Что можно автоматизировать: ТОП-15 бизнес-процессов

Может показаться, что автоматизация нужна только большим компаниям, а вот малому бизнесу для этого сначала нужно вырасти. На деле именно автоматизация помогает любой компании масштабироваться и увеличивать прибыль. Рассказываем, какие процессы стоит автоматизировать и что для этого нужно.

Что можно автоматизировать: ТОП-15 бизнес-процессов

Фото: blog.colobridge.net

Материал подготовлен экспертами сервиса S2 (SalesapCRM)

Для чего нужно автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизация нужна для роста компании. Чем меньше операций придется проводить вручную, тем больше клиентов удастся обслужить.

С помощью автоматизации можно:

  • Сэкономить. Не тратить бюджет и время сотрудников на рутинную бумажную работу, избежать ошибок при сложных расчетах или заполнении отчетов, более эффективно планировать время работы персонала и пополнение запасов склада.
  • Увеличить прибыль. За счет того, что у сотрудников освободится больше времени — его можно будет тратить на клиентов. Компания сможет обслужить больше заказчиков, не нанимая при этом новых сотрудников.
  • Спрогнозировать успех и предупредить ошибки. Программы автоматизации фиксируют все основные изменения в работе бизнеса и показывают их в виде статистики. Руководитель может следить за рабочим временем и эффективностью работы сотрудников, видеть доходы и расходы, анализировать и оперативно реагировать, если что-то идет не так или наоборот — показывает успехи.
  • Улучшить качество обслуживания клиентов. Можно автоматически рассылать сотни смс или email-сообщений одновременно, оформлять накладные на доставку, обзванивать клиентскую базу с помощью робота. Автоматизация помогает сократить количество ошибок и делает доступными многие процессы, которые сложно или невозможно делать вручную.

Для примера возьмем интернет-магазин. Сначала он работал без автоматизации, а потом руководитель решил автоматизировать основные процессы. Вот как выглядело взаимодействие с клиентом до автоматизации и после нее:

  1. Клиент оставляет заявку на покупку товара или сразу звонит менеджеру.
  2. Менеджер отправляет клиенту письмо с реквизитами и вручную рассчитанным счетом для оплаты.
  3. Ждет, пока клиент оплатит счет, лично уточняя в бухгалтерии или в банке, пришли ли средства.
  4. Еще раз уточняет у клиента правильность всех данных для отправки и отправляет товар со склада по адресу доставки.
  1. Клиент отправляет товар в корзину, оформляет его самостоятельно: заполняет поля с адресом доставки, оплачивает с помощью онлайн-банкинга.
  2. Менеджер получает уведомление об оформленном и оплаченном заказе. Товар отправляется со склада по адресу доставки.


Работа без автоматизации бизнес-процессов Работа с автоматизацией процессов
Клиент оставляет заявку на покупку товара или сразу звонит менеджеру.Клиент отправляет товар в корзину, оформляет его самостоятельно: заполняет поля с адресом доставки, оплачивает с помощью онлайн-банкинга.
Менеджер отправляет клиенту письмо с реквизитами и вручную рассчитанным счетом для оплаты.Менеджер получает уведомление об оформленном и оплаченном заказе. Товар отправляется со склада по адресу доставки.
Ждет, пока клиент оплатит счет, лично уточняя в бухгалтерии или в банке, пришли ли средства.
Еще раз уточняет у клиента правильность всех данных для отправки и отправляет товар со склада по адресу доставки.


Без автоматизации оформление заказа может растянуться еще на несколько пунктов. Все зависит от особенностей бизнеса. Например, для компании автоперевозок оператору приходится еще и делать сложный расчет, учитывая множество факторов, которые влияют на общую сумму услуги.

Чем больше операций нужно делать вручную, тем выше вероятность ошибки и меньше оперативность.

Какие процессы можно автоматизировать

Мы собрали 15 основных процессов.

