OneDrive Есть бесплатный тариф

Виталий, чем занимается ваше бюро?

Комплексный интернет-маркетинг — настраиваем систему лидогенерации. Это реклама, маркетинг, продажи. Задействуем любые рекламные каналы, разработку и создание инструментов конвертации с рекламы в заявки, звонки, покупки, лайки, комментарии, во что угодно. «Бюро Баярд» работает 3 года. Личный мой опыт — 13 лет, в том числе 8 стартапов. Крупных клиентов пока нет, но число проектов постоянно меняется, доходит до 10-15 клиентов в месяц.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Я лично занимаюсь продажами и аналитикой текущего положения бизнеса и экономикой — построением выгодной заказчикам системы. Какие сервисы используются — вопрос к специалистам, с которыми работаем по KPI. Но, как обычно, это отраслевые продукты. Например, для SEO и сбора семантики — Rush Analytics, PrAkula, кто-то вручную задачи выполняет, если отдаём на аутсорс.

Сам часто использую Roistat, Яндекс.Метрика и Google Analytics. Могу посчитать, узнать, какой трафик идёт, есть ли он.

Для управления проектами используем в основном Trello, в некоторых — Asana, особенно в партнёрских, когда объединяются несколько команд. Использовали Kaiten, но пока меняем подходы, такая крутая система не нужна.

Мегаплан, Битрикс24, amoCRM пробовали, но всё это пока не нужно. Мы часто меняем продукты, нет устоявшейся модели компании с жесткой структурой.

Самые лучшие из этих систем — Trello и Kaiten. Kaiten хороша в тех компаниях, где есть структура из нескольких уровней: руководитель, подчиненные, внутренние и внешние проекты, где можно управлять ресурсами полностью по канбану — смотреть загруженность, видеть простои, блокировки задач, на каком уровне. Kaiten крута тем, что у неё есть «пространство в пространстве»: можешь на разных уровнях создавать канбан-доски.

А Trello... Просто работает. И гибкая: доступно много интеграции, можно превратить её хоть в CRM. Минус — нет вложенности, нельзя доску в доске сделать, и нет подэтапов. Например, в Kaiten могу создать этап «Процесс», в нём подэтапы — «В процессе», «Делается» и «Согласовывается», в Trelo так нельзя. Приходится задачу туда-сюда кидать.

Почта в Microsoft Exchange, без всяких Gmail и Яндекс.Почта. Настроены общие контакты, групповые ящики, всё серьёзно. В одном комплекте используем Microsoft Office 365 с офисными приложениями.

Для продаж — EnvyCRM, это система от Алексея Молчанова, который сделал CallbackKILLER.

Для рассылок — SendPulse, ещё MailChimp. Сам работал с первым, прикольно.

Телефонией не пользуемся, ранее была Callibri, хотим попробовать Яндекс.Телефония. Внутри компании пока не планирую внедрять телефонию, продажи все через меня идут. Всегда всё знаю, а для клиентов будем пробовать сервис Яндекс.

Используем инструменты Adobe Creative Cloud, технологию вёрстки bootstrap и весь технологический стек Microsoft, включая сервера Microsoft Azure, хостинг, платформу разработки, даже хранилище OneDrive и заметки OneNote.

Работаем в Axure для прототипирования, но отходим, сами придумали интересное решение под наши задачи создания интерактивных прототипов, вроде LPgenerator.

Подобными конструкторами сайтов пользовались скорее для того, чтобы понять, как они работают и чем помогут клиентам: Платформа LP, Wix, Флексби, Tilda Publishing. Больше понравилась, конечно, Тильда. И Платформа LP тоже хорошая.

Сервисы обратного звонка пробовали, но что-то не пошло, скорее для клиентов использовали.

Учёт времени ведём, но с точки зрения выполнения задач в срок. Например, надо сделать к вечеру баннер. Чтобы всё было готово, делаем срез каждые 2 часа. Но жёсткого учёта нет, мы не на кассе сидим, лишь бы в срок всё делали.

Бухгалтерию облачную пробовали, сейчас партнёр этим занимается. Как-то «Кнопку» использовали.

И планирую публикации в социальных сетях через PublBox.

Есть ли у вас потребность использовать сервисы для импортозамещения?

Нет, на это внимания не обращаем. Kaiten делают московские ребята, Callbackkiller тоже не импортный... Если бы был аналог Microsoft Office в России, наверное присмотрелись бы. Сейчас нет. ИТ — глобальная штука. «Мы используем Мегаплан, потому что он по-русски называется», — такого нет.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Всеми, кому как удобно, с клиентами тем более. Мне вот Facebook Messenger нравится. Но мессенджеры скорее для связи, дела в них не ведём, для управления проектами есть Trello, всё по задачам. В Telegram Messenger, Viber, Skype, WhatsApp Messenger и других можем обсудить задачу, прикинуть решение, а фиксируем всё в Trello.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Можно и так сказать. Заявки с сайта падают сразу в CRM.

Довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Всегда просматриваю разные варианты, всякое бывает. Прямо сейчас нет такого, что чем-то недоволен и хочу поменять.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Оплачиваем Trello, Exchange и ряд других сервисов. За amoCRM платили, сейчас EnvyCRM используем, она бесплатная. У меня нет желания всё использовать бесплатно. Экономика важнее. Если сервис предоставляет мощные ресурсы, то плачу. Актуальнее другой вопрос: есть ли за что реально платить?

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Конечно, есть внутренние проекты, где сами что-то делаем. Если же клиентам что-то необходимо, то предлагаем доступ к Trello. Но, в основном, это высокоуровневые задачи. Допустим, нужно разработать графический дизайн. Говорим, что сделаем это за неделю, создаём подзадачи: проектирование, редактура, создание стиля и так далее. Клиент получает одну задачу с чек-листом и дедлайном. И смотрит, закрываются задачи или нет.

Работаете с сервисами только в браузере или через приложения?

И так, и так. Точно для себя определил: всем сервисам нужна мобильная адаптация, потому что не всегда под рукой ноутбук, и не у всех сервисов есть приложения. Например, работаю с Chrome на телефоне, вкладки одни и те же с десктопом. Запускаю PublBox, планирую публикации, и хочу с телефона ту же вкладку открыть, а мобильная версия работает не очень хорошо.

Пользуетесь Telegram-ботами?

Пробовал. Но мне это неинтересно, не понимаю я их.

Сколько человек из компании работают в облаках?

От 5 до 15. Есть основной состав, который может большую часть задач закрывать: дизайнер, трафик-менеджер и технолог. Остальные подключаются для разработки баннеров, иллюстрирования, редактуры, проектирования, работ по фронтенду или бекенду, аналитики и прочего.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Мы только облачные сервисы и используем. Нет как такового офиса с локальным сервисом, где что-то хранится. Полностью в интернете, из любой точки мира и из любого помещения могу управлять компанией.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Подбор персонала, чтобы не лазить по нескольким сервисам, размещать кучу вакансий, всё отслеживать. Часть задач нельзя автоматизировать, но можно делегировать, а там уж люди пусть что угодно делают.

И найти сервис для внутренней экономики, моделирования, прогнозирования. Финолог пробовали, но давно. Может, снова будем использовать.

В идеале хочется использовать весь стек Microsoft, чтобы была одна учетная запись на всё. Приходит сотрудник, и уже есть аккаунт с доступом к нужным инструментам.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Если компания начинает работать в облаках, и нужно управлять данными в одном интерфейсе, то можно в Trello придумать схему работы, даже HR. CRM туда же можно поместить. Использовать её для фиксации работы, этапов продаж, даже если ведете всего десяток клиентов. С точки зрения экономики стоит обращаться к Финологу.

И мне лично, например, не нравится использовать бесплатные почтовые службы. Неудобна настройка этой системы. Сколько я не пытался, ничего не получилось. Понимаю, что есть специалисты по этим сервисам. Но не знаю, как в Яндексе выгрузить всю почту сотрудника, ведь нужно знать пароль, политики безопасности никак не настраиваются. Вот Exchange — другое дело.

Опять же, всё зависит от уровня компании. Я пришел в малый бизнес из крупного. Даже если я один, но у меня есть несколько уровней, на которых принимаю разные решения, сразу начинаю их конструировать. Поэтому никогда не было бардака внутри компании.

Советую хранить всё в облаке: файлы, проектную документацию. Ноутбук может разбиться, сгореть, украдут, а время на перенос данных должно равняться нулю. Просто авторизовался с другого устройства и получил доступ ко всему. У меня так.

Амир, чем занимается твоя компания?

Основали esPrezo в мае 2013 года. Сначала это был некоммерческий сайт о презентациях, со всякими полезными ресурсами, собирали лучшие примеры презентаций, писали статьи. Постепенно поняли, что есть спрос на презентации. Реформировали сайт и сделали компанию, которая делает презентации и продвигается с помощью контент-маркетинга в формате статей и видеоуроков. Сейчас это главный русскоязычный сайт, посвященный презентациям. Одна из статей набрала свыше 250 тысяч просмотров. И каждый месяц к нам заходит около 40 тысяч человек.

Начинали с дизайна презентаций. Потом добавили ещё три услуги — сценарии презентаций, подготовка спикеров к выступлениям и корпоративное обучение. Среди клиентов — Сбербанк, KIA Motors, IBS GROUP и другие. Для корпоративного университета Сбербанка делаем, например, стандарт презентаций и много мелких задач для внутренних коммуникаций.

На Лайфхакере и Rusbase публиковали статьи, видеоролики. И давно сотрудничаем с ФРИИ. С первого набора там проводим обучение. Периодически стартапы обращаются за помощью для подготовки к выступлениям.

Какие сервисы используешь в работе и для каких целей?

Начнём с коммуникаций. Очень долго сидели на Яндекс.Почта — в скором надоела, тупой календарь у них, нам перестали приходить приглашения от клиентов. Решили не экономить и платить за Gmail, поскольку с клиентами все коммуникации идут по почте. Ещё через Skype, но больше общаемся по телефону и на встречах.

Внутренние коммуникации в Slack. Я думаю, никого не удивлю. Там неформальные обсуждения, база знаний и прочие полезные штуки. И некоторые административные вещи — постоянно счета выставляем, поэтому создали каналы, один из них просто для хранения номеров счетов, чтобы не ошибиться.

Задачи ведём в Trello. Самый удобный и простой. Всё остальное не нравится для бизнес-задач. Личные дела держу в Wunderlist. Там они привязаны к дате, к списку или идее. От Wunderlist нужно только нормальное отображение списка задач и дел на сегодня. И заметки ещё. Больше ничего. Надеюсь, что Microsoft не сожрёт его, не поглотит и не встроит в какой-нибудь ужасный Microsoft Outlook. Но всё к этому идёт.

Ещё Sunrise Calendar использовали, но его недавно закрыл Microsoft. Уже перехожу на Google Календарь.

Simplenote — для рандомных записей и планирования тренингов. Нет форматирования, простой и быстрый. К примеру, храню результаты «мозгового штурма», список будущих статей, какие-то дополнения, записи по тренировкам на недели и прочее. И даже адреса клиентов туда копирую. И поиск есть. А для личных — Notes на iPhone. Evernote и прочие вещи меня бесят из-за кучи ненужных функций.

MindMeister когда-то использовал. Поскольку делаем презентации, то часто нужны сценарии, их делают копирайтеры с помощью майндмэпов. Сейчас используется XMind, бесплатный, там все функции, которые нам нужны. Есть ещё MindManager, в котором кто-то даже стратегию компании ведёт, и вместо Wunderlist используют. Я увлекался им, но перестал.

amoCRM используем для продаж, там входящие и исходящие лиды, сделки и информация о них. На мой взгляд, тоже удобная и простая. Когда-то подключили бесплатный тариф, ничего не платим до сих пор, только 2 человека занимаются продажами. Но готовы и платить, не проблема.

Финолог-invoice — для выставления счетов. Остальное делает бухгалтер. Мы в это касаться не очень хотим. За небольшую плату можно найти хорошего бухгалтера. Можно, конечно, пользоваться Моё дело, но часто нужно решать сложные вещи, с которыми бухгалтер справится быстрее.

Телефония — Яндекс.Телефония. Когда-то была Zadarma. Она достала. И перешли на Яндекс. Я бы не сказал, что тут проще или существенно лучше, просто стабильнее работает и тарификация доступнее. Еще можно настраивать голосовые приветствия и добавлять добавочные номера для всех сотрудников. Чтобы звонки записывались для прослушивания потом — нужно покупать отдельный тариф.

Для текста куча всяких приложений, которые используют копирайтеры. Тот же Главред, если нужно что-то проверить, не облажался ли ты со стоп-словами. Но я лично не помню когда последний раз использовал, кроме случаев, когда на тренингах рассказываю про него. Во мне уже внутренний главред. Но начинающие ребята постоянно его используют. Не скажу, что он идеальный, но ок. Есть ещё Типограф, редактор Оптима. Я за любой софт с простым интерфейсом. Есть Орфограммка. Лучшей программы для проверки я не нашёл. Microsoft Word или Microsoft PowerPoint не всегда подчеркнут слова. Сейчас Орфограммка стала платной. Есть ещё транслит по-русски, раскладка Бирмана, правила русского языка и Грамота.ру. И иностранными редакторами баловался, Grammarly и Hemingway Editor, но они не для кириллицы, хотя, движок намного лучше Главреда или Орфограммки.

Из хранилищ — раньше был Яндекс.Диск. Сейчас Google Диск. Сам лично использую OneDrive, поскольку есть подписка на Microsoft Office 365, там терабайт. И Dropbox — для отправки мелких вещей.

Сайт на WordPress, продвижением занимается агентство, банкинг держим в Сбербанке. Но недавно открыли счет в Модульбанк — постепенно полностью перейдем туда. У них интерфейс удобнее и мобильное приложение, человечная поддержка.

Хранение паролей — в LastPass. Ещё использую Помидорковый таймер, чтобы следить за своим временем. Поскольку работаю на ноутбуке Lenovo, стоит куча мелких штук: f.lux, который желтит экран, EyeLeo, чтобы я не забывал моргать время от времени и делать перерывы по 5-10 минут каждый час, RescueTime для счёта непродуктивного времени, WasteNoTime, чтобы отслеживать затраченное время на работу, социальные сети, чтение новостей и прочее — сам настраиваешь, какие ресурсы относить к продуктивным, а какие — к деструктивным. И многие другие.

Что используешь для создания презентаций?

Powerpoint, естественно. Все говорят, что он ужасный, но 16-я версия хорошая. Хочу купить Mac, чтобы использовать Keynote. Он проще, в остальном одно и то же. Для структурирования использую Word.

В отличие от дизайнеров у меня нет Adobe Creative Cloud, занимает кучу памяти, постоянно бесит меня. Установлен лицензионный Adobe Illustrator, чтобы просто редактировать векторные файлы. Fontface Ninja — чтобы посмотреть шрифты на сайте, Google Fonts, чтобы скачать их, ищем картинки на Flickr или на прочих фотостоках. Программы вроде Prezi не использую, не совсем то. Использовал Haiku Deck только когда видеоуроки записывал года два назад.

Возникали ли проблемы при поиске CRM-решений?

Всегда сидели на amoCRM, сколько существует агентство. Никогда проблем не возникало, только импорт глючит. Иногда дублируются сделки, но ручками подчищаем. У нас не покупка электроники, поэтому не так много лидов, сделки долгие, бывает годик идут. Огромный канал — рекомендации. Особо не нужна мощная CRM. Например, сегодня написал клиент, которому порекомендовал меня другой клиент, которому тренинг проводили месяц назад. Вот уже завтра встречаюсь, и несколько этапов воронки прошли. Нужен только контроль за лидами. Регулярно освежаем контакты, смотрим на воронку.

Пробовали ли другие менеджеры задач, кроме Trello?

До этого использовали Basecamp очень долго, нравится до сих пор, но понял, что Trello проще и как раз нам подходит. Есть этапы создания презентаций. Всё остальное индивидуально расписываем на регулярных встречах с партнёром, где мы ставим друг другу задачи и контролируем. Пробовал ещё Мегаплан и другие, но слишком сложный интерфейс.

Коллеги Амира — Марк Хлынов, основатель и консультант esPrezo (справа), и Александр Яныхбаш, тренер-консультант по публичным выступлениям (слева)

Интегрировали ли сервисы между собой?

Что-то там интегрировано, где-то. Но не так замечательно, как могло быть. Не огромный поток клиентов, поэтому дико не озабочены. Почта с CRM — точно, и вроде телефония с CRM. Понятно, что в Slack созданы какие-то каналы на основе того же Trello. И прикрепление файлов в CRM из хранилищ.

Но не в этом проблема бизнеса. В том же Wunderlist использую всего пару функций. То же самое со всеми остальными приложениями. Гиковство и посвящение в детали бесполезно.

Доволен всеми сервисами, не хочешь поменять хотя бы один из них?

Яндекс уже с радостью поменяли на Gmail. Ещё не настроена интеграция сайта с amoCRM. Сначала заявка идёт в почту, потом в CRM. Надо это решить. Сайт готовим новый на Tilda Publishing, эта задача тоже есть. В остальном я доволен. Если кто-то выпустит хорошую версию Powerpoint, то тоже буду рад.

Оплачиваешь облака или используешь бесплатные тарифы?

И так, и так. Не проблема за что-то заплатить. Исторически сложилось, что многие вещи бесплатные. Не знаю кто использует эти премиальные функции Trello. В Slack тоже не нужен платный тариф. С CRM так получилось, что больше не нужны другие функции. Почту будем использовать платную. За телефонию платим. Ну и за профессиональный софт.

На каких платформах работаешь с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

50 на 50. Если бы была возможность, всё бы перевёл на десктоп. Так проще контролировать зависание в браузере. Многие приложения десктопные. Но почта не десктопная, CRM тоже нет, телефония, Финолог, банкинг и прочее. Думаю, браузерные штуки — это плохо.

Сколько человек из компании работают в облаках?

У нас все внештатные, кроме трёх. Все — человек 20, работаем через почту, Slack, Trello, для коммуникаций с клиентами и между собой.

Какие ещё сферы ты бы автоматизировал в работе?

Я бы очень хотел эффективнее проводить встречи. Не ездить никуда, а просто телпортировать клиента или себя, чтобы не тратить время на переезды. Скайпы и телеконференции не нравятся. Первые встречи у нас виртуальные, и нет такой программы, которая бы нас развиртуализировала, создала живое присутствие. Если вспомнить «Звёздные войны»... Была бы проекция!

Во всём остальном окей. Я бы, наоборот, некоторые вещи разавтоматизировал, уничтожил бы Powerpoint. Заставил людей рисовать презентации. Софт не всегда помогает, он запутывает и отводит от сути. Те же списки задач используют в 90% не на то. Как ты думаешь, для чего списки задач?

Например, чтобы некоторые вещи не забывать.

Вот видишь, что ты назвал. Это одна из функций. А ключевая? Чтобы завершать дела. Но, чтобы не забывать, работают с заметками. Где-то читал статью про то, что чувак использует Simplenote для списков задач. Уровень осознанности сильно размывается софтом. Начинаешь делать не то. Из-за чего и назвал браузерные программы неэффективными. Заходишь на Facebook, часами зависаешь в почте...

И использую ещё Franz, в котором есть Facebook Messenger, WhatsApp Messenger, Telegram Messenger, Gmail, Slack. Волшебная штука. Офигенно работает.

Может есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Важно понимать для чего используешь конкретное устройство. Ноутбук — для всех рабочих задач, а телефон — больше для нерабочих: для роста осознанности, чтения книжек, музыки и так далее. Нужно просто удалять все программы по работе. У меня нет Slack, и это замечательно. Очень долгое время жил без почты. Нет разницы. Поставил почту, но надо удалить. Она нужна только в экстренных случаях, когда клиент написал что-то важное.

Пользуешься Telegram-ботами?

Пользуюсь тремя:

• SaveBot (@izibot), который помогает скачать видео из Instagram, YouTube, FB. Просто даешь ссылку, а он скачивает тебе видео.
• EGRUL (@egrul_bot), который достает самую свежую выписку ЕГРЮЛ по ИНН компании. Очень удобно, когда юристы со стороны клиента просят срочно прислать учредительные документы и выписки официальные.
• AAAAA robot (@aaaaarobot). Три функции. Правда. Написать аааа, получить ааа, записать аааа. Моя оценка: Ааааааа из 10.

Далеко не все компании переходят в облака. Это влияет на их эффективность работы?

Влияет. Они менее эффективны. С другой стороны, я не думаю, что это главная причина почему они неэффективны. Может, на 0,00005%. Как можем измерить эффективность? Посмотреть на сгенерированную чистую прибыль. Нормальный собственник, заинтересованный зарабатывать больше, перейдёт на все необходимые решения.

Знаешь ли компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Мне кажется, все молятся на автоматизацию. У большинства вопрос стоит не в том, как увеличить прибыль или выручку, а как что-нибудь автоматизировать. Я бы советовал заморачиваться не на этом, а задавать вопрос, исходя из денежного выражения.

Что ты посоветуешь начинающим коллегам по бизнесу?

Делать бизнес. Мне кажется, в России его очень мало. Все работают на большие замечательные компании, или на маленькие замечательные компании. Сделать что-то самому — таких людей мало. Нужно поднимать задницу, рисковать и делать что-то. Как? Нужно понять в чём ты наиболее хорош и что от этого можно получить. Кто-то становится хорошим бизнес-тренером, если умеет обучать людей. Кто-то, как я, делает презентации. Это ключевая компетенция, мне это нравится. Нужно искать это в себе. Даже если работаете на кого-то, то можно что-то пробовать, тестировать.