Как управлять инвестициями на 0,51 млрд рублей в amoCRM, Asana и Evernote?

Данил, расскажете о компании и её достижениях?

Мы первые в России реализовали краудфандинг коммерческой недвижимости. Берём большие объекты недвижимости, создаём паевый инвестиционный фонд для каждого объекта, и эти объекты долями продаем частным инвесторам. Любой человек, у которого есть 500 тысяч рублей, может проинвестировать в хороший объект. Уже год продаём, закрыли две сделки. Под нашим управлением находятся активы на полмиллиарда рублей.

Большая проблема — привлечь частные деньги в России. Институт коллективных инвестиций с 90-х годов, с момента появления финансовых пирамид и несистемных инвестиционных фондов, дискредитирован среди населения. Многие люди потеряли деньги. Сейчас мы чуть ли не единственные на рынке, кто может качественно продавать паевые фонды. Думаю, что к концу следующего года объем активов увеличится вдвое. Не так много стартапов, которые могут делать выручку в полмиллиарда за год.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

У нас всё стандартно. Есть Google Диск, где храним текущие документы по проектам — по маркетингу, финансам, юридическим вопросам. Часть документов редактируем с помощью Google Документы. Google Таблицы не пользуемся, предпочитаем классические продукты Microsoft Office, поскольку подрядчики не готовы работать с иными. Плюс Gmail, ей все пользуются. С этого начинается облачная инфраструктура компании.

Для трекинга продаж — amoCRM, расширенную версию. Она максимально интегрирована с сайтом. всё взаимодействие автоматизировано: каждый звонок, каждое письмо учитывается в CRM. Телефония тоже облачная. Mango-Office используем в качестве оператора связи, а onlinePBX — виртуальной АТС.

На момент подключения у Mango-Office не было открытого API для прямой интеграции с сайтом и amoCRM. Их собственная CRM показалась нам перегруженной и не слишком удобной. В связке с Mango-Office у нас OnlinePBX который интегрирован с amoCRM и с нашим сайтом, для звонков используем софтофоны вместо обычных аппаратов: Telephone на Mac Os и PhonerLite на Windows.

Для трекинга задач — Asana. К ней привязаны все подразделения. Все там обмениваются задачами, кроме отдела продаж.

Ещё Evernote, там храним базу знаний: есть большой набор блокнотов с общим доступом — база знаний по продажам, по сервисным вещам, по рабочим процессам. И ранее хранили шаблоны писем, до внедрения рассылочного сервиса SendinBlue. Этот сервис используем для маркетинговых, транзакционных писем, почти для всех коммуникаций. Раньше использовали провайдера MailChimp — Mandrill. Он перестал существовать как отдельный сервис, поэтому ушли в SendinBlue.

Ещё Mockingbird с историей мокапов. Там проектируем интерфейс, и ведём изменения по сайту. В режиме онлайн в комментариях идёт процесс согласования макета. Это для корпоративного сайта — личный кабинет, страницы и так далее. Весь процесс от проектирования до готового дизайна идёт там и в Asana.

И пользуемся Tilda Publishing. На ней работает весь наш блог. Всё, что там есть, размещается через Тильду. И ещё применяем её как генератор лендингов для рекламных кампаний.

Возникали ли проблемы при поиске и внедрении CRM?

Сразу начали с amoCRM работать, с момента старта компании. Есть определённые проблемы. Она недостаточно гибкая для тонкой настройки каких-то процессов. Справляемся сторонними надстройками, силами наших программистов и наёмных подрядчиков. Сделали дополнительную аналитику. Не устраивает встроенная, потому что она не репрезентативна в нашем случае. Аналитика amoCRM не справляется с длинными циклами сделки. Приходится пользоваться аналитикой на наших серверах. Она грузит всё из amoCRM и структурирует у нас.

У меня лично был опыт использования Битрикс24. Она тоже удобная, может заменить одновременно amoCRM, Google Диск, Asana и 90 % всего остального. Единственный минус — это такой комбайн, в котором много лишних функций. У тебя есть круг задач, а перед глазами лишний интерфейс, который мешает сосредоточиться на главном.

Кроме Asana использовали другие менеджеры задач?

В Aktivo всеми инструментами пользуемся с первого дня. Много инструментов для задач использовал. Был опыт работы с ПланФикс в собственном агентстве, он заменял всё, нравился. С клиентами там общались. Работал с простыми, вроде Teamer. Ещё с Trello, там вели разработку одного конкретного проекта в том же агентстве. На доске методом «псевдоскрам» вытаскивали, проект был объёмный. Клиенту нравился Trello, попросил работать именно там. Мне сервис тоже нравится. Но у нас сейчас это не применимо.