Управление продажами

Для управления отделом продаж используются CRM-системы (amoCRM, Битрикс24, S2, Мегаплан). С их помощью можно создавать карточки для каждого клиента, закреплять за ними менеджеров, ставить дедлайны, записывать разговоры и прослушивать их, формировать сценарии для общения с клиентами и отслеживать результаты работы.

  1. Постановка и распределение задача между менеджерами
  2. CRM-система автоматически открывает заявку при добавлении нового контакта, назначает менеджера, ориентируясь на параметры заявки: регион, источник, сумма, тип услуги или товара.

  3. Напоминание менеджерам о незакрытых задачах
  4. CRM самостоятельно меняет статус сделки, когда совершаются какие-то действия. Когда подходит срок выполнения задачи, она обязательно напоминает об этом сотруднику внутри системы, по почте или в мессенджере. Забыть о клиенте невозможно.

  5. Обновление и поддержка актуальности данных о клиентах
  6. Системы управления продажами не только сами захватывают заявки, но и обновляют по ним статусы и вносят изменения в карточки клиента. Менеджерам не нужно каждый раз записывать все детали по новому заказу — об этом заботится CRM. Сотрудник не держит в голове никаких деталей по сделке, а просто смотрит в карточку и сразу понимает ситуацию.

  7. Рассылка уведомлений
  8. Менеджерам не нужно каждый раз перезванивать клиентам, чтобы сообщить о состоянии заказа, о дате мероприятия и т.п. CRM автоматически отправит sms или email-сообщение.

  9. Анализ качества работы отдела продаж
  10. Руководитель может посмотреть статистику по работе каждого менеджера: сколько было звонков, встреч, писем, завершенных сделок. Легко вычислять лентяев и тех, кто старается.

Интерфейс CRM-системы S2

CRM-система S2. Фото: salesap.ru

Рассылка sms, email и цепочек писем

Отправить 100-1000 сообщений вручную — очень долго и дорого. Автоматизировать этот процесс помогают ESP-системы (GetResponse, UniSender, Mailchimp).

  1. Отправка sms и email-писем клиентам
  2. С помощью системы для отправки массовых рассылок можно создать макет письма в блочном редакторе, загрузить базу клиентов и в один клик отправить email-сообщение по всем контактам.

  3. Составление цепочек писем
  4. Серии писем — это sms или email, которые отправляются в зависимости от того, как пользователь отреагировал на предыдущее письмо. Вы составляете сценарий, а система сама ему следует.

Сервис рассылки электронных писем Unisender

Сервис email-рассылки UniSender. Фото: www.unisender.com

Работа с сайтом

  1. Администрирование сайта
  2. Осуществляется с помощью CMS-систем (WordPress, Tilda). Чтобы ими пользоваться и вносить любые изменения в структуру сайта, не нужно быть программистом. Все действия выполняются через админ-панель CMS-системы и доступны любому пользователю.

Конструктор сайтов Tilda Publishing

Конструктор сайтов Tilda. Фото: tilda.cc/ru

Управление рабочим временем персонала

  1. Учет рабочих часов по каждому сотруднику, назначении отпуска, зарплаты, премий.
  2. Автоматизировать этот процесс можно с помощью HRIS/HRM-систем (Hurma, Bamboohr). В таких сервисах можно следить за рабочим временем персонала, количеством рабочих и выходных дней, принимать заявки на отпуск, автоматически составлять и отправлять отчеты в бухгалтерию в конце месяца.

HRIS/HRM-система HURMA. Фото: hurma.work

Бухгалтерия

Для автоматического управления финансами используются продукты 1C и различные бухгалтерские сервисы (Delovod, Моё дело, Контур, Небо, Мои финансы).

