Каковы облачные пристрастия австрийских дизайнеров

Наталия, какими сферами увлекаешься?

Занималась маркетингом в ИТ-компаниях, но сменила фокус на UX/UI-дизайн два года назад. Сейчас занимаюсь непосредственно этим — и чатботами. Получила интересное предложение, и теперь работаю в австрийской ИТ-компании, которая разрабатывает программы для крупных корпораций, вроде почтовых служб и банков.

Какие сервисы используешь в работе и для каких целей?

За время своей работы пользовалась различными сервисами, включая JIRA, Битрикс24. Из последнего понравились Asana и Trello.

Asana пользовались в стартапе, где закончила работать. Этот сервис нравится больше всех, в том числе дизайном, поскольку, как дизайнер обращаю внимание на то, как сервис сделан и с визуальной точки зрения. О функциональности: можно комментарии добавлять, подключать людей к обсуждению, прикреплять документы, всё остаётся в истории. И не так давно Asana внедрила доски, такие же как в Trello. Предполагаю, теперь разработчикам Trello придется внедрить что-то своё. В Trello тоже работала, но нравится она меньше, немного ограничены функции, зато более визуально представлены задачи.

JIRA тоже неплохая, в ней работаю как раз с программистами в новой компании. Она лучше подходит для ведения каких-либо проектов разработки, в том числе по Agile, Scrum. Asana же подходит для продакт-менеджмента. маркетинга и продаж. Претензий к JIRA нет. Сервисы заточены под разные задачи.

Пользуюсь двумя почтовыми сервисами — Gmail и Polymail, у последнего UX более оптимизирован. Это почтовое приложение для iOS и Mac. Доступны полезные функции: прочитать позже, напомнить о прочтении через 3 дня.

Из хранилищ больше Google Диск. Dropbox тоже.

С CRM конкретно я не работала, но в прошлой компании использовалась Pipedrive. Это крутой продукт, его сделала небольшая команда из Эстонии. Еще слышала хорошие отзывы об Close.io, которая заточена под продажи.

Для заметок, как и все наверное, использую Evernote.

Для тайм-менеджмента пользуюсь техникой Pomodoro. И чатботом для Telegram Messenger. Обычно, работаю спринтами. Это помогает оптимизировать процессы. Учёта не веду. Знаю, что есть специализированные сервисы, но у меня не было такого вида отчётности.

Для основных задач — Adobe Creative Cloud. Нареканий никаких нет, всё работает гладко.

Для прототипирования не использую облачные сервисы. Для совместной работы использовали InVision, но не так много работала. Проблем не заметила.

PSPDFKit SDK — интересный продукт из Австрии для просмотра и редактирования PDF-файлов.

Для оформления презентаций — Prezi, решение из Венгрии. Мне кажется, это самый популярный сервис, в Австрии по крайней мере. Но не так часто делаю презентации.

Каким мессенджером пользуешься в коллективе?

Я всегда, естественно, убеждаю переходить на Telegram Messenger. Несмотря на то, что это не самый популярный мессенджер, в ИТ-среде встречается на многих проектах. Даже чисто австрийские компании пользуются им для внутренних коммуникаций и организации мероприятий.

Slack — классика, там много интеграций. Можно подсоединить аналитику, чатботов и прочее.

Интегрировала сервисы между собой?

Мне очень нравится интеграция между Google Analytics, Slack и Telegram с помощью чатбота Statsbot. Ты можешь запросить число пользователей на сайте, и будет приходить график, не заходя в Google Analytics.

Ещё Telegram с Gmail, через чатбот GmailBot. Все письма приходят мне в мессенджер, могу оттуда их просматривать.

Довольна всеми сервисами, не хочешь что-то поменять?

Я бы, пожалуй, всё это интегрировала в один интерфейс. Пользовалась многими списками задач — Any.DO, Todoist, Хаос-контроль, Doit.im, Wunderlist. Внедрила наконец GTD. Несколько систем заточены под них. И последнее, чем пользуюсь — Things. Мне важна интеграция и работа на Mac и iPhone. Его посоветовал мой друг. Год уже пользуюсь.

В каких-то из этих сервисов камнем преткновения было то, что они не поддерживали интеграцию с Google Календарь. Неудобно, когда нужно заводить задачи в два приложения.

Оплачиваешь облака или нет?

Пользуюсь подпиской Adobe Creative Cloud. Ещё Pipedrive, Axure, Sketch.

Клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Когда использовали Invision, было такое. Клиенту отправляла ссылку на проект, а он комментировал работу.

И в PSPDFKit SDK. Когда создаешь документ, нет такого, что клиент вносит правки, затем коллеги, а потом ты должен совместить правки разных людей. Все вместе работаем в одном документе, и всё хранится в облаке. И клиентам не нужно ничего устанавливать.

Работаешь с сервисами только в браузере или установлены приложения?

В браузере — Chrome и Safari, чтобы всё автоматически сохранялось и можно было работать с несколькими людьми.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Все. Основной костяк — 10 человек.

Чувствуешь увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Да, потому что многие из нас находятся в регулярных поездках по Европе. Если ты ждёшь, пока кто-то отправит материал по почте, то это затормаживает работу. Когда человек делает работу в онлайне, можешь посмотреть этап разработки. Пользоваться облачными сервисами удобно, это позволяет работать удаленно, в разных часовых поясах.

Какие ещё сферы ты бы автоматизировала в работе?

Связала бы почту и календарь. Например, тебе приходит письмо о том, что нужно внести правки в макет. Сразу отправляешь письмо в виде задачи в календарь, в CRM-систему или в Asana. Такая интеграция доступна, но часть текста всё равно нужно копировать.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаешь, это влияет на их эффективность работы?

Если компания интернациональная, работает в различных часовых поясах, то сложно представить, как она работает без облачных хранилищ от качественных поставщиков вроде Google.

С другой стороны, если используешь облачные сервисы, которые не принадлежат твоей компании, то не можешь гарантировать защиту своих данных. Много примеров в политике, шоу-бизнесе, разработке, когда хакеры могут извлечь данные из хранилищ вроде iCloud. Если данные хранятся на твоём сервере, то их проще контролировать и сохранять безопасность. Но я не специалист по ИТ-безопасности, потому мне сложно сказать.

Что посоветуешь начинающим коллегам по бизнесу?

При выборе инструментов важно то, что каждый член команды вложил усилия для того, чтобы работать с этим сервисом. Для интеграции многих сервисов, требуются моральные усилия. Бывает такое, что сервисы внедряются в команду, и нужен период адаптации. Некоторые легко адаптируются к новым сервисам, быстро начинают использовать их в работе, а есть люди, которые предпочитают использовать только почту. Это усложняет совместную работу.

Советую уделить время интеграции, чтобы каждый человек понимал важность использования новых сервисов. Нужно контролировать процесс на первых этапах, не внедрять большое количество сервисов одновременно, делать это шаг за шагом. Стоит начинать с тех сервисов, которые уже проверены другими компаниями. И использовать пробный период перед покупкой сервиса на каждого члена команды.