Microsoft Office 365

Такой подход, по заявлениям компании, позволит Wrike и продуктам Microsoft создать более мощную и одновременно комфортную для тебя рабочую среду.

Если пользуешься версией Wrike Professional или Enterprise, то теперь можешь открыть двери к своим процессам и задачам напрямую из пакета Office 365, в том числе Microsoft Word или PowerPoint. Для начала просто загрузи Wrike из магазина приложений Office 365.

Надстройка для Office 365

Свежая надстройка для Office 365 позволит тебе выполнять следующие функции из офисных приложений:

• Создание новых задач.
• Внесение документов в задачи.
• Изменение описания, исполнителей, статусов и сроков заданий.
• Просмотр записей и комментирование задач.
• Изучение детальных данных по изменениям проекта в режиме реального времени.

Этот механизм интеграции улучшит твою работу в команде и планирование проектов в едином месте. Сотрудники смогут как совместно работать над документами в Office 365, так и выполнять действия и следить за целями проекта и процессом.

Поддержка единого входа (SSO) c Azure Active Directory

Помимо прочего, появилась поддержка единого входа с Azure Active Directory. Она позволит тебе быстрее и безопаснее входить во Wrike, используя учётную запись Windows. К тому же, это поможет ИТ-администраторам управлять правами пользователей и доступом к корпоративным данным без сложных процедур настройки.

Виталий, чем занимается ваше бюро?

Комплексный интернет-маркетинг — настраиваем систему лидогенерации. Это реклама, маркетинг, продажи. Задействуем любые рекламные каналы, разработку и создание инструментов конвертации с рекламы в заявки, звонки, покупки, лайки, комментарии, во что угодно. «Бюро Баярд» работает 3 года. Личный мой опыт — 13 лет, в том числе 8 стартапов. Крупных клиентов пока нет, но число проектов постоянно меняется, доходит до 10-15 клиентов в месяц.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Я лично занимаюсь продажами и аналитикой текущего положения бизнеса и экономикой — построением выгодной заказчикам системы. Какие сервисы используются — вопрос к специалистам, с которыми работаем по KPI. Но, как обычно, это отраслевые продукты. Например, для SEO и сбора семантики — Rush Analytics, PrAkula, кто-то вручную задачи выполняет, если отдаём на аутсорс.

Сам часто использую Roistat, Яндекс.Метрика и Google Analytics. Могу посчитать, узнать, какой трафик идёт, есть ли он.

Для управления проектами используем в основном Trello, в некоторых — Asana, особенно в партнёрских, когда объединяются несколько команд. Использовали Kaiten, но пока меняем подходы, такая крутая система не нужна.

Мегаплан, Битрикс24, amoCRM пробовали, но всё это пока не нужно. Мы часто меняем продукты, нет устоявшейся модели компании с жесткой структурой.

Самые лучшие из этих систем — Trello и Kaiten. Kaiten хороша в тех компаниях, где есть структура из нескольких уровней: руководитель, подчиненные, внутренние и внешние проекты, где можно управлять ресурсами полностью по канбану — смотреть загруженность, видеть простои, блокировки задач, на каком уровне. Kaiten крута тем, что у неё есть «пространство в пространстве»: можешь на разных уровнях создавать канбан-доски.

А Trello... Просто работает. И гибкая: доступно много интеграции, можно превратить её хоть в CRM. Минус — нет вложенности, нельзя доску в доске сделать, и нет подэтапов. Например, в Kaiten могу создать этап «Процесс», в нём подэтапы — «В процессе», «Делается» и «Согласовывается», в Trelo так нельзя. Приходится задачу туда-сюда кидать.

Почта в Microsoft Exchange, без всяких Gmail и Яндекс.Почта. Настроены общие контакты, групповые ящики, всё серьёзно. В одном комплекте используем Microsoft Office 365 с офисными приложениями.

Для продаж — EnvyCRM, это система от Алексея Молчанова, который сделал CallbackKILLER.

Для рассылок — SendPulse, ещё MailChimp. Сам работал с первым, прикольно.

Телефонией не пользуемся, ранее была Callibri, хотим попробовать Яндекс.Телефония. Внутри компании пока не планирую внедрять телефонию, продажи все через меня идут. Всегда всё знаю, а для клиентов будем пробовать сервис Яндекс.

Используем инструменты Adobe Creative Cloud, технологию вёрстки bootstrap и весь технологический стек Microsoft, включая сервера Microsoft Azure, хостинг, платформу разработки, даже хранилище OneDrive и заметки OneNote.

Работаем в Axure для прототипирования, но отходим, сами придумали интересное решение под наши задачи создания интерактивных прототипов, вроде LPgenerator.

