Как внедрение базы знаний «Атлас24» оптимизировало хранение документов в управляющей компании

Атлас24 для управляющей компании. Фото: СС0

Задача

Организовать систему хранения данных в единой системе. Распределить документацию в соответствии с категориями и уровнем доступа. Уменьшить время обработки заявок от жильцов. 

Результат

Вся документация была перемещена в Атлас24. Данные были распределены по категориям, разграничены права доступа. Теперь нормативные акты, отчеты, образцы заявлений и разнообразные протоколы хранятся в разных папках, благодаря чему время обработки заявок уменьшилось в три раза.

С чего все началось

Несколько месяцев назад в Атлас24 поступила заявка от управляющей компании. Основная проблема УК заключалась в росте количества обращений от жильцов жилищного комплекса. Сегодня под руководством УК находятся 3 дома, которые уже сданы в эксплуатацию. На данный момент в организации работает 50 человек.  

Используемую в процессе работы документацию управляющая компания хранит на 10 жестких дисков ПК в офисе. Из-за такого способа хранения возникает масса проблем:

• Огромное количество времени уходит на сортировку информации и поиск необходимых документов в папках. Из-за отсутствия организованности отдел работы с клиентами тратит около 30 минут на обработку одной заявки. Это не может не вызывать раздражения у жильцов. 
• Данные доступны каждому сотруднику. Рабочие и диспетчеры имеют доступ ко всем данным. Из-за этого возникает путаница, а новый персонал очень долго вливается в рабочие процессы.

Из-за большого количества разрозненной документации сотрудникам приходится держать большое количество информации в голове. В связи с этим руководство приняло решение подключить функциональную базу знаний для хранения документации.

Выбор базы знаний

Для руководства компании было важно, чтобы:

• База знаний была создана отечественным разработчиком. Так как сегодня большинство зарубежных сервисов ушли из России, компании нужны были гарантии того, что сервис не исчезнет с рынка в ближайшее время. 
• База знаний могла вмещать большое количество документации. Диспетчеры должны быстро находить необходимую информацию среди массивов данных, чтобы клиентам не приходилось ждать.
• В базе знаний должна быть возможность распределять роли. Функционал помог бы руководству распределить, кто имеет право просматривать и редактировать документацию.

Перечисленным требованиям полностью соответствует база знаний Атлас24. 

Итоги внедрения

На обучение сотрудников функционалу базы знаний ушло всего три дня. Благодаря простому интерфейсу сервиса персонал быстро сориентировался и начал работу. Теперь рабочим не нужно ждать, пока будет свободен один из 10 компьютеров – необходимую документацию можно открыть даже в телефоне.

Благодаря базе знаний сотрудники начали совместно работать с документами, редактировать их при необходимости и обновлять информацию. В итоге работа команды была оптимизирована, а качество обслуживания ЖК улучшилось. Время обработки обращений сократилось в 3 раза и теперь составляет 10 минут вместо 30. В связи с этим увеличилось и количество положительных оценок работы УК.

Сейчас вся информация о ЖК и жильцах, документация и инструкции хранятся в едином рабочем пространстве. Документацию разделили по группам: протоколы, различные ведомости, отчеты и т. д. Все работники имеют доступ к определенной информации, в зависимости от своей сферы деятельности.