Команда ПланФикса

Виджет План и Факт на дашбордах ПланФикса - сравнение плановых и фактических показателей и отслеживание прогресса. Фото: из архива компании

Любой показатель сам по себе не всегда даёт полную картину происходящего в компании. Выручка в 5 млн рублей — отличный результат, если плановый показатель составлял 3 млн, но недостаточный, если команда должна была заработать 10 млн. 

Новый виджет «План и Факт» на дашбордах системы управления бизнесом ПланФикс добавляет к фактическому значению необходимый контекст: сколько планировали, сколько получили и насколько приблизились к цели.

Как это работает

Виджет «План и Факт» настраивается в планировщике. Для визуализации доступны числовой формат, кольцевая и круговая диаграммы.

Значения плана и факта можно указывать вручную или рассчитывать автоматически на основе данных ПланФикса. 

При автоматическом расчёте можно выбрать, что именно считать:

• Количество записей — например, число закрытых задач, обработанных обращений или сделок.
• Сумму по числовому полю — например, общая стоимость сделок, сумма расходов или бюджет проектов.

В обоих случаях данные можно дополнительно отфильтровать по проекту, статусу, ответственному, периоду и другим параметрам.

Где использовать

Виджеты «План и факт» подходят для показателей, которые важно оценивать в сравнении с заранее поставленной целью. Например:

• Продажи и выручка. План — 5 млн рублей за месяц, факт — сумма выручки по сделкам в ПланФиксе. Руководитель сразу видит, сколько уже заработано и каков прогресс по цели.
• Выполнение задач. План — закрыть 200 задач за месяц, факт — количество задач, переведённых в финальный статус. Это помогает отслеживать объём работы и темп команды.
• Бюджет и расходы. План — уложиться в 2 млн рублей, факт — сумма расходов по данным системы. Дашборд покажет, насколько текущие затраты близки к установленному лимиту.
• Проекты. План — завершить 20 проектов за квартал, факт — количество закрытых проектов. Это позволяет контролировать проектные цели без ручных подсчётов.

Виджет «План и факт» уже доступен в дашбордах ПланФикса. Новый тип данных помогает не просто отслеживать текущие метрики, но и эффективно контролировать движение к поставленным целям.

В ПланФикс упростили запуск регулярных процессов. Фото: из архива компании

В системе управления компанией ПланФикс  упростили настройку регулярных процессов: теперь их можно один раз собрать в шаблоне и использовать как готовую основу для любых новых проектов. 

Решение будет полезно для компаний с длительными клиентскими услугами: SMM- и digital-агентств, аутсорс-бухгалтерии, сервисных и консалтинговых команд. 

Вместо того чтобы каждый раз вручную настраивать одинаковые задачи для нового клиента, процесс один раз фиксируется в шаблоне проекта. 

Дальше система сама разворачивает его в каждом новом проекте: задачи запускаются по расписанию, в нужной последовательности и без дополнительной настройки.

Если процесс меняется — например, добавляется новая отчётность или корректируется порядок работ — достаточно просто обновить шаблон. Изменения автоматически применяются как к новым проектам, так и к уже действующим.

Из сообщения компании:

«Мы хотели убрать лишние ручные настройки там, где процессы повторяются из проекта в проект. Логика должна задаваться один раз — на уровне шаблона, а дальше система сама её воспроизводит» 

В результате компании быстрее масштабируют типовые услуги, снижают долю ручных настроек и получают предсказуемый, единый стандарт работы для всех клиентов. 

Подробный гайд по настройке регулярных задач можно прочитать в блоге ПланФикса.

Мессенджеры или бизнес-приложения с чатами: где проходит граница. Фото: из архива компании

Мессенджеры в бизнесе — это быстро, удобно и всегда под рукой. Можно отвечать на вопросы клиентов по пути в офис, скидывать задания сотрудникам голосовыми, подключить бота для сбора лидов, пересылать рабочие файлы и держать коллег в курсе через групповые чаты.

Однако по мере роста компании эти преимущества часто нивелируются или вовсе превращаются в недостатки.

Быстрый доступ к переписке? Пока активных клиентов пара десятков, найти нужный диалог несложно. Но когда их уже сотни, а разговор состоялся месяц назад, поиск превращается в квест.

Групповые чаты по проектам? А если проектов уже две сотни? Сотрудникам всё сложнее понять, в какой чат отправить сообщение, где обсуждается нужная задача и кто вообще участвует в проекте.

Простота и скорость? Иногда они тоже играют злую шутку. Представьте, что вашего главбуха зовут Марина — так же, как и жену. После напряжённого рабочего дня достаточно одного неверного нажатия, чтобы сообщение с поцелуем и обещанием романтического ужина улетело совсем не тому человеку.

