Актуальные статьи из мира IT и бизнеса

Существующие обзоры облачных продуктов бесполезны, потому что их пишут ангажированные клиенты сервисов и блогеры, которые не понимают тонкости каждого бизнеса. Мы размещаем обзоры предпринимателей, которые рассказывают о своём опыте использования сервисов и оценивают их с точки зрения пользы для своего бизнеса.

Как производственная компания с оборотом 1 млрд ₽ навела порядок в финансах и сократила кассовые разрывы

«Вик-Сервис» — производственная компания из Воронежа. С 2019 года занимается проектированием и поставкой оборудования для пищевой промышленности и сахарных заводов России и Беларуси.
Как производственная компания с оборотом 1 млрд ₽ навела порядок в финансах и сократила кассовые разрывы

Алексей Пономарев. Фото из архива компании

Дополнительное направление — металлообработка.

Штат: ~100 человек

Оборот за 2024 год: 980 млн ₽

Рост: в 2,7 раза за год

Несмотря на рост, внутри бизнеса накапливались финансовые проблемы.

Проблема: деньги есть, прибыли нет

До осени 2024 года в компании не было полноценного финансового управления:

  • учет велся только по бухгалтерским отчетам
  • проекты считались вручную в Excel
  • планирования не было

Это привело к системным проблемам:

  • Кассовые разрывы до 78 млн ₽
  • Отсутствие понимания реальной прибыли
  • Регулярные перерасходы по проектам
  • Спонтанные закупки оборудования
  • Зависимость от сезонности
«Деньги приходили, но на обязательства их не хватало. Я постоянно закрывал дыры и не понимал, зарабатываем мы или нет»

С какими задачами обратился собственник

  • видеть реальную прибыль
  • контролировать денежные потоки
  • избежать кассовых разрывов
  • управлять рентабельностью проектов

Решение: внедрение системы финансового учета и планирования

Для наведения порядка выбрали сервис ПланФакт и подключили финансового эксперта.

Работу разбили на два этапа:

  1. Постановка учета
  2. Внедрение планирования

Этап 1. Построение финансового учета

1. Настроили структуру учета. Создали единый справочник статей доходов и расходов, чтобы систематизировать операции и исключить хаос в данных.

2. Автоматизировали сбор данных. Подключили банковские интеграции, автоматическое распределение операций. Это позволило сократить ручной труд и снизить количество ошибок.

3. Внедрили учет по проектам. Теперь по каждому заказу видно выручку, затраты, рентабельность.

4. Собрали ключевые отчеты. В компании начали регулярно использовать ДДС, ОПУ и Баланс. Баланс стал ключевым инструментом для собственника.

Этап 2. Внедрение финансового планирования

После настройки учета перешли к планированию.

Какие инструменты использовали:

  • Платежный календарь. Позволяет видеть будущие поступления и списания, заранее выявлять кассовые разрывы.
  • Бюджет движения денежных средств (БДДС). Дает возможность планировать денежные потоки.
  • Бюджет доходов и расходов (БДР). Используется для планирования прибыли, контроля рентабельности, оценки эффективности бизнеса.

Результаты

  1. Взяли под контроль кассовые разрывы.
  2. Рентабельность проектов выросла с 18% до 35%. Таких показателей удалось достичь за счет контроля затрат и отказа от лишних расходов.
  3. Сократили необоснованные инвестиции. Заморозили закупки оборудования, ввели оценку окупаемости.

Внедрение системного финансового учета и планирования позволило повысить рентабельность проектов, стабилизировать денежные потоки, перейти к управлению на основе цифр.

«Благодаря ПланФакту я стал любить цифры, наблюдать за ними и получать удовольствие от этого процесса» — Алексей Пономарёв, собственник «Вик-Сервис».
Упомянутый сервис
ПланФакт Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать
Сервис финансового и управленческого учета для бизнеса. Помогает снизить расходы и больше зарабатывать

С внедрением ITSM 365 beeline cloud ускорил обработку заявок почти на 80% без расширения штата

Облачный провайдер beeline cloud завершил масштабный проект по автоматизации сервисных процессов на платформе ITSM 365. Внедрение системы позволило компании улучшить обслуживание клиентов в условиях резкого роста числа обращений без расширения штата технических специалистов, а также сократить средний срок решения заявок.
С внедрением ITSM 365 beeline cloud ускорил обработку заявок почти на 80% без расширения штата

Фрагмент витрины услуг для внутреннего заявителя. Фото: из архивов beeline cloud

Облачный провайдер beeline cloud завершил масштабный проект по автоматизации сервисных процессов на платформе ITSM 365. Внедрение системы позволило компании улучшить обслуживание клиентов в условиях резкого роста числа обращений без расширения штата технических специалистов, а также сократить средний срок решения заявок.

Коротко

  • Компания перевела в ITSM 365 обслуживание почти 1000 клиентов.
  • Далее провели целый ряд настроек, чтобы сервисная система максимально соответствовала процессам провайдера. 
  • Среди кастомизаций — интеграции с системой ордеринга и Jira, автоматизаци регламентных работ и рассылки оповещений.

Организация стабильной работы облачной инфраструктуры и своевременное устранение аварий требует от провайдера обработки заявок в режиме 24/7. Ранее в beeline cloud использовали help desk систему, которая не обладала достаточной гибкостью для настройки сценариев и автоматизации.

Инженерам приходилось вручную переносить обращения из почты в систему, а отсутствие инструментов для точного контроля SLA приводило к рискам нарушения сроков реакции на проблемы клиентов. Эти ограничения стали препятствием для роста сервиса на фоне увеличивающегося потока заявок.

В 2022 году компания начала внедрение low-code платформы ITSM 365. Проект реализовал интегратор Just IT. За три месяца специалисты запустили базовые процессы работы с обращениями и выполнили миграцию данных из прежней системы. Следующим этапом стала глубокая кастомизация под специфику облачного бизнеса.

Подробнее о выполненных настройках — на встрече по ссылке.

Связка сервис деск и системы ордеринга

Ключевой задачей стала интеграция ITSM 365 с внутренней системой ордеринга, где менеджеры размещают заказы клиентов на разработку облачных решений. Теперь данные из ордеринга автоматически передаются в service desk, где создаются заявки, рассчитываются SLA и назначаются исполнители. Технические специалисты получили всю информацию в едином интерфейсе.

«В 2023 году мы обработали 17 500 заявок, в 2024 — 22 900, в 2025 — 31 000. ITSM 365 позволил нам справиться со стремительным ростом числа обращений и не раздуть штат специалистов поддержки. Вместе с тем средний срок решения заявок сокращается за год в среднем на 2%».

Игорь Комаров, руководитель отдела по сервисному сопровождению beeline cloud

Управление регламентными работами

Особое внимание в проекте уделили интеграции с Jira, которая исторически используется в компании для управления регламентными работами. Раньше сотрудникам поддержки приходилось переключаться между двумя системами, чтобы запланировать обновление оборудования или замену хостов.

В ITSM 365 настроили сценарий, при котором информация о регламентных работах попадает в service desk, формируется заявка, рассчитываются сроки и назначаются ответственные. Также на основе этих данных специалист в несколько кликов формирует массовое уведомление для клиентов, чье оборудование затронуты мероприятием.

«Ранее каждое оповещение клиентов о проведении регламентных работ выполнялось вручную, на что уходило порядка 3–4 часов. В результате автоматизации в ITSM 365 этот процесс занимает около 5 минут».

Игорь Комаров, руководитель отдела по сервисному сопровождению beeline cloud

Кроме того, у службы поддержки теперь есть инструменты для гибкой настройки эскалаций: если авария не устранена в течение 25% отведенного времени, уведомление получает руководитель отдела, на отметке в 50% — начальник отдела, а на 75% — технический директор. Это помогает снижать риск нарушения SLA и сохранять лояльность клиентов.

Упомянутый сервис
ITSM 365 Экосистема продуктов для комплексной автоматизации: service desk для внутренней поддержки и сервисного обслуживания клиентов, управление проектами, управление HR-процессами.
Экосистема продуктов для комплексной автоматизации: service desk для внутренней поддержки и сервисного обслуживания клиентов, управление проектами, управление HR-процессами.

Как авторизация Flash Call помогла спортивному клубу ускорить регистрацию и снизить фейковые заявки

Сотни запросов на занятия поступают ежедневно, но почти половина — фейковые или повторные. Администраторы тратят часы на их проверку, а клиенты уходят, потому что процесс регистрации медленный и неудобный.
Как авторизация Flash Call помогла спортивному клубу ускорить регистрацию и снизить фейковые заявки

Как авторизация Flash Call помогла спортивному клубу ускорить регистрацию и снизить фейковые заявки. Фото: из архива компании

До внедрения Flash Call у нашего заказчика администраторы тратили значительную часть рабочего времени на обработку заявок, большинство из которых не конвертировалось. Необходимо было ускорить регистрацию, сократить количество фейковых заявок и при этом сохранить удобство для клиента.

Решение: авторизация Flash Call

Процесс выглядит так:

1. Клиент вводит номер телефона на сайте или в приложении.

2. Происходит мгновенный вызов (5–10 секунд).

3. Клиент видит его и вводит последние четыре цифры номера, с которого поступает звонок.

4. Если код введён верно, заявка подтверждается.

Flash Call существенно затрудняет массовое создание фейковых регистраций. Авторизация занимает всего 5–10 секунд, без ожидания и лишних действий.

Результаты для клуба:

● Время администраторов на обработку повторных заявок сократилось до минимума.

● Клиенты проходят регистрацию мгновенно,

● Спортивный клуб получает только точные, готовые к конверсии заявки.

Вывод: Flash Call превращает авторизацию в удобный и быстрый процесс, который снижает операционные риски, повышает качество сервиса и напрямую укрепляет конверсию и лояльность клиентов

Упомянутый сервис
Unibell Помогает бизнесу автоматизировать коммуникацию с клиентами.
Помогает бизнесу автоматизировать коммуникацию с клиентами.

