и номенклатурным группам.

2. Создали бюджетный регламент по процессам

На этом этапе сформировали:

✓ ресурсную смету проекта;

✓ график производства работ и рабочего плана на год;

✓ отдельные бюджеты по проектам и общий на год;

✓ полноценный платёжный календарь. 

После этого пришло время выбирать ПО для ведения управленческого учёта.

Почему выбрали «Финансист»?

Мы составили строгий список параметров, которым ПО должно соответствовать.

• Возможность подводить итоги и выводить статистику по каждому проекту.
• Интеграция с 1С.
• Удобное и информативное табло руководителя для принятия управленческих решений.
• Возможность распределять по каждому проекту расходы, особенно косвенные. Компании был нужен умный вариант распределения, при котором отдельная категория будет относиться не ко всей компании, а к одному или нескольким проектам. В 1С такую опцию прописывать очень дорого и долго, в Excel — сложно и громоздко.
• Подсчёт прибыли методом начисления, а не кассовым.
• Возможность подводить итоги за любой необходимый период. Большинство сервисов позволяют работать только с жёстким календарным периодом, например, с кварталом или годом. Для строительной отрасли такой формат не подходил.
• Возможность быстро интегрировать сервис в работу компании. Собственники устали от кассовых разрывов и кредиторской задолженности — необходимо было исправлять ситуацию здесь и сейчас. Если бы мы готовили ТЗ для программистов 1С или разворачивали процессы в Excel, работа заняла бы не меньше года. 

Выбор пал на «Финансист». Сервис соответствовал всем техническим требованиям и позволил автоматизировать работу холдинга за 3 месяца вместо теоретического года.

Что дальше?

Для начала мы создали в «Финансисте» структуру бюджетов — движения денежных средств, доходов и расходов. На этом этапе мы опирались на формы и справочники, которые утвердили ранее.  

Дальше мы быстро развернули внутри сервиса 15 проектов — 5 основных и ряд подпроектов. Позже, уже на другом проекте, я развернула внутри «Финансиста» 96 проектов — никакой Excel не помог бы мне справиться с таким объемом информации и быстро всё сгруппировать. 

После этого мы вручную собрали все данные за 2021 год и разнесли их в «Финансисте» по нужным статьям. В сервис заводили уже конечные данные.

На следующем этапе мы поработали с ответственными по проектам — получили все данные о сроках, задействованных сотрудниках и технике. Эта информация позволила сформировать внутри «Финансиста» план по каждому проекту.

Каких результатов добились?

По итогам работы с «Финансистом» собственники смогли:

• разобраться с тем, что происходит с бизнесом и отдельными проектами;
• оценить показатели по каждому проекту за конкретный период;
• провести подсчёты по отдельным этапам работ;
• изучить бюджеты по каждому проекту;
• принять управленческие решения, опираясь на конкретные цифры, а не на голую интуицию.

Чем всё закончилось? 

Собрав всю статистику, мы увидели, что холдинг закончил 2021-й год с огромными убытками, а следующий год грозил худшими результатами. Благодаря этому собственники смогли выйти из зоны неведения и понять не только косвенные причины кризиса в бизнесе, но и разобраться в деталях. 

Это позволило руководству перераспределить ресурсы внутри компании, заморозить или закрыть убыточные проекты и поменять курс развития бизнеса.

Как на мелочах сэкономить миллион рублей в год. Кейс IHC-Clinic. Фото: из архива компании

О компании

IHC-Clinic — клиника трихологии и косметологии в Москве. Медцентр 13 лет работает в России, применяет уникальные израильские методики для лечения волос и кожи, располагает современным оборудованием и высококлассными специалистами.

• В клинике работают 20 человек.
• Ежемесячный оборот — 2,5 млн рублей.

Excel-таблица понятна только финдиру

Раньше учет в компании велся в Excel-таблице. Она была максимально развернутой: в ней велись и кредиторка, и дебиторка, и продажи, и клиенты, и возвраты. Ежедневно финансовый директор сводила баланс и отправляла таблицу учредителю и директору. Это был трудоемкий и сложный процесс, включающий в себя человеческий фактор: случались ситуации, когда ошибочно вносились данные, и это существенно осложняло ежедневное сведение баланса. Комментирует финансовый директор компании Наталья Смирнова:

«Когда баланс не сходился, я подолгу искала ошибки, не всегда их удавалось отследить, приходилось тратить много рабочего времени. А время — деньги».

Руководитель и учредители не всегда могли разобраться в таблице. У них другие компетенции, другие дела, зачастую не хватало времени объяснить им все нюансы финансовых документов, которые бы позволили им разбираться в таблице и принимать верные для развития компании решения. А поскольку разбираться в финансовых отчетах нужно было ежедневно, было принято решение автоматизировать и упростить финансовый учет.

Руководитель прислал Наталье несколько вариантов сервисов для управленческого учета, предложил выбрать оптимальный. Она остановилась на ПланФакте, потому что посчитала его максимально адаптированным и понятным для людей без финансового образования.

Рабочий день начинается с ПланФакта

Компания IHC-Clinic пользуется сервисом ПанФакт с апреля 2021 года. Финансовый директор по-прежнему заносит необходимые данные, но теперь руководство с легкостью в них ориентируется. Комментирует финансовый директор компании Наталья Смирнова:

«Руководитель начинает свой день с просмотра графиков, диаграмм и показателей в ПланФакте. Для него визуальная подача наших расходов и доходов оптимальна для понимания, он воспринимает ее лучше, чем в форме таблиц. Бывает, что он замечает какие-то перерасходы и нестыковки, передает мне и я дальше с ними разбираюсь».

Результаты

1. Руководство в реальном времени видит и контролирует финансовую ситуацию в компании.

2. ПланФакт помогает экономить 1 млн руб. в год.

