Почему 50+ сервисов размывают внимание и как остановиться?

Когда мессенджеры заваливают уведомлениями, из систем доносятся новые задачи, а нужно работать и делать рассылки, то, конечно, захочется отказаться от всех сервисов и разом. О своих облачных странствиях и проблеме размывания внимания рассказала писатель, маркетолог, Ирина Ярощук.
Почему 50+ сервисов размывают внимание и как остановиться?

Ирина ведёт группу «Хороший контент против мусора в интернете», где немало полезных вещей для авторов, главредов, маркетологов.

Ирина, какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Поделюсь опытом, что я вообще использовала.

Помимо этого, среди часто используемых — Roistat, Главред, eLama, Tilda Publishing, Платформа LP, Google Analytics и Яндекс.Метрика, Яндекс.Вордстат, плагин Wordstat Assistant и Key Collector. Если повспоминать, еще десятки их.

Но самый главный мой сервис, без которого жить нельзя — лист бумаги и ручка. Или доска с маркерами и листочками. Такие я использую и дома, и на работе. Безо всего остального можно прожить и вполне эффективно работать.

Наверное, меня сейчас за это забросают помидорами. Мол, сервисы облегчают жизнь и работу, коммуникацию в команде.

Это правда. Но они же размывают внимание и дезорганизуют команду. Представьте: вы составили и согласовали с командой список задач, сели их выполнять, и тут вам начинают писать в мессенджеры и соцсети, звонить, какие-то посты, обсуждения в телеграме, суперважная рассылка в инфостиле, интересный дайджест. — Настоящее испытание для концентрации!

Не видела научных исследований, но хотела бы проверить: сколько сервисов надо загрузить на комп и использовать, чтобы продуктивность работника и команды в целом упала до нуля. Так начинается прокрастинация и прочие проблемы.

Однако небольшой, но гармонично сочетающийся набор сервисов действительно поможет. Главное — правильно их освоить, внедрить в работу и грамотно использовать. И минимально менять.

Главное — правильно их освоить, внедрить в работу и грамотно использовать.

К сожалению, на многих проектах я замечала, что в среднем команда меняет сервисы в частности или все вместе раз в 2 месяца. Объясняют так: то нет канбана, то диаграмм Ганта, то еще чего. Но все упирается в человеческий фактор, и это повышает стоимость сервиса. Чем больше людей в команде, тем дороже адаптация.

Еще хуже — только перейдешь на какой-то сервис ради свежей фичи, как он начинает барахлить, а фича появляется у всех и в более крутой реализации. Или команда привыкает к одному формату работы, а тут появляются клиенты или партнеры со своими привычками и сервисами. В общем, много сложностей.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Для коммуникации использовала Slack, Telegram, Вконтакте, Skype, Zoom.

На моей памяти лучший мессенджер для большой команды — Slack.

Оговорю, что лично я бы всегда выбирала Telegram, но он таит в себе слишком много соблазнов: все эти чаты, каналы, друзья, супруги, дети. В некоторых чатах за ночь могут написать 1000 сообщений, и таких может быть не один десяток. Даже если все не читать, то все равно слишком много отвлекающей информации. Так что пусть Telegram остается в личном смартфоне и читается во время обеда.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились и вы привыкли к ним? Или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Всю оперативную переписку полюбила вести в Telegram. В связи с этим я минимизирую личное общение там и сокращаю количество чатов и каналов в подписках. Особенно с активным обсуждением и флудом — бесят непрочитанные сообщения. Я или читаю и отвечаю, или удаляю раздражающий источник из поля зрения. На все меня в любом случае не хватит, так что лучше уж сделаю хотя бы текущие задачи.

Остальные вопросы решаю через письма на Mail.Ru. Там обычно все, что требует сохранения ссылок, документов и принципиальных решений. Читаю только с компьютера, по принципу «пустого инбокса». Из папки «Входящие» разбрасываю письма по подпапкам: отработано, рабочее важно, учеба, перечитать, билеты, спам и тому подобное. В результате главная папка у меня всегда чистая, письма лежат на своих местах.

Черновики и документы сохраняю на компьютере и в облаке. Чаще всего это Google Документы и Google Таблицы. Самое главное — там все в одном месте и легко раскидывается по папкам. И не теряется, даже если под рукой нет «моего» хинкпада.

Заметки, будущие посты и какие-то отдельные мысли отправляю или сразу пишу в Evernote — без оформления, без структуры, без заморочек.

Сливаю хаос из головы потоком сознания, а потом уже с холодным умом выращиваю что-то понятное и структурированное.

Задачи ставлю в Trello: разношу по доскам, в мою личную и проектные. Еще в этом плане мне очень понравился Битрикс24 с фиксацией рабочего времени, длительности выполнения задач и ежедневных отчетов. Он меня бесил только тем, что рабочий день надо заканчивать точно до 24:00 и запускать заново после полуночи. Я сова, и иногда в это время у меня пик работоспособности, это раздражало.

Для рабочих конференций у меня Skype, хотя не очень люблю разговоры по телефону. Майндкарты рисую в MindMeister, прототипы — в Balsamiq Mockups, сайты — в Tilda Publishing.

В работе я обращаюсь еще к десятку сервисов, но все они неважны и легко взаимозаменяемы. Повторюсь, в настоящей коллективной работе функции, которые у сервисов постоянно меняются, имеют меньшее значение, чем интеграция и эффективное применение сервиса во имя общих целей. Потому что очень часто чрезвычайно полезные сервисы на практике просто саботируются. Или оказываются менее удобны, чем тупо подойти к нужному человеку.

Очень часто чрезвычайно полезные сервисы на практике просто саботируются.