В бизнес-приложении такая история просто невозможна: там нет личных чатов, а каждая переписка привязана к задаче или клиенту. В этом и есть главное преимущество систем со встроенными чатами — они разделяют личное и рабочее и наводят порядок в общении так, как не сможет практически никакой мессенджер.

Где бизнес-приложения могут заменить мессенджеры

Быстрая переписка. У большинства современных систем есть мобильные версии. Например, в мобильном приложении сервиса ПланФикс можно не только общаться с клиентами и коллегами, но и создавать задачи, прикреплять вложения, переключать статусы и управлять дедлайнами — а push-уведомления сообщают о новых сообщениях и изменениях мгновенно, и они не теряются среди личной переписки.

Голосовые сообщения. Некоторые CRM и таск-менеджеры поддерживают отправку не только текста, но и голоса. А в ПланФиксе дополнительно можно настроить авторасшифровку голосовых — коллегам не придётся переслушивать трёхминутное сообщение ради одной цифры. Расшифровку также можно включить по тапу.

Сбор и обработка данных. В мессенджерах для этого используют ботов, которые собирают информацию в таблицу или передают её в CRM по API. Но чтобы настроить функционального бота, нужно привлекать разработчика или платить за no-code сервис — и всё равно тратить время на построение логики.

В ПланФиксе этой цели служат AI-агенты. Датамайнер вытаскивает информацию из переписок и раскладывает её по полям карточки задачи или клиента. Интервьюер проводит бриф вместо сотрудника — чтобы он заработал, достаточно выбрать поля, которые нужно заполнить, и при необходимости добавить инструкции обычным текстом.

Где бизнес-приложения превосходят мессенджеры

Структурированное общение. Переписка привязана к конкретной задаче или сделке. Не нужно листать чат за месяц, чтобы вспомнить, о чём договаривались, — достаточно открыть задачу.

Контроль доступа. Представьте: менеджер, который три года вёл ключевых клиентов, уходит к конкурентам. Если общение шло в его личном мессенджере — вместе с ним уходят контакты и вся история договорённостей. В бизнес-приложении история и клиентская база остаются в компании, а доступ бывшего сотрудника отключается за несколько секунд.

Единое рабочее пространство. Переписка, документы, задачи, календарь и CRM находятся в одной системе, а не разбросаны по разным чатам и сервисам.

Поиск и аналитика. Найти нужную информацию можно не только по словам из переписки, но и по клиентам, проектам, исполнителям, срокам и другим параметрам.

Где бизнес-приложения дополняют мессенджеры

Когда речь идёт о переписках с клиентами, в большинстве случаев вопрос стоит не «или — или», а «как использовать оба инструмента вместе».

Золотой стандарт современных CRM-систем — омниканальность. Например, в ПланФикс можно интегрировать почту, социальные сети и несколько мессенджеров одновременно.

Сотрудник общается с клиентами по разным каналам из единого интерфейса. Расшифровка голосовых упрощает восприятие информации, AI-агенты сортируют данные прямо из переписки, RAG-поиск по базе знаний помогает отвечать на сложные запросы, а AI-переводчик позволяет одному менеджеру обслуживать сразу несколько регионов.

В итоге клиенты продолжают пользоваться привычными каналами связи, а компания получает централизованное хранение переписки, автоматизацию процессов, контроль над клиентской базой и AI-инструменты, которые снимают с сотрудников рутину.

Так где же проходит граница?

Там, где заканчивается личное и начинается рабочее. Мессенджеры остаются удобным каналом связи для клиентов, а внутри компании общение живёт в системе, привязанное к задачам, проектам и сделкам. Выбирать между ними не нужно: бизнес-приложение просто становится центром, в который стекаются все каналы.

Проверить, как это работает, можно на практике: подключите к ПланФиксу свои каналы связи и посмотрите, как изменится работа с клиентами.

Почему бизнес-приложения не окупаются. Фото: из архива ПланФикс

Это классическая история: компания покупает дорогую CRM или продвинутый таск-менеджер, ожидая, что внутри воцарится порядок, а эффективность взлетит до небес. Но проходит полгода, и вместо прибыли остаются только счета за подписку и раздражение команды.

Зачастую проблема вовсе не в неудобном интерфейсе или ограниченном функционале сервиса, а в подходе к его использованию. 

Давайте разберем три сценария, при которых буксует внедрение любого софта, и поймем, как заставить технологии отрабатывать инвестиции и приносить деньги.