Примеров экономии, на возможность которой указал ПланФакт, достаточно много. В компании увидели, что в одном из банков обслуживание расчетного счета обходится в 24 тыс. руб. в месяц. Сменили тариф «Премиум» на тариф «Бизнес», теперь платят 5 тыс. Экономия на одном только банковском обслуживании — 228 тыс. руб. в год.

Комиссия за эквайринг была 1,4%, теперь 1%, но только на ближайшие месяцы. Казалось бы, должны получаться небольшие суммы, однако многие клиенты предпочитают платить картой, поэтому при хорошем обороте эквайринг обходится во вполне ощутимую сумму. Сотрудники увидели это в ПланФакте и приняли решение по возможности переходить на систему быстрых платежей. Теперь администраторы предлагают клиентам оплатить услуги таким способом, а клиника экономит на эквайринге порядка 30 тыс. руб. в месяц. А значит — около 360 тыс. в год!

Раньше колл-центр находился в отдельном помещении, за аренду которого платили 32 тыс. руб. Посмотрели в ПланФакте, увидели, что эти расходы мы можно скорректировать, перевели колл-центр в помещение клиники и сэкономили на арендной плате почти 400 тыс. в год.

Если брать каждую из статей экономии, кажется, что это мелочи. А на деле выходит почти миллион рублей в год.

3. ПланФакт помогает регулировать закупку препаратов, избегать «долгих» денег и ускорять оборачиваемость.

Раньше в компании покупали препараты с запасом, и они хранились на складе. Иногда срок годности истекал и лекарства приходилось выбрасывать. Сейчас сотрудники строго следят за этим в ПланФакте и покупают только необходимое количество препаратов, которое точно будет израсходовано на уже записанных пациентов в ближайшее время.

4. Экономия времени.

Отчеты формируются автоматически, не нужно вносить данные вручную. По сравнению с ведением и заполнением Excel-таблиц, время экономится существенно.

5. Ведение ПланФакта дисциплинирует сотрудников.

Сотрудники ежемесячно составляют бюджет на следующий месяц. Дальше все — и снабженец, и главврач, и финансовый директор, — следят, чтобы не было перерасходов и все процессы укладывались в заложенную смету.

Специалисты iFarm на клубничной ферме в Новосибирске. Фото: gorteplitsy.ru >

Про «Финансист»

 «Финансист» — умный помощник финансового директора и предпринимателя. Сервис автоматизирует управленческий учёт, интегрируется с 50+ конфигурациями 1С и повышает эффективность бизнеса в реальном времени.

Кто клиент

iFarm — компания, которая создаёт вертикальные фермы для автоматизированного выращивания свежих овощей, ягод и зелени круглый год, а также привлекает инвесторов для строительства подобных объектов по всему миру. Компания поставляет агрономические технологии авторизованным партнёрам, которые создают фермы и продают выращенную продукцию.

В 2020 году iFarm признали лучшим агрофуд-проектом на престижном европейском конкурсе The Europas Awards.

В чём проблема

Модель работы iFarm уникальна для компании, которая выращивает ягоды и зелень. Проект часто привлекает партнёров, которые не располагают подходящей операционной инфраструктурой и не способны рассчитать маржинальность продукции. 

Начиная работать с iFArm, компании не могут правильно оценить эффективность ферм. В дальнейшем это приводит к тому, что партнёры концентрируются на самых маржинальных культурах и отправляют на доработку в лабораторию продукты, которые на этом этапе кажутся им невыгодными.  

Что попробовали сделать в iFarm

Эксперты iFarm решили помочь партнёрам в правильной оценке производств, собрав всю необходимую информацию в системе «1С:УНФ (Управление небольшой фирмой)», которой сами пользовались. Однако сервис был ограничен функционально — iFarm быстро росла, количество партнёров увеличивалось, а запрос руководства на сложную аналитику разрозненных данных становился шире. В компании решили искать инструмент с более широким функционалом.

Как выбирали инструмент

Выбор встал между двумя вариантами — «1C:Комплексная Автоматизация» и «1С:ERP».

Для iFarm больше подходил вариант с ERP — сервис предоставлял всю необходимую отчётность. Однако внедрение системы требовало серьёзных ресурсов: технических, человеческих и временных. У стремительно развивающейся компании их не было.

В компании сосредоточились на продукте «1C:Комплексная Автоматизация». Но здесь возникло сразу несколько проблем.

• Стоимость нужных отчётов в этой системе оказалась высокой.
• Обновление отчётов могло привести к потере предыдущих настроек.
• Аналитика данных по отдельным фермам оказалась сложной. iFarm пришлось сильнее загружать программистов, которые разбирались с новой системой в процессе работы.
• Система финансовой аналитики оказалась слишком простой. Компании были нужны детальные производственные отчёты и возможность полноценно планировать финансы, но в этой версии «1С» функционала не хватало.

Что было дальше

Сначала команда iFarm попробовала решения, которые есть на российском рынке. Оказалось, что их функционал сконцентрирован на взаимодействии с банками и работе с платежами. Такой подход удобен, когда в компании пытаются оценить ситуацию в целом. Однако это не позволяет детализировать прибыль, что требовалось iFarm. 

Эксперты компании начали искать свежие варианты, нашли пост о «Финансисте» на vc.ru и оставили заявку на демонстрацию продукта

Как помог «Финансист»

Через час позвонил менеджер и провел демо. Оказалось, что «Финансист» позволяет iFarm одновременно решить задачи по планированию и отчётности. Компания смогла: 

• оценить маржинальность отдельных продуктов;
• увидеть, какую культуру и в каких объемах покупают;
• узнать, сколько денег приносит каждый продукт.