Из того, чем я не смогла пользоваться в принципе, назову TomatoTimer и трекинг деятельности в Microsoft Excel. Я честно пробовала разбивать работу на 25-минутные отрезки, но это привело только к росту тревожности, раздражительности и падению интереса к работе. Если задача отнимает больше времени, чем планировалось, — я либо прекращаю бесполезный процесс, либо прошу поддержки и задаю вопросы, либо принимаю как факт и помечаю на будущее планирование. Все равно больше всего времени уходит или на обсуждения, или на поездки, встречи, или на чтение сообщений в почте и чатах.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Ситуативно, но я за оплату хорошего, работающего, удобного для команды сервиса.

В облачных сервисах вы взаимодействуете с партнёрами или клиентами?

Да, тем они и удобны, что всегда можно подключить сторонних людей к конкретному документу или банально показать, как идет работа.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Устанавливаю приложения на компьютере только в крайнем случае и запускаю в очень ограниченном количестве. Сейчас запущен Telegram. Боюсь, если я запущу еще что-нибудь, я не дойду до конца этого интервью, потому что у меня появятся какие-то другие мегасрочные дела.

Телефон у меня — обычная звонилка. На планшете стоит Viber, в нем я переписываюсь с мамой. Еще есть Runbo, неубиваемый смартфон, для путешествий, просмотра Инстаграма и мобильных версий сайтов, вызова такси.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Не вижу разницы. Так получилось, что жизнь у меня тоже работа, а работа — слишком большая часть жизни.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Добавила один: он ищет мне книжки. Но использую редко.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Не перегибать с тайм-менеджментом, следить за информационной гигиеной, разделять рабочие инструменты и месседжеры для личного общения и рассылок. Если уж выбрали рабочий инструмент, то его и использовать, а не менять, как носки.

И поменьше забивать голову новостными лентами и переписками в мессенджерах — иначе сил и внимания больше ни на что не хватит.

Упомянутые сервисы

Roistat За секунды строит отчеты, на которые у людей уходит по несколько часов. Позволяет понять, окупаются ли ваши вложения в рекламу, и отследить источники прихода клиентов.
За секунды строит отчеты, на которые у людей уходит по несколько часов. Позволяет понять, окупаются ли ваши вложения в рекламу, и отследить источники прихода клиентов.
Telegram Messenger Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Google G Suite Google G Suite предлагает связи и механизмы совместной работы для малого бизнеса, почту, облачное хранилище файлов и другие инструменты.
Google G Suite предлагает связи и механизмы совместной работы для малого бизнеса, почту, облачное хранилище файлов и другие инструменты.
Trello Инструмент для совместной работы, который поможет с организацией и управлением ваших проектов в виде карт.
Инструмент для совместной работы, который поможет с организацией и управлением ваших проектов в виде карт.
Tilda Publishing Платформа для создания сайтов для бизнеса без программирования
Платформа для создания сайтов для бизнеса без программирования
eLama Бесплатный сервис автоматизации контекстной рекламы.
Бесплатный сервис автоматизации контекстной рекламы.
Битрикс24 Битрикс24 - полный комплект инструментов для ведения бизнеса. Включает CRM для продаж, задачи и проекты, контакт-центр, конструктор сайтов и интернет-магазинов, социальная сеть компании.
Битрикс24 - полный комплект инструментов для ведения бизнеса. Включает CRM для продаж, задачи и проекты, контакт-центр, конструктор сайтов и интернет-магазинов, социальная сеть компании.
Яндекс.Метрика Инструмент для оценки посещаемости сайтов, аналитики поведения посетителей и эффективности рекламы. Включает мониторинг доступности сайтов и API.
Инструмент для оценки посещаемости сайтов, аналитики поведения посетителей и эффективности рекламы. Включает мониторинг доступности сайтов и API.
Платформа LP Сервис для создания и ведения одностраничных сайтов.
Сервис для создания и ведения одностраничных сайтов.
Почта Mail.Ru для бизнеса Сервис для рабочих писем с возможностью подключения собственного домена. И создания на этой базе почтовых ящиков для коллег.
Сервис для рабочих писем с возможностью подключения собственного домена. И создания на этой базе почтовых ящиков для коллег.
Slack Онлайн-сервис для командной коммуникации с мгновенным поиском и мощной системой интеграции с иными платформами.
Онлайн-сервис для командной коммуникации с мгновенным поиском и мощной системой интеграции с иными платформами.
MindMeister Веб-сервис для построения диаграмм связей, совместной работы над ними, в том числе с мобильных устройств, и презентации созданных объектов.
Веб-сервис для построения диаграмм связей, совместной работы над ними, в том числе с мобильных устройств, и презентации созданных объектов.
Google Analytics Сервис для принятия обоснованных маркетинговых и бизнес-решений с помощью аналитики веб-сайтов, приложений и корпоративных продуктов.
Сервис для принятия обоснованных маркетинговых и бизнес-решений с помощью аналитики веб-сайтов, приложений и корпоративных продуктов.
Главред Веб-сервис, позволяющий отшлифовать информационный стиль в текстах.
Веб-сервис, позволяющий отшлифовать информационный стиль в текстах.
Balsamiq Mockups Эффективный сервис для создания макетов сайтов, мобильных и веб-приложений.
Эффективный сервис для создания макетов сайтов, мобильных и веб-приложений.
Посмотреть всё

1 комментарий

Добавить комментарий

Больше интересного

Актуальное

Firework запустили на китайском языке
Flowlu выпустили мобильное приложение для IOS
CRM-система bpm’online усилила свои позиции в рейтинге лучших решений для управления продажами
Ещё…