Сценарий №1 — «Мертвый груз»: купили, но не внедрили

Часто покупка сервиса воспринимается как финал пути: «Мы оплатили лицензии, теперь всё наладится». На деле это только начало. В такой ситуации сервис «щупают» пару дней, создают пару тестовых задач и откладывают «до лучших времен». Внедрение превращается в побочный проект, на который вечно нет времени.

В чем ошибка: Отсутствие конкретной задачи и ответственного. Без чётких сроков и понимания, какие именно процессы мы переносим в «цифру», система быстро превращается в антиквариат.

Как исправить: Перестаньте смотреть на приложение как на волшебную таблетку. Выберите один или два критических бизнес-процесса — например, только обработку входящих заявок — и зафиксируйте, как они работают сейчас. Назначьте ответственного и подготовьте план внедрения с конкретными сроками и дедлайнами. Внедрение — это полноценная управленческая задача, а не то, что делается «между делом».

Сценарий №2 — «Параллельная реальность»: внедрили, но не используют

Это ситуация, когда систему настроили и даже провели обучение, но через месяц вы замечаете, что сотрудники по-прежнему обсуждают задачи в мессенджерах и ведут учёт в старых таблицах. Программа существует сама по себе, а реальная работа — сама по себе.

В чем ошибка: Людям просто неудобно. Если внесение данных в CRM занимает больше времени, чем сама продажа, сотрудник найдет способ обойти систему. 

Также нельзя недооценивать силу привычки. Когда нет контроля со стороны руководства, большинство сотрудников будет выполнять задачи не как «надо», а  как проще и понятнее.  

Как исправить: Здесь работают три жёстких, но справедливых правила:

• Правило «Единого источника»: Если задачи нет в системе — её не существует. Никаких «я же говорил в коридоре». Это же касается ответов по задаче фиксации действий и договоренностей. Забываем про чаты в мессенджерах, всё записывает только в приложении для работы.
• Принцип упрощения: На старте уберите всё лишнее. Пусть в карточке клиента будет три обязательных поля вместо двадцати. Лучше иметь простую, но работающую базу, чем идеальную, но пустую.
• Личная выгода: Покажите сотруднику, как софт облегчает его жизнь — напоминает о дедлайнах, автоматически генерирует документы или избавляет от лишних планерок.

Сценарий №3 — «Цифровая тетрадка»: используют, но без выгоды

Самый коварный вариант. Команда честно заполняет все поля, задачи вовремя закрываются, но бизнес-показатели стоят на месте. Руководитель по-прежнему тратит часы на ручной контроль, а скорость работы не растет.

В чем ошибка: Вы используете приложение просто как записную книжку. Оцифровали хаос, но не изменили логику работы. Если данные просто «лежат» в системе, они не приносят пользы.

Как исправить: Переходите на уровень автоматизации и анализа. Система должна работать за вас: при поступлении заявки — автоматически назначать ответственного, при просрочке этапа — слать уведомление, при выходе на КП или заключение сделки — сама генерировать документы. Реальная окупаемость начинается там, где софт берет на себя рутину и подсвечивает «узкие места» в процессах, которые раньше были невидимы.

Окупается не программа, а дисциплина

Бизнес-приложение начинает приносить деньги не в момент покупки и даже не после настройки интерфейса. Оно окупается тогда, когда становится неотъемлемой частью ежедневной работы компании .

Чтобы не разочароваться в софте, двигайтесь поэтапно: сначала наведите порядок в одном процессе, добейтесь того, чтобы вся команда работала только в системе, а затем подключайте автоматизацию. Только в таком порядке технологии превращаются из статьи расходов в рычаг для роста прибыли.

Именно поэтому при выборе системы стоит смотреть не только на список её функций, но и на то, насколько легко она позволяет выстроить процессы под специфику вашей компании. 

Например, в системе управления бизнесом ПланФикс можно начать с автоматизации одного процесса — обработки заявок, согласования документов или работы с клиентами — а затем постепенно расширять автоматизацию по мере роста бизнеса. 

Такой подход помогает внедрять изменения без лишнего стресса для команды и быстрее получать отдачу от использования системы. 

Диаграммы связей в ПланФиксе теперь показывают не только структуру, но и логику процессов . Фото: из архива компании.

В системе управления бизнесом ПланФикс расширили возможности Диаграммы связей. Обновление упрощает описание, анализ и поддержку бизнес-процессов. 

Раньше на схеме отображались только задачи, проекты, контакты и сотрудники, а логика автоматизации оставалась скрытой в настройках. Теперь на диаграмму можно вывести автоматические сценарии и кнопки, чтобы в один клик открывать их для редактирования.