Чего удалось добиться iFarm вместе с «Финансистом»

• iFarm не пришлось тратить много времени на внедрение. От заявки и пробной сессии до начала работы прошло меньше двух дней.
• Подробный анализ помог компании понять, насколько эффективна каждая ферма. 
• Руководство смогло изучить подробные отчёты и спрогнозировать доходы и расходы как для iFarm, так и для ферм партнёров.  
• Внутри компании стали устанавливать персональные KPI для каждой фермы. В свою очередь партнёры получили возможность отслеживать деятельность ферм именно внутри их предприятия.

«Финансист» и iFarm по-прежнему работают вместе, расширяют функциональность сервиса и создают уникальную кастомную сборку решения.

Александр Арутюнов, руководитель компании Emka. Фото: из архива компании

О компании

Александр Арутюнов начал заниматься бизнесом в этой сфере в 2002 году. Бренд Emka появился в 2009 году. Долгое время компания делала упор на оптовые продажи. Сейчас, помимо производства женской одежды, Emka развивает три направления: оптовые и розничные продажи, а также торговлю через маркетплейсы.

• В штате компании 350 человек.
• Ежемесячный оборот 160 млн рублей.

Для всего должны быть сервисы

Финансовый учет в такой крупной компании велся в нескольких Excel-таблицах. Хоть это и делалось максимально аккуратно, никакой цельной картины не давало. Руководитель компании Александр Арутюнов говорит, что финучет «велся на коленке».

Чтобы видеть полную картину финансов, нужна была длительная подготовка. Задействовали финансового менеджера, который собирал таблицы-бумажки воедино. В них сотрудники компании пытались разглядеть общую картину. Это было неудобно и, скорее всего, совершались какие-то ошибки, потому что не вся информация была учтена.

Так как файлами пользовались несколько людей, была путаница с ответственностью: кто и что должен внести. Данные вносились несвоевременно, постоянно нужно было узнавать, обновлены ли таблицы. Информация в таблицах не всегда была актуальной.

О существовании сервисов финансового учета руководитель компании узнал, проведя аналогии с автоматизацией в других отраслях. ПланФакт был выбран из-за удобного интерфейса и понятного, доходчивого обучающего видео. Александр Арутюнов говорит о программе:

«Я изучил ПланФакт и очаровался им — настолько классно и понятно на сайте описывается удобство и важность сервиса».

Операция «Финансист»

Внедрение сервиса проводил финансовый менеджер компании совместно с консультантом ПланФакта. Комментирует финансовый менеджер компании Emka Лилия Хисямова:

«Внедрение происходило долго, потому что мы хотели все сделать правильно, чтобы потом не исправлять ошибки. Долго определялись, как верно все разнести по статьям».

До того как прийти к согласованной слаженной работе на услуге «Учет и аналитика» эксперт компании ПланФакт Ирина Тупицына настраивала аккаунт, перерабатывала большой объем данных — вносила их максимально корректно. В компании проходит по несколько тысяч операций в месяц. Это объективно большие показатели.

Сейчас работа в компании настроена так: финансовый менеджер компании Emka вносит все данные в программу, а эксперт ПланФакта Ирина Тупицына ежеквартально проводит финансовый анализ всех показателей.

В рамках ежеквартальных созвонов Ирина анализирует отчеты о прибылях и убытках, ДДС, делает вертикальный и горизонтальный анализ, рассчитывает изменение оборотного капитала, сколько можно вывести дивидендов, оценивает рентабельность собственного капитала. Для этой компании очень важен показатель оборотного капитала — ему уделяют особое внимание и стараются на него влиять. Комментирует Ирина Тупицына:

«Еще один важный вопрос, который часто недооценивают, это расчет дивидендов. При расчете суммы, которую можно забрать в текущем моменте, нужно учесть множество параметров. Это вовсе не так, что в этом месяце я заработал миллион, забрал его и улетел на Мальдивы. Чтобы не сделать хуже своему бизнесу, этот показатель нужно рассчитывать грамотно».

Бизнес может развиваться, но делать это за счет интенсивных или экстенсивных факторов. Необходимо стремиться, чтобы рост бизнеса был интенсивным, то есть путем более эффективного использования ресурсов. Этому в компании также уделяют внимание на ежеквартальных созвонах. Если у компании есть необходимость брать заемные средства, эксперт ПланФакта и сотрудники Emka разбираются, может ли бизнес это себе позволить и под какую процентную ставку. Комментирует Ирина Тупицына:

«По нашим оценкам компания растет эффективно: рентабельность чистой прибыли составляет 16,5%, несколько новых магазинов были открыты в процессе нашей работы».

Обновление концепции и сокращение расходов. Результаты

Оценка руководителя компании Александра Арутюнова полностью совпадает с оценкой финансового эксперта. Компания растет. Это происходит в том числе благодаря тому, что руководитель всегда видит общую картину бизнеса в режиме реального времени:

«Сейчас мы в процессе переговоров по одному торговому центру. Принимаем решение, оставаться или закрывать магазин. Он показывает не те выручки, на которые мы рассчитывали. Они сильно меньше, чем в других торговых центрах. Принимая решение закрыть магазин, посмотрели в ПланФакте картину по нему. Оказалось, что при всех издержках и расходах, объективно, этот ТЦ приносит хорошую прибыль. А другой торговый центр, который мы считали прибыльным, оказался убыточным.

Мы ориентировались только на выручки, а для того чтобы понять истинную картину, нужно учесть все: издержки, расходы, все затраты для содержания магазина. ПланФакт помогает видеть это в моменте».

Также ПланФакт помог сократить издержки, которые казались незначительными, но на деле могли покрыть аренду одного магазина или зарплату нескольких сотрудников. В прочих расходах было спрятано много всего, что казалось не имеющими значения мелочами. Канцелярия, чай-кофе в офис и подобные траты. Этим так называемым мелочам не придаешь значения, пока не видишь их все. Когда сотрудники Emka увидели их в ПланФакте, поняли, что эти траты совершенно не оправданные и сократили их, сэкономив деньги на аренду одного магазина или на зарплату нескольких человек.

