5 инструментов для автоматизации отдела продаж

Есть много элементов построения сильного и непотопляемого отдела продаж. Сегодня мы говорим об одном из главных — автоматизации.

Зачем нужна автоматизация отдела продаж

Когда компания только развивается, поток клиентов небольшой и отдел продаж состоит из двух-трех человек, тратить время и ресурсы на автоматизацию их работы кажется лишним. Но когда необходимость станет действительно острой, сделать это быстро и без потерь уже намного сложнее.

Многие компании до поры до времени даже не задумываются об автоматизации, доверяя лишь ручным действиям и таблицам Microsoft Excel. В лучшем случае, Google Таблицам. Тем самым руководители полностью перекладывают успех продаж на плечи менеджеров, и далее все зависит исключительно от их внимательности и ответственности. А меж тем, простые действия по автоматизации, которые можно выполнить за день, способны избавить от многих проблем отдела продаж, таких как:

• потеря информации и клиентской базы — нередко менеджеры уходят из компании, прихватив с собой часть клиентской базы. Если у вас нет единого хранилища информации, вы потенциально подвержены такому риску;
• нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач. Когда сейлзы тратят свое время на бесконечное заполнение таблиц и отчетов, им некогда заниматься основной работой — продавать;
• нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности;
• нет системного подхода и контроля. Если нет контроля и четко прописанных регламентов, в отделе будет царить хаос, который ни к чему хорошему не приведет.

Сведите влияние человеческого фактора к минимуму, и тогда ваш процесс продаж будет напоминать воронку, а не дырявый дуршлаг, из которого постоянно вываливаются лиды, по разным причинам так и не дошедшие до покупки.

Инструменты автоматизации

Если вам кажется, что для автоматизации отдела продаж достаточно внедрить CRM, то вы ошибаетесь. Да, CRM-система — это необходимый, но далеко не единственный инструмент, который поможет отделу продаж работать в разы эффективнее.

Представляем вам свой ТОП инструментов для автоматизации отдела продаж.

Мы протестировали каждый из них, и наши сейлзы ежедневно используют их в работе.

1. Интеграция коллтрекинга и CRM

Необходима, если вы работаете со звонками. Позволяет автоматизировать бизнес-процессы, контролировать менеджеров и рационально распределять их время.

сделки и контакты создаются автоматически, по факту звонка. Менеджерам не нужно тратить время на заполнение таблиц, они не смогут ничего забыть или упустить;

задачи также создаются автоматически и распределяются между сотрудниками по мере их загруженности. Если контакт и сделка уже есть в системе, то созданная задача прикрепится к ответственному менеджеру;

все данные о рекламном канале, кампании и ключевом слове передаются в систему автоматически.

У современных сервисов коллтрекинга есть готовые решения интеграции с популярными CRM-системами. Они настраиваются в несколько кликов. Мы используем интеграцию Ringostat и Pipedrive, которую изначально делали «под себя», а сейчас она доступна абсолютно всем нашим клиентам.

2. Платформа для управления проектами

Нужна, если в компании взаимодействуют несколько отделов. К примеру, у нас это сейлзы и отдел технической поддержки — менеджеры по продажам ставят задачи саппортам на подключение новых проектов и контролируют их выполнение. Для этих целей мы используем ПланФикс — достаточно удобная и многофункциональная платформа для создания системы управления предприятием.

У интернет-магазина могут таким образом взаимодействовать совершенно другие отделы: те же сейлзы и бухгалтерия или склад. Можно сделать шаблонную задачу, которая будет включать весь процесс продажи — от момента заключения сделки до отправки товара клиенту и уведомления всех ответственных.

В чем профит?

• к задаче подключены все исполнители, участники и аудиторы. Настраиваются сценарии и автоматические уведомления. К примеру, для интернет-магазина можно настроить автоматическое уведомление об отправке — когда товар отгружен, задача переходит в статус «Отправка», а клиент получает автоматическое уведомление о том, что его заказ в пути.
• все задачи находятся под рукой — исполнители получают напоминание о дедлайнах, а руководитель видит загруженность каждого менеджера и объем выполненной работы.
• действия по задаче видны исполнителям и аудиторам, все общение происходит в комментариях. Когда к задаче подключается новый участник, он сразу же будет в курсе происходящего.

3. Сервис для коммуникации с клиентами

Сегодня их существует много, они обладают примерно схожими функциями и находятся в разных ценовых диапазонах. Для своей работы мы используем несколько сервисов, но чаще всего Intercom. Это многофункциональная платформа, которая включает в себя онлайн-консультант, инструменты для анализа взаимодействия клиента с сайтом и персонализированные рассылки.

Зачем нужна?

• все обращения в компанию (в онлайн-чат на сайте, по электронной почте и даже сообщения в Facebook Messenger) собираются в одном месте — это позволяет реагировать на них в рекордно короткие сроки;
• все, кто зарегистрирован в системе, получают уведомления о новых обращениях на почту или мобильный телефон;
• окно онлайн-чата, которое автоматически появляется на сайте, стимулирует посетителей задать вопрос и вовлекает их в диалог.

Важный момент — если вы используете онлайн-консультант, проследите, чтобы фотография и имя менеджера в нем были реальными. Это вопрос доверия к компании;

• если клиент задал вопрос и закрыл окно чата, ответ он получит письмом на почту;
• к диалогам с клиентами можно подключать других сотрудников. При этом, клиенту ваша переписка будет не видна. Это очень удобно, если один менеджер не может самостоятельно решить задачу и вынужден привлечь другого специалиста.

4. Автоматизация написания и отправки писем

Для этих целей наши менеджеры по продажам используют приложение Gorgias Templates. Приложение работает с самыми популярными почтовиками — Gmail, Inbox от Gmail, Microsoft Outlook и позволяет писать электронные письма гораздо быстрее, создавая персонализированные шаблоны и сниппеты. Также приложение помогает делиться шаблонами с командой и самостоятельно назначать сокращения для встраиваемых шаблонов текста.

Для автоматизации отправки писем и создания триггерных рассылок подойдет любой почтовый сервис. Мы используем GetResponse и Reply.io. Первый обладает очень гибкими настройками, второй удобен при создании триггерных рассылок для небольших групп.

5. Инструменты для отслеживания открытия писем

Незаменимы, если вам необходимо не просто отправить коммерческое предложение, но и проследить за реакцией на него. Для этих целей наши менеджеры по продажам используют Mixmax и Docsify. Надстройки работают с сервисами Google.

Зачем нужны?

• вы будете знать, открыл ли клиент коммерческое предложение и исходя из этой информации строить следующий разговор с ним;
• отложенная отправка писем позволит вам готовить письмо заранее и планировать его отправку на нужную дату и время;
• с помощью Docsify вы сможете проследить, какие страницы вашего коммерческого предложения клиент изучил подробно, а какие пробежал поверхностно. Это также позволит подготовиться к следующему разговору и правильно расставить акценты.

Выводы и совет

Не бойтесь использовать дополнительные инструменты — они действительно облегчают работу, высвобождают львиную долю времени и справляются с рутинными задачами быстрее и эффективнее, чем люди. Потратив всего один день на настройку автоматизации, уже завтра вы сможете работать совсем по-другому, гораздо быстрее и эффективнее.