ПланФикс Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Связка сервисов позволяет вам избавиться от ситуаций, когда менеджер онлайн-поддержки клиентов ушел на обед, чат разрывается от сообщений, а девочки из службы поддержки просто не думают о таких мелочах.

Включить интеграцию просто: в «Управлении аккаунтом» / «Интеграции с другими сервисами». Интеграции нужно дать имя и указать ключи API. Ключи нужно взять из настроек Чатра, в разделе «Установка и опции». После добавления их в ПланФикс, увидите дополнительные настройки интеграции.

Кто уже использует ПланФикс для общения с клиентами по разным каналам: уже знают о некоторых опциях. Они позволяют выбрать шаблон задачи для нового общения с клиентом, шаблон контакта, по которому он сам будет занесен в базу. Важно заметить последнюю настройку. Она задает пользователя, от имени которого будет вестись чат на сайте. По умолчанию, это пользователь с именем интеграции. Если нужно настроить общение от имени другого пользователя из Чатры, укажите его email.

Интеграция работает легко. Когда клиент начинает чат на сайте, ПланФикс создает новую задачу.

Сотрудники могут обрабатывать её как обычную задачу от клиента. Клиент обращается в чат, вы — в Планфикс. Другие интересные особенности интеграции можно изучить в блоге Планфикса. Из ограничений: API в Чатре доступен только для платных аккаунтов, но зато вообще доступен.

Рабочие панели

Ранее интерфейс включал две панели. Но мониторы растут, поэтому в свежем интерфейсе рабочую среду расширили до трёх панелей, которые выезжают и заезжают по мере необходимости.

Что-то осталось неизменным: быстро открыть предыдущую панель можете кликом на полоску, в которую она свернулась.

Размеры панелей меняются перетаскиванием границ между ними. В некоторых разделах, к примеру, в диаграмме Ганта, можете развернуть основную панель почти на всю ширину экрана. Анимацию появления панелей тоже поменяли, чтобы уловить их «происхождение».

Цветовые отличия

Уже наверное заметили и графитовую панель слева. Это своеобразная «панель фильтров», потому что такова ее задач. Чуть менее заметны другие различия — светло-серая панель со списками (проектов, задач, контактов и так далее), а панель с данными о конкретном объекте, как и ранее, с белым фоном.

Это помогает отличать основной объект, когда на экране вместе открыто несколько панелей.

Выделение задачи

В списке выбранную задачу система подсвечивает фоном по фону статуса.

Кроме того, разработчики внедрили цветовые метки фильтров, обновили фон в планировщике на светло-серый, добавили «плюс» в главное меню, вывели «Избранное» в отдельный раздел и совершили ещё немало подвигов. Оценивайте.

От флешек к облакам

Мои попытки организовать свой рабочий процесс начались ещё в студенческие годы, когда я пыталась совместить учёбу и работу менеджером в веб-студии. В офисе я проводила всего несколько часов, а вопросы могли настигнуть в любой момент. На лекции, в дороге, дома — везде мне был нужен доступ к рабочей информации. Первые мои инструменты — блокнот, флешка, электронная почта. При небольшом объеме работы этого было достаточно.

Со временем усложнялись проекты, росла команда. Постепенно все записи стали храниться в Evernote, а огромная записная книжка из моей сумки переселилась на рабочий стол в офисе и редко покидала его.

В Evernote удобно группировать заметки по одному проекту в блокнот. Кроме проектных блокнотов у меня есть блокноты «Дизайнеры» и «Разработчики» — там в заметках контакты для каждого специалиста, список проектов с его участием и отметки об оплате, если таковые требовались. Мне очень нравилась возможность вести одну заметку по проекту вместе с исполнителем. Только представьте — не читая истории в ICQ, Skype, ВКонтакте и в нескольких почтовых ящиках, можно открыть всего один файл со всей нужной информацией. И как я огорчалась, когда кто-то отказывался подключаться к Evernote!

Говорят, этот сервис удобно использовать для контроля исполнения задач. Говорят, в заметках удобно вести to-do-лист. Наверное, какие-то мелкие шероховатости не позволили мне привыкнуть к интерфейсу, так что всё это по-прежнему записывалось ручкой на бумаге. Свою роль сыграл и тот факт, что с появлением своей компании и окончанием университета мне уже не нужно было работать «на бегу», а можно было находиться в офисе весь день.

От заметок к управлению проектом

Однажды мне показали Планфикс. Я не слышала о нем раньше, и никогда не имела дела с другими системами управления, но мне хватило 5 минут, чтобы сориентироваться в интерфейсе. Я помню, что первые пару дней не могла наиграться с настройками.