ПланФакт помог компании запланировать и грамотно подойти к обновлению концепции бренда. Комментирует Александр Арутюнов:

«Планируем своего рода ребрендинг: новый дизайн магазинов, новая концепция. Видим в ПланФакте, что прибыль позволяет воплотить в жизнь такие обновления. Это немалые вложения в развитие бренда, они исчисляются миллионами рублей. К таким вложениям нужно тщательно подготовиться, для этого мы ориентируемся на данные ПланФакта».

Пока многие отрасли думают, как преодолеть кризис, в производстве и продаже одежды четко заметен подъем: крупные бренды ушли из России, освободив рынок для российских производителей. Компания Emka развивается, планируется обновление концепции, но это развитие, по мнению руководителя и финансового эксперта, возможно во многом благодаря грамотному финансовому учету и анализу.

Виталий Чех, основатель школы полноконтактного карате. Фото: из архива компании

«Школа Полноконтактного каратэ Чех Виталия» работает в Алматы под руководством чемпиона мира по карате Киокушинкай, мастера спорта международного класса Виталия Чех. В школе занимаются дети от 5 до 15 лет. По особой методике, разработанной самим Виталием Сергеевичем, воспитанники обучаются навыкам японского единоборства.

• В штате школы работают 5 человек
• Годовой оборот 6 млн рублей

Сколько заработал – столько взял себе. Вот и весь бизнес

Виталий Чех добился высочайших успехов в спорте, стал чемпионом мира и неоднократным чемпионом Казахстана. За его плечами 22 года занятий карате. Виталий имеет черный пояс второй дан. Считается, что обладатель второго дана освоил всю доступную технику спортивного карате. Но Виталий не только освоил технику, но и разработал свою собственную методику преподавания, открыл школу для детей и с успехом учит их боевым искусствам.

Но для успешного бизнеса уникальной методики недостаточно, она не может заменить финансовый учет, о необходимости которого Виталий даже не подозревал:

«Я знать не знал, что в бизнесе нужно вести финансовый учет, и никогда его не вел. Зачем это? Заработал, расплатился по обязательствам, остальное забрал себе - вот и весь бизнес». 

Финучет с нуля

Популярный в Казахстане бизнес-коуч Артем Монса начал обучать Виталия Чех предпринимательству. На первом же занятии Виталий узнал, что без грамотного финансового учета вести успешный бизнес невозможно. Ментор посоветовал ПланФакт в качестве сервиса автоматизации управленческого учета.

«Без финансового учета ты даже не знаешь, сколько на самом деле зарабатываешь».

Виталий Чех сразу купил тариф с внедрением, и в течение месяца разбирался с консультантом ПланФакта в финансовом учете. Но разбирался не в теории, а на практике своего собственного бизнеса:

«Фактически, я изучал финучет с нуля. Меня все еще нельзя назвать полноценным специалистом в финансах, но теперь я без труда понимаю, как вносить данные, что откуда берется и куда уходит. Что есть прибыль, а что – расходы».

Результаты

1. Удалось четко разграничить доходы и расходы.

«Раньше, покупая мебель в офис, я думал, что это расходы. Теперь я понимаю, что не вся прибыль – это прибыль, не все расходы – это расходы. Я вижу прибыль по месяцу, но это не значит, что все это – моя зарплата, которую я могу забрать на свои нужды. Раньше все это я выводил на себя. А ПланФакт показывает, что из этих денег целесообразно пустить в дело, что – отложить на развитие. Главным открытием стало, что не вся прибыль компании – это моя прибыль». 

2. Скорректировал сумму дивидендов.

«Я обнаружил, что позволял себе слишком большую зарплату. То есть с появлением ПланФакта моя зарплата стала меньше. Но это не значит, что прибыль бизнеса стала меньше, наоборот. Наконец-то в бизнес стали возвращаться средства, он получил развитие, в школе стало на 70 тыс. рублей в месяц больше. А мой уровень потребления тоже остался более-менее на прежнем уровне».

3. Удалось заметить вероятность кассового разрыва и избежать его.

«Впереди лето, а лето для любой школы – это период затишья, дети разъезжаются, многие просто делают перерывы в любых занятиях, отдыхают. Соответственно, денег поступает тоже меньше. Если бы не ПланФакт, этим летом меня ждал бы неминуемый кассовый разрыв».

4. Появилось четкое и прозрачное планирование.

«Теперь я четко вижу, могу ли я позволить себе какую-то покупку или нет. Планировал арендовать новый зал за 100 тыс. рублей. Думал, что с моим оборотом могу себе это позволить. А ПланФакт показал, что сейчас это точно не по средствам, и если я сейчас арендую этот зал, уже в следующем месяце буду в минусе. Принял решение вложиться в развитие не так глобально, аренду зала отложил на потом.

Запланировал набрать отдел продаж. Посмотрел в ПланФакте, могу ли себе это позволить. И сколько сотрудников могу позволить нанять, сколько им платить. На первых порах будет три менеджера».

5. Платежный календарь помогает видеть расходы и доходы заранее, планировать их.

«В нашей школе такая система оплаты, когда ученики платят за сентябрь в конце мая, чтоб занять место в группе, если летом не планируют заниматься. И без ПланФакта я эти деньги тратил по мере прихода, а в сентябре уже не помнил об этом. Соответственно, сентябрь был плохо прогнозируем по финансам. А в ПланФакте я четко вижу, куда определить этот платеж, он не исчезнет, не потеряется».

6. Появилась цельная картина развития бизнеса, объективные цифры.

«Если я не вижу свои цифры, значит я их не контролирую. А какой я предприниматель, если не контролирую то что заработал? Ситуация без контроля опасна тем, что потом неминуемо придется собственными деньгами тушить пожары» 

Кейс MACRO и Первостроитель. Фото: из архива компании

Клиент: компания «Первостроитель», Екатеринбург

История клиента: занимает 23-е место в рейтинге девелоперов Свердловской области. За годы работы введено около 500 тыс. кв. м. жилой и коммерческой недвижимости. 

