Skype Есть бесплатный тариф

Виталий, чем занимается ваше бюро?

Комплексный интернет-маркетинг — настраиваем систему лидогенерации. Это реклама, маркетинг, продажи. Задействуем любые рекламные каналы, разработку и создание инструментов конвертации с рекламы в заявки, звонки, покупки, лайки, комментарии, во что угодно. «Бюро Баярд» работает 3 года. Личный мой опыт — 13 лет, в том числе 8 стартапов. Крупных клиентов пока нет, но число проектов постоянно меняется, доходит до 10-15 клиентов в месяц.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Я лично занимаюсь продажами и аналитикой текущего положения бизнеса и экономикой — построением выгодной заказчикам системы. Какие сервисы используются — вопрос к специалистам, с которыми работаем по KPI. Но, как обычно, это отраслевые продукты. Например, для SEO и сбора семантики — Rush Analytics, PrAkula, кто-то вручную задачи выполняет, если отдаём на аутсорс.

Сам часто использую Roistat, Яндекс.Метрика и Google Analytics. Могу посчитать, узнать, какой трафик идёт, есть ли он.

Для управления проектами используем в основном Trello, в некоторых — Asana, особенно в партнёрских, когда объединяются несколько команд. Использовали Kaiten, но пока меняем подходы, такая крутая система не нужна.

Мегаплан, Битрикс24, amoCRM пробовали, но всё это пока не нужно. Мы часто меняем продукты, нет устоявшейся модели компании с жесткой структурой.

Самые лучшие из этих систем — Trello и Kaiten. Kaiten хороша в тех компаниях, где есть структура из нескольких уровней: руководитель, подчиненные, внутренние и внешние проекты, где можно управлять ресурсами полностью по канбану — смотреть загруженность, видеть простои, блокировки задач, на каком уровне. Kaiten крута тем, что у неё есть «пространство в пространстве»: можешь на разных уровнях создавать канбан-доски.

А Trello... Просто работает. И гибкая: доступно много интеграции, можно превратить её хоть в CRM. Минус — нет вложенности, нельзя доску в доске сделать, и нет подэтапов. Например, в Kaiten могу создать этап «Процесс», в нём подэтапы — «В процессе», «Делается» и «Согласовывается», в Trelo так нельзя. Приходится задачу туда-сюда кидать.

Почта в Microsoft Exchange, без всяких Gmail и Яндекс.Почта. Настроены общие контакты, групповые ящики, всё серьёзно. В одном комплекте используем Microsoft Office 365 с офисными приложениями.

Для продаж — EnvyCRM, это система от Алексея Молчанова, который сделал CallbackKILLER.

Для рассылок — SendPulse, ещё MailChimp. Сам работал с первым, прикольно.

Телефонией не пользуемся, ранее была Callibri, хотим попробовать Яндекс.Телефония. Внутри компании пока не планирую внедрять телефонию, продажи все через меня идут. Всегда всё знаю, а для клиентов будем пробовать сервис Яндекс.

Используем инструменты Adobe Creative Cloud, технологию вёрстки bootstrap и весь технологический стек Microsoft, включая сервера Microsoft Azure, хостинг, платформу разработки, даже хранилище OneDrive и заметки OneNote.

Работаем в Axure для прототипирования, но отходим, сами придумали интересное решение под наши задачи создания интерактивных прототипов, вроде LPgenerator.

Подобными конструкторами сайтов пользовались скорее для того, чтобы понять, как они работают и чем помогут клиентам: Платформа LP, Wix, Флексби, Tilda Publishing. Больше понравилась, конечно, Тильда. И Платформа LP тоже хорошая.

Сервисы обратного звонка пробовали, но что-то не пошло, скорее для клиентов использовали.

Учёт времени ведём, но с точки зрения выполнения задач в срок. Например, надо сделать к вечеру баннер. Чтобы всё было готово, делаем срез каждые 2 часа. Но жёсткого учёта нет, мы не на кассе сидим, лишь бы в срок всё делали.

Бухгалтерию облачную пробовали, сейчас партнёр этим занимается. Как-то «Кнопку» использовали.

И планирую публикации в социальных сетях через PublBox.

Есть ли у вас потребность использовать сервисы для импортозамещения?

