Как самостоятельно внедрить систему управленческого учета: кейс литературного портала

Как самостоятельно внедрить систему управленческого учета: кейс литературного портала. Фото: из архива компании

В новом кейсе рассказываем, как литературному порталу «Литнет» удалось самостоятельно внедрить «Финансист», минимизировать влияние Excel и автоматизировать процесс согласования платежей так, чтобы задача решалась одной кнопкой. 

Что такое «Литнет»?

«Литнет» — литературный портал, на котором можно читать, скачивать и покупать книги, а популярные авторы и молодые писатели могут публиковать свои произведения. 

Что происходило в компании? 

До внедрения «Финансиста» ключевую роль в управленческой отчётности «Литнета» играл Excel. Финансовому директору приходилось тратить большую часть рабочего времени на рутинные операции и обработку большого массива данных. 

Кроме того, в компании был сложный процесс согласования платежей. Заявки на оплату создавались с разных рабочих станций и велись в Google Таблицах. Большое количество заявок приводило к сложностям отслеживания их текущего статуса. Специалисты, которые участвуют в процессе согласования, испытывали трудности в поиске нужных строк и необходимой информации, а в казначействе были вынуждены постоянно следить за изменениями в таблице для получения информации о согласованных заявках.

Процесс был неудобен для всех участников, что замедляло бизнес-процессы и могло привести к просрочке оплаты по счетам. 

О требованиях

«Литнет» решили настроить сервис самостоятельно. В первую очередь нужно было:

• автоматизировать отчёт о движении денежных средств;
• наладить согласование платежей так, чтобы участники могли работать с процессом удаленно — через мобильное приложение; 
• избавиться от Excel. 

Команда «Финансиста» помогла технической консультацией: как правильно сделать интеграции, как структурировать статьи и правильно создать правила распределения платежей.

Процесс внедрения

Первым делом создали интеграции с банками: «Тинькофф» и «Альфа Банк». Настройка прошла быстро и без проблем. Потом перешли к созданию статей и правил разнесения. 

Специалист «Литнет» решил сделать статьи несквозными и собирать отчёты ПиУ и ДДС отдельно, поскольку эти отчёты собираются по-разному: по выручке и по себестоимости. 

Следующим шагом стала интеграция с 1С. На этом этапе возникли трудности: по умолчанию была включена интеграция 51 счёта, но эти данные и так попадали в систему из банка. Это быстро решилось: специалист «Литнет» создал дополнительную настройку и счета перестали дублироваться. 

Я понял, насколько сервис удобный. Если бы я познакомился с «Финансистом» раньше, работа была бы намного проще: никаких рутинных операций.

Настройка правил заняла около двух месяцев. После этого добавили несколько маршрутов и перевели процесс согласования платежей из Google Таблиц в систему «Финансист» — сейчас все сотрудники создают и согласовывают заявки на своих рабочих станциях или в мобильном приложении. 

О результатах

В компании признаются, что порой работают «наощупь», не зная заранее тонкостей системы и внутренних фишек. Но найти их самостоятельно — большая радость. Раз — и все заработало.

Однако уже сейчас у «Литнет» есть осязаемые результаты от работы с «Финансистом». В компании уже настроили:

Вычисляемые показатели

В первую очередь — калькуляция себестоимости по конкретным направлениям.

В бизнесе есть несколько потоков выручки, которые разделены функционально. Себестоимость по ним считается по нескольким показателям — это удобно настроить в «Финансисте».

Казначейство

Сотрудники казначейства довольны автоматизацией работы. Раньше все согласованные заявки на оплату нужно было вбивать вручную и отправлять в банк. Сейчас их можно выгрузить вместе и разом отправить — ручная работа сведена к минимуму.

Согласование платежей

Теперь этот процесс идет ритмично, сотрудники получают уведомления о новых заявках на согласование и о завершении процесса согласования, даже находясь в командировках или отпуске. Генеральный директор одобряет платежи в мобильном приложении из любой точки мира.

Дашборды

Представлять данные в графическом формате понятнее и правильнее. Сейчас есть два дашборда: казначейство и аналитика. В первом графически представлены остатки на счетах с динамикой и структура доходов и расходов. Во втором пока тестовые графики.

Меньше Excel

Одним из главных результатов стало уменьшение важности Excel в ежедневной работе. Теперь сотрудники компании в любой момент могут представить актуальную информацию, «покрутить» данные с разных сторон, применить нужные настройки и фильтры. 

О планах на будущее

Мы уже сейчас эффективно используем систему, но ещё есть, куда развиваться. Сейчас я погружаюсь в систему работы по проектам. В планах — подключить ещё одно юрлицо. Также мы собираемся начать более плотную работу с бюджетированием и настроить недостающие дашборды.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Помощник финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.