Проблема: росло число объектов и соответствующих задач, предыдущая CRM отставала от бизнес-процессов застройщика – появился запрос на поиск новой строительной CRM.

Почему задумались о смене CRM

Прежняя CRM имела удобную и гибкую бухгалтерскую систему, подходила по параметрам информационной безопасности. Но возникли сложности, когда у компании «Первостроитель» появился запрос на настройку нетиповой воронки продажи и внедрение системы сквозной аналитики. 

Сначала компания решила настраивать текущую CRM под свои запросы: наняла технических специалистов, обозначила бизнес-процессы и начала постепенно внедрять обновления. Ушло 15 месяцев, чтобы «докрутить» новый функционал. 

Доработки так и не решили вопросы, связанные со сквозной аналитикой и настройкой воронки продаж. Какие еще возникли сложности при автоматизации процессов в строительной компании: постоянные баги внутри системы, заявки доходили до специалистов с задержками, система не считывала, откуда пришел лид, из какого канала. 

Эти вопросы были решаемы, просто нужно время на реализацию. Но продажи необходимы были здесь и сейчас, поэтому «Первостроитель» начала подбирать другую CRM. Основной запрос-требование к новой системе звучал так: стабильная и гибкая CRM, которая корректно оцифрует воронку продаж.

Внедрение решений цифровой платформы MACRO

До перехода на MacroCRM компания сравнивала несколько предложений. Выбирали по цене, функционалу и соответствию задачам. В итоге запускать автоматизацию строительной организации было решено с помощью продукта MACRO – оно было удобным и простым в использовании, не нужно было открывать несколько окон параллельно для выполнения задач. Все данные перенесли за 2 месяца. 

За время использования предыдущей системы появилось много ошибок, потому что данные собирались разрозненно. Чтобы автоматизация бизнес-процессов застройщика прошла успешно, и эти ошибки не появились в MacroCRM, интеграция проходила в 4 этапа:

1. эксперты MACRO выгрузили из старой CRM данные по объектам недвижимости, базу договоров, включая информацию по платным бронированиям, а также контакты клиентов;
2. затем начался процесс переноса информации в MacroCRM, проверки ее корректности. Вместе с этим команда MACRO настроила этапы бизнес-процессов девелопера, включая порядок согласования документов, а также воронку;
3. перенос более тысячи заявок со статусом «в работе»;
4. все истории оплат также выгружались и переносились, были настроены индивидуальные отчеты.

Трудность возникла на третьем этапе, поскольку комментарии к заявкам записывались в текстовых полях. Итог – появился алгоритм и регламент переноса, специалисты сделали первичную очистку от «не активных» заявок, реализована выгрузка и очистка данных.

Теперь в системе MacroCRM зафиксированы актуальные статусы, а большая часть заявок перенесена в «отложенные» с определенной датой выхода. Это происходило постепенно, чтобы специалисты могли безошибочно квалифицировать заявки.

К новой CRM сначала подключили отдел продаж, затем договорной отдел вместе с бухгалтерией. Поступающую информацию продолжали вести и в старой системе, чтобы убедиться, что новая работает корректно.

Интерфейс новой CRM максимально удобен и интуитивно понятен. Это напрямую повлияло на скорость обработки заявок – она выросла. Неизвестного статуса у заявок в отделе продаж больше не осталось. 

Как с помощью CRM разбудить спящих клиентов

В предыдущей CRM сохранилась база на 1200 лидов с неизвестным статусом. Неудобный интерфейс старой системы приводил к потере лида, если до него не дозвонились менеджеры с первого раза. Сейчас все подобные неверифицированные лиды сформированы в отдельную базу. Специалисты связываются с ними и обрабатывают заявки. Благодаря этому в отделе продаж смогли снизить процент тех, до кого не удалось дозвониться, на 27 %, а также достичь прозрачности и максимального понимания в статусе лидов. 

Сегментация и кастомизация клиентов, персональные рассылки – всё это помогает компании «Первостроитель» возвращать лиды и догревать их. Все проходящие мероприятия строго сегментированы по аудиториям и нацелены на её прогрев. В этом помогает система тегов, которая анализирует, чем интересовался человек, и прогнозирует, что может его заинтересовать в дальнейшем. Например, девлопер проводит дни открытых дверей на объектах. 

Вот как это происходит:

Как автоматизация бизнес-процессов застройщика повлияла на отдел-продаж 

• Внутри системы реализована интеграция с Calltouch. Соответственно, за каждым клиентом стоит своя «история», например, из какого канала пришла заявка. Это позволяет отслеживать эффективность каждого канала и корректировать маркетинговые ресурсы. 
• Автоматизация строительной компании «Первостроитель» положительно отразилась на работе отдела поддержки продаж. Именно они проводят клиента через согласование договора до покупки. Кроме того, автоматизация навела порядок в документах и сроках их оформления. Это важно, потому что для одних объектов требуется оформление ДДУ, для других — ДКП. 

• Исключены двойные брони. До внедрения MacroCRM «шахматка» у застройщика работала на базе стороннего решения. Это создавало дополнительные трудности при работе со старой CRM: все данные нужно было сначала выгрузить в Эксель, а далее синхронизировать с сайтом. Действия выполнялись 2 раза в сутки. Эту проблему решила MacroCRM – «шахматка» автоматически интегрировалась с сайтом, и все изменения в брони можно было видеть внутри CRM. 
• У компании «Первостроитель» есть свой инструментарий оценки продаж, но он пока не автоматизирован в CRM. Когда нужен типовой отчет, то его выгружают из системы, а далее делают расчеты на основе полученных данных. При этом качество данных не страдает. 
• MacroCRM позволяет использовать модуль «Динамическое ценообразование». Он оперативно изменяет цену квадратного метра определенных квартир, учитывая спрос и действия конкурентов. Кроме того, модуль не допускает ситуации, когда в ассортименте останутся лоты одинакового типа. Точное изменение в цене происходит за пару минут и сразу отображается на сайте. Подобная автоматизация для застройщика позволяет реализовать все лоты объекта и сделать это по максимально возможной рыночной цене.