Планфикс подкупает своей ясностью и продуманностью во всем, начиная очень лёгким и прозрачным дизайном и заканчивая логичным и лаконичным подходом к организации всей системы. Примечательно, что фрилансеры очень легко соглашаются работать в Планфиксе. Были случаи, когда в процессе они создавали свои собственные задачи и писали сами себе комментарии.

Со времени знакомства с Планфиксом я успела познакомиться и с другими подобными системами — Asana, RealtimeBoard, например. Когда заканчивался проект в любом из этих планировщиков, я чувствовала большое облегчение, и Планфикс казался родным и уютным, очень понятным и приятным со всех сторон.

Говоря про преимущества Планфикса, нужно обязательно отметить, что практически все сценарии бизнес-процессов в нём реализуемы, и пользователь сможет настроить аккаунт с точностью до мельчайших деталей. Разработчики обещают, что справиться с системой может каждый, кто умеет пользоваться офисными программами — и это выполняется на 100%. У Планфикса есть блог, где описано множество кейсов, примеров и способов настройки функций этой системы, есть форум, где можно задать свои вопросы, попросить нужные функции, которых ещё нет. От общения с техподдержкой Планфикса у меня остались особенно приятные впечатления — они отвечают очень быстро и сохраняют благожелательность, с каким бы вопросом я ни обращалась, нет ни одной проблемы, которая бы осталась без внимания и не решилась. Очень радует долгожданная мобильная версия, которая появилась недавно.

Сейчас мы в Планфиксе ведем все проекты, которые у нас есть, а их уже достаточно много — после разработки сайтов наши клиенты остаются с нами, мы предоставляем им услуги хостинга, продвижения и сопровождения. Конечно, не всё общение по рабочим вопросам проходит в Планфиксе — иногда проще обсудить другим способом, а потом отметить важное в задаче. У клиентов рабочий процесс построен по-своему, я просто подстраиваюсь под него. Большинство возможностей Планфикса в нашем случае не востребовано — с лихвой хватает базового вида с небольшими дополнениями.

От управления к хранению

Блокнот на моем столе лежит по-прежнему, но там остаются заметки, сделанные на ходу: в разговоре что-то продиктуют, во время обдумывания какого-то вопроса нарисуются каракули. А вот флешками уже не пользуемся. Архив файлов и документов лежит в нашем локальном хранилище, текущие проекты хранятся в облаке. Кстати, в Планфиксе удобно прикреплять ссылки на облачные файлы в задачах.

Я пользуюсь только бесплатными тарифами в облаках и успела попробовать все широко известные сервисы. Первым был Google Drive — очень удобно, но 15 ГБ маловато. Я им сейчас пользуюсь в личных нуждах, например, черновики статей лежат там в формате Google Docs, их удобно редактировать и в телефоне, и на планшете, и за компьютером.

Дальше был Dropbox. Пока действовал подарок на 48 ГБ, этот сервис был основным в нашем трудовом процессе. Мне очень нравится, что мобильный клиент Dropbox хорошо проработан, в нем есть встроенные программы для просмотра и редактирования файлов, дизайн простой и удобный. Сейчас, когда в моём распоряжении всего 5 ГБ, в этом облаке остались только папки, общие с нашими клиентами, а вся рабочая информация перекочевала в Облако Mail.Ru. С этим сервисом я столкнулась случайно: он по моему недосмотру установился с какой-то другой программой, да так и остался.

В бесплатном тарифе Облака Mail.Ru доступно 50 ГБ, сейчас мне этого достаточно. Из этого облака удобно отправлять ссылки на файлы клиентам, которые пользуются одноименной почтой. Те, кто мало работает с компьютером, как правило, даже не замечают, что используют какой-то особенный сервис для обмена файлами.

Яндекс.Диск мало отличается от Облака Mail.Ru. Бесплатное пространство поменьше — всего 10 ГБ. Всё, что касается работы клиентских приложений и интеграции с почтой, точно такое же. Этим сервисом я пользуюсь в тех редких случаях, когда мне передают файлы с помощью Яндекс.Диска или в Яндекс.Почте, а я не могу их скачать прямо в этот же момент.

Есть еще OneDrive. Он отличается от своих «коллег» тем, что предлагается к использованию на всех устройствах с ОС Windows, и особенно настойчиво для работы вместе с пакетом Microsoft Office. До сих пор не возникало ситуаций, когда использование OneDrive было бы предпочтительным, а потому мои бесплатные 15 Гб там пустуют.

У облаков от компаний, предоставляющих почтовые сервисы, есть плюсик — они работают со своей почтой и встроены в интерфейс. Но этим небольшим удобством я почти не пользуюсь, поскольку не работаю в веб-интерфейсах почтовых сервисов.