Нет, на это внимания не обращаем. Kaiten делают московские ребята, Callbackkiller тоже не импортный... Если бы был аналог Microsoft Office в России, наверное присмотрелись бы. Сейчас нет. ИТ — глобальная штука. «Мы используем Мегаплан, потому что он по-русски называется», — такого нет.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Всеми, кому как удобно, с клиентами тем более. Мне вот Facebook Messenger нравится. Но мессенджеры скорее для связи, дела в них не ведём, для управления проектами есть Trello, всё по задачам. В Telegram Messenger, Viber, Skype, WhatsApp Messenger и других можем обсудить задачу, прикинуть решение, а фиксируем всё в Trello.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Можно и так сказать. Заявки с сайта падают сразу в CRM.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Всегда просматриваю разные варианты, всякое бывает. Прямо сейчас нет такого, что чем-то недоволен и хочу поменять.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Trello, Exchange и ряд других сервисов. За amoCRM платили, сейчас EnvyCRM используем, она бесплатная. У меня нет желания всё использовать бесплатно. Экономика важнее. Если сервис предоставляет мощные ресурсы, то плачу. Актуальнее другой вопрос: есть ли за что реально платить?

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Конечно, есть внутренние проекты, где сами что-то делаем. Если же клиентам что-то необходимо, то предлагаем доступ к Trello. Но, в основном, это высокоуровневые задачи. Допустим, нужно разработать графический дизайн. Говорим, что сделаем это за неделю, создаём подзадачи: проектирование, редактура, создание стиля и так далее. Клиент получает одну задачу с чек-листом и дедлайном. И смотрит, закрываются задачи или нет.

Работаете с сервисами только в браузере или через приложения?

И так, и так. Точно для себя определил: всем сервисам нужна мобильная адаптация, потому что не всегда под рукой ноутбук, и не у всех сервисов есть приложения. Например, работаю с Chrome на телефоне, вкладки одни и те же с десктопом. Запускаю PublBox, планирую публикации, и хочу с телефона ту же вкладку открыть, а мобильная версия работает не очень хорошо.

Пользуетесь Telegram-ботами?

Пробовал. Но мне это неинтересно, не понимаю я их.

Сколько человек из компании работают в облаках?

От 5 до 15. Есть основной состав, который может большую часть задач закрывать: дизайнер, трафик-менеджер и технолог. Остальные подключаются для разработки баннеров, иллюстрирования, редактуры, проектирования, работ по фронтенду или бекенду, аналитики и прочего.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Мы только облачные сервисы и используем. Нет как такового офиса с локальным сервисом, где что-то хранится. Полностью в интернете, из любой точки мира и из любого помещения могу управлять компанией.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Подбор персонала, чтобы не лазить по нескольким сервисам, размещать кучу вакансий, всё отслеживать. Часть задач нельзя автоматизировать, но можно делегировать, а там уж люди пусть что угодно делают.

И найти сервис для внутренней экономики, моделирования, прогнозирования. Финолог пробовали, но давно. Может, снова будем использовать.

В идеале хочется использовать весь стек Microsoft, чтобы была одна учетная запись на всё. Приходит сотрудник, и уже есть аккаунт с доступом к нужным инструментам.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Если компания начинает работать в облаках, и нужно управлять данными в одном интерфейсе, то можно в Trello придумать схему работы, даже HR. CRM туда же можно поместить. Использовать её для фиксации работы, этапов продаж, даже если ведете всего десяток клиентов. С точки зрения экономики стоит обращаться к Финологу.

И мне лично, например, не нравится использовать бесплатные почтовые службы. Неудобна настройка этой системы. Сколько я не пытался, ничего не получилось. Понимаю, что есть специалисты по этим сервисам. Но не знаю, как в Яндексе выгрузить всю почту сотрудника, ведь нужно знать пароль, политики безопасности никак не настраиваются. Вот Exchange — другое дело.

Опять же, всё зависит от уровня компании. Я пришел в малый бизнес из крупного. Даже если я один, но у меня есть несколько уровней, на которых принимаю разные решения, сразу начинаю их конструировать. Поэтому никогда не было бардака внутри компании.

Советую хранить всё в облаке: файлы, проектную документацию. Ноутбук может разбиться, сгореть, украдут, а время на перенос данных должно равняться нулю. Просто авторизовался с другого устройства и получил доступ ко всему. У меня так.

Алексей, над каким проектом работаете сегодня?

