5 инструментов для автоматизации отдела продаж

Продажи — один из самых сложных и стрессовых элементов любой бизнес-системы. Именно отдел продаж поможет удержать компанию на плаву даже в самые сложные периоды, и он же с легкостью ее потопит, когда этого никто не ожидает. Поэтому, если в отделе продаж есть дыры, то их рано или поздно ощутит на себе вся компания.
5 инструментов для автоматизации отдела продаж

Есть много элементов построения сильного и непотопляемого отдела продаж. Сегодня мы говорим об одном из главных — автоматизации.

Зачем нужна автоматизация отдела продаж

Когда компания только развивается, поток клиентов небольшой и отдел продаж состоит из двух-трех человек, тратить время и ресурсы на автоматизацию их работы кажется лишним. Но когда необходимость станет действительно острой, сделать это быстро и без потерь уже намного сложнее.

Многие компании до поры до времени даже не задумываются об автоматизации, доверяя лишь ручным действиям и таблицам Microsoft Excel. В лучшем случае, Google Таблицам. Тем самым руководители полностью перекладывают успех продаж на плечи менеджеров, и далее все зависит исключительно от их внимательности и ответственности. А меж тем, простые действия по автоматизации, которые можно выполнить за день, способны избавить от многих проблем отдела продаж, таких как:

  • потеря информации и клиентской базы — нередко менеджеры уходят из компании, прихватив с собой часть клиентской базы. Если у вас нет единого хранилища информации, вы потенциально подвержены такому риску;
  • нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач. Когда сейлзы тратят свое время на бесконечное заполнение таблиц и отчетов, им некогда заниматься основной работой — продавать;
  • нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности;
  • нет системного подхода и контроля. Если нет контроля и четко прописанных регламентов, в отделе будет царить хаос, который ни к чему хорошему не приведет.

Мем для любителей Excel

Сведите влияние человеческого фактора к минимуму, и тогда ваш процесс продаж будет напоминать воронку, а не дырявый дуршлаг, из которого постоянно вываливаются лиды, по разным причинам так и не дошедшие до покупки.

Инструменты автоматизации

Если вам кажется, что для автоматизации отдела продаж достаточно внедрить CRM, то вы ошибаетесь. Да, CRM-система — это необходимый, но далеко не единственный инструмент, который поможет отделу продаж работать в разы эффективнее.

Представляем вам свой ТОП инструментов для автоматизации отдела продаж.

Мы протестировали каждый из них, и наши сейлзы ежедневно используют их в работе.

1. Интеграция коллтрекинга и CRM

Необходима, если вы работаете со звонками. Позволяет автоматизировать бизнес-процессы, контролировать менеджеров и рационально распределять их время.

сделки и контакты создаются автоматически, по факту звонка. Менеджерам не нужно тратить время на заполнение таблиц, они не смогут ничего забыть или упустить;

задачи также создаются автоматически и распределяются между сотрудниками по мере их загруженности. Если контакт и сделка уже есть в системе, то созданная задача прикрепится к ответственному менеджеру;

все данные о рекламном канале, кампании и ключевом слове передаются в систему автоматически.

У современных сервисов коллтрекинга есть готовые решения интеграции с популярными CRM-системами. Они настраиваются в несколько кликов. Мы используем интеграцию Ringostat и Pipedrive, которую изначально делали «под себя», а сейчас она доступна абсолютно всем нашим клиентам.

2. Платформа для управления проектами

Нужна, если в компании взаимодействуют несколько отделов. К примеру, у нас это сейлзы и отдел технической поддержки — менеджеры по продажам ставят задачи саппортам на подключение новых проектов и контролируют их выполнение. Для этих целей мы используем ПланФикс — достаточно удобная и многофункциональная платформа для создания системы управления предприятием.

У интернет-магазина могут таким образом взаимодействовать совершенно другие отделы: те же сейлзы и бухгалтерия или склад. Можно сделать шаблонную задачу, которая будет включать весь процесс продажи — от момента заключения сделки до отправки товара клиенту и уведомления всех ответственных.

В чем профит?

  • к задаче подключены все исполнители, участники и аудиторы. Настраиваются сценарии и автоматические уведомления. К примеру, для интернет-магазина можно настроить автоматическое уведомление об отправке — когда товар отгружен, задача переходит в статус «Отправка», а клиент получает автоматическое уведомление о том, что его заказ в пути.
  • все задачи находятся под рукой — исполнители получают напоминание о дедлайнах, а руководитель видит загруженность каждого менеджера и объем выполненной работы.
  • действия по задаче видны исполнителям и аудиторам, все общение происходит в комментариях. Когда к задаче подключается новый участник, он сразу же будет в курсе происходящего.


3. Сервис для коммуникации с клиентами

Сегодня их существует много, они обладают примерно схожими функциями и находятся в разных ценовых диапазонах. Для своей работы мы используем несколько сервисов, но чаще всего Intercom. Это многофункциональная платформа, которая включает в себя онлайн-консультант, инструменты для анализа взаимодействия клиента с сайтом и персонализированные рассылки.

Зачем нужна?

  • все обращения в компанию (в онлайн-чат на сайте, по электронной почте и даже сообщения в Facebook Messenger) собираются в одном месте — это позволяет реагировать на них в рекордно короткие сроки;
  • все, кто зарегистрирован в системе, получают уведомления о новых обращениях на почту или мобильный телефон;
  • окно онлайн-чата, которое автоматически появляется на сайте, стимулирует посетителей задать вопрос и вовлекает их в диалог.