Моя основная рабочая почта находится на нашем сервере, с ней удобно работать через Mozilla Thunderbird. Через эту же программу я подключаю и все остальные ящики, которые нужны каждый день. Так выходит, что менеджеру нужны аккаунты практически везде. Поэтому и почтовых ящиков много: и в Яндексе, и в Google, и в Mail.Ru. Заметила, что установились определенные потоки корреспонденции: в Яндексе я получаю письма только от сервисов Яндекса, в Google — от его сервисов и свои личные подписки, в Mail.Ru есть несколько ящиков — для общения по рабочим вопросам, для ненужных аккаунтов на случайных сайтах, свой личный ящик у меня тоже там зарегистрирован.

У использования облачных сервисов есть неудобство — нужно запоминать пароли. Эту задачу я пока решаю с помощью маленького блокнотика, о котором никому не рассказываю, но надеюсь однажды встретить подходящий сервис, который мне понравится.

Дмитрий, чем вы занимаетесь и чем отличаетесь от конкурентов?

Мы привлекаем клиентов для компаний без интернет-маркетологов, выступая в роли внешнего отдела маркетинга:

• Общаемся с покупателями и изучаем поведение.
• Анализируем конкурентов и ищем слабые места.
• Помогаем выстроить стратегию продвижения компании.
• Настраиваем и оптимизируем рекламу в интернете.
• Разрабатываем сайты и посадочные страницы.
• Настраиваем аналитику и отсекаем неэффективную рекламу.
• Помогаем с продвижением в социальных сетях.

Главное отличие от конкурентов — адаптация подходов, которые применяют лидеры отрасли, для малого и среднего бизнеса. Например, мы отказались от брифов и сами собираем информацию о покупателях, конкурентах и преимуществах компании.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Для бухгалтерии — Эльба, для проектов — ПланФикс, для телефонии — Alltel24, и ещё amoCRM, но, скорее всего, с последней уйдём. Там есть ряд недочётов при интеграции с телефонией. Например, человек звонит, до 5 секунд наблюдается задержка, и мы не можем понять кто это. Для нас это важно. С каждым клиентом работа строится по полтора-два года и больше. Поэтому важно сразу назвать человека по имени и понять, какой проект будем обсуждать.

И другой момент: amoCRM больше заточена под классические продажи, холодный обзвон и короткие сделки. Там процесс выстроен по цепочке. У нас сделка начинается с тестовых проектов на один или два месяца, потом по клиенту идёт постепенное развитие проекта и повторные продажи. В рамках amoCRM это реализовать не удалось. Там крайне сложно делать доработки.

Для почты я использую Gmail, но сотрудники пользуются тем, что удобно. Жёсткой привязки к почтовому сервису нет.

Для хранения файлов — ПланФикс с Dropbox и Google Документы. В ПланФиксе удобно добавлять документы из этих двух хранилищ, и Google Docs удобен за счёт интеграции с Google Analytics и совместной работы над документами.

Для колл-трекинга используем Ringostat. Работаем в ней около месяца. Есть свои небольшие недочёты. Но все основные функции выполняет хорошо. Раньше пользовались Alloka, но периодически появлялись ошибки. Поэтому для крупных проектов её не используем. Хотя, для проекта, где звонков мало или для теста, она подойдет. Аллока — самая дешёвая система, которую мы нашли. Сейчас еще совместно с Аллтел24 сделали систему статического колл-трекинга.

Плюс Главред. Мы активно используем информационный стиль в наших текстах. В «Главреде» появилась возможность оценки материалов, что очень упрощает нам жизнь при внутреннем согласовании.

Evernote пробовал перенести в бизнес, но пока не прижился. Не совсем понимаю, как его эффективно использовать. Информация там подвисает и превращается в архив.

Что именно мешает в amoCRM вести длинные продажи?

Логика при длинных продажах нелинейная. Например менеджер договорился с клиентом на проведение исследования, создание посадочной страницы и настройку рекламы в Яндекс.Директе. Клиент оплатил исследования. Но в ходе него выяснилось, что Яндекс.Директ и целевая страница — не лучшие варианты. И приняли решение создать группу «ВКонтакте» и настраивать таргетированную рекламу. Получается поменялась и сумма и содержание сделки. Как это провести в AmoCRM — непонятно.

Ещё проблема — оплата идет частями. Опять же, как это проводить и анализировать — непонятно.

Разделение повторных продаж в аналитике тоже приходится делать через «танцы с бубном». И для нас очень важна статистика за длительный период — за квартал, полгода, год. Когда произошел сбой, и по одной сделке дата создания сбросилась на 1700 год, вся статистика расплылась на 215 лет. И техподдержка устраняла эту ошибку около 2 месяцев. После этого решили, что надо искать другую CRM.

Вы, кажется, ушли с Битрикс24 и Мегаппана? По какой причине?

