Почему 50+ сервисов размывают внимание и как остановиться?

Ирина ведёт группу «Хороший контент против мусора в интернете», где немало полезных вещей для авторов, главредов, маркетологов.

Ирина, какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Поделюсь опытом, что я вообще использовала.

• Для управления проектами — Asana, Битрикс24, Мегаплан. Redmine, 1С, Basecamp.
• Для планирования дел — Wunderlist, Trello, Todoist.
• Для черновиков и документации — Google Документы, Google Таблицы, Dropbox, Evernote, MindMeister.
• Для рассылок — MailChimp, GetResponse, UniSender, Smart Responder, Sendsay, SendPulse. Еще десяточек наберется.
• Для парсинга Вконтакте — Церебро Таргет и TargetHunter.
• На многих проектах — amoCRM и Mango-Office.

Помимо этого, среди часто используемых — Roistat, Главред, eLama, Tilda Publishing, Платформа LP, Google Analytics и Яндекс.Метрика, Яндекс.Вордстат, плагин Wordstat Assistant и Key Collector. Если повспоминать, еще десятки их.

Но самый главный мой сервис, без которого жить нельзя — лист бумаги и ручка. Или доска с маркерами и листочками. Такие я использую и дома, и на работе. Безо всего остального можно прожить и вполне эффективно работать.

Это правда. Но они же размывают внимание и дезорганизуют команду. Представьте: вы составили и согласовали с командой список задач, сели их выполнять, и тут вам начинают писать в мессенджеры и соцсети, звонить, какие-то посты, обсуждения в телеграме, суперважная рассылка в инфостиле, интересный дайджест. — Настоящее испытание для концентрации!

Не видела научных исследований, но хотела бы проверить: сколько сервисов надо загрузить на комп и использовать, чтобы продуктивность работника и команды в целом упала до нуля. Так начинается прокрастинация и прочие проблемы.

Однако небольшой, но гармонично сочетающийся набор сервисов действительно поможет. Главное — правильно их освоить, внедрить в работу и грамотно использовать. И минимально менять.

К сожалению, на многих проектах я замечала, что в среднем команда меняет сервисы в частности или все вместе раз в 2 месяца. Объясняют так: то нет канбана, то диаграмм Ганта, то еще чего. Но все упирается в человеческий фактор, и это повышает стоимость сервиса. Чем больше людей в команде, тем дороже адаптация.

Еще хуже — только перейдешь на какой-то сервис ради свежей фичи, как он начинает барахлить, а фича появляется у всех и в более крутой реализации. Или команда привыкает к одному формату работы, а тут появляются клиенты или партнеры со своими привычками и сервисами. В общем, много сложностей.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Для коммуникации использовала Slack, Telegram, Вконтакте, Skype, Zoom.

На моей памяти лучший мессенджер для большой команды — Slack.

Оговорю, что лично я бы всегда выбирала Telegram, но он таит в себе слишком много соблазнов: все эти чаты, каналы, друзья, супруги, дети. В некоторых чатах за ночь могут написать 1000 сообщений, и таких может быть не один десяток. Даже если все не читать, то все равно слишком много отвлекающей информации. Так что пусть Telegram остается в личном смартфоне и читается во время обеда.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились и вы привыкли к ним? Или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Всю оперативную переписку полюбила вести в Telegram. В связи с этим я минимизирую личное общение там и сокращаю количество чатов и каналов в подписках. Особенно с активным обсуждением и флудом — бесят непрочитанные сообщения. Я или читаю и отвечаю, или удаляю раздражающий источник из поля зрения. На все меня в любом случае не хватит, так что лучше уж сделаю хотя бы текущие задачи.

Остальные вопросы решаю через письма на Mail.Ru. Там обычно все, что требует сохранения ссылок, документов и принципиальных решений. Читаю только с компьютера, по принципу «пустого инбокса». Из папки «Входящие» разбрасываю письма по подпапкам: отработано, рабочее важно, учеба, перечитать, билеты, спам и тому подобное. В результате главная папка у меня всегда чистая, письма лежат на своих местах.

Черновики и документы сохраняю на компьютере и в облаке. Чаще всего это Google Документы и Google Таблицы. Самое главное — там все в одном месте и легко раскидывается по папкам. И не теряется, даже если под рукой нет «моего» хинкпада.

Заметки, будущие посты и какие-то отдельные мысли отправляю или сразу пишу в Evernote — без оформления, без структуры, без заморочек.

Задачи ставлю в Trello: разношу по доскам, в мою личную и проектные. Еще в этом плане мне очень понравился Битрикс24 с фиксацией рабочего времени, длительности выполнения задач и ежедневных отчетов. Он меня бесил только тем, что рабочий день надо заканчивать точно до 24:00 и запускать заново после полуночи. Я сова, и иногда в это время у меня пик работоспособности, это раздражало.

Для рабочих конференций у меня Skype, хотя не очень люблю разговоры по телефону. Майндкарты рисую в MindMeister, прототипы — в Balsamiq Mockups, сайты — в Tilda Publishing.

В работе я обращаюсь еще к десятку сервисов, но все они неважны и легко взаимозаменяемы. Повторюсь, в настоящей коллективной работе функции, которые у сервисов постоянно меняются, имеют меньшее значение, чем интеграция и эффективное применение сервиса во имя общих целей. Потому что очень часто чрезвычайно полезные сервисы на практике просто саботируются. Или оказываются менее удобны, чем тупо подойти к нужному человеку.

Из того, чем я не смогла пользоваться в принципе, назову TomatoTimer и трекинг деятельности в Microsoft Excel. Я честно пробовала разбивать работу на 25-минутные отрезки, но это привело только к росту тревожности, раздражительности и падению интереса к работе. Если задача отнимает больше времени, чем планировалось, — я либо прекращаю бесполезный процесс, либо прошу поддержки и задаю вопросы, либо принимаю как факт и помечаю на будущее планирование. Все равно больше всего времени уходит или на обсуждения, или на поездки, встречи, или на чтение сообщений в почте и чатах.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Ситуативно, но я за оплату хорошего, работающего, удобного для команды сервиса.

В облачных сервисах вы взаимодействуете с партнёрами или клиентами?

Да, тем они и удобны, что всегда можно подключить сторонних людей к конкретному документу или банально показать, как идет работа.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Устанавливаю приложения на компьютере только в крайнем случае и запускаю в очень ограниченном количестве. Сейчас запущен Telegram. Боюсь, если я запущу еще что-нибудь, я не дойду до конца этого интервью, потому что у меня появятся какие-то другие мегасрочные дела.

Телефон у меня — обычная звонилка. На планшете стоит Viber, в нем я переписываюсь с мамой. Еще есть Runbo, неубиваемый смартфон, для путешествий, просмотра Инстаграма и мобильных версий сайтов, вызова такси.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Не вижу разницы. Так получилось, что жизнь у меня тоже работа, а работа — слишком большая часть жизни.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Добавила один: он ищет мне книжки. Но использую редко.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Не перегибать с тайм-менеджментом, следить за информационной гигиеной, разделять рабочие инструменты и месседжеры для личного общения и рассылок. Если уж выбрали рабочий инструмент, то его и использовать, а не менять, как носки.