Компания металлопроката — о внедрении CRM «Мегаплан» вместо сотни таблиц

Екатерина Мясникова, генеральный директор компании «МеталлСтройГрупп», руководит бизнесом по оптовой и розничной продаже металлопроката: арматуры, балок, листов, сеток, швеллеров, проволоки и других материалов. Компания базируется в Нижнем Новгороде, но осуществляет поставки по всей России. В частности, «МеталлСтройГрупп» участвовала в строительстве Керченского моста, поставив для масштабного проекта трубы необходимого диаметра.
Компания металлопроката — о внедрении CRM  «Мегаплан» вместо сотни таблиц

Компания металлопроката — о внедрении CRM «Мегаплан» вместо сотни таблиц. Фото: из архива компании «Мегаплан»

В компании работают 11 человек, шесть из которых — сотрудники отделов продаж и финансов — используют CRM-систему «Мегаплан». С ее помощью удалось систематизировать клиентскую базу, наладить работу с задачами и календарем, а также настроить фильтры для сегментации клиентов.

Работа до внедрения CRM

Начав бизнес в 2010 году, Екатерина и ее команда, как и многие в то время, обходились блокнотами и электронными таблицами. Такой подход затруднял контроль взаимодействия с клиентами: составление отчетов требовало ручного сведения множества данных, а сегментация и анализ текущей работы были практически невозможны. Переход на удаленную работу в период пандемии обострил потребность в прозрачности процессов. Когда менеджеры стали работать с персональными файлами на домашних компьютерах, руководитель утратила возможность видеть, как ведется работа с клиентами и не упускаются ли важные контакты.

Требовалось единое пространство для клиентской базы и постановки задач. Однако первые опыты с CRM-системами оказались неудачными: интерфейс казался перегруженным, а на освоение не хватало времени. Как отметила Екатерина, подобные сложности — частая проблема предпринимателей в ее окружении. Критически важными были простота, интуитивный интерфейс и необходимый функционал: календарь, планировщик задач с напоминаниями, инструменты для сегментации базы и построения отчетов. По рекомендации знакомых был опробован «Мегаплан», который полностью соответствовал этим критериям.

Клиенты как главная ценность

До внедрения CRM каждый менеджер вел свою базу в таблицах, а общение происходило в мессенджерах. Это приводило к отсутствию единого контроля: некоторые клиенты оставались без внимания. После переноса объединенной базы в «Мегаплан» и ее очистки процесс стал orderly: теперь менеджеры самостоятельно обзванивают потенциальных клиентов и заносят заинтересованных в систему. Для каждого контакта планируются задачи — звонок или встреча, а после — фиксируется итог общения.

Система позволила быстро консолидировать информацию: стало наглядно видно, с какими клиентами идет активная работа, какие «уснули», а по каким сделкам был получен отказ. Раньше для подобного анализа приходилось тратить часы на изучение разрозненных таблиц.

Теперь начало рабочего дня Екатерины начинается с просмотра календаря в CRM, где отражены все запланированные дела сотрудников. Это дает понимание ежедневной продуктивности команды. Кроме того, с помощью специального фильтра она отслеживает клиентов, по которым не было активности более двух месяцев, и стремится минимизировать их количество.

Процесс внедрения системы

По мнению Екатерины, CRM — это не инструмент контроля, а возможность сделать работу удобнее и повысить доход компании. Ключевым условием успеха стало понимание этого сотрудниками. Внедрение проходило поэтапно: сначала была перенесена клиентская база, затем настроены задачи и календарь, после — сделки и другие процессы.

Видеоконсультации с экспертами Мегаплана

Сама Екатерина быстро освоила систему с помощью обучения от Учебного центра «Мегаплана». На видеоконсультации специалисты показали, как адаптировать сервис под специфику бизнеса «МеталлСтройГрупп» и автоматизировать ключевые процессы.

К внедрению был выбран гибкий подход: опытным сотрудникам с высокими показателями система не навязывалась, а демонстрировались ее преимущества в плане удобства и сохранения информации. Новых сотрудников сразу обучали работе в CRM по подготовленной инструкции, а затем проверяли их умения на практике.

В результате внедрения контроль за взаимодействием с клиентами стал проще, повысилось качество переговоров и прозрачность финансовых результатов. Руководитель теперь видит, как строится общение, и может своевременно подключиться к решению проблем.

Рекомендации другим компаниям

Екатерина советует внедрять CRM на ранних этапах развития бизнеса: это сразу формирует культуру порядка и самодисциплины. Переносить уже накопленную базу данных сложнее, чем выстраивать процессы с нуля в автоматизированной системе.

Для сезонного бизнеса оптимальным временем для внедрения она считает период спада активности. Попытки запустить CRM на пике сезона могут привести к сбоям в работе и недовольству сотрудников.

Упомянутый сервис
Мегаплан Онлайн-система управления бизнесом, которая помогает достичь целей
Онлайн-система управления бизнесом, которая помогает достичь целей

Saby помог «СкайТехник» перевести ключевые процессы в единую систему

Компания «СкайТехник», занимающаяся техническим обслуживанием воздушных судов, завершила переход на цифровую платформу Saby, объединившую все ключевые бизнес-процессы. Благодаря внедрению системы были автоматизированы закупки, кадровое электронное делопроизводство, учёт рабочего времени и взаимодействие с партнёрами.
Saby помог «СкайТехник» перевести ключевые процессы в единую систему

Saby помог «СкайТехник» перевести ключевые процессы в единую систему. Фото: из архива Saby

До начала цифровой трансформации большинство процессов выполнялось вручную. Кадровая документация оформлялась на бумаге, а согласования велись через электронную почту или мессенджеры. Особенно затруднительным было взаимодействие между подразделениями в разных аэропортах Москвы — на передачу документов уходили дни.

Теперь все внутренние и внешние документы обрабатываются в модуле Saby Docs. Платформа автоматически подбирает маршруты согласования, исходя из суммы закупки, структурного подразделения или типа контрагента. ИТ-отдел настраивает сложные бизнес-процессы с помощью встроенного скриптового языка, напоминающего JavaScript, в то время как остальные сотрудники используют интуитивно понятный визуальный интерфейс. Например, крупные закупки направляются на согласование генеральному директору, а менее значимые — начальнику отдела.

«Гибкость платформы позволяет реализовывать любые сценарии — можно настраивать автоматические уведомления, привязанные к дедлайнам, и другие функции», — рассказал Антон Харькин, руководитель ИТ-департамента компании «Скайтехник».

В числе реализованных решений — автоматизированная система учёта рабочего времени, связанная с системой доступа. Табели формируются автоматически, с учётом отпусков, командировок и сменной работы. Это особенно удобно для сотрудников, работающих в разных локациях и по плавающему графику.

«Теперь все данные отображаются в одном окне — видно, когда сотрудник пришёл и ушёл, сколько времени провёл на смене. Графики и табели синхронизируются с системой в реальном времени», — отметил Антон Харькин.

Также был внедрён модуль Saby Staff для автоматизации кадровых процессов. Сотрудники подают заявления на отпуск, стажировку или командировку прямо через мобильное приложение, минуя бумажные документы. Все сведения автоматически передаются в «1С: ЗУП» через КЭДО.

«Наша задача заключалась в том, чтобы минимизировать расходы на логистику бумажных документов и упростить взаимодействие с персоналом. После анализа различных решений мы остановились на платформе Saby — и полностью удовлетворены результатом. В будущем планируем перейти на Saby HRM для автоматизации подбора персонала», — поделилась Ольга Берёзкина, специалист по кадрам.

Цифровизация позволила объединить ключевые процессы компании в единую систему. Табели создаются автоматически, кадровые документы обрабатываются за считанные часы, а настройка маршрутов согласования больше не требует привлечения сторонних специалистов. Это позволило не только ускорить рабочие процессы, но и повысить точность, снизить количество ошибок и улучшить взаимодействие между командами в разных локациях.

Упомянутый сервис
Saby Облачная система для автоматизации всех бизнес-процессов. Гибкая настройка под нужды бизнеса, доступ с любого устройства.
Облачная система для автоматизации всех бизнес-процессов. Гибкая настройка под нужды бизнеса, доступ с любого устройства.

Как PR-статьи помогли увеличить количество обращений к врачам

Клиника из Москвы обратилась в Rookee с задачей: повысить интерес к ряду профильных специалистов — терапевтам, дерматологам и гастроэнтерологам, чтобы больше пациентов записывалось к ним на прием. Врачи этих профилей имели большой опыт и высокую квалификацию, но информации о них практически не было за пределами сайта клиники. Требовалось решение не только для SEO, но и для укрепления доверие целевой аудитории.
Как PR-статьи помогли увеличить количество обращений к врачам

Как PR-статьи помогли увеличить количество обращений к врачам. Фото: Freepik

После анализа конкуренции, специалисты Rookee предложили использовать размещение PR-статей на качественных площадках. Это оптимально решало поставленную задачу и позволяло:

  • Создать медийную поддержку — рассказывая о врачах как об экспертах на независимых сайтах, мы формировали доверие потенциальных пациентов.
  • Укрепить ссылочный профиль сайта — все статьи содержали активные ссылки на индивидуальные карточки, что давало дополнительный SEO-импульс.
  • Продвигать конверсионные запросы — например, «как выбрать хорошего дерматолога», «врач гастроэнтеролог с опытом», при этом естественно встроенные в текст.
  • Минимизировать участие клиента — контент, подготовка доступного списка медийных ресурсов, публикацию и контроль брали на себя специалисты Rookee. Со стороны клиники были только выбор конкретных площадок и оплата.

Что сделали

На протяжении четырех месяцев публиковали по пять проработанных PR-статей ежемесячно. Тематика подбиралась под профиль конкретных специалистов, упор делался на опыт, подходы к лечению и максимум полезной информации.

Какие работы были проведены командой Rookee:

  1. Предоставили возможность заказчику выбрать авторитетные площадки в области «здоровье и медицина».
  2. Написали уникальные статьи с использование ключевых запросов.
  3. Разместили 20 статей с активными ссылками на сайт клиники.
  4. Отслеживали индексацию, рост трафика и позиций.

Результат

  • +10% обращений к врачам, упомянутым в статьях — пациенты чаще записывались именно к тем, о ком узнали на сторонних сайтах.
  • +18% органического трафика на сайт за четыре месяца — в основном за счет роста видимости в поиске и переходов со статей.
  • 110 запросов в ТОПе Яндекса.
  • 63 запроса в ТОПе Google.

PR-статьи оказались эффективным способом заявить о врачах клиники, при этом усилив SEO и доверие к бренду. Подход сработал благодаря органичному контенту, продуманной ссылочной стратегии и аккуратной подаче. А главное — все это было реализовано без затрат времени и усилий со стороны клиента.