  1. Выставление счетов клиентам, расчет налогов, зарплат, составление отчетов и актов
  2. Бухгалтера не будут заниматься всем этим вручную. Вся база данных автоматически ведется и обновляется в программе. Все, что нужно делать бухгалтеру — это нажимать кнопки, чтобы сделать расчет зарплаты в конце отчетного периода, подготовить отчет и уплатить налоги на нужные банковские счета. Договора со счетами для клиентов вообще не требуют участия бухгалтера.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело»

Документооборот

С помощью автоматизации (1C: Документооборот, Контур.Диадок) можно освободить значительную часть времени, которое тратится на заполнение документов, выставление счетов и составление коммерческих предложений.

  1. Заполнение документов
  2. Система будет автоматически заполнять документацию по составленному сценарию. Она возьмет все данные из карточки клиента и сделки.

  3. Создание счетов
  4. Как только клиент готов заплатить, система автоматически выставит и отправит ему счет.

  5. Составление индивидуального коммерческого предложения
  6. Если заранее настроить несколько формул КП под разные ситуации, менеджер сможет составить коммерческое еще во время телефонного разговора и сразу отправить его клиенту.

Программа для документооборота Диадок

Программа для документооборота Контур.Диадок. Фото: wiki.diadoc.ru

Работа склада

Для автоматизации используются системы товароучёта (Мой Склад, Контур, Большая птица, LiteBox). Они помогают анализировать расходы и доходы, видеть, на какие позиции есть спрос, а на какие нет, избегать недостатка или избытка товара.

  1. Управление складом
  2. Руководителю не нужно будет ориентироваться на «чутьё». Он сможет сам регулировать наполнение склада, закупать то, что нужно и отказываться от невостребованных позиций, а еще следить за продуктивностью работы персонала, ростом выручки прибыльными часами работы.

Сервис складского учёта «Мой Склад»

Программа для управления торговлей и складского учета «Мой Склад». Фото: allcrm.ru

Подготовка персонала к работе

С помощью систем автоматизации можно легко и не затрачивая времени обучать новичков или улучшать навыки опытных сотрудников. Для этого используются вебинарные платформы, чат-боты и конструкторы тестов (iSpring, GetCourse).

  1. Обучение сотрудников
  2. Автоматизация поможет настроить сценарий обучения и применять их к каждому новому сотруднику. Когда на работу приходит стажер — он сразу начинает пользоваться программой, в которой уже прописан онлайн-курс. Он его проходит, постигает все тонкости своей работы и сдает тест на профпригодность. И все это без участия других коллег.

Сервис для дистанционного обучения сотрудников GetCourse

Платформа для обучения GetCourse. Фото: getcourse.ru

Вывод: как понять, когда нужно автоматизировать бизнес-процессы

Вот ряд признаков, по которым вы сможете определить, что вам нужна автоматизация:

  • у вас очень много задач, которые отнимают массу времени;
  • менеджеры часто совершают ошибки;
  • сложно контролировать работу сотрудников;
  • упало число новых заявок, хотя менеджеры все так же активно работают;
  • клиенты не возвращаются после покупки или заказа услуги.
  • сложно обеспечивать персональный подход к каждому клиенту.

Автоматизировать можно любой процесс. Чем больше операций будет выполнять программа, тем больше времени освободится на то, чтобы уделять внимание клиентам, повышать качество сервиса, а со временем расширить свой бизнес — продавать больше товаров и оказывать больше услуг.

Упомянутый сервис

S2 (SalesapCRM) Облачная CRM-система для управления компанией: учет клиентов, сделок и финансов, запись клиентов, шаблоны документов, sms и email-рассылки. S2 поможет навести порядок в отделе продаж, облегчить контроль и повысить прибыль.
Облачная CRM-система для управления компанией: учет клиентов, сделок и финансов, запись клиентов, шаблоны документов, sms и email-рассылки. S2 поможет навести порядок в отделе продаж, облегчить контроль и повысить прибыль.

Больше интересного

Актуальное

Microsoft Edge получит сразу несколько новых функций
OneDrive получил 64-битную версию
Тревожные подробности о работе финтех-приложений обнародовали исследователи
Ещё…