База знаний для тестирования сотрудников

База знаний для тестирования сотрудников. Фото: из архива компании

Проблема

В компании нет единой системы хранения данных, из-за чего очень сложно организовать качественную систему обучения для новых сотрудников. Проверка знаний проводится при помощи форм Google, из-за чего не получается ограничить число прохождений тестов и настроить прохождение для конкретных пользователей.

Задача

Оптимизировать и наладить хранение документов в компании в базе знаний, настроить доступ сотрудников к документам, в соответствии с их ролями, настроить тесты и прикрепить их к обучающим документам. 

Результат

Было оптимизировано и настроено хранение документов в едином рабочем пространстве, созданы и прикреплены к обучающим документам четыре теста, выставлены необходимые ограничения по числу прохождений, распределены права доступа. 

С чем столкнулась компания

Пару месяцев назад к нам обратилась фирма, занимающаяся продажей электротехнического оборудования. Сейчас в ее штате числится 74 человека, но количество сотрудников постоянно увеличивается из-за появления нового магазина и расширения сети. 

До внедрения базы знаний необходимая для работы документация, в том числе и обучающая, хранилась в разных источниках: на Диске, в Google документах, мессенджерахи чатах сотрудников. Найти необходимые материалы иногда просто не представлялось возможным. 

Чтобы проверить, знают ли новые и старые сотрудники ассортимент магазинов, использовались Google формы. Однако, они имеют ряд недостатков:

1. В формах нельзя ограничивать количество прохождений теста одним и тем же человеком. 
2. Не удается ограничивать прохождение тестирования определенными пользователями. 

Это не единственные проблемы форм — их нельзя привязывать к конкретным учебным документам. А это очень важно, так как перед прохождением теста сотруднику необходимо изучить материалы. К тому же, чтобы начать прохождение опроса, сотруднику необходимо постоянно заходить в разрозненные аккаунты, что очень неудобно.

Как выбирали решение

Так как основная проблема компании заключалась в необходимости проверки знаний новых сотрудников, выбором базы знаний занялся HR-отдел. 

Чтобы найти подходящее решение, были выделены основные функции, которыми оно должно обладать:

• Производиться российским разработчиком. Для большей безопасности хранимых в базе знаний данных. 
• Обеспечивать возможность проходить опросы и тесты. Так как компания постоянно расширяется и нанимает новых сотрудников.
• Хранить документацию в одном пространстве. Все файлы, хранящиеся в разрозненных источниках, нужно было собрать в одну базу знаний.
• Иметь возможность распределения доступов. Новые сотрудники должны иметь доступ не ко всем документам компании и быстро ориентироваться в интерфейсе базы знаний. 

Всем требованиям компании соответствовала Атлас24 — База Знаний. Она также обладает важным преимуществом — может интегрироваться с Битрикс24, в которой уже работают все сотрудники организации. 

Итоги внедрения

Сейчас база знаний активно используется 30-ю сотрудниками компании, а еще около 20 человек проходят тесты и изучают учебную документацию. 

HR-отдел, совместно с руководством компании, создали четыре теста, два из которых рассчитаны на 80 вопросов с одиночным или множественным выбором, вводом текста и чисел в качестве ответов. Они будут проходиться сотрудниками компании ежемесячно. Так HR-отдел сможет оценить уровень знаний сотрудников.  

два других теста будут меняться из месяца в месяц и проверять знания сотрудников о проводимых акциях и спецпредложениях. 

Чтобы обеспечить большую безопасность тестов, были выставлены ограничения на прохождение опросов только зарегистрированными в Атлас24 пользователями.

На данный момент база знаний дает возможность HR-отделу отслуживать результаты прохождения тестов, оценивать средний балл пользователей и просматривать подробное прохождение тестов каждым сотрудником в простой и понятной статистике. Таким образом, руководство компании может понять, какие сотрудники (из новых) нуждаются в дополнительном обучении, а какие легко вольются в работу прямо сейчас. 

Тестирование знаний сотрудников позволило повысить лояльность аудитории. Отдел продаж еще быстрее отвечает на вопросы клиентов, так как его работники легко ориентируются в ассортименте и регулярно проверяют свои знания. 

Руководство фирмы и отдел персонала остались довольны работой базы знаний Атлас24, но надеются, что в будущем в решении появится более удобный редактор документов и подробная статистика по тестам.