Планирование: ПланФикс VS Гугл календарь

Планирование: ПланФикс VS Гугл календарь. Фото: из архива компании

Организация времени на предприятии или управление личным временем сводятся к базовым принципам. Но одновременное управление несколькими проектами, делегирование задач, взаимодействие с разными командами часто связаны с множеством препятствий, которые решить только принципами сложно.

Каждая задача отнимает время, будь это кофе-брейк с коллегой, поход к стоматологу или заключение сделки, поэтому они должны быть внесены в календарь рабочих дел. Это один из важных принципов планирования задач. Такие основы научат распоряжаться временем с умом. 

Но если хаос в работе и жизни стал нормой — пора пересмотреть принципы тайм-менеджмента или запастись новыми инструментами планирования, которые сделают работу быстрее и гибче. Гугл календарь и ПланФикс — это инструменты, которые помогут управлять временем: планировать дистанционно мероприятия, ставить задачи и напоминания в удобное для вас время.

Создание событий

В Гугл Календаре и календаре ПланФикса можно создавать любого рода события: встречи, повторяющиеся мероприятия, задачи:

В обоих сервисах задачи ставятся сразу в календаре кликом на удобную дату и время, позволяя их быстро создать. Но у календарей ПланФикса и Гугла есть существенное различие в возможностях использования события. Так, например, используя Гугл календарь, вам неизбежно придется отвлекаться на сторонние приложения, чтобы обсудить с коллегами детали по задаче. А в календаре ПланФикса вы можете добавить в созданную задачу нужных для обсуждения людей: 

Таким образом, по каждому событию можно вести общение с сотрудниками, прикреплять файлы, менять даты в несколько кликов. Все общение и изменения по задаче хранится в системе, что повышает уровень управления при работе с командой. Если же задачи вы ставите себе и взаимодействовать с коллегами не нужно, то вам вполне будет достаточно Гугл календаря. 

Добавление напоминаний

Напоминания — спасательный круг в динамичном и отвлекающем нас мире. Удержать в памяти детали события за день, неделю, а то и месяц, кажется непосильной ношей. Именно для таких целей используются напоминания. 

В Гугл календаре напоминание можно установить за несколько минут, часов до мероприятия, например, с уведомлением на почту:

В календаре ПланФикса напоминания используются шире. Его можно установить на выбранную дату и время, а также добавить описание: захватить на встречу документы, предварительно позвонить, чтобы уточнить место встречи и т.д. Напоминания в Планфиксе ставятся как себе, так и коллегам или клиентам:

Также напоминания можно сделать повторяющимися, это удобно для случаев, когда задача или событие длительного характера:

Получение уведомлений в Гугл календаре и ПланФиксе также отличаются. В Гугл календаре уведомления можно получить двумя способами: в виде всплывающих оповещений и/или по электронной почте. Пользователям часто этого недостаточно. В ПланФиксе, например, уведомлений больше: хроника, е-mail, телеграмм, оповещения в браузере, звуковые оповещения, мобильное приложение:

В итоге, из Гугл календаря придет только напоминание с названием события, а в ПланФикс — напоминание с текстом и уведомлением коллег. Кроме этого в ПланФиксе напоминания можно сделать повторяющимися, а в Гугл календаре повторяющимися делаются только сами события. Также количество каналов в сервисах отличается, позволяя гибко их настраивать.

Добавление чек-листа

В ПланФиксе к задаче можно добавить пункты чек-листа, отмечаются по мере выполнения. Такая последовательность действий над задачей сделает работу структурированной, а также не позволит забыть о каком-то из этапов работы. Пункты чек-листа в два клика превращаются в задачи, создавая последовательное «дерево» задач, в каждой из которых можно вести работу:

В Гугл календаре также можно создавать пункты чек-листа, но у них один уровень вложенности, а значит, что создать подзадачу для подзадачи вы не сможете:

Обратим внимание и на удаление задач с подзадачами. Если вы захотите удалить задачу в Гугл календаре, то вместе с ней автоматически удалятся все подзадачи. ПланФикс, например, позволяет выбрать: удалить только задачу или задачу со всеми подзадачами: 

Ход конем

Использовать Гугл календарь или ПланФикс — решать вам. Но можно сделать «ход конем» и настроить интеграцию Гугл календаря с ПланФиксом. Это даст больше возможностей в создании и управлении задачами. Мероприятия и задачи, создаваемые в Гугл календаре, автоматически попадут в календарь ПланФикса с одноименным названием и указанным временем. Такая синхронизация работает в обе стороны.  Например, чтобы не тратить время на согласование встреч с клиентами, можно поделиться ссылкой на Гугл календарь, где они смогут самостоятельно забронируют встречу, исходя из свободных слотов времени. Связка из двух сервисов поможет выстроить собственную программу передвижения коня по шахматной доске.

В итоге

Эффективное планирование — это не только четко поставленные цели, но и разумное распределение ресурсов для их достижения. В достижении целей помогают взвешенные методы и инструменты планирования, к числу которых относят ПланФикс и Гугл Календарь. Каждый из сервисов станет кладезью полезности, если применять их с умом.  

Например, Гугл календарь отлично подойдет для планирования личных дел. Но для корпоративного применения его может быть недостаточно. В таких случаях нужна система, которая расширит управление собственными задачами и задачами сотрудников. С помощью ПланФикса планирование и управление можно превратить в автоматический механизм, который высвободит больше времени для развития личной продуктивности.