Виртуальная АТС для бизнеса: в чём преимущества и на что обратить внимание при выборе

Виртуальная АТС для бизнеса: в чём преимущества и на что обратить внимание при выборе. Фото: из архива компании

Технология виртуальных АТС и IP-телефония позволяют отказаться от традиционных телефонных станций и решают проблему быстрого запуска коммуникаций, хранения записей звонков, сбора и анализа статистической информации, а также облегчают автоматизацию бизнес процессов.

Преимущества виртуальных АТС перед обычной телефонией

Меньше затраты на оборудование

Необходимо лишь заключить соглашение с поставщиком услуг и приобрести IP-телефоны. Саму АТС, сервера и шлюзы закупать нет необходимости. Это уменьшает расходы на старте бизнеса и является частым выбором малых и средних компаний.

Легче поддержка

Для обеспечения работы виртуальной АТС не нужно держать в штате отдельных специалистов. Настроить параметры можно самостоятельно в личном кабинете сервиса. Нет необходимости разбираться в сложном программном интерфейсе, настройки как правило осуществляются в несколько кликов мыши.   

Большая мобильность

При использовании виртуальной АТС нет жёсткой привязки к постоянному адресу компании. При необходимости офис можно сменить максимально безболезненно, тогда как традиционная АТС потребует перенастройки оборудования, заключения нового договора с оператором связи и решения других дополнительных вопросов.

Возможность удалённого использования

Виртуальная АТС, в сочетании с софтфоном позволяет сотруднику принимать звонки на свой рабочий номер находясь за пределами офиса. Такое решение отлично подходит для удалённой работы. А при интеграции с CRM-системой сотрудник может организовать полноценное рабочее место прямо у себя дома.

Экономия

Стоимость услуг традиционного оператора связи и виртуальной АТС нужно сравнивать в каждом конкретном случае индивидуально. Но, как правило, на рынке можно найти решения на основе IP-телефонии более выгодные, чем тарифы на традиционную связь.

На что смотреть при выборе виртуальной АТС

Возможность сохранить прежний номер компании

Если ваша компания уже имеет телефонный номер или даже несколько номеров, то перед тем как переходить на виртуальную АТС, стоит решить для себя: хотите ли вы сохранить прежний номер или будете использовать новый. Если предпочитаете сохранить старый, нужно искать систему, которая позволит это сделать.

Номера каких регионов поддерживаются

Если ваши клиенты живут в разных городах и регионах, стоит заранее выяснить, предоставляет ли виртуальная АТС номера этих населенных пунктов. Использование «близкого» клиенту номера повышает доверие к компании. 

Качество техподдержки

Большинство сервисов ВАТС предполагают, что клиент сможет их настроить самостоятельно, не обладая специальными знаниями и навыками. Но всегда есть вероятность столкнуться с проблемой, для решения которой потребуется обращаться в техническую поддержку. От того, насколько оперативно отреагирует саппорт, и как быстро проблема будет устранена, зависит в том числе объём финансовых потерь.

Интеграция с CRM

Не менее важный параметр при выборе виртуальной АТС. Совместное использование ВАТС и CRM даёт бизнесу дополнительные преимущества и упрощает работу как отделу продаж и маркетологам, так и руководству компании.

Преимущества интеграции ВАТС и CRM

Какие преимущества получит бизнес при интеграции CRM и ВАТС — разберём на примере системы по управлению компанией ПланФикс.

Всплывающее окно карточки клиента

Вносить изменения в карточку клиента, оставлять комментарии и пометки можно прямо во время разговора:

Звонок перенаправляется на менеджера 

Если в ПланФиксе ответственный сотрудник закреплён за клиентом, при звонке он будет автоматически соединён с этим сотрудником. Прослушивать интерактивное меню и выбирать направление звонка не понадобится.

Автосохранение контактов

Если вам позвонил новый клиент, в ПланФиксе автоматически сохранится его карточка. В ней удобно вести всю историю взаимодействия с клиентом: добавлять заказы или другие каналы коммуникации.

Звонок превращается в карточку сделки

В ПланФиксе можно настроить шаблоны, по которым в результате звонка будут создаваться задачи и сразу поступать менеджеру на обработку. Это ускорит работу отдела продаж, службы поддержки и других подразделений, занимающихся внешними коммуникациями.

Все каналы коммуникаций в одном сервисе

Получив запрос из социальных сетей или мессенджеров, с клиентом можно продолжить общение, позвонив прямо из ПланФикса, например, для уточнения деталей заказа и времени доставки.

Хранение и прослушивание записей звонков

Можно выбрать, где сохранять записи звонков — в ПланФиксе или на серверах ВАТС: 

При этом даже записи, сохраненные в виртуальной АТС, можно всё равно прослушивать из ПланФикса.

Аналитика и отчётность

ПланФикс соберёт статистическую информацию по всем звонкам. Вы сможете в любой момент просмотреть данные о входящих, исходящих и пропущенных звонках в разрезе сотрудников и клиентов. Можно настроить различные маркеры и выводить в отчёты дополнительную информацию:

Эффективная работа с клиентами

Совместное использование виртуальных АТС и CRM значительно улучшает эффективность общения с клиентами, но оптимальный результат достигается только когда сервисы легко интегрируются друг с другом. Например, в системе управления компанией ПланФикс готовы для подключения более 40 виртуальных АТС, в том числе от Билайн, Мегафон, Mango Office и других лидеров рынка коммуникаций.

Сохранение данных клиентов и записей звонков в ПланФиксе позволит при необходимости легко сменить АТС, не теряя клиентскую базу, а широкий набор инструментов ПланФикса обеспечит эффективную обработку поступивших запросов от клиентов.