Упомянутый сервис
Rookee Многофункциональный сервис для онлайн-продвижения
Многофункциональный сервис для онлайн-продвижения

Как в «Ситидрайв» ускорили обучение подрядчиков в семь раз и повысили завершение курсов на 40%

Компания «Ситидрайв», один из крупнейших российских каршерингов, столкнулась с серьезной проблемой: процесс подготовки подрядчиков был чрезмерно затянут, а конверсия из записавшихся в реально работающих сотрудников была низкой. Руководитель отдела линейных операций «Ситидрайв» Елена Киласониа рассказала, как перевод обучения в онлайн-формат позволил изменить ситуацию.
Как в «Ситидрайв» ускорили обучение подрядчиков в семь раз и повысили завершение курсов на 40%

«Ситидрайв» ускорил обучение подрядчиков в семь раз при помощи онлайн-обучения. Фото: из архива компании

Почему потребовалась новая система обучения

Ранее обучение проводилось в формате вебинаров с тренерами по расписанию, что вызывало массу неудобств. Одни участники не могли подключиться вовремя, другие сталкивались с техническими проблемами, а кто-то просто не был готов воспринимать информацию в конкретный момент.

Мы поняли, что традиционные вебинары неэффективны. Из-за разницы в уровнях вовлеченности и проблем со связью лишь треть учеников завершали курс. Нужно было более гибкое и удобное решение — так мы пришли к онлайн-курсам с тестированием.

Основные задачи обучения

Часто компании используют образовательные программы для повышения продаж, но в «Ситидрайв» цель была иной: ускорить выход самозанятых подрядчиков на работу и повысить процент завершения обучения. В первую очередь изменения касались работников, ответственных за заправку, мойку и техобслуживание автомобилей.

Наша задача — сделать процесс обучения максимально быстрым и удобным. Если раньше на это уходило до двух недель, то с переходом на LMS-платформу процесс ускорился в 7 раз: теперь кандидаты проходят курс и выходят на смену всего за два дня.

В результате перехода на онлайн-обучение выход новых подрядчиков на работу ускорился в 7 раз

Как изменились показатели

Благодаря внедрению онлайн-курсов эффективность обучения значительно выросла. Если раньше до конца доходило лишь 30% участников, то теперь — 70%, из которых 60% успешно завершают курс.

На 40% увеличилась завершаемость обучения

Мы отказались от жесткого расписания, позволив людям учиться в удобное время и темпе. Это сразу повысило вовлеченность: процент завершивших курс увеличился в два раза, а сам процесс стал более комфортным.

Как выбирали LMS

Перед внедрением нового решения в компании провели тендер и сравнили несколько LMS-платформ. Та, которой в итоге отдали предпочтение, оказалась наиболее подходящим вариантом по функционалу, цене и удобству.

Выбранная нами платформа предложила больше возможностей, чем конкуренты: гибкие настройки, кастомизацию под бренд и отсутствие жестких ограничений по количеству пользователей. Кроме того, стоимость LMS соответствовала нашему бюджету.

Какие функции LMS использовали

В обучении «Ситидрайв» задействовано несколько ключевых инструментов платформы:

  • Тестирование — помогает оценить, насколько хорошо сотрудники усвоили материал.
  • Чаты внутри платформы — оперативная обратная связь и ответы на вопросы.
  • White label — брендированная среда обучения, формирующая корпоративную идентичность.

Кастомизированный интерфейс «Ситидрайв» в LMS-платформе

Благодаря White label новые сотрудники сразу ощущают себя частью команды. Кастомизация интерфейса, фирменные цвета и логотип компании создают нужную атмосферу. А интегрированные чаты позволяют оперативно реагировать на вопросы кандидатов.

Чат с учениками внутри платформы

Удобство использования и поддержка

В «Ситидрайв» особенно отметили интуитивный интерфейс платформы. Высокая скорость реакции технической поддержки тоже приятно удивила.

Платформа максимально проста: даже пользователи, далекие от технологий, легко ориентируются. Поддержка отвечает быстро и помогает решать сложные вопросы в короткие сроки.

Результаты и планы на будущее

За год работы с LMS обучение прошли более 6000 человек. Сейчас на платформе размещено 12 курсов, и компания планирует расширять программу.

Мы уже разработали 12 курсов, но на этом не остановимся. В планах — новые программы для поддержки самозанятых и более продвинутое тестирование, чтобы кандидаты не просто смотрели материалы, но действительно их усваивали.

Итоги перехода на онлайн-платформу

Изменения дали ощутимые результаты:

  • Завершение курсов выросло с 30% до 70%.
  • Время выхода сотрудников на смену сократилось с двух недель до двух дней.
  • За год обучение прошли более 6000 человек.
  • Процесс коммуникации внутри платформы стал удобнее.
Обучающая онлайн-платформа для нас — это не просто LMS, а стратегический инструмент. Мы повысили эффективность обучения, минимизировали потери кандидатов и получили удобный способ подготовки новых сотрудников.

Опыт «Ситидрайв» наглядно демонстрирует, насколько важны современные LMS-платформы для бизнеса. Они позволяют оптимизировать процесс обучения, сократить затраты времени и ресурсов, а главное — повысить вовлеченность сотрудников и улучшить их подготовку. Внедрение таких решений становится не просто удобством, а необходимостью для компаний, стремящихся к росту и эффективности.

Фото: из архива компании

Упомянутый сервис
Skillspace Платформа для запуска онлайн-курсов и корпоративного обучения
Платформа для запуска онлайн-курсов и корпоративного обучения

Как ATI.SU обучила 10 000 человек и снизила нагрузку на консультантов

ATI.SU — крупнейшая биржа грузоперевозок в СНГ с 450 тыс. участников. Компания использует онлайн-обучение для адаптации пользователей к своим сервисам. Это позволило снизить нагрузку на консультантов и повысить самостоятельность клиентов. Анна Арзамасова, руководитель Академии ATI.SU, поделилась подробностями.
Как ATI.SU обучила 10 000 человек и снизила нагрузку на консультантов

Компания ATI.SU обучила 10 тыс. человек с помощью LMS-платформы. Фото: из архива компании

Причины внедрения обучения

ATI.SU работает более 30 лет, автоматизируя транспортную логистику. По мере усложнения сервисов пользователям стали требоваться дополнительные разъяснения по работе с сервисом.

Наши сервисы помогают клиентам находить партнёров и вести документооборот. Несмотря на интуитивный интерфейс, пользователям потребовалось обучение.

Интерфейс платформы для онлайн-обучения прост, удобен и интуитивно понятен

Как обучение разгрузило консультантов

Платформа для онлайн-обучения стала инструментом автоматизации клиентской поддержки. В онлайн-курсах участвуют логисты средних и крупных компаний, привыкшие решать вопросы по телефону. Чтобы адаптировать их к новым форматам, ATI.SU создала лаконичные 2-часовые модули. 44% участников завершили обучение, а 14% из них стали активными пользователями.

Какие возможности LMS использовали

Компания разработала 15 курсов с видео, тестами и тренажёрами.

Конструктор курсов ATI.SU в LMS-платформе

Конструктор курсов оказался удобным, а интеграция с российскими сервисами (например, Яндекс.Формами) упростила процесс обучения. Раньше пользователи боялись ошибиться, нажав не на ту кнопку во время работы. Теперь, потренировавшись в безопасной цифровой среде, они уверенно используют новые инструменты. Короткие видео по 2–3 минуты заменили множество консультаций.

Результаты обучения

На курсы ATI.SU зарегистрировались 14 тыс. человек. Более 10 тыс. из них начали обучение.

Проверка работ учеников в LMS

Половина участников завершила курсы, что для нас важный показатель. Клиенты стали работать с сервисами самостоятельно, без консультантов. Даже в логистике, где раньше доминировали звонки, пользователи переходят на асинхронные форматы взаимодействия.

Выбор платформы

ATI.SU протестировала различные LMS. В результате была выбрана платформа с удобным интерфейсом, возможностями интеграции и оперативной поддержкой.

Интерфейс оказался простым, функциональность — достаточной для решения наших задач, а поддержка очень быстрой. Платформа предложила оптимальное соотношение цены и возможностей.

Итоги

Онлайн-обучение позволило ATI.SU разгрузить консультантов и повысить самостоятельность клиентов. Интерактивные курсы помогли пользователям уверенно работать с сервисами компании. Внедрение LMS показало, как можно увеличить продажи через обучение, адаптируя клиентов к новым форматам работы.

Упомянутый сервис
Skillspace Платформа для запуска онлайн-курсов и корпоративного обучения
Платформа для запуска онлайн-курсов и корпоративного обучения

Как Baggins Coffee улучшили обучение и сократили его длительность на 60%

Baggins Coffee — крупная сеть кофеен по франшизе, насчитывающая 188 точек. В компании обучение персонала происходит постоянно, и перед руководством стояла важная задача: объединить в единую систему процессы подготовки бариста, франчайзи, территориальных управляющих, наставников и тренеров. Причем все это требовалось реализовать без лишних затрат времени, сил и денег, а также обеспечить быструю адаптацию новичков.
Как Baggins Coffee улучшили обучение и сократили его длительность на 60%

Baggins Coffee ускорили обучение команды на 60%. Фото: из архива компании

T&D-менеджер Baggins Coffee Анастасия Тихомирова рассказывает, как компании удалось создать эффективную систему обучения, какие критерии учитывались при выборе платформы и как это повлияло на бизнес.

Простота и мобильность обучения

Baggins Coffee стремились не просто повысить квалификацию сотрудников, но и сделать адаптацию новых работников максимально удобной. И таким образом увеличить продажи через обучение, которое должно было стать не формальностью, а действенным инструментом поддержки, приносящим пользу и людям, и бизнесу. Поэтому важнейшими критериями выбора платформы стали удобство и простота использования.

«Нам было важно, чтобы интерфейс платформы был интуитивно понятен как для сотрудников, так и для администраторов. Кроме того, обучение должно было быть доступным с любого устройства. Наличие мобильного приложения стало значимым преимуществом, так как многие сотрудники учатся в полевых условиях. Разумеется, стоимость тоже имела значение. Skillspace полностью соответствовала нашим требованиям, включая возможность помесячной оплаты.»

Оптимизация временных затрат

Основной целью было минимизировать время, затрачиваемое на обучение, и ускорить вхождение новых сотрудников в работу. Новички-бариста должны были сразу освоить навыки продаж и уверенно работать за стойкой, а франчайзи — быстро брать управление бизнесом в свои руки.