Подобными конструкторами сайтов пользовались скорее для того, чтобы понять, как они работают и чем помогут клиентам: Платформа LP, Wix, Флексби, Tilda Publishing. Больше понравилась, конечно, Тильда. И Платформа LP тоже хорошая.

Сервисы обратного звонка пробовали, но что-то не пошло, скорее для клиентов использовали.

Учёт времени ведём, но с точки зрения выполнения задач в срок. Например, надо сделать к вечеру баннер. Чтобы всё было готово, делаем срез каждые 2 часа. Но жёсткого учёта нет, мы не на кассе сидим, лишь бы в срок всё делали.

Бухгалтерию облачную пробовали, сейчас партнёр этим занимается. Как-то «Кнопку» использовали.

И планирую публикации в социальных сетях через PublBox.

Есть ли у вас потребность использовать сервисы для импортозамещения?

Нет, на это внимания не обращаем. Kaiten делают московские ребята, Callbackkiller тоже не импортный... Если бы был аналог Microsoft Office в России, наверное присмотрелись бы. Сейчас нет. ИТ — глобальная штука. «Мы используем Мегаплан, потому что он по-русски называется», — такого нет.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Всеми, кому как удобно, с клиентами тем более. Мне вот Facebook Messenger нравится. Но мессенджеры скорее для связи, дела в них не ведём, для управления проектами есть Trello, всё по задачам. В Telegram Messenger, Viber, Skype, WhatsApp Messenger и других можем обсудить задачу, прикинуть решение, а фиксируем всё в Trello.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Можно и так сказать. Заявки с сайта падают сразу в CRM.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Всегда просматриваю разные варианты, всякое бывает. Прямо сейчас нет такого, что чем-то недоволен и хочу поменять.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Trello, Exchange и ряд других сервисов. За amoCRM платили, сейчас EnvyCRM используем, она бесплатная. У меня нет желания всё использовать бесплатно. Экономика важнее. Если сервис предоставляет мощные ресурсы, то плачу. Актуальнее другой вопрос: есть ли за что реально платить?

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Конечно, есть внутренние проекты, где сами что-то делаем. Если же клиентам что-то необходимо, то предлагаем доступ к Trello. Но, в основном, это высокоуровневые задачи. Допустим, нужно разработать графический дизайн. Говорим, что сделаем это за неделю, создаём подзадачи: проектирование, редактура, создание стиля и так далее. Клиент получает одну задачу с чек-листом и дедлайном. И смотрит, закрываются задачи или нет.

Работаете с сервисами только в браузере или через приложения?

И так, и так. Точно для себя определил: всем сервисам нужна мобильная адаптация, потому что не всегда под рукой ноутбук, и не у всех сервисов есть приложения. Например, работаю с Chrome на телефоне, вкладки одни и те же с десктопом. Запускаю PublBox, планирую публикации, и хочу с телефона ту же вкладку открыть, а мобильная версия работает не очень хорошо.

Пользуетесь Telegram-ботами?

Пробовал. Но мне это неинтересно, не понимаю я их.

Сколько человек из компании работают в облаках?

От 5 до 15. Есть основной состав, который может большую часть задач закрывать: дизайнер, трафик-менеджер и технолог. Остальные подключаются для разработки баннеров, иллюстрирования, редактуры, проектирования, работ по фронтенду или бекенду, аналитики и прочего.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Мы только облачные сервисы и используем. Нет как такового офиса с локальным сервисом, где что-то хранится. Полностью в интернете, из любой точки мира и из любого помещения могу управлять компанией.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Подбор персонала, чтобы не лазить по нескольким сервисам, размещать кучу вакансий, всё отслеживать. Часть задач нельзя автоматизировать, но можно делегировать, а там уж люди пусть что угодно делают.

И найти сервис для внутренней экономики, моделирования, прогнозирования. Финолог пробовали, но давно. Может, снова будем использовать.

В идеале хочется использовать весь стек Microsoft, чтобы была одна учетная запись на всё. Приходит сотрудник, и уже есть аккаунт с доступом к нужным инструментам.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Если компания начинает работать в облаках, и нужно управлять данными в одном интерфейсе, то можно в Trello придумать схему работы, даже HR. CRM туда же можно поместить. Использовать её для фиксации работы, этапов продаж, даже если ведете всего десяток клиентов. С точки зрения экономики стоит обращаться к Финологу.

И мне лично, например, не нравится использовать бесплатные почтовые службы. Неудобна настройка этой системы. Сколько я не пытался, ничего не получилось. Понимаю, что есть специалисты по этим сервисам. Но не знаю, как в Яндексе выгрузить всю почту сотрудника, ведь нужно знать пароль, политики безопасности никак не настраиваются. Вот Exchange — другое дело.

Опять же, всё зависит от уровня компании. Я пришел в малый бизнес из крупного. Даже если я один, но у меня есть несколько уровней, на которых принимаю разные решения, сразу начинаю их конструировать. Поэтому никогда не было бардака внутри компании.

Советую хранить всё в облаке: файлы, проектную документацию. Ноутбук может разбиться, сгореть, украдут, а время на перенос данных должно равняться нулю. Просто авторизовался с другого устройства и получил доступ ко всему. У меня так.

Александр, каково направление вашего бизнеса?

Мы ориентируем клиента на веб, на выход на интернет-рынок — это может быть либо интернет-магазин, либо другая деятельность с целью получения прибыли, в определённых случаях выполняем все необходимые работы. При этом мы являемся партнером крупнейшего регистратора доменных имен reg.ru и бизнес-партнером 1С-Битрикс, в ближайшее время планируем стать бизнес-партнером Мегаплан, в последнее время выполняем комплекс работ по созданию бюджетных, но полифункциональных интернет-магазинов. Выполняем подбор необходимого оборудования и ведём сделку по его закупке.

Ещё одна из услуг — ориентация компании на корпоративное взаимодействие сотрудников. Когда коллективы большие, есть проблема междоусобных войн: какой-то отдел не поделил что-то с другим отделом. Не все руководители обращают на это внимание. Те, кто находят в себе силы и желание навести порядок в коллективе, обращаются за сторонним анализом. Консалтинг ориентирован скорее на ИТ-решения и общекоммерческие цели.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

На своей работе применяем Evernote, как основной инструмент для ведения проектов, базу знаний, общее хранилище документов. Как показала практика, мобильный клиент Evernote работает значительно быстрее в плане открытия файлов и поиска информации, чем остальные. Если рассматривать почту, то используется Яндекс.Почта для домена. Тоже неплохой облачный сервис. Для документооборота был Google G Suite, сейчас плавно переходим на Microsoft Office 365 для бизнеса, посмотрим что из этого выйдет. Сервисы по учёту времени и специализированные CRM не используем, нет надобности.

Касательно клиентов: если он из малого бизнеса, то по его потребностям часто внедряем Битрикс24, сочетающий в себе много вариаций использования. Клиентам нравится наличие бесплатной CRM, о которой он слышал от клиентов, партнёров. Чаще стараемся ориентировать клиента на облачные сервисы с техподдержкой. Было несколько консультаций и под личные нужды. Но всё зависит от того, за какие сервисы клиенты готовы платить деньги в процессе использования (и вообще готовы ли они платить). Из специализированных припоминаю сервис для ресторанов по заказу компонентов для приготовления еды.

Пользуетесь ли менеджерами задач? Помогает?

Специализированных не используем. Все задачи лежат в Evernote.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Если требуется видеосвязь, то используется Skype. Скорее всего, при переходе на Office 365, будет применяться Skype для бизнеса. WhatsApp Messenger используется, но на мелких моментах, когда требуются короткие ответы. Чаще используем электронную почту: для предложений, подтверждений, получения резолюций по каким-либо решениям. Мессенджеры вроде Telegram Messenger, Hangouts не приживаются, по факту все они обладают похожей функциональностью.

Не пугает большое число мессенджеров?

Нет. Скорее то, что требуется больше ресурсов смартфона. Чем больше мессенджеров, тем быстрее садится батарейка, не более того. Когда же клиент хочет конкретный мессенджер, то зачастую предлагаем унифицированное решение, которое будет установлено и у менеджера, ведущего клиента.

Если в нашу команду привлекается человек со стороны, то ему предлагается выбор. Стараемся находить компромисс.

Но пока ничего лучше электронной почты или телефонного звонка нет.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Если я сервисом недоволен, то я им не пользуюсь. Но мне, например, не нравится Облако@Mail.Ru, хотя храню там архивные бэкапы. Предложение по доработке отправили после запуска, но прошло полтора года, и ребята похоже до сих пор обсуждают возможность доработки. Ещё Google Apps перестал нас устраивать, и переходим на Office 365 для бизнеса, к которому нет никаких претензий.

Оплачиваете «облака» или используете бесплатные тарифы?

Evernote у нас платный (есть свои особенности). При консультациях больше используются бесплатные решения. Некоторым компаниям подходят и продукты для дома, если речь идёт, например, об облачных хранилищах. Но когда клиентам банально не хватает 2 ГБ ( Dropbox, например), и он может позволить себе больше, то покупает дополнительное место. При управлении проектами и CRM после внедрения продукта чаще обращаются к платным версиям.

Работаете с СМБ или крупным бизнесом?