Что получил застройщик после внедрения MacroCRM

• перенос всех данных из старой системы в новую CRM и полная интеграция за 2 месяца;
• лиды стали обрабатываться быстрее в 2 раза за счет стабильной CRM и удобного интерфейса. Сейчас специалисты «Первостроитель» сфокусированы на результате, ведь думать обо всех нюансах работы с системой больше не нужно;
• база неверифицированных лидов сократилась на 27 %. Часть из этой базы при обзвоне переросла в заявки с последующей продажей;
• увеличилось число входящих лидов на 20 % за счет синергии бизнес-процессов, маркетинга и CRM;
• к таким показателям удалось прийти своими силами, без привлечения дополнительных ресурсов в виде новых сотрудников. И это никак не сказалось на качестве обработки заявок.

Справка

Компания MACRO специализируется на автоматизации девелоперских компаний и разработке ПО для этих целей. Мы больше 10 лет работаем на рынке IT-решений и 15 лет на рынке строительства, за нашими плечами 160 клиентов из России и стран ближнего зарубежья.

Руководитель и сооснователь архитектурно-строительного бюро FLIK Константин Дудко. Фото: из архива компании

• В компании работает 16 сотрудников.
• Ежемесячный оборот 9 млн рублей.

Игрушечный учет

Финансовый учет в компании велся попроектно в Google-таблицах. Руководитель и сооснователь архитектурно-строительного бюро FLIK Константин Дудко так описывает особенности работы:

По каждому новому проекту заводилась новая таблица, в нее вносились все данные. Кроме этого, была сводная таблица, которая подтягивала цифры из «проектных» таблиц. Нельзя сказать, что возникали какие-то серьезные проблемы, просто было ощущение, что это какой-то неполноценный инструмент, будто бы игрушечный

Когда в компании появился финансовый директор, руководство приняло решение внедрить и наладить полноценный управленческий учет:

Стало очевидно, что это нужно делать на базе какой-то IT-системы. Прочитали отзывы, выбрали ПланФакт. И сразу, чтобы не допускать ошибок, заказали тариф с внедрением

Как это работает

Консультант помог изучить функционал сервиса, потом поэтапно совместно с финансовым директором настроили учетные статьи, интеграцию с банками.

ПланФакт как инструмент учета финансов удобен и понятен даже для новичков, в нем легко группировать, разносить и учитывать все поступления и платежи, видна статистика как в целом по компании, так и отдельных проектов. Платформа гибкая и наглядная, мы её быстро настроили под себя, разобрались в функциях, практически сразу стали использовать.

Сейчас работа с ПланФактом настроена так: финансовый менеджер вносит данные, финдир проверяет корректность внесения, выгружает данные и раз в месяц делает презентацию по итогам периода, я делаю выводы и принимаю управленческие решения по ней. И, кроме того, регулярно смотрю попроектный учет

Опора на цифры

Прошло полгода работы в ПланФакте. Главный результат, который выделяет Константин Дудко, это появившаяся возможность принимать решения, опираясь на цифры.

По прошествии полугода работы в ПланФакте мы можем сказать, что он нам очень помогает в учете финансов. Мы прослеживаем динамику, в финансах с каждым месяцем все больше порядка, ясности и четкости. Четко видим, на какие направления нужно обратить внимание и проконтролировать отчетность, усилить контроль. Благодаря этому система работает более слаженно, а мы смогли выявить дополнительные источники прибыли. Убытки, размер дебиторки и выручки – это всегда перед глазами. Можем анализировать, как растут постоянные затраты и оборот компании

Не поднимать цены, а делать скидки

Константин Дудко рассказал о нынешней ситуации в своей отрасли и дал несколько советов предпринимателям, которые помогут сохранить бизнес в период экономических сложностей:

Рынок оживает. Был некоторый спад продаж, но так как все наши контракты от полугода и дольше, то значительного спада мы не наблюдаем. Для материалов, которые пропали с рынка, находятся аналоги. Мы работаем в высоком ценовом сегменте, поэтому какие-то изменения коснулись нас минимально. Люди, которые купили себе дорогие квартиры, продолжают вкладывать в качественный ремонт.

В период любых экономических сложностей в первую очередь рекомендую смотреть на затраты, провести их аудит и сократить издержки, без которых компания может жить. Это нужно, чтобы финансовой подушки хватило на более продолжительный срок. А сейчас еще рекомендую искать альтернативных поставщиков. Очень важно построить новые цепочки поставок, поскольку утрата прежних может фатально сказаться на работе компаний.

С точки зрения работы с клиентами, я бы сейчас не поднимал цены, а наоборот предложил бы дополнительные скидки, чтобы повысить лояльность.

В своей компании мы на первые два месяца обрезали полностью маркетинговые бюджеты, потому что была непонятная ситуация с рекламой и некоторые каналы совсем перестали быть доступны. Сейчас маркетинг понемногу оживает

Татьяна Коломиец, руководитель и собственник компании. Фото: из архива компании>

• В штате компании семь сотрудников.
• Ежемесячный оборот 5 млн рублей.

Excel – это трудоемко или дорого

Учет в компании велся в Excel, но это давало мало информации: не было представления о чистой прибыли и затратах. Из-за отслеживания расходов в юанях и учета доходов в рублях происходила путаница. О том, как используется Excel сейчас, рассказывает руководитель и собственник компании Татьяна Коломиец:

«Чтобы настроить информативный финансовый учет в Excel, нужно либо постоянно адаптировать формулы и цифры, либо нанимать отдельного специалиста, который будет заниматься только финансовым учетом в Excel. Первое слишком трудоемко, второе – дорого. Кроме того, Excel предполагает внесение всех данных вручную, а это неудобно, долго и грозит кучей ошибок.