Click-Storm.com — киберспортивная платформа для создания турниров, событий, поиска команды, с базой гайдов. Несколько лет назад привлекли инвестиции венчурного фонда Ruvento. Помимо стартового финансирования, получили крайне важную экспертизу по работе на западных рынках.

Полтора года работали в Сингапуре при поддержке того же Ruvento, затем вернулись в Россию и прошли акселератор ФРИИ, чтобы добрать компетенции. Теперь проводим мероприятия в Москве и Казани. Например, в Иннополисе организовали третий по счету фестиваль «Кибериада», в этом году снова устроим. В Москве сотрудничаем с Media Markt: провели турнир в декабре.

Работаем с корпоративными клиентами, заключаем спонсорские контракты. Также делаем white-label решения.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Pivotal Tracker и Asana использовали. Первый для технической команды, второй — для бизнес-задач. Но, когда людей немного, трекер использовать смысла нет: только для записи технических заданий. В стартапе всё быстро меняется, поэтому порой задачи ставим прямо в чате..Я помню, что каждый должен сделать, а человек помнит срок. Когда сроки горят, это самый оптимальный способ управления.

Pivotal нужен при росте команды, к чему приводит рост финансовых потоков. Сейчас последние снизились в России. Возможно, в сегменте сервисов для бизнеса вы это не почувствовали, а у нас в сфере развлечений люди стали меньше тратить денег: втрое упали продажи компьютеров и ноутбуков в России. Меньше стали покупать устройства в 2016 году, на 20-25 % по сравнению с 2015 годом. Поэтому команду сжали, выполняем больше задач, но меньше реинвестируем в развитие платформы.

Команду нужно тренировать на использование инструментов, но ей это надоедает. Поэтому дисциплину стоит насаждать, но делать это следует, когда структура компании уже устойчива.

Мегаплан давно пробовали. Вроде бы удобно, но слишком много функций. С некоторыми фрилансерами работаем прямо в Skype. Они любят приглашать в свои системы, вроде Битрикс24 или Basecamp. Тяжело пересаживаться, регистрироваться, с интерфейсом разбираться. А если приглашаешь человека в Pivotal Tracker, то ему неудобно.

Для постановки личных задач использовал Wunderlist. Долго выбирал сервис для заметок. Evernote пользовался, но не прижился. Недавно обнаружил Google Keep. Оказалось, он синхронизируется с компьютером, и прост в использовании.

Пытались использовать Microsoft Office 365, который достался по программе Microsoft BizSpark, но совсем не прижился. Сложно и непонятно.

Для создания прототипов использовал Bootstrap, а для рисования диаграмм вроде Balsamiq Mockups. Сейчас ничем из этого не пользуюсь.

Поскольку общаемся с заказчиками, и у каждого свой набор инструментов, к которому команды привыкли, то приходится использовать то, чем умеют пользоваться все. Нельзя сказать человеку, который платит деньги, что мы привыкли вот в этих вот сервисах работать, а тех не будет.

Какими бы продвинутыми мы ни были, заказчик этого не понимает. Если пришлешь файл в формате Microsoft PowerPoint, он его отредактирует и вернёт. Если, наоборот, пришлёшь ссылку на расчеты и план проекта из сервиса Google Документы, то спросят, что это. Не все к онлайн-сервисам приучены.

Ещё Google Календарь, Gmail используем, сервисы Яндекса были, но они не совместимы с международной инфраструктурой.

Для рассылок — MailChimp и SendPulse, второй дешевле. Mailchimp продолжаю использовать в бесплатном режиме, для отправки информации ключевым партнёрам, регулярных апдейтов, для остального Sendpulse.

Пользуемся Эльба, у меня там ИП. Удобна поддержкой. Изучаю ещё Документовед, вроде удобный, но дороговат.

Была бухгалтерия Небо, но они работали в ручном режиме. В бизнес-инкубаторе оформляли бесплатную подписку для резидентов. Нас тоже зарегистрировали, ко мне приставили бухгалтера. Претензий не было, хотя сервис обещал быть облачным.

Телефонией и АТС пользовались, SIPNET. Сейчас ничего не используем.

Пользовались сервисами с целью импортозамещения?

Подключали сервис Cloudflare, стоит 20 долларов в месяц, трафик пропускает, сжимает изображения, защищает от DDoS-атак, у них 4 миллиона сайтов, а адресов 200 тысяч. Сайты делят одни и те же IP-адреса. Однажды по предписанию заблокировали сайт со спортивными ставками, IP-которого находился на IP-адресе Click-Storm.com. Провайдеры могут блокировать по IP-адресам или доменным именам. Нам пришлось переезжать на другой адрес. Он каждый раз случайным образом выдаётся.