Работаем с мелким или чуть выше мелкого бизнеса. У крупного бизнеса потребности другие, бюджет другой, и им нужны компании для комплексного анализа рынка. Сроки таких проектов довольно весомые. И, чтобы попасть туда, нужно приложить большие усилия. Это в перспективе. Пока и у мелкого бизнеса очень много потребностей, которые можно и нужно решать.

Как клиенты относятся к облакам? Остаются довольны работой в облачных сервисах?

Когда клиент приходит и знает что такое облачный сервис, он остаётся доволен: ему нашли то, что он искал после его озвучивания матрицы требований. Если даже клиент в процессе работы увидел, что облачный сервис его не устроил, то претензий он не имеет, ведь на момент «презентации» он сам принимает решение. Если есть, конечно, негативные моменты, то принимается решение о переходе на другой сервис.

Если же клиент не знает что такое облачный сервис, то он даже на момент первой беседы остаётся доволен: он сам для себя ещё не видит всех перспектив облачных сервисов, а мы ему эти перспективы открываем.

На каких платформах работаете с сервисами?

В основном все работают в браузере, потому что многие находятся в разъездах: кто в кафе, кто в аэропорту, кто дома. Ведь облачный сервис на то и облачный, подразумевая работу из любого места. Приложения есть далеко не у всех решений. Надёжный лишь Evernote. Но у сотрудников есть десктопное приложение для общения — Skype. Кто-то ещё использует десктопные клииенты Битрикс24, Evernote, Telegram и другие.

Но вот на телефоне стоят все клиенты, необходимые для работы с клиентом, по-другому никак. Есть консультанты, которые работают исключительно с мобильного телефона, для быстрого принятия решений. В остальных случаях — через браузер.

«Облака» применяете только в работе или для всех дел?

Облаками я пользуюсь для всех дел, даже менеджеры задач у меня снхронизируются с облаком. За последние пять лет наверное не было ни одного файла, который не улетел бы в облако. Это связано с тем, что один раз случился казус с жёстким диском. Понял, что нужно что-то другое. Для личной почты — Google Apps, для файлов — Google.Диск, для заметок — Evernote. Ещё Things для iOS. Things удобен, но далеко не дешёв. Фотографии же храню во Flickr.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Штат может варьироваться. Привлекается до 10-20 человек. Но больше 22 человек пока не было.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Облака увеличивают производительность, собирая всех сотрудников в одном месте (речь об облаках для командой работы).

Облака для простого хранения данных увеличивают скорость обращения к этим данным (особенно в поездках).

Какие ещё сферы вы бы хотели автоматизировать в работе?

В своей работе я бы уже ничего не хотел автоматизировать. Это из серии того, чтобы попросить Siri вызвать машину, довести меня до дома и связать по пути с клиентом — это было бы удобно, но это в будущем. Неавтоматизированных моментов, пожалуй, не осталось. Но, если возникает мысль в автоматизации, то всегда приходит на помощь Битрикс24 с его волшебным конструктором бизнес-процессов.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Никогда не надо дробить информацию по разным местам. Если будет дробление по компьютерам и личным папкам, то это бардак. Всегда нужно держать данные в одном или, когда по другому никак, двух местах. Например, если компания занимается продажами, то обычно есть CRM и отдельное хранилище данных.

Интересный случай был с полиграфической компанией: отправили им файл для печати, девочка приняла, скинула куда-то, сохранила его на флешку и всё. Возможно, её уволили. Затем спрашиваем про готовность заказа, пообещали найти — не нашли, естественно. Говорим, что присылали на почту, посмотрели... Это целая цепочка, выяснение паролей, потерянное время... Самое плохое, когда кто-то не ценит время клиента.

Далеко не все компании переходят в «облака». Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Облака, в понимании любого человека, это некая железка, которая стоит где-то там, и в ней лежат все твои данные. У кого есть доступ к ней? Никто не задаётся этим вопросом. Те компании, которые задаются этим вопросом, не идут в облачные сервисы, а выбирают промежуточное решение: находят локальную копию этого сервиса. OnlyOffice, например, предлагает облачное решение и набор скриптов для установки на свой сервер. Компании, которые заинтересованы в информационной безопасности, выбирают продукты, подобные второму варианту.

Исключение было лишь однажды, когда юрист попросил себе сервис для быстрого доступа к информации. Мы рекомендовали Evernote. Как потом выяснилось, он там хранит юридические дела. И не боится за их сохранность, ведь сервис гарантирует защиту данных. Да и не было проблем никаких.

Мы сами за безопасность данных. Возможно в будущем мы тоже перейдём на промежуточные решения по хранению данных. Сейчас у нас просто нет такой конфиденциальной информации, чтобы не доверять её Evernote.

Обновление: Александр создал другой проект с иным направлением работы. И мы рады, что его задумки продолжают развиваться.