Из сообщения компании:

Когда автоматизация усложняется, важно видеть не только сами задачи и контакты, но и правила, по которым они обрабатываются. Мы добавили в диаграмму сценарии и кнопки, чтобы схема показывала реальные алгоритмы работы, а не просто связи между элементами. 

В результате Диаграмма связей в ПланФиксе становится не просто способом визуализации процессов, а полноценным рабочим инструментом для их анализа, поддержки и развития.

Как при помощи AI-инструментов автоматизировать первичный контакт с клиентом и повысить конверсию. Фото: из архива компании

Скорость реакции — главный фактор продаж

По данным исследования MIT, компании, которые связываются с потенциальным клиентом в течение первых 5 минут после поступления обращения, успешно квалифицируют лид в 21 раз чаще, чем те, кто отвечает через 30 минут и позже.

Первый контакт часто определяет судьбу сделки. Чем оперативнее компания отсеет спам, выяснит потребности клиента и соберёт вводные данные, тем выше итоговая конверсия. Любая задержка приводит к тому, что «горячий» лид остывает и уходит к конкурентам.

Минимизировать такие потери и предельно сократить срок реакции помогают AI-инструменты. Как они действуют и что можно автоматизировать уже сегодня, разберём на примере системы управления бизнесом ПланФикс.

1. Автосортировка входящих обращений 

При запуске трафика компании неизбежно сталкиваются с хаосом: целевые лиды, спам, коммерческие предложения, жалобы и технические вопросы падают в один рабочий пул. Теперь не нужно тратить время на ручной разбор почты, эту роль берёт на себя встроенный AI-помощник.

Как автосортировка обращений работает в ПланФиксе:

• Перехват обращения: новая задача создается автоматически благодаря интеграции с мессенджером, сайтом или почтой.
• Анализ контекста: автоматический сценарий отправляет текст обращения языковой модели (LLM).
• Умная маршрутизация: AI изучает контекст и определяет категорию обращения. Дальнейшая цепочка автоматизации направляет задачу нужному сотруднику и переводит в правильный статус.

Вы можете гибко настраивать автоматику: использовать разные наборы категорий для разных каналов. Например, один алгоритм анализа — для писем по email, другой — для сообщений в Макс, третий — для заявок с сайта.

Статистика: По оценке McKinsey, использование генеративного ИИ в клиентском сервисе способно повысить продуктивность процессов на 30–45%. Один из ключевых источников этого эффекта — автоматизация первичной обработки обращений: их классификации, приоритизации и маршрутизации между сотрудниками.

Для бизнеса это означает сокращение времени между поступлением обращения и началом работы с ним. Потенциальный клиент быстрее получает внимание со стороны компании, а вероятность потери лида из-за задержек или ошибок маршрутизации снижается.

2. Первичный ответ по базе знаний 

Стандартные автоответчики в духе «Ваша заявка очень важна для нас, менеджер свяжется с вами в течение часа» раздражают клиентов, а на самостоятельный поиск информации в регламентах у сотрудников часто уходит слишком много времени. В результате клиент успевает «остыть» или купить аналогичный товар у конкурентов.  

ПланФикс решает эту проблему с помощью ИИ-ассистента, работающего на основе корпоративной базы знаний. Он помогает подготовить полный и аргументированный ответ на клиентский запрос, до того как потенциальный покупатель потеряет интерес.

Как умные базы знаний работают в ПланФиксе:

• Предварительная подготовка: в аккаунт компании загружаются инструкции, прайс-листы, регламенты и описания продуктов, после чего активируется AI-помощник.
• Поступление вопроса: клиент задает сложный или специфический вопрос.
• Запрос к AI: менеджер не листает корпоративные документы, а в один клик запрашивает помощь AI прямо внутри задачи.
• Генерация черновика: нейросеть мгновенно находит в документах релевантную информацию и формирует точный, ёмкий ответ.
• Контроль: сгенерированный текст выводится менеджеру в виде черновика. Сотрудник проверяет его, при необходимости корректирует и отправляет клиенту.

Такой подход кратно увеличивает скорость работы, а итоговая проверка со стороны менеджера страхует от галлюцинаций AI. Клиент получает экспертный ответ за пару минут, но финальное слово всегда остается за человеком. 

Эта опция лучше всего подходит для подготовки быстрых ответов на первичные запросы.

Статистика: По данным Zendesk, 86% опрошенных потребителей отмечают, что скорость реакции и точность решения вопроса напрямую влияют на их решение о покупке. 