«Сейчас у нас 18 курсов и 6 аттестаций для повышения квалификации. Некоторые программы можно пройти за несколько часов, а более сложные, например, управленческие курсы, требуют больше времени. Раньше на подготовку бариста уходило 7 дней, теперь — всего 3. Франчайзи также обучаются в своем темпе, что существенно экономит время. В общей сложности в системе зарегистрировано 795 человек.»

Длительность обучения сократилась на 60%

Рациональное использование ресурсов и гибкие возможности LMS

Платформа для онлайн-обучения — это готовое решение для бизнеса, которое избавило Baggins Coffee от необходимости разрабатывать собственную LMS. Функционал платформы позволил сделать процесс обучения простым, понятным и эффективным.

«Разработка собственной платформы заняла бы слишком много времени и ресурсов. LMS — готовое решение с удобным интерфейсом и быстрой техподдержкой. В результате сэкономили не только мы, но и наши франчайзи. Раньше обучение длилось 4 дня по 4–6 часов, но за это время невозможно освоить все аспекты бизнеса. Теперь у нас есть полноценная онлайн-программа, позволяющая изучать материалы в удобном формате.»

LMS-платформа предлагает для обучения широкий функционал: возможность создания курсов любой сложности, загрузку видео и изображений, разнообразные тесты для проверки знаний. Интерфейс можно адаптировать под бренд компании, что упрощает адаптацию сотрудников.

«Мы активно используем возможности платформы: создание курсов, загрузку видео, тестирование в разных форматах. Особенно полезной оказалась функция white label, позволившая стилизовать платформу под наш бренд, что повысило вовлеченность сотрудников в процесс обучения.»

Стилизация LMS-платформы под бренд клиента

Оперативная поддержка

Быстрая реакция службы поддержки — один из важных факторов при выборе LMS. В платформе, выбранной Baggins Coffee, среднее время ответа в онлайн-чате — 43 секунды.

«Поддержка работает на высшем уровне. Все вопросы решаются мгновенно, благодаря чему мы обеспечили бесперебойное обучение.»

Как обучение повлияло на продуктивность

Программа обучения Baggins Coffee охватывает три ключевые направления:

  • Базовые навыки бариста.
  • Наставничество, включая работу с новыми сотрудниками и знакомство с кофейной культурой.
  • Управление кофейней — подбор персонала, операционные вопросы, бухгалтерия.

Разделение учеников на группы внутри LMS-платформы

«Сократилось время адаптации: раньше бариста выходил на полноценную смену через 7 дней, теперь — через 3. Наставников теперь готовим в онлайн-формате, сохраняя высокое качество знаний. Франчайзи отмечают, что обучение стало удобным и информативным, что улучшает все ключевые бизнес-метрики.»

Доступность обучения для всех поколений

Обучение на платформе оказалось полезным даже для тех, кто ранее обучался по старой системе. Классическому формату учебы они теперь предпочитают обучение с ноутбука или смартфона.

«Многие сотрудники успешно адаптировались к новой системе и улучшили свою работу. Франчайзи положительно оценивают удобство обучения и говорят, что это помогает им эффективнее управлять бизнесом.»

Итоги в цитате

«Онлайн-обучение сделало наших сотрудников увереннее. За два года работы с платформой мы видим стабильный рост показателей. Бариста быстрее адаптируются, франчайзи чувствуют себя увереннее при запуске новых точек, что положительно влияет на финансовые результаты. Мы продолжаем работать над улучшением процессов, стремясь создать полный цикл обучения для всех категорий сотрудников.»

LMS-платформа для бизнеса — отличное решение, помогающее увеличить продажи через обучение, такой, казалось бы, неочевидный канал развития.

Упомянутый сервис
Skillspace Платформа для запуска онлайн-курсов и корпоративного обучения
Платформа для запуска онлайн-курсов и корпоративного обучения

Поисковое продвижение: как Rookee вернули сайт строительной компании на первую страницу Яндекса

Команда сервиса Rookee вывела сайт строительной компании из поисковой пессимизации Яндекса, вернув его в ТОП-10.
Поисковое продвижение: как Rookee вернули сайт строительной компании на первую страницу Яндекса

Поисковое продвижение: как Rookee вернули сайт строительной компании на первую страницу Яндекса. Фото: СС0

Цель: восстановить репутацию сайта после санкций поисковика и вывести страницы с высокой маржинальностью в ТОП-10.

В сервис Rookee обратился руководитель строительной компании с просьбой вернуть утраченные позиции своего сайта. Бизнесмен обнаружил, что предыдущий подрядчик использовал для продвижения серые схемы и инструменты, нарушающие правила поисковика. В результате ресурс попал под фильтр Яндекса и опустился на 101 позицию в выдаче. 

Восстановление позиций и устранение ущерба курировал опытный сотрудник Rookee в рамках комплексного SEO-продвижения.

Исходные данные:

  • Десятилетний ресурс с множеством страниц.
  • Работает в высококонкурентной нише — обработка натурального камня.
  • Все страницы — посадочные для услуг. Нет страниц под релевантные информационные запросы, которые вели бы дополнительный трафик на сайт.
  • Практически отсутствуют элементы SEO-оптимизации, так как прошлый исполнитель занимался не реальным улучшением ресурса, а накруткой поведенческих факторов.
  • Слабо проработаны коммерческие факторы. Есть проблемы с подачей таких базовых сведений для покупателей, как способы заказа и доставки, условия возврата, способы связи и прочее. 

Что сделали

Работа велась комплексно. Важно было решить две основные задачи:

  1. снять ограничения с сайта после санкций Яндекса и восстановить доверие поисковиков;
  2. оптимизировать сайт под целевую аудиторию, сделать удобную навигацию, добавить актуальную и полезную информацию.

За первые три месяца удалось восстановить доверие к ресурсу и снять санкции Яндекса, после чего перешли к улучшению сайта и его позиций в поисковых системах. 

Шаг 1. Провели серию аудитов для определения наиболее серьезных проблем сайта

Технический аудит позволил выявить ошибки, снижающие рейтинг и качество ресурса. Проверили корректность работы сервера и хостинга, скорости загрузки страниц с компьютера и с мобильных девайсов. В результате были выявлены неисправности и подготовлены инструкции по их устранению.

Проанализировали коммерческие факторы и изучили сайты конкурентов. На основе этих данных составили список страниц, которые помогут завоевать доверие целевой аудитории и поисковых систем, а также позволят достойно конкурировать в своей нише на рынке.

Проверили юзабилити, улучшили некоторые инструменты и элементы навигации для максимального комфорта клиента.

Аудит популярных страниц помог понять, какие слабые места есть в дизайне и структуре сайта.

Шаг 2. На основе аудита устранили ошибки, которые тормозили продвижение

Работа включала удаление несуществующих страниц, настройку зеркал и версий сайта. Были найдены и удалены лишние теги, дубли разделов, сквозные ссылки, а также устранены ошибки в коде, добавлены актуальные метатеги. 

Шаг 3. Доработали коммерческие факторы

Были добавлены страницы со всеми нужными клиентам сведениями, например, раздел с прайс-листами, условия оплаты и доставки и прочее. 

Шаг 4. Провели масштабные работы с контентом

Был создан блог для размещения качественных экспертных статей, ориентированных на целевую аудиторию. Информационный трафик  способствует увеличению видимости всего ресурса.

Прописали для страниц новые привлекательные метатеги с релевантными ключевыми словами.

Регулярно добавляли качественные SEO-оптимизированные тексты.

Шаг 5. Подобрали оптимальную ссылочную стратегию

Наладили простановку внешних SEO-ссылок, чтобы улучшить авторитет ресурса в поисковых системах и улучшить индексацию.

Результаты

Чего удалось добиться за 11 месяцев:

  • 52 целевых поисковых запроса попали в ТОП Яндекса.
  • Сайт поднялся с 101 позиции до ТОП-10 выдачи.
  • Удалось полностью снять ограничения поисковиков по отношению к сайту и восстановить доверие к ресурсу.

Динамика по положению сайта в поиске Яндекса

Динамика по положению сайта в поиске Яндекса

Динамика по положению сайта в поиске Яндекса

Упомянутый сервис
Rookee Многофункциональный сервис для онлайн-продвижения
Многофункциональный сервис для онлайн-продвижения

Знай своих: как бизнес может удержать сотрудников в условиях кадрового дефицита и конкуренции

Российская экономика столкнулась с серьёзным дефицитом кадров. Наиболее критично ситуация складывается в IT-секторе. По данным Минцифры, на сегодняшний день речь идёт о недостатке 500-700 тыс. человек. Компании вынуждены конкурировать друг с другом за специалистов. Вместе с тем, повышать вознаграждение, которое и сейчас достаточно высоко, могут не все игроки рынка. На первый план выходит удержание специалистов с помощью нематериальной мотивации. О том, какие технологии применяют для этого, мы спросили у Марии Церевитиновой, эксперта по стратегии, сертифицированного коуча по ICF и международного тренера Process Communication Model.
Знай своих: как бизнес может удержать сотрудников в условиях кадрового дефицита и конкуренции

Мария Цереветинова, сертифицированный коуч по ICF, международный тренер Process Communication Model

Дорогие кадры

Мария, то, что сейчас происходит в IT-секторе игроки рынка характеризуют как серьёзный кадровый голод. На закрытие некоторых позиций уходит 3-4 месяца, компании буквально перекупают специалистов друг у друга. При этом ресурс повышения зарплат, как утверждают руководители, исчерпан. Для того, чтобы удержать карды, компаниям приходится инвестировать в нематериальную мотивацию. Как вы оцениваете ситуацию?

3-4 месяца на закрытие вакансии в IT-это оптимистичные сроки. Я знаю случаи, когда компании искали специалистов 6-8 месяцев. Правда речь идёт о руководителях проектов. Если говорить о текучке, то по некоторым, озвучиваемым данным, за 2023 год она составила 11,6%. Сразу оговорюсь, что я в эту цифру не верю. Вероятнее всего, речь идёт только об официальном найме, но в этом секторе сейчас работает много самозанятых и ИП. Текучку среди этой категории мы отследить не можем. Поэтому, я уверена цифры выше.

С моей точки зрения здесь существует глобальная проблема. Главное направление, которым занимались компании очень много лет - это стандартизация, структурирование различных секторов своего бизнеса. И пока они всё структурировали, на первый план вышла совсем другая история, а именно - индивидуализация.

На сегодняшний день общий тренд таков, что любой подход к взаимодействию с сотрудником должен быть индивидуализирован. Любой специалист, который сейчас выходит в рынок, идёт не только за деньгами. И эта перспектива у нас с вами будет оставаться в ближайшие 3-5 лет абсолютно точно.

Путь сотрудника

Речь идёт о том, что сотрудник больше не ищет исключительно финансовые условия, а он ищет совокупность, которая подойдёт именно ему. В чем заключается совокупность? Она заключается, во-первых, в интересе работы, которую он выполняет в каком-то результате и качестве и насколько ему комфортно.

В этом тренде люди ищут не просто стандартный соцпакет и финансовую мотивацию по KPI, а некую общность всех факторов. И здесь начинает работать концепция Employee Experience (EX).

Что такое Employee Experience? Это путь сотрудника. Это ощущение взаимодействия с компанией, от момента, когда он о ней просто услышал, до момента, когда он уже ушёл из компании и передаёт своё мнение другим людям.

Что включает в себя Employee Experience? Это всё, что происходит с сотрудником: как ему дают обратную связь, как ему ставят задачи, как выглядит офис, какой воздух, есть ли музыка, какие есть сервисы, есть ли дополнительные какие-то бонусы в компании. Весь путь сотрудника - это все мельчайшие вещи, с которыми он сталкивается в момент работы, и вообще взаимодействия с компанией.

И первое, на что мы смотрим в случае EX - это на удовлетворённость сотрудника. Насколько ему комфортно, насколько ему светло, тепло, удобно, насколько, извините, чисто в офисе. То есть всё, что повышает его удовлетворение от работы, это всё, что его окружает.

Что такое Employee Experience

Термин EX (Employee Experience) был предложен ещё в 2010 годах, а распространение метод получил с 2014 года. Одним из его популяризаторов стал Марк Леви, который сначала работал HR-директором в одной из компаний, а потом стал Global Head of EX. Он предложил новаторский подход: собрал все подразделения, влияющие на культуру компании (рекрутёров, event-организаторов, тех, кто отвечает за рабочие пространства), и поставил задачу — выстроить единый путь сотрудника в компании, Employee Experience.

Термин Employee Experience переводится на русский как «управление опытом сотрудника». Это сумма впечатлений человека по отношению к компании, в которой он работает.

Индивидуальный подход

Красивый удобный офис и социальный пакет — это практически стандартный набор, который сейчас упоминается почти во всех объявлениях об открытых вакансиях. Разве можно этим кого-то сейчас удивить?

Да, для того, чтобы привлечь и удержать сотрудника нужна индивидуальная мотивация. HR на сегодняшний день применяют множество различных инструментов, чтобы понять, кто же их сотрудник и как его индивидуально можно мотивировать. Кому-то достаточно, например, финансовой мотивации, кому-то важнее, чтобы его фото висело на доске почёта. Третьему человеку это вообще не нужно, но необходимо участвовать в решении интересных задач.

Кадровым службам приходится жонглировать и искать индивидуальный подход каждому сотруднику для того, чтобы его удержать, для того, чтобы он был заинтересован в работе, и финансы, при этом, не стали его ключевым параметром выбора.

Нам критически важно понимать, что нужно сотруднику уже на входе в компанию. Как мы будем его мотивировать, чтобы он профессионально приносил пользу компании? И здесь уже в игру вступают совершенно другие инструменты.

Один из них называется PCM. Это одна из моделей психологического типирования личности. Она позволяет вам определить тип человека, не проходя какие-то глубинные и сложные исследования.

Эта модель отвечает на вопрос, какие у человека сейчас психологические потребности, закрывая которые вы его индивидуально мотивируете. Внедрение этой технологии в России начинает набирать обороты и уже даёт результаты.

Когда руководитель или HR хорошо понимает психологические особенности своего сотрудника, они могут его индивидуально мотивировать, и это совершенно не сложно при этом сделать. Они дают ему возможность, а) не выгорать, б) находиться в максимально мотивированной форме, и, соответственно, из-за этого мы снижаем текучку.

Необходимо отметить, что PCM – это не единственный метод, который позволяет определить тип человека и его потребности. HR применяют типологию Майерс-Бриггс (MBTI), в основе которой теория типов личности Карла Юнга. Есть тест Гэллапа (StrengthsFinder), основанный на 34 чертах личности или талантах, из которых пять являются доминирующими и другие методики.

Что такое PCM и какие ещё инструменты могут применять HR

Модель Процесса Коммуникации® (РСМ) – это научно обоснованная модель понимания поведения человека через паттерны общения.

Функции:

  1. Помогает управлять коммуникацией и строить конструктивные отношения с другими людьми;
  2. Помогает понимать особенности собственной личности и динамику личности окружающих.

Предшественником PCM стала универсальная модель Process Therapy Model, созданная в 70-х годах Тайби Кэллером, которая была разработана специально для врачей в целях сокращения времени лечения и нормализации психического состояния пациента.

В конце 70-х модель была адаптирована для Космического агентства и внедрена среди всех сотрудников организации для снижения уровня стресса и выстраивания максимально эффективной коммуникации.

В конце 70х модель была адаптирована для Космического агентства и внедрена среди всех сотрудников организации для снижения уровня стресса и выстраивания максимально эффективной коммуникации.

По состоянию на 2022 год более 1.6 млн человек прошло профилирование по PCM, методика используется в 62 странах на 26 языках и насчитывает 4500 сертифицированных тренеров.

В настоящее время в отрасли ИТ в тренде гибридная и удалённая работа. Как работает Employee Experience в этом случае?

Путь сотрудника в таком формате не менее важен, чем в работе при которой он находится в офисе.

Можно провести аналогию с тем, как бренды строят взаимоотношения с клиентами. Не находясь в постоянном взаимодействии, они, тем не менее всячески пытаются окутать клиента заботой, радостью. По большому счёту такие же взаимоотношения должны строиться между компаниями и сотрудниками, в том числе на удаленной или гибридной работе.

Но если мы говорим об управлении удалёнными командами, то коммуникационные каналы ограничены. Как выстраивать взаимоотношения и удерживать сотрудников?

Самая большая боль в удалённой работе для руководителя заключается в том, что он до конца не понимает эффективность своего сотрудника ровно в разрезе поставленных задач. В офлайне новые задачи рождаются в момент личного взаимодействия. В удаленных командах немножко другая история и, безусловно, оценка идёт по качеству выполнения поставленной задачи.

С моей точки зрения, действительно за последние три года мы стали лучше работать с удалёнными командами, но такие сотрудники все равно уходят и нам нужно их удерживать, если они эффективны.

Как это сделать? Первый самый важный момент, это понять уровень удовлетворённости или неудовлетворённости своего сотрудника. Такой подход практикуют в больших компаниях, например, в Яндекс или Сбере. В средних и небольших компаниях эта технология пока массово не внедряется. Знать индекс удовлетворённости для них не менее важно, чем для лидеров рынка. Иными словами, нужно знать своего сотрудника и разговаривать с ним. Если мы не будем понимать, что для него сейчас приоритетно мы будем терять ценные кадры.

Несколько лет назад проводилось исследование. В ходе него 69% сотрудников сказали, что они бы не подумали, если бы в их компании было бы все в порядке с коммуникацией. Эффективную коммуникацию опрошенные называли «понятной», «открытой» и «человеческой».

Это говорит о том, что нужно уделять большое внимание качеству построения задачи, качеству постановки задачи, качеству взаимодействия в целом. Известные лидеры в разных сегментах уже начали это понимать. Они внедряют коммуникационные модели в концепции управления персоналом и получают снижение текучки, стресса и повышение эффективности сотрудников. На эту практику, считаю нужно обратить внимание сейчас всем IT-компаниям в первую очередь, помимо финансовой мотивации.

Что мы знаем о Марии Церевитиновой

Description of Image
  • Эксперт по стратегии, сертифицированный коуч по международным стандартам ICF и сертифицированный международный тренер Process Communication Model.
  • Более 20 лет занимается управлением крупными проектами в сфере спорта, рекреации и развития территорий.
  • Управление объектами — ПАО «СИТИ» (ММДЦ «Москва-Сити», Вице-президент по развитию), руководство Спортивным парком Ларисы Лазутиной (Одинцово), руководство сервисами на Формула 1 — Сочи Автодром, управление Музеем Москва-Сити.
  • Управление cпортивными проектами — Wanda Group (проект FIFA 2018), The Coca-Cola Company (проект Олимпийские Игры — Сочи 2014).
  • Управление проектами в сфере клиентского бизнеса (маркетинг / реклама) — ООО «Сеть Связной», ООО «КИА Моторс», ООО «Панклаб» (Пандора), ОАО «Аэрофлот» и другие.
  • Консультант по стратегическому развитию бизнеса, EX и CX.

Голосовой робот: автоматизация исходящих звонков

Команда Плюсофон внедрила эффективное решение для автоматизации исходящих звонков в компании Saybot.
Голосовой робот: автоматизация исходящих звонков

Голосовой робот: автоматизация исходящих звонков. Фото: из архива компании

Одним из ярких примеров внедрения функции голосового робота стало сотрудничество с IT-компанией Saybot. Главными задачи от компании было: обрабатывать более 150 тыс. контактов, при этом, снизить расходы и не ухудшить скорость подключения операторов. Также необходимы были простые интеграции.

Крупный клиент обратился в Saybot с просьбой создать диалоговую систему для автоматизации исходящих телефонных вызовов. Цель обзвона — повторно привлечь клиентов, которые уже обращались в компанию. Во время разговора с клиентом необходимо было провести полную квалификацию, определить уровень заинтересованности и передать разговор операторам отдела продаж.

Телефония, предоставленная заказчиком для интеграции с голосовым роботом, не соответствовала современным стандартам, работала нестабильно и снижала скорость обработки контактов.

Было решено обратиться к продуктам Плюсофон, для обеспечения стабильной работы канала связи клиента и удобного управления АТС. Был подключен тариф «Ручная сборка» с 100 исходящими линиями, несколькими SIP-аккаунтами и виртуальными номерами. Благодаря этому стабилизировался канал связи, увеличилась скорость обзвона контактов и сократились расходы на коммуникации. Кроме того, автоматическое распределение вызовов с помощью голосового робота, помогло сбалансировать нагрузку на менеджеров по продажам и повысить уровень сервиса.

Проект успешно выполнен в соответствии с графиком и в пределах бюджета. Клиент высоко оценил работу голосового робота и выразил желание продолжать активное сотрудничество.

Упомянутый сервис
Плюсофон Облачная АТС, телекоммуникационные решения для бизнеса.
Облачная АТС, телекоммуникационные решения для бизнеса.

Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»

АО «Адмиралтейские верфи» внедрило платформу iSpace для организации совместной работы и автоматизации бизнес-процессов.
Кейс: автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи»

Автоматизация бизнес-процессов в АО «Адмиралтейские верфи». Фото из архива акционерного общества

Моральное и технологическое устаревание эксплуатируемой с 2013 года системы электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint поставило старейшее петербургское предприятие АО «Адмиралтейские верфи» перед необходимостью выбора новой платформы для автоматизации бизнес-процессов. Настало время обновить программное обеспечение и актуализировать процессы, автоматизированные ранее. 

АО «Адмиралтейские верфи», наследник традиций Адмиралтейской верфи, заложенной Петром Первым в 1704 году, входит в состав АО «Объединённая судостроительная корпорация», занимается гражданским и военным судостроением. Процессы управления на предприятии, как и во всей судостроительной отрасли, нельзя назвать типовыми из-за сложных маршрутов и специфических требований. 

Новая система для совместной работы и автоматизации бизнес-процессов должна была включать необходимые функциональные возможности, легко интегрироваться с другими используемыми на предприятии системами и комплексами, быть интуитивно понятной, максимально похожей по принципам использования на существующую систему на базе Microsoft SharePoint и предоставлять возможности для дальнейшего развития и масштабирования собственными силами сотрудников предприятия. 

Для начала специалисты АО «Адмиралтейские верфи» изучили доступные на рынке системы, разрешённые к использованию на объектах критической инфраструктуры РФ. В итоге для детального сравнения было выбрано восемь платформ-аналогов Microsoft SharePoint, в том числе и такие известные на рынке продукты, как ЭЛМА, Directum, Docsvision и 1C:Документооборот.  

По результатам сравнительного анализа для внедрения в качестве альтернативы Microsoft SharePoint была выбрана платформа автоматизации бизнес-процессов iSpace – современная отечественная low-code / no-code разработка с возможностью самостоятельного обслуживания, обладающая высоким уровнем безопасности и широкими интеграционными возможностями. Размещаемая на собственных серверах система позволяет с лёгкостью настраивать рабочие процессы и создавать бизнес-приложения «на лету», обеспечивая повышенную производительность и максимально вовлекая персонал в автоматизируемые процессы за счёт интуитивно понятного интерфейса, гибкости и функциональной насыщенности. Важным преимуществом iSpace также стало сочетание простоты внедрения и доступной стоимости. 

Результаты проекта 

Импортозамещение SharePoint на отечественную платформу iSpace заняло шесть месяцев, включая формализацию требований, развёртывание и настройку платформы, а также обучение пользователей.

Сложность проекта заключалась в обеспечении высокой производительности для большого числа пользователей одновременно – ежедневно систему используют около 2,000 сотрудников предприятия. Однако благодаря продуманной архитектуре платформа iSpace может быть масштабирована для применения в организации любого размера и не ограничена ни количеством пользователей, ни объёмами обрабатываемых данных. Об успешном вводе iSpace в эксплуатацию наглядно говорят и цифры: за первые три недели в системе было создано более 16,000 задач.

Важно отметить, что у сотрудников АО «Адмиралтейских верфей» не возникло сложностей с адаптацией к новой платформе – интерфейс iSpace прост в использовании и во многом повторяет хорошо знакомый MicrosoftSharePoint.

Всего за полгода АО «Адмиралтейские верфи» получило быстродействующую замену Microsoft SharePoint, реализованную полностью на отечественном ПО. Сотрудники компании могут управлять доступом к документам, хранить конфиденциальные данные на отдельных серверах в закрытых подсетях, в том числе с применением шифрования, использовать различные режимы проверки подлинности данных, управлять доступом пользователей на всех уровнях платформы, проводить детальный аудит системы, а также увеличивать производительность за счёт горизонтальной масштабируемости. Всё это – без необходимости перестраивать ранее реализованные в компании процессы с нуля.

В ходе проекта платформа iSpace также была интегрирована с СЭД Объединённой судостроительной корпорации, системой контроля доступа и офисным пакетом Р7 Офис. 

Уже в ближайшем будущем АО «Адмиралтейские верфи» планирует собственными силами распространить использование платформы iSpace для автоматизации других бизнес-процессов, включая импортозамещение корпоративного портала – создание единого информационного пространства на платформе iSpace. 

Анна Строцкая, руководитель департамента iSpace, компания Conteq:

«АО «Адмиралтейские верфи» находилось в поиске наиболее подходящего аналога Microsoft SharePoint, и мы рады, что предприятие остановило свой выбор именно на нашем решении. Платформа iSpace позволяет автоматизировать бизнес-процессы на предприятиях любого масштаба – даже в таких крупных, как АО «Адмиралтейские верфи». В результате проекта специалисты компании Conteq создали решение для нетипичного документооборота с высоким уровнем безопасности, конфиденциальности и возможностями для дальнейшего развития». 

Начальник управления информационных технологий АО «Адмиралтейские верфи» Сергей Михайлов: 

«Специалисты компании Conteq совместно с внедрили электронный документооборот на базе iSpace в АО «Адмиралтейские верфи», разработав быстродействующую и безопасную замену Microsoft SharePoint полностью на отечественном ПО. Команда со стороны Conteq выполнила все работы грамотно и в срок, доказав свою экспертизу и профессионализм. Мы рекомендуем компанию Conteq как надёжного партнёра в сфере автоматизации бизнес-процессов». 
Упомянутый сервис
iSpace ECM/BPM-система для совместной работы и автоматизации бизнес-процессов
ECM/BPM-система для совместной работы и автоматизации бизнес-процессов

Интеграция Kaiten и СБИС Торги (Saby) через Albato: как без разработчиков сделать решение для автоматизации тендерного сопровождения

Компания Unitender специализируется на проведении тендеров и столкнулась с трудностями при интеграции сервисов Kaiten и Saby (СБИС Торги) для автоматизации процесса мониторинга актуальной информации о закупках. Фото: СС0
Интеграция Kaiten и СБИС Торги (Saby) через Albato: как без разработчиков сделать решение для автоматизации тендерного сопровождения

Интеграция Kaiten и СБИС Торги (Saby) через Albato: как без разработчиков сделать решение для автоматизации тендерного сопровождения

Несмотря на множество неудачных попыток найти специалистов для решения этой задачи, Даниил Чувилин, владелец компании, обратился к платформе Albato, которая предоставляет возможности интеграции без необходимости написания кода. Благодаря Albato ему удалось оперативно и эффективно решить возникшую проблему.

Столкнувшись с необходимостью автоматизации процесса сбора данных из Saby и их передачи в Kaiten, я осознал, что это позволит значительно ускорить работу менеджеров и повысить их эффективность.

Saby (СБИС Торги) - это платформа для поиска электронных торгов и анализа закупок, в которой формируются запросы по торгам, представляющим интерес для Unitender. Для более удобной навигации в интерфейсе Saby запросы одной тематики или относящиеся к одному клиенту группируются в папки, такие как "Аренда техники", "Уборка снега" или "Стройка Ярославль".

Kaiten - это сервис для совместной работы команды, объединяющий простоту использования Trello и функциональность Jira. Каждому клиенту Unitender создается отдельное пространство в Kaiten, куда он приглашается для участия. Генеральный директор имеет доступ ко всем пространствам, менеджеры становятся редакторами в пространствах своих клиентов, а клиенты могут комментировать процесс.

Для отслеживания статистики запросов из Saby используется Google Sheets ввиду платного доступа и наличия лимитов.

После неудачных попыток найти разработчиков через площадки типа Kwork для создания интеграции между API сервисов Saby и Kaiten за цену от 100 до 150 тысяч рублей, Даниил обратил внимание на нашу статью о Builder — конструкторе интеграций, и решил обратиться в наше сообщество в Telegram. Наш интегратор Дмитрий Осипов откликнулся на его запрос и предложил свою помощь в решении задачи.

Начав работу с Albato, в течение недели Дмитрий изучил структуру и особенности API Saby и пришел к выводу, что задача решаема. Затем он приступил к проекту, и уже через два дня удалось разработать интеграцию, которая автоматизировала процесс получения данных из Saby и их передачи в Kaiten.

Теперь давайте посмотрим, как выглядит интеграция в Albato.

Интеграция через Albato (no-code)

Каждая связка начинается с триггера, который активирует ее работу. Для этого мы используем внутренний инструмент Albato — "запуск связки", который функционирует аналогично Cron, позволяя задать график запуска по времени, дням и частоте запросов. Почти все связки у нас запускаются в 8 утра, чтобы к началу рабочего дня уже были доступны все торги в CRM.

Следующим шагом устанавливается дата за вчерашний день для последующего запроса в Saby.

Затем мы осуществляем запрос в Saby для получения нужной информации о торгах за вчерашний день.

С помощью конструктора интеграций Albato (Builder) нам удалось настроить авторизацию к Saby и создать действия и триггеры для запроса торгов и получения статистики через API. Изначально мы опасались, что нам придется извлекать все лоты постранично, и фильтрация по дате и времени не сработает. Однако это опасение оказалось необоснованным, и, учитывая желания по времени получения данных из API, мы приняли решение использовать инструмент Albato — "запуск связки" в качестве триггера, а все запросы к API Saby выполнять в качестве действий во всех связках.

Интегратор Дмитрий Осипов

Следующий шаг останавливает связку, если торги не найдены.

В случае обнаружения торгов, мы разбиваем массив данных на отдельные элементы для создания отдельных карточек в Kaiten по каждому лоту.

Интеграция Kaiten через Albato | Автоматическое создание карточек

Интеграция настроена таким образом, что карточка создается непосредственно в пространстве клиента, на соответствующей доске и воронке, и вся необходимая информация о торгах из СБИС передается автоматически.

Так выглядят связки по каждому клиенту или запросу.

Сервис автоматизаций без разработчиков Albato

В результате применения решения на платформе Albato, Unitender значительно улучшил свои рабочие процессы.

Добавление новых связок для новых клиентов в компании теперь занимает в среднем всего 5 минут. Не требуется изучать код или запоминать, какие переменные отвечают за какие данные в запросах, так как все необходимые переменные выводятся в обязательные для заполнения поля в интерфейсе Albato, с подробным описанием на русском языке. Если в процессах происходят изменения или добавляются новые сервисы, интеграции можно легко изменить.

После внедрения автоматизации, работа менеджеров значительно ускорилась, сократив время на выполнение задач на 1,5-2 часа у каждого менеджера. Наиболее важно то, что клиенты теперь получают более качественное обслуживание и быстрый доступ к важным торгам, что исключает возможность их пропуска.

Владелец компании Даниил Чувилин

Для сведения о стоимости: доступ к API СБИС обошелся в 30 тысяч рублей с ограничением на 200 торгов в сутки, тариф Albato составил 4590 рублей в месяц за стандартный план, а Kaiten использовался на бесплатном тарифе. Внедрение обошлось в общей стоимости 31 000 рублей с поддержкой. Основная стоимость была связана с работой в Builder, так как интеграции с Saby не было в готовых подключениях, а простые интеграции стоили значительно дешевле.

Упомянутые сервисы
Kaiten Инструмент для управления проектами при помощи канбан-досок, Ганта и календаря.
Инструмент для управления проектами при помощи канбан-досок, Ганта и календаря.
Альбато Интегрирует между собой сервисы для бизнеса без обращения к разработчикам.
Интегрирует между собой сервисы для бизнеса без обращения к разработчикам.
Saby Trade Единая платформа для поиска торгов и закупок. Сервис собирает и обновляет информацию по закупкам, банкротству и реализации имущества.
Единая платформа для поиска торгов и закупок. Сервис собирает и обновляет информацию по закупкам, банкротству и реализации имущества.
Посмотреть всё

Как строительная компания из Астрахани получила гибкий инструмент для учёта финансов

С ростом компании количество бизнес-процессов неминуемо растёт, и собирать все данные в Excel становится тяжело. В этот момент на помощь приходят умные системы. Однако бизнесу важно сделать грамотный выбор, чтобы не получить дополнительный генератор расходов.
Как строительная компания из Астрахани получила гибкий инструмент для учёта финансов

Сбор и обработка отчётности в «Аксиоме 2» ускорились в пять раз. Фото: из архива компании">

В этом материале рассказываем, как «Финансист» помог строительной компании сократить время на работу с рутиной и получить гибкий инструмент для подсчёта финансов.

Что такое «Аксиома 2»?

«Аксиома 2» специализируется на возведении многоквартирных домов. Компания начала свою работу в Астрахани в 2001 году. Общее количество возведённого и строящегося жилого фонда предприятия составляет более 200 тыс. квадратных метров. Помимо двух возводимых сейчас домов в разработке находятся ещё четыре крупных проекта.

Что происходило в компании

Для управления и финансового анализа в «Аксиоме 2» использовали Excel и 1С. Сотрудники вручную вносили данные из проводок или карточек-счетов в таблицы, а чтобы ускорить обработку, применяли макросы. Такой механизм хорошо работал, пока бизнес-процессов было немного.

С масштабированием компании это перестало работать. Число ежедневных операций увеличилось, процесс сбора данных стал трудоёмким и неуправляемым, количество ошибок выросло, невозможно было понять, откуда взялась та или иная цифра.

Андрей Митрий, начальник экономического отдела:

Раньше в экономике применялась журнально-ордерная система и к ней прилагалась некая аналитическая таблица. Чтобы расшифровать конкретную цифру в отчёте, можно было обратиться к ней. Однако в последние 30 лет такую систему перестали применять. Вместо неё используют простые таблички, в которых агрегируют и суммируют данные из 1С и записывают итог. Поэтому выяснить, расшифровать и детализировать, как получились конкретные данные, очень сложно. И когда происходит разбор отчёта, оказывается, что человек просто заносит цифры вручную, а «покрутить» отчётность в других разрезах невозможно.

Как выбирали продукт

Руководители «Аксиомы 2» осознавали, что для системного масштабирования нужна полноценная платформа. Поэтому в компании сразу отмели вариант с наращиванием инструментария в 1С.

Андрей Митрий, начальник экономического отдела:

Там можно получить дополнительный функционал. Для этого требуется хорошее техническое задание, команда программистов и немалые средства. В итоге 1С становится генератором расходов, где каждый апгрейд сервиса сопровождается ещё бо́льшими затратами.

В «Аксиоме 2» сделали ставку на «умные» системы и изучали разные варианты. Однако многие либо слабо отличались от 1С, либо требовали больших дополнительных знаний. В итоге специалисты воспользовались сервисом «Финансист».

Каких результатов удалось достичь

В компании отметили, что после настройки всей системы стало намного удобнее и приятнее работать. Снизилась трудоёмкость процесса сбора и обработки данных, уменьшилось количество ошибок.

Андрей Митрий, начальник экономического отдела:

У меня время на сбор и обработку отчётности сократилось почти в пять раз. Сейчас благодаря интеграциям данные выгружаются каждые два часа, поэтому информацию о компании мы видим почти в реальном времени. Параллельно есть возможность загрузить дополнительные цифры не из 1С, а например, из кассы. Если данные хорошо подготовлены, их можно загрузить в четыре клика.

И в целом приятно понимать, откуда берётся та или иная цифра. Если изначально верно прописать в системе правила распределения, то все данные встанут куда нужно. А если появится ошибка, то, скорее всего, в этом виноват человек. Например, кто-то не так провёл счёт, бухгалтер не туда завёл цифры, либо материально-ответственный сотрудник неправильно подал информацию.

Гибкость «Финансиста» для «Аксиомы 2» также стала плюсом. Сервис позволил расписать правила распределения статей в нескольких разрезах и сортировать операции по нескольким направлениям. 

Так, у платёжек могут отсутствовать некоторые атрибуты, по которым их можно автоматически отсортировать. В иных системах потребуется донастройка 1С, однако в «Финансисте» можно перебирать данные по расчётному счёту, назначению платежа и номерам договоров. Но даже если эти атрибуты неизвестны, можно легко отсортировать бумаги в наборе документов и массово обработать, проставив галочки напротив нужных счетов.

Кроме того, в компании отметили службу поддержки, которая оперативно реагирует на запросы и быстро решает проблемы.

Коротко, чего добились в «Аксиоме 2»

  • Повысили скорость сбора информации для отчётности.
  • Минимизировали человеческий фактор при сборе данных.
  • Настроили ОПиУ и ОДДС в целом по компании и отдельно по проектам.
  • Получили гибкую систему, в которую можно загружать дополнительные данные.
  • Настроили платёжный календарь и систему согласования заявок.
  • Стало проще готовить отчётность для собственника.

Узнать больше об интеграции и работе со специалистами можно на сайте «Финансиста».

Упомянутый сервис
Финансист Сервис управленческой отчётности, который интегрируется с 1С и самостоятельно строит управленческую отчётность.
Сервис управленческой отчётности, который интегрируется с 1С и самостоятельно строит управленческую отчётность.

Как лицензиат игрушек Disney достиг прозрачности в финансах и систематизировал отчётность

Многие собственники признают важность систематического управленческого учёта только с масштабированием своего бизнеса. В этот момент они сталкиваются с необходимостью упорядочить финансовые процессы, чтобы выйти на следующий этап развития.
Как лицензиат игрушек Disney достиг прозрачности в финансах и систематизировал отчётность

Fresh Trend вышла на новый уровень: финансы стали прозрачными. Фото: из архива компании

В этом материале рассказываем, как сервис «Финансист» помог международной компании Fresh Trend разобраться, как и куда уходят деньги в компании.

Что такое Fresh Trend?

Fresh Trend — предприятие с десятилетним опытом работы с мировыми и локальными лицензиарами, в том числе с «Союзмультфильмом», Hasbro, Disney, Mattel, Warner Bros. Компания специализируется на разработке и производстве лицензионных товаров: одежды, наборов для творчества, конструкторов, игрушек и других. Среди клиентов компании — «Детский мир», «Магнит», «Перекрёсток» и «Почта России».

Что происходило в компании?

Fresh Trend долгое время вела управленческую отчётность с помощью 1С и Excel. Из-за этого компания постоянно сталкивалась с нерегулярностью отчётов, долгим и неудобным сбором данных вручную. В компании не было отдельного человека, который бы систематизировал и оперативно обрабатывал информацию в Excel.

Сергей Бочаров, генеральный директор Fresh Trend:

Бизнес развивался, и движение денег становилось бесконтрольным. Невозможно было понять, сколько денег в обороте, есть ли средства на развитие и с чего платить зарплату. Классическая ситуация для владельцев, у которых растёт бизнес — ты работаешь и не понимаешь, что происходит с финансами в компании.

Параллельно компания работала с Китаем, и ей требовался сервис, который позволил бы быстро просматривать финансовые показатели в рублях и юанях в рамках одной платформы.

Как выбирали продукт?

Руководители хотели отследить причины кассовых разрывов.

Сергей Бочаров, генеральный директор Fresh Trend:

Отгрузки и средние чеки у нашей компании достаточно большие. В то же время они нерегулярные и привязаны к сезонам и инфоповодам. В высокий сезон — осенью и зимой, перед праздниками, в сезон back-to-school, а также перед громкими премьерами — необходимы большие финансовые вложения. Соответственно, физически у нас не хватало денег на закупку и на растаможку. Проблема была связана с выраженной сезонностью и большими объёмами закупок, крупными заказами наших клиентов — розничных сетей.

Fresh Trend нуждалась в инструментах для еженедельного финансового планирования. В первую очередь компании требовалась система учёта с дружественным интерфейсом. 

Для своих проектов Fresh Trend использует красочную и понятную платформу. Для финансовой системы хотелось найти что-то похожее: интуитивно понятное, визуально приятное и читаемое. Однако 1C и Excel в этом плане не подходили.

В итоге руководители осознали, что пришло время строить и масштабировать бизнес системно.

Сергей Бочаров, генеральный директор Fresh Trend:

Мы понимали, что финансы — одна из главных областей, которая требует чёткой структуры. И для удобной работы нам был нужен понятный инструмент.

Шли к этому больше года, изучали разные варианты, рассматривали несколько платформ и остановились на «Финансисте». Сервис нас полностью устроил, и теперь мы можем смело рекомендовать его коллегам по цеху и всем тем, кто хочет добиться контроля и прозрачности в финансах.

Каких результатов удалось достичь?

Рост компании удачно совпал с периодом внедрения сервиса, пока компания не запуталась в цифрах и показателях. После начала работы с «Финансистом» сбор данных в Fresh Trend перешёл от ручного и долгого к автоматическому и мгновенному.

Компания вышла на новый уровень: финансы стали прозрачными, а руководители разобрались, откуда берутся деньги, куда уходят и в какой валюте. Благодаря автоматизации руководство стало активнее участвовать в финансовом планировании и проявлять больше интереса к отчётности.

Сергей Бочаров, генеральный директор Fresh Trend:

После внедрения сервиса всё в компании полностью изменилось: добавилось визуальное и красивое оформление, которое помогало проще воспринимать данные через диаграммы и графики. Бизнес стал системным.

Хочу выразить огромную благодарность консультантам «Финансиста». Процесс внедрения был очень клиентоориентированным и доступным, благодаря чему наша команда быстро привыкла к новым фишкам. И если раньше мы ползали пешком, то теперь побежали, как олимпийские чемпионы.

Узнать больше об интеграции и работе со специалистами можно на сайте «Финансиста».

Упомянутый сервис
Финансист Сервис управленческой отчётности, который интегрируется с 1С и самостоятельно строит управленческую отчётность.
Сервис управленческой отчётности, который интегрируется с 1С и самостоятельно строит управленческую отчётность.

Как Admin24 помог организовать прием обращений от клиентов, соискателей и стажеров

Рассказываем, по каким критериям компания C3 Solutions выбирала сервис-деск и что изменилось после внедрения Admin24.
Как Admin24 помог организовать прием обращений от клиентов, соискателей и стажеров

Организация приема заявок от клиентов, стажеров и соискателей. Кейс C3 Solutions. Фото: из архива компании

Задача: принимать обращения от заказчиков и кандидатов на вакансии и стажировки в Битрикс24; работать с заявками в рамках единого пространства; снизить число потерянных обращений.

Результат: прием и обработка обращений проходит в CRM-системе; снизилось количество потерянных заявок; менеджеры сразу видят все входящие запросы.

О компании

Один из наших клиентов – компания C3 Solutions. Это российский производитель и поставщик оборудования для ИТ-инфраструктуры. В продуктовой линейке компании: разные типы серверных шкафов, системы мониторинга параметров ЦОД и пожаротушения, прецизионные кондиционеры и другое.

Организация работает на рынке B2B. Ее партнеры – компании, которые поставляют и интегрируют оборудование. Конечными покупателями являются коммерческие ЦОД и организации, имеющие свою IT-инфраструктуру.

В компании, за исключением производства, работают 250 человек. Пятеро сотрудников работают непосредственно с входящими обращениями. 

Почему компания решила перейти на сервис-деск и как выбирала систему

Ранее в C3 Solutions принимали заявки по email и через мессенджеры. Сотрудникам приходилось вести переписку в отдельных сервисах, потом переносить информацию об обращениях в Битрикс24. Это было неудобно, приводило к потере заявок. Кроме того, менеджеры иногда забывали ответить на сообщения, что вызывало недовольство клиентов.

Для решения этих проблем в компании начали искать сервис, который будет фиксировать все заявки, позволит работать с ними внутри CRM-системы, не переходя в почтовый клиент или мессенджер. И самое главное, сервис должен был иметь тесную интеграцию с Битрикс24.

Анализируя функционал сервис-десков, руководство организации остановилось на системе Admin24.

Как изменилась работа с заявками после внедрения сервиса

Сегодня сервис-деск для обработки обращений используют в целом пять сотрудников C3 Solutions. Руководитель отдела клиентского сервиса имеет доступ ко всем функциям системы, еще четверо специалистов обрабатывают входящие заявки.

Для того, чтобы обращения сразу поступали в Битрикс24, была настроена интеграция сервис-деска с платформой.

Также были созданы разные типы форм для подачи обращений. 

Формы для подачи заявки в сервис-деске

Были заданы и параметры SLA. Это позволяет руководству контролировать, чтобы время реакции на обращение или время его выполнения не были превышены.

Параметры SLA в сервис-деске

Помимо этого, в систему добавлены быстрые и автоматические ответы, что позволяет оповещать заказчиков о принятии заявки или занятости менеджера. 

По данным на сегодняшний день, в сервис-деск поступает в среднем двадцать обращений от клиентов каждый месяц. А через форму в HR-отдел – порядка десяти запросов в период поиска людей на вакантное место.

Итоги внедрения сервиса

После того, как компания начала использовать сервис-деск, сотрудники внутри CRM-системы ведут переписку с заказчиками и документооборот, контролируют все сроки. Это значительно экономит время, поскольку все происходит в одном месте. Также это позволяет специалистам быть более сфокусированными и работать более эффективно.

Одним из основных преимуществ работы в Admin24 является то, что сотрудники больше не упускают заявки, так как система оповещает о них. Кроме того, теперь нет необходимости самостоятельно регистрировать обращения Битрикс24, поскольку этот процесс автоматизирован.

Упомянутые сервисы
Битрикс24 Бесплатный набор инструментов для работы компании.
Бесплатный набор инструментов для работы компании.
Admin24 — Service Desk Платформа для автоматизации клиентского сервиса. С ее помощью можно принимать заявки от клиентов, выполнять их и анализировать эффективность.
Платформа для автоматизации клиентского сервиса. С ее помощью можно принимать заявки от клиентов, выполнять их и анализировать эффективность.

База знаний для тестирования сотрудников

Рассказываем, каким образом можно организовать обучение и проверять знания сотрудников в едином рабочем пространстве при помощи базы знаний.
База знаний для тестирования сотрудников

База знаний для тестирования сотрудников. Фото: из архива компании

Проблема

В компании нет единой системы хранения данных, из-за чего очень сложно организовать качественную систему обучения для новых сотрудников. Проверка знаний проводится при помощи форм Google, из-за чего не получается ограничить число прохождений тестов и настроить прохождение для конкретных пользователей.

Выбор базы знаний

Задача

Оптимизировать и наладить хранение документов в компании в базе знаний, настроить доступ сотрудников к документам, в соответствии с их ролями, настроить тесты и прикрепить их к обучающим документам. 

Результат

Было оптимизировано и настроено хранение документов в едином рабочем пространстве, созданы и прикреплены к обучающим документам четыре теста, выставлены необходимые ограничения по числу прохождений, распределены права доступа. 

С чем столкнулась компания

Пару месяцев назад к нам обратилась фирма, занимающаяся продажей электротехнического оборудования. Сейчас в ее штате числится 74 человека, но количество сотрудников постоянно увеличивается из-за появления нового магазина и расширения сети. 

До внедрения базы знаний необходимая для работы документация, в том числе и обучающая, хранилась в разных источниках: на Диске, в Google документах, мессенджерахи чатах сотрудников. Найти необходимые материалы иногда просто не представлялось возможным. 

Чтобы проверить, знают ли новые и старые сотрудники ассортимент магазинов, использовались Google формы. Однако, они имеют ряд недостатков:

  1. В формах нельзя ограничивать количество прохождений теста одним и тем же человеком. 
  2. Не удается ограничивать прохождение тестирования определенными пользователями. 

Это не единственные проблемы форм — их нельзя привязывать к конкретным учебным документам. А это очень важно, так как перед прохождением теста сотруднику необходимо изучить материалы. К тому же, чтобы начать прохождение опроса, сотруднику необходимо постоянно заходить в разрозненные аккаунты, что очень неудобно.

Как выбирали решение

Так как основная проблема компании заключалась в необходимости проверки знаний новых сотрудников, выбором базы знаний занялся HR-отдел. 

Чтобы найти подходящее решение, были выделены основные функции, которыми оно должно обладать:

  • Производиться российским разработчиком. Для большей безопасности хранимых в базе знаний данных. 
  • Обеспечивать возможность проходить опросы и тесты. Так как компания постоянно расширяется и нанимает новых сотрудников.
  • Хранить документацию в одном пространстве. Все файлы, хранящиеся в разрозненных источниках, нужно было собрать в одну базу знаний.
  • Иметь возможность распределения доступов. Новые сотрудники должны иметь доступ не ко всем документам компании и быстро ориентироваться в интерфейсе базы знаний. 

Всем требованиям компании соответствовала Атлас24 — База Знаний. Она также обладает важным преимуществом — может интегрироваться с Битрикс24, в которой уже работают все сотрудники организации. 

Итоги внедрения

Сейчас база знаний активно используется 30-ю сотрудниками компании, а еще около 20 человек проходят тесты и изучают учебную документацию. 

HR-отдел, совместно с руководством компании, создали четыре теста, два из которых рассчитаны на 80 вопросов с одиночным или множественным выбором, вводом текста и чисел в качестве ответов. Они будут проходиться сотрудниками компании ежемесячно. Так HR-отдел сможет оценить уровень знаний сотрудников.  

два других теста будут меняться из месяца в месяц и проверять знания сотрудников о проводимых акциях и спецпредложениях. 

Настройка повторного прохождения теста раз в месяц

Чтобы обеспечить большую безопасность тестов, были выставлены ограничения на прохождение опросов только зарегистрированными в Атлас24 пользователями.

Отключение доступа для незарегистрированных пользователей

На данный момент база знаний дает возможность HR-отделу отслуживать результаты прохождения тестов, оценивать средний балл пользователей и просматривать подробное прохождение тестов каждым сотрудником в простой и понятной статистике. Таким образом, руководство компании может понять, какие сотрудники (из новых) нуждаются в дополнительном обучении, а какие легко вольются в работу прямо сейчас. 

Статистика прохождения тестирования

Тестирование знаний сотрудников позволило повысить лояльность аудитории. Отдел продаж еще быстрее отвечает на вопросы клиентов, так как его работники легко ориентируются в ассортименте и регулярно проверяют свои знания. 

Руководство фирмы и отдел персонала остались довольны работой базы знаний Атлас24, но надеются, что в будущем в решении появится более удобный редактор документов и подробная статистика по тестам.

Упомянутый сервис
Атлас24 — База Знаний Платформа для хранения и систематизации документов. Позволяет иметь доступ к информации из любой точки мира и проводить тестирование сотрудников.
Платформа для хранения и систематизации документов. Позволяет иметь доступ к информации из любой точки мира и проводить тестирование сотрудников.

Популярные теги

Онлайн