На старте в Aktivo нужна была система для трекинга: понимать какой объём, задач, какие они, на ком. За два часа сравнили продукты и приняли решение. Asana была самой выгодной для маленькой команды. Больше не искали альтернативы. Моя позиция: не инструмент красит компанию, а компания — инструмент. Я не сторонник перебирать сотни сервисов.в поисках самого подходящего. Проще взять какой-то и встроить наши рабочие процессы.

Читал вашу статью про 20 сервисов и отметил некоторые моменты для себя... Пытались ещё пользоваться Wunderlist. Нам не хватило его функций, поэтому отказались.

Оскар Хартманн, основатель AKTIVO

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

WhatsApp Messenger и Telegram Messenger. В Whatsapp есть два чата, где общаются основатели компании. В Telegram есть чаты с подрядчиками, с моими подчинёнными, с отделом продаж и так далее. Вполне довольны, Telegram отлично ставится на десктоп.

Пытались перейти на Slack, но он не очень-то у нас пошёл. Видимо, надо более системно к этому подходить. Попробовать сказать сотрудникам: «Ребята, давайте всё писать в Slack»: Но много других дел, кроме того, чтобы переходить из одного чата в другой. Оставили Telegram.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Я доволен всем, чем пользуемся. Возможно, добавим что-нибудь. Активно ищу сервисы кросс-канальной аналитики. Не нашел подходящего. Что-то типа Roistat, но он не очень нравится.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Где выходим за рамки, там платим — за amoCRM, Google для бизнеса, но, по сути, за всё платим, кроме Asana.

C сервисами работаете только в браузере или через приложения?

Я очень люблю приложения. Но часто бывает так, что их нет. У каждого сотрудника есть ещё корпоративный Microsoft Outlook, вся почта привязана туда.

Пользуетесь Telegram-ботами?

Лично пользуюсь Freebooksbot, хотя обычно книги покупаю, ботом Яндекс.Переводчика, StatsBot, который подгружает статистику из Google Analytics и присылает её каждый день, ещё Qlean для общения с техподдержкой.

Сколько человек из компании работают в облаках?

20.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Есть мой личный лайфхак для ускорения работы по сайту: иногда быстро накидываю в Тильде дизайн страницы, потом отдаю программистам со словами: «Мне надо также, только у нас». Использую её как генератор дизайна. Супер лайфхаков нет, мы не ИТ-компания, и всё прозаично.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их эффективность работы?

Нужно понимать почему люди не переходят в облака. Мы сами храним за VPN персональные данные клиентов. Облака не всегда безопасны. С другой стороны, если компания совсем не пользуется современными технологиями, она теряет в эффективности: коммуникационная цепочка вырастает, транзакционные расходы возрастают.

Мы стараемся автоматизировать любой процесс, отлаженный вручную. Не пытаемся автоматизировать то, что не понимаем ещё как делать. Это важно для любого стартапа. Если вы точно знаете каждый элемент рабочего процесса, то имеет смысл автоматизировать. Если он ещё не отлажен, то автоматизация — глупая затея. Вероятно, придётся ещё 10 раз всё переделать.

У нас, например, полностью автоматизирован документооборот: клиент дает персональные данные, затем всё происходит автоматически. Никто не заполняет документы. Достаточно сделать два клика, и любые изменения будут внесены. Автоматизированы отправка писем, часть задач в Asana, выставлены повторы на регулярные задачи.

Знаете ли такие компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Не знаю. Думаю, таких компаний нет. Нет, к сожалению, стандартного протокола обмена данными между сервисами. У каждого продукта свой API, поэтому появляются всякие Zapier, IFTTT. Они пытаются стандартизировать общение программ между собой. Это не всегда получается хорошо. Облака не очень готовы к тому, чтобы вся работа компании строилась на них.

Я знаю много компаний, в которых автоматизировано вообще всё. Но облака там участвуют постольку-поскольку: где они нужны, там внедряются; где не нужны — разрабатываются собственные решения. К примеру, у «Додо Пицца» превосходная информационная система — автоматизировано всё от сборки пиццы до доставки, но облака, думаю, не так активно участвуют. Знаю, что Google Таблицы используют для выгрузки данных из ИС, но это не значит, что ИС тоже облачная.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Рекомендовал бы начинающим предпринимателям сразу обратить внимание на структурирование данных. Всё, что происходит, нужно помещать в систему управления задачами, собирать базу знаний и приводить в порядок документы, чтобы через год не возникло проблем.

И подход к выбору продуктов должен быть системным. Нужно точно понимать для чего используете тот или иной продукт. Не все отдают себе отчёт в том, для чего нужен тот иной сервис. У нас сервисы минимизированы. Если понимаем, что можно обойтись без нового сервиса, то не будем его использовать. Любой сервис требует интеграции с бизнесом, с процессом. Я призываю к тому, чтобы в бизнесе была системность. И решения принимались исходя из того, как это вписывается в вашу систему — принятия решений, управления задачами, продаж, рабочих процессов и так далее.

Нужