Выбор онлайн-редакторов: на что обратить внимание

Выбор онлайн-редакторов: на что обратить внимание. Фото: Pexels>

Удаленную работу саму по себе, вне эпидемиологического контекста, оценили и многие работодатели, и большая часть сотрудников. Например, hh.ru сообщает, что на фоне распространения «удаленки» 75% работников снизили свои затраты на проезд, питание и одежду. А компаниям полностью удаленный или гибридный формат работы (подразумевает 2-3 визита в офис в неделю) позволяет, в частности, оптимизировать рабочие места и экономить на аренде. Поэтому, как показало исследование производителя компьютерной техники Logitech и аналитического центра НАФИ, в 2022 году придерживаться такого подхода будут 86% российских предприятий.

Хотя часть работодателей по-прежнему категорически выступает против удаленной работы, в глобальных масштабах этот формат с нами навсегда. И значимость инструментов, которые позволяют сотрудникам работать вместе в режиме онлайн, уже не зависит от волн пандемии. В любом случае, выбирать нужно лучшие решения. В этой статье мы рассмотрим сильные и слабые стороны нескольких популярных офисных пакетов, включающих в себя онлайн-редакторы текстов, таблиц и презентаций, видео и аудио звонки, просмотр изображений, электронную почту. Приложения для выполнения этих задач использует большинство офисных работников. Они востребованы, а спрос рождает предложение: онлайн-редакторов много, а отличия между ними часто неочевидны. Попробуем разобраться в том, на что нужно обратить внимание, чтобы выбрать лучший сервис под свои задачи.

Главная задача, которую должны решать онлайн-редакторы, - совместная работа группы пользователей над документами, таблицами и презентациями. По большому счету такая возможность есть у всех основных решений. Одно из самых известных — Office 365, SaaS-версия пакета MS Office. Позволяет использовать по подписке такие популярные продукты как Word, Excel и PowerPoint. Привычные интерфейсы, корректная работа с наиболее распространенными форматами офисных документов. В числе минусов некоторые пользователи называют необходимость использовать для входа в систему учетную запись Microsoft. Конечно, она применяется не так уже редко и авторизация с ее помощью стала делом привычным. Однако некоторые пользователи сообщают о регулярных ошибках учетной записи, которые влекут за собой проверки, длящиеся иногда по несколько дней (https://otzovik.com/review_11885866.html). Это может стать серьезной проблемой даже для частного пользователя, не говоря уж о бизнесе.

Реже с подобными ситуациями сталкиваются пользователи Google Workspace. Случаи блокировки Google-аккаунтов происходят, но не часто. Хотя их последствия могут быть довольно тяжелыми — добиться разблокировки или даже выкачать из системы свои данные, хотя бы частично, бывает сложно, процесс может затянуться на несколько недель. Но в целом Workspace стал уже стандартным решением, которое популярно как у частных пользователей, так и у компаний. Считается, что оно лучше большинства аналогов, включая продукты Microsoft, подходит для совместной работы команд. В то же время у продуктов Google несколько меньше возможностей для редактирования. Особенно это заметно в редакторе таблиц: в Excel больше вариантов визуализации данных и других инструментов, кроме того. Функционал Google Slides тоже слабее того, которым может похвастаться PowerPoint. Это заметно, например, при использовании анимации в презентациях. Важный момент — приложения Google не всегда корректно открывают (а иногда и не открывают вообще) файлы .docx, .xls и .pptx, которые содержат сложное форматирование. Это заметный минус, ведь, говоря объективно, сколько ни ищи альтернатив продуктам Microsoft, многие стандарты задают пока именно они.

С другой стороны, Workspace позволяет интегрировать несколько сотен сторонних приложений для повышения эффективности совместной работы. В их числе — сервисы для администрирования доменов, CRM-системы, «Управление проектами» и т. п. У Office 365 таких возможностей меньше.

Несколько парадоксально, но иногда пользователи предпочитают Google Workspace как раз из-за меньшей функциональности его компонентов: большинству не нужны продвинутые инструменты, которые перегружают интерфейс.

Важным фактором, который обусловил популярность Workspace, стало наличие у этой системы бесплатной версии для корпоративных аккаунтов, которой нет у большинства сервисов, способных конкурировать с продуктом Google по функционалу и надежности. Однако аукциону невиданной щедрости приходит конец: с 1 мая все бизнес-пользователи будут переведены на платные тарифы, выбрать которые они могут самостоятельно. Если не сделать этого в срок, Google сам выберет тарифный план, исходя из того, какие конкретно сервисы чаще всего использует клиент. Взимать плату компания начнет 1 июля. В случае неоплаты аккаунт будет заблокирован, а через 60 дней — удален.

В отличие от Workspace российский пакет «Р7-Офис» изначально ориентирован в первую очередь на бизнес — причем разработчики ориентировались именно на создание платформы для совместной работы. Приложения, входящие в состав пакета, имеют как браузерные, так и десктопные версии для Windows, Linux и MacOS, а также существуют в виде мобильных приложений для Android и iOS.

С точки зрения интерфейсов «Р7-Офис» - достаточно стандартное решение, переход на него с продуктов Microsoft или Google не займет много времени. В числе важных преимуществ системы — хорошая совместимость с популярными форматами. Документы OOXML приложения «Р7» открывают совершенно корректно. Также продукт позволяет подключить большое количество разнообразных дополнительных сервисов. Среди них — корпоративная почта, CRM-система, модуль для управления проектами, платформа для проведения видеоконференций и даже собственный мобильный мессенджер «Р7-Команда», который можно бесшовно использовать во время совместной работы.

Инструменты для удаленных сотрудников, которые включает в себя «Р7-Офис», базируются на корпоративном сервере. Естественно, возможность использовать их в режиме полной «удаленки» зависит от наличия интернет-подключения. Однако разместить облачный сервер можно и в локальной сети предприятия. В этом случае сотрудники, работающие в офисе, смогут использовать пакет даже при «падении» всех интернет-каналов. Что же касается «удаленщиков», то во время перебоев с интернетом они могут вносить изменения в локальные версии документов на своих устройствах. После восстановления подключения изменения синхронизируются на сервере.

Отдельно нужно подчеркнуть, что «Р7 Офис» - хороший выбор для организаций, которые хотят (или обязаны) подтверждать соответствие уровня защиты данных в своих информационных системах требованиям российского законодательства,

Тем, кто ищет бесплатную замену решениям от Microsoft и Google, стоит обратить внимание на продукты Zoho. Это стандартный набор онлайн-редакторов, который пользователи часто хвалят за простоту и гибкость интерфейсов. «Фишка» текстового процессора Zoho Writer — возможность разместить панель инструментов не сверху, как у большинства редакторов, а слева от страницы с текстом. Также ненужные панели можно попросту убрать. Хотя такая функция есть у многих редакторов, пользователи часто хвалят Zoho за то, как она реализована в этих приложениях с визуальной точки зрения.

У Zoho есть бесплатный тариф с базовым набором функций. В продвинутых версиях доступны такие возможности как подсветка текущей строки, помогающая сосредоточиться на работе с ней, ночной режим для защиты глаз, возможность блокировки фрагментов документа от правок других пользователей, AI-ассистент, выявляющий как грамматические ошибки, так и опечатки или стилистические огрехи на основе контекста.

Среди недостатков продуктов Zoho можно назвать, в первую очередь, отсутствие русскоязычного сайта. Кроме того, иногда пользователи высказывают опасения относительно безопасности своей информации. Сервисы Zoho получили довольно широкое распространение, однако их разрабочик – индийская компания, а индийские IT имеют несколько неоднозначную репутацию. Кроме того, несмотря на сравнительно широкую известность, эта компания — не Microsoft и не Google. Нельзя сказать, что она too big to fall, и это тоже создает определенные риски. В случае покупки разработчика кем-то из глобальных игроков условия обслуживания тоже могут внезапно измениться. Опыт Google показывает, что одной из жертв таких изменений, вероятно, станет бесплатная версия продукта.