Важный момент — если вы используете онлайн-консультант, проследите, чтобы фотография и имя менеджера в нем были реальными. Это вопрос доверия к компании;

  • если клиент задал вопрос и закрыл окно чата, ответ он получит письмом на почту;
  • к диалогам с клиентами можно подключать других сотрудников. При этом, клиенту ваша переписка будет не видна. Это очень удобно, если один менеджер не может самостоятельно решить задачу и вынужден привлечь другого специалиста.


4. Автоматизация написания и отправки писем

Для этих целей наши менеджеры по продажам используют приложение Gorgias Templates. Приложение работает с самыми популярными почтовиками — Gmail, Inbox от Gmail, Microsoft Outlook и позволяет писать электронные письма гораздо быстрее, создавая персонализированные шаблоны и сниппеты. Также приложение помогает делиться шаблонами с командой и самостоятельно назначать сокращения для встраиваемых шаблонов текста.

Для автоматизации отправки писем и создания триггерных рассылок подойдет любой почтовый сервис. Мы используем GetResponse и Reply.io. Первый обладает очень гибкими настройками, второй удобен при создании триггерных рассылок для небольших групп.


5. Инструменты для отслеживания открытия писем

Незаменимы, если вам необходимо не просто отправить коммерческое предложение, но и проследить за реакцией на него. Для этих целей наши менеджеры по продажам используют Mixmax и Docsify. Надстройки работают с сервисами Google.

Зачем нужны?

  • вы будете знать, открыл ли клиент коммерческое предложение и исходя из этой информации строить следующий разговор с ним;
  • отложенная отправка писем позволит вам готовить письмо заранее и планировать его отправку на нужную дату и время;
  • с помощью Docsify вы сможете проследить, какие страницы вашего коммерческого предложения клиент изучил подробно, а какие пробежал поверхностно. Это также позволит подготовиться к следующему разговору и правильно расставить акценты.


Выводы и совет

Не бойтесь использовать дополнительные инструменты — они действительно облегчают работу, высвобождают львиную долю времени и справляются с рутинными задачами быстрее и эффективнее, чем люди. Потратив всего один день на настройку автоматизации, уже завтра вы сможете работать совсем по-другому, гораздо быстрее и эффективнее.

Упомянутые сервисы

ПланФикс Это конструктор, при помощи которого вы строите систему управления своей командой или компанией. Вы сами определяете, какие бизнес-процессы вы хотите вести в ПланФиксе, и настраиваете их без привлечения программистов.
Это конструктор, при помощи которого вы строите систему управления своей командой или компанией. Вы сами определяете, какие бизнес-процессы вы хотите вести в ПланФиксе, и настраиваете их без привлечения программистов.
Google Таблицы Онлайн-сервис для создания электронных таблиц из любой точки мира.
Онлайн-сервис для создания электронных таблиц из любой точки мира.
GetResponse GetResponse – комплексная платформа интернет-маркетинга, которая включает в себя инструменты, заточенные под различные задачи бизнеса, такие как: email-маркетинг, автоматизация, вебинары, лендинги и CRM.
GetResponse – комплексная платформа интернет-маркетинга, которая включает в себя инструменты, заточенные под различные задачи бизнеса, такие как: email-маркетинг, автоматизация, вебинары, лендинги и CRM.
Gmail Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Бесплатная электронная почта от Google. Предлагает доступ к ящикам через веб-интерфейс и протоколы POP3, SMTP и IMAP. Из неё можно получить доступ ко всем сервисам Google.
Microsoft Outlook Почтовый клиент от компании Microsoft. Может выступать как почтовиком, так и планировщиком, календарём и списком задач.
Почтовый клиент от компании Microsoft. Может выступать как почтовиком, так и планировщиком, календарём и списком задач.
Microsoft Excel Известный табличный процессор для создания отчётов, анализа данных, поиска моделей и тенденций, а также вывода прогнозов развития событий.
Известный табличный процессор для создания отчётов, анализа данных, поиска моделей и тенденций, а также вывода прогнозов развития событий.
Inbox от Gmail Новый сервис от Google на базе почты Gmail, позволяющий сосредоточиться на наиболее важных письмах.
Новый сервис от Google на базе почты Gmail, позволяющий сосредоточиться на наиболее важных письмах.
Ringostat Сервис коллтрекинга для отслеживания звонков с сайта до уровня каждого посетителя. Определяет источники переходов вплоть до ключевых слов и рекламных объявлений.
Сервис коллтрекинга для отслеживания звонков с сайта до уровня каждого посетителя. Определяет источники переходов вплоть до ключевых слов и рекламных объявлений.
Pipedrive Онлайн-сервис для предоставления подробных данных о каналах продаж. В систему встроена эффективная методология, разные этапы мониторинга и фильтры.
Онлайн-сервис для предоставления подробных данных о каналах продаж. В систему встроена эффективная методология, разные этапы мониторинга и фильтры.
Facebook Messenger Приложение для обмена мгновенными сообщениями, видео, ссылками и прочей информацией. Работает вместе с системой обмена сообщениями на сайте самой сети Facebook.
Приложение для обмена мгновенными сообщениями, видео, ссылками и прочей информацией. Работает вместе с системой обмена сообщениями на сайте самой сети Facebook.
Intercom Сервис для общения с клиентами на сайте и в веб- и мобильных приложениях, получения фидбеков и автоматизации маркетинга.
Сервис для общения с клиентами на сайте и в веб- и мобильных приложениях, получения фидбеков и автоматизации маркетинга.
Reply.io Платформа для коммуникации и автоматизации работы с почтой.
Платформа для коммуникации и автоматизации работы с почтой.
Посмотреть всё

4 комментария

Добавить комментарий

Больше интересного

Актуальное

Какие ссылки нужны для SEO продвижения сайта? Где брать безопасные и эффективные ссылки
Мегаплан представляет канбан-доску и диаграмму Ганта
Запущено бета-тестирование сервиса WEEEK
Ещё…