Изначально так получилось, что начали работать в Мегаплан. В тот момент узнал только об этой системе. Не смогу достоверно сказать почему ушли с него, это было больше года назад. Но там сложно отстроить внутренние процессы: заложена определённая логика поведения. Если ты под неё подходишь, то всё отлично. Если меняются какие-то вещи, то их крайне сложно адаптировать. Да и важные вопросы по доработке решались очень медленно: одно время долго делали Диаграмму Ганта, потом мобильные приложения.

После этого попробовали перейти на Битрикс24. Но это скорее CRM, нежели система управления проектами. Как только мы туда внесли 3-4 проекта, лента превратилась в бардак, в ней сложно было понять что куда относится. Часть людей начали путать задачи и писать комментарии не туда.

Одна из сотрудниц порекомендовала нам ПланФикс, и теперь очень сильно к нему прижились.

Ощущали проблемы выбора облачных сервисов?

Да, конечно. Сейчас на рынке есть на слуху Мегаплан, Битрикс24, amoCRM и другие. Но сложно точно понять как сервис к тебе подойдёт. На их сайтах не понятно как реализовать внутренние процессы. Получается это сделать только за счёт тестирования и проб.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе и каким? Или почему не пользуетесь?

Именно в компании только Skype. С клиентами — как им удобнее.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Пока наверное менять собираемся только amoCRM, обсуждаем вопрос. Думаем либо перенести в ПланФикс, либо в другую CRM, присматриваемся. Остальные пока устраивают.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

ПланФикс вскоре будет платным. Достаточно давно им пользуемся. Совсем недавно его перевели на платные тарифы, но сделали льготные условия для тех, кто с ними уже давно. Из-за расширения компании всё же будем переходить на платный тариф. Это сервис, за который не жалко платить. Телефонию оплачиваем отдельно за звонки и отдельно за саму АТС. amoCRM пока бесплатная.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

На текущий момент мы это тестируем. На некоторых пилотных проектах подключаем клиентов к ПланФиксу, чтобы вести диалог и у них была вся актуальная информация, в том числе по документам.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

В браузере. Из приложений установлены Skype, Dropbox и Google Диск, и на телефоне amoCRM.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

И для личных тоже, например, Dropbox. Есть ещё Evernote и Pocket.

Примерно сколько раз в день обращаетесь к ним?

ПланФикс у меня открыт как закреплённая вкладка. Gmail тоже. Skype работает на телефоне и на компьютере. Постоянно с ними взаимодействуем.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все 5, которые у нас в штате. И подключаем к облакам внешних специалистов.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Не могу сказать, мы сразу в облако перешли. Компания не строилась по принципу «8 часов в офисе». Привязки нет. Все люди по-своему выстраивают работу. Последние полгода становится больше удалённых сотрудников. В офисе постоянно только два человека. Поэтому для нас стандартные приложения — не вариант.

Какие-либо ещё сферы хотели бы автоматизировать в работе?

В принципе, да. И мы этим занимаемся. Решается вопрос по автоматизации управленческого учёта. Как раз преимущество ПланФикса в том, что многие вещи в нём можно реализовать.

Есть идея и телефонию подключить туда. Когда происходят обзвоны клиентов, звонки приходится отдельно вытаскивать из телефонии и прикреплять к ПланФиксу: внутри задачи создаём действия, прикрепляем файлы из Google Диска с настройкой доступа. Хотим, чтобы звонки автоматоматически туда прикреплялись.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Зачастую даже сложные задачи можно делать с помощью простых инструментов. Например, у нас для анализа рекламных кампаний используется Google Таблицы. Специальный отчёт собирает данные из Google Analytics. И нам быстро становится доступна аналитика в виде сводной таблицы с достаточно интересными функциями. Такой инструмент мало кто может предложить на рынке.

Другой момент — именно нам нравятся гибкие сервисы. Их легко доработать по мере возникновения новых задач. Так мы решили вопрос с контролем загруженности сотрудников. В ПланФиксе я настроил под себя отчёты, в которых видно, что один сотрудник загружен под завязку, а у другого проекты заканчиваются. Думаю, лучше выбирать сервисы, которые можно подстраивать под компанию.

Далеко не все компании переходят в «облака». Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Это зависит от самой компании. Облачные сервисы — это инструменты. Если в компании привыкли работать молотком, но дать им микроскоп, то это только ухудшит их работу, потому что они продолжат забивать им гвозди.

Облако хорошо помогает улучшить работу, когда требуется получать информацию из разных источников, в разное время, с разных устройств и из разных мест. К примеру, могу приехать к клиенту, зайти в ПланФикс и предоставить ему всю актуальную информацию. Но далеко не всем компаниям это подходит.