Сейчас Excel закрывает только одну задачу: подсчет юнит-экономики. Это вполне удобно, потому что юнит-экономику все равно регулярно нужно адаптировать. У маркетплейсов постоянно меняются условия работы: то увеличивается стоимость доставки, то вводятся коэффициенты на доставку. И даже если попробовать реализовать универсальные формулы для подсчета, придется платить потом кучу денег программистам, которым еженедельно нужно будет что-то править. Поэтому для юнит-экономики удобнее пользоваться Excel».

Сервис бухгалтерского учета нам не нужен

Татьяна Коломиец предположила, что если есть сервис для учета личных денег, то должен быть подобный и для бизнеса.

«Я уже несколько лет использую приложение для учета личных финансов, заношу туда все свои операции. Нечто аналогичное хотелось найти и для бизнеса.

В группе селлеров на Wildberries мне порекомендовали сервис, но он оказался неким симбиозом бухгалтерского и финансового учета. Если быть честным, то полноценный сервис бухгалтерского учета нужен для ООО, а когда ты работаешь по УСН 6%, в нем нет необходимости! Один раз в квартал посчитал доходы, подал декларацию, сделал авансовые платежи и все. А финансовый учет отдельно в этом сервисе не был предусмотрен. Тогда в той же группе на Wildberries мне порекомендовали ПланФакт».

Внедрение сервиса проходило без сложностей, однако сама Татьяна признает, что функционал ПланФакта гораздо шире, чем используется в компании на данный момент:

«Единственная проблема при внедрении заключалась в отсутствии у меня финансового образования. Пришлось, например, параллельно вникать, что такое переменные и постоянные расходы. И я понимаю, что функционал сервиса позволяет учитывать многое из того, до чего у нас пока не дошли руки.

На данный момент мы добавили категории, расчетные статьи, по которым разбиваются доходы и расходы. Это позволяет видеть общую статистику. Завели в ПланФакт юаневые и рублевые счета, поэтому я могу теперь отслеживать помесячно, сколько было прибыли и затрат».

ПланФакт и в Китае ПланФакт. Результаты

По истечении трехмесячного срока использования сервиса, в компании решили оплатить сразу годовой период. Потому что результаты оказались ровно такими, как ожидалось.

1. ПланФакт на 80% экономит время, потраченное на финансовый учет.

«В Exсel все данные вносились вручную. Теперь у нас подключены интеграции, и на одном этом мы экономим время примерно в 8 раз».

2. Стали более прозрачные и понятные финансовые отношения с китайским партнером.

«Самый интересный результат нашей работы с ПланФактом в том, что в сервисе очень быстро разобрался наш китайский партнер. Он говорит и читает на русском, но Excel для него был совершенно не информативен, он не мог понять, куда и на что тратятся деньги. В ПланФакте он разобрался сразу и без проблем, теперь тоже отслеживает показатели. Это редкость, когда китаец может понять и принять логику российского интерфейса. Значит она создана действительно логичной и понятной

3. Разграничили права доступа к финансовой отчетности.

«Это важно, когда ты ведешь партнерский бизнес. В ПланФакте есть права для «посмотреть» и для «исправлять». У меня администраторские права, я могу вносить правки и быть уверенной, что мои цифры окончательные. В Excel нужно включать пароли, и это неудобно».

4. Увидели рентабельность и доходы-расходы отдельно по маркетплейсам.

«На Wildberries очень сложно все посчитать. Там можно понять свою прибыльность только по общему потоку денег. Сколько ты товара отгрузил, сколько на выходе получил – вот и вся информация. А товар периодически теряется, отбраковывается, есть какой-то процент возвратов. В ПланФакте я могу теперь отслеживать помесячно прибыль и расходы.

И увидеть рентабельность по февралю и марту 27% было очень приятно, но главное, это не требовало от меня никаких расчетов».

Лучше 40 раз по разу, чем однажды 40 раз. Советы в кризис

Самый главный совет, который Татьяна Коломиец во время экономической нестабильности дает предпринимателям, – не принимать поспешные решения и тщательно анализировать рынок.

«Когда резко повысился курс, многие испугались и стали менять деньги по курсу 20-30 рублей за юань. Мы решили переждать и не покупать по высокой цене. Сейчас стоимость юаня даже ниже, чем была до 24 февраля. Мы можем обменивать в юани деньги, которые заработали за последние два месяца, по более выгодному курсу. Поэтому наши потери будут минимальны».

Предпринимателям, торгующим с Китаем, Татьяна Коломиец рекомендует использовать железнодорожный транспорт для доставки:

«Сейчас самый оптимальный способ – отправлять товары железной дорогой напрямую из Китая в Москву, потому что не задействована третья сторона. Если отправлять морем, то в игру вступают иностранные перевозчики, бывают задержки. Есть еще не самые официальные пути, но ими лучше не пользоваться. Сроки доставки по железной дороге из Китая в Москву не самые быстрые – 30-40 дней, зато точно все доходит.

Что касается стоимости доставки, цены постоянно меняются и зависят от спроса. До 24 февраля цены были высокие, потом все ушли в затишье, и был период, когда цены на железнодорожные контейнеры сильно упали, так как не было заказчиков. Поезда уходили почти пустыми. Сейчас все снова начали работу, цена повышается».