Представители «Росреестра» ответили: «Пользуйтесь российскими сервисами защиты от DDoS.» Но конкурентоспособных сервисов в России по цене пока нет.

Пользуетесь CRM?

Пробовал разные, еще все деньги сразу просят. Подходит Fcuking Easy CRM. К нам в Москву приезжал основатель, Антон Гладков, он ранее работал в Aviasales. Сервис сделал хороший, только не доходит до стадии монетизации. Для меня это простая и понятная система, решает две главные задачи:

1. Супервайзинг: как руководитель отдела продаж смотришь, что делают коллеги.
2. CRM поднимает клиентов: контакт, с которым раньше всего общался, появляется выше.

Кроме Skype, пользуется ли команда другим мессенджером?

Перешли на Slack однажды, когда не работал Skype. Потом он ни разу не пригодился. Skype устраивает. Конечно, нельзя так красиво обмениваться документами, подключать интеграции. Но большинство бизнес-контактов в Skype, всё равно нужно держать открытым. И позвонить пока только Skype позволяет. Возможно, перейдем на Telegram Messenger.

Интегрировали ли сервисы между собой?

В Slack устанавливали бота от Pivotal, но удалили. Больше нет.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Два года платили за Pivotal, но сейчас уже нет. Плачу только за Google G Suite, 5 долларов за аккаунт. Ещё бы Feasy оплачивал, но сервис в тестовой версии.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

В браузере. Pivotal ставил на телефон, хоть официального приложения не было. На телефоне у меня Google Диск и Skype, из прочих — 2ГИС, Uber, Gett, Метро, TouchPal, социальные сети. Ещё Asana устанавливал. Но проблем с коммуникацией нет, поэтому удалил.

В декабре провели два фестиваля подряд, ничего кроме Skype и ВКонтакте не использовали. Чек-листы находились в Google Документах.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Максимум было человек 12, минимум — 6.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Конечно. Я страдал, когда приходилось обмениваться с заказчиком изменениями Excel-файлов. Это тяжело.

Еще часть зарубежных партнеров пользуется сервисами для подписи документов, например, DocuSign. В России это не особо популярно, но штука полезная. Например, партнеры присылают PDF-документ, просят подписать. Я открываю его, вижу, где подписывать. В сервисе уже установлена цифровая подпись. Я ее проставляю, и за два клика партнёр получает подписанный документ.

Другие сервисы, вроде Pivotal, действуют на подсознание, отбирают время, а этот реально экономит.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Бухгалтерию, оформление командировок, подписание. Сервисы вроде «Госуслуг» требуют то подпись, то к нотариусу сходить.

Например, нужно продать долю в ООО третьему лицу, инвестору. Куча бумаг, «Документовед», опять идти к юристу, нотариусу. Инвестор занят, я тоже работаю с клиентами. «Российский Docusign» решил бы эту проблему.

Во ФРИИ летом ездили, нашли кучу проблем: казанские нотариусы не знают, что такое инвестиции. Потерял целый день. Смотрели на меня недоверчиво:

Московские всё быстро сделали.

Это не единичная ситуация. В Тамбове у другой команды повторилась проблема. Всего в городе 26 нотариусов, они обошли 13, и никто не зарегистрировал сделку.

Возможно, крупная компания решает проблему секретаршей. В стартапе не можешь себе ее позволить, и как руководитель должен понимать все процессы: один раз пройти, понять, что подписываешь, и контролировать ситуацию. Тут бы облачный сервис помог.

Знаешь ли другие компании, которые автоматизировали работу с помощью облачных сервисов?

Один наш партнёр использует ПланФикс для постановки задач. Сервис встраивается в удобный сценарий: ставят тебе задачу, она приходит на электронную почту. Когда отвечаешь на письмо, задача обновляется в трекере.

Мне понравилось: заставили пользоваться системой, но от меня не потребовалось никаких усилий. Один раз вошёл, потом общались по почте.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Пользуйтесь Feasy, это простой способ, который научит регулярно звонить клиентам и дожимать сделки. Если в команде несколько программистов, то для самодисциплины подойдут Pivotal Tracker или Asana. И, конечно, нужна система для бухгалтерии, та же Эльба.