3. Сбор информации и брифование 

Часто для оценки стоимости сделки или формирования КП менеджеру не хватает вводных данных. Вместо отправки скучных длинных брифов, которые клиенты редко заполняют до конца, ПланФикс позволяет запустить интерактивное интервью силами AI-агента.

Как AI-интервьюер работает в ПланФиксе:

• Гибкий запуск: можно настроить подключение робота к беседе после определенного триггера (при поступлении новой заявки, переводе задачи в нужный статус, заполнении определенного поля) либо запустить AI-агента вручную.
• Мимикрия под сотрудника: клиента не обязательно предупреждать о том, что он общается с AI-агентом. При настройке интеграции с мессенджерами и социальными сетями можно указать, что сообщения должны отправляться от лица компании. 
• Tone of Voice: AI-агенту можно задать дополнительные инструкции, прописать предпочтительный тон и стилистику общения.
• Автозаполнение карточки CRM: как только AI-агент соберет нужные данные (бюджет, сроки, техтребования), он сам разложит их по полям карточки задачи, сделки или контакта и уведомит менеджера.

Когда сотрудник вернется к задаче, все пожелания и информация от клиента уже будут собраны и зафиксированы роботом. Это позволяет быстрее подготовить коммерческое предложение, перейти к обсуждению условий сотрудничества и сократить путь клиента до принятия решения. 

Статистика: Согласно исследованию Zendesk, 74% клиентов раздражает необходимость повторно сообщать одну и ту же информацию, а 81% ожидают, что компания будет помнить контекст предыдущих взаимодействий. Сбор информации через AI-агента позволяет не только ускорить квалификацию обращения, но и сохранить все полученные данные в CRM ещё до подключения менеджера. 

AI берёт на себя рутину, а менеджер — продажи 

Искусственный интеллект не заменяет менеджера, а берёт на себя рутинные задачи первого контакта: сортирует обращения, помогает готовить ответы и собирает недостающие данные. В результате клиент быстрее получает обратную связь, а менеджер подключается к диалогу, уже имея готовый контекст.

Современные CRM-системы всё чаще выходят за рамки простого хранения данных и начинают участвовать в работе с клиентом на всех этапах взаимодействия. Это помогает компаниям быстрее обрабатывать обращения, снижать нагрузку на сотрудников и поддерживать высокий уровень сервиса даже при большом потоке заявок.

Новые дашборды в ПланФиксе помогут отслеживать ключевые показатели бизнеса. Фото: из архива компании

В системе управления бизнесом ПланФикс появились дашборды — информационные панели с ключевыми показателями компании. Новая функция встроена прямо в привычный интерфейс системы. 

Дашборды призваны помочь руководителям и команде быстрее замечать отклонения, контролировать загрузку сотрудников, отслеживать продажи, заявки и другие метрики. 

Из сообщения компании:

«Мы хотели решить распространенную проблему, когда руководителю или сотруднику приходится начинать день с открытия нескольких систем, переключения между CRM, переписки с коллегами и поиска актуальных данных. Теперь все важные показатели можно вывести на стартовый экран».

Дашборды в ПланФиксе состоят из специальных блоков — виджетов. Их можно собрать на отдельной информационной панели, создав единый центр мониторинга состояния компании, или добавлять прямо на доски, где работают сотрудники. 

Какие типы виджетов доступны в ПланФиксе 

На первом этапе пользователям доступны два типа виджетов:

Крупное число — подходит для отображения одного важного показателя. Например: количество новых заявок, выручка за месяц, сумма сделок в работе или число активных клиентов.

Кольцевая диаграмма — используется для анализа распределения данных: загрузки сотрудников, заявок по статусам или других показателей.

Откуда берутся данные для дашбордов

На виджеты можно выводить информацию из двух источников:

• Внутренние данные ПланФикса — система автоматически рассчитает нужные показатели, суммы и пропорции. Для этого достаточно один раз настроить фильтры и параметры группировки данных. 
• Ручной ввод — этот вариант подходит для данных, которые хранятся вне системы (например, плановые показатели на месяц или общая сумма дебиторской задолженности). Для этого режима можно определить круг сотрудников, имеющих право обновлять цифры на дашборде. 

Какие обновления дашбордов в ПланФиксе появятся в будущем 

Разработчики отмечают, что это лишь первый этап развития дашбордов в ПланФиксе. 

В ближайших планах — добавить новые типы визуализации (включая гистограммы и столбчатые диаграммы), а также специализированный виджет «План/факт» для удобного сравнения целей и текущих результатов. 

Подробнее о дашбордах ПланФикса можно прочитать в блоге сервиса.