Для тех, кто торгует на российских маркетплейсах, Татьяна Коломиец советует сейчас отправлять товар понемногу, но часто. Эта же рекомендация актуальна и для покупки товара за рубежом в условиях волатильности курса:

«Если на Wildberries или Озон товар заканчивается, это очень сказывается на выдаче в поиске, товар не видят покупатели. Поэтому лучше отправлять по чуть-чуть, но часто, чем сразу большой объем. Это же поможет нивелировать и колебания курса. Если закупать понемногу, можно снизить среднюю ставку и общие затраты. Если вы купили одну партию товара при цене за доллар 120 рублей, следующую при цене 100, а потом и за 70, то средняя цена будет ниже, чем если вы закупили сразу большую партию при долларе по 120 рублей».

Василий Мосиенко, руководитель и собственник Space Up. Фото: из архива компании

Также Space Up занимается предоставлением в аренду фактических рабочих мест — это коворкинг в Екатеринбурге.

• В компании работает 20 человек.
• Годовой оборот около 80 млн рублей.

Десять лет ничего не считал

Об особенностях работы компании рассказал руководитель и собственник Василий Мосиенко

«Направление по предоставлению виртуальных юридических адресов является главным, вокруг него все происходит. К нему добавляется приобретение и управление недвижимым имуществом, коворкинг. Есть также несколько партнерских программ с банками по регистрации юридических лиц, на отдельных юрлицах пункт доставки СДЭК по франшизе и магазин здорового питания.

Разобраться во всем этом сложно: по сути я имею три юридических лица, есть еще карты физлиц, с которых тоже производятся расчеты»

Единого учета всех финансов бизнеса не было. По словам самого Василия Мосиенко, бухгалтерия велась отдельно на каждом юрлице, интеграции данных не происходило.

Видел, что зарабатываю, только по растущей цифре на личном счете

В основе работы компании была примерная бизнес-модель, которая изначально строилась в расчете на прибыль:

«По этой бизнес-модели я и действовал. Но конкретики не было: ни прибыли помесячно, ни расходов, никакого четкого планирования. Рассуждал так: я единственный владелец бизнеса, собственник, поэтому все деньги, которые пришли ко мне на счет — мои. И исходя из этого действовал: вижу, что какие-то деньги на счете накопились, знаю, что у меня нет долгов, купил еще недвижимость»

Иногда в компании делался некий срез данных через 1С. Раз в полгода бухгалтер делала отчет о прибылях и убытках, баланс, некоторое подобие ДДС.

«Но меня это не устраивало. Все равно это была бухгалтерская отчетность, а не управленческая. Она показывала, сколько имущества на балансе, сколько мы заплатили налогов, но ясной картины развития бизнеса это не давало, ничего нельзя было посмотреть в моменте»

Василий Мосиенко понимал, что нужно вести финансовый учет, но не знал о существовании специальных сервисов и не был готов тратить на учет деньги.

«Потом познакомился с Натальей Самусенко, которая посоветовала ПланФакт. Я скептически отнесся к совету: спросил, почему именно этот сервис, и нельзя ли попробовать другие. Мы действительно проанализировали схожие сервисы, и я на своем опыте пришел к выводу, что ПланФакт подходит мне оптимально»

Рассказывает финансовый эксперт Наталья Самусенко, которая помогала Василия Мосиенко с внедрением ПланФакта и продолжает выступать в качестве финансового эксперта в компании:

«Основной запрос был — навести порядок в цифрах. Не было понятно, сколько можно выводить из бизнеса, достаточно ли средств для расширения, на какие рычаги давить, чтобы увеличить прибыль. Так как у Василия несколько бизнесов и каждый индивидуален, необходимо было сначала выстроить структуру по каждому из них.

Проектов в одном бизнесе более 50. По каждому из них нужна динамика и ключевые показатели. Одна из главных задач была отделить деньги бизнеса от личных средств. Но благодаря разделению мы увидели, что 80% из выведенных из бизнеса средств вновь возвращается в бизнес.

Так как обороты большие, невозможно было спрогнозировать и поставить перед командой четкие задачи. Теперь с помощью отчетов и визуальных показателей в ПланФакте Василию легко управлять бизнесом»

Результаты

1. Систематизировали расходы и сэкономили на налогах. Было много расходов бизнеса с личной карты: приобреталась коммерческая недвижимость, оборудование, мебель для коворкинга. При систематизации этих расходов удалось сэкономить на налогах.

«Покупаю недвижимость за 600 тысяч рублей с личной карты. У меня система налогообложения «доходы минус расходы», то есть я могу сокращать налогооблагаемую базу на расходную часть. Коммерческую покупку с карты бухгалтер не видит. Когда мы систематизировали расходы, удалось уменьшить налоги за счет этих расходов на 7%. То есть на 42 тысячи рублей. Это только один пример, а с личной карты я покупал и мебель, и оборудование. То есть общая экономия была гораздо больше. Если бы не ПланФакт, это так и не было бы учтено»

2. Платежный календарь помог прогнозировать приток денег.

«В этом году был близок к кассовому разрыву, но платежный календарь показал, когда и какие суммы придут, помог успокоиться и понять, что кассового разрыва не наступит. Уже в тот момент я понял ценность ПланФакта»

3. Закрыли один убыточный проект по субаренде помещений.

4. Увидели финансовое состояние компании, соотношение пассивов и активов.

«ПланФакт показал полную картину по имуществу: сколько у меня активов и пассивов. Оказалось, что у моей компании очень высокая финансовая устойчивость, активы существенно превышают пассивы»

5. Отделили деньги бизнеса от личных средств.

«С помощью ПланФакта удалось увидеть, сколько я трачу на личные нужды и сколько реинвестирую обратно в бизнес. Когда увидел, сколько потратил в 2021 году, понял, что слишком много себе позволяю. Я чувствовал это, понимал, что такого прироста, который был до 2021 года, нет. Но не понимал почему. Оказалось, что я слишком много вывожу на себя. Решил, что определю себе процентовку и буду меньше тратить на личные нужды, чтобы обеспечить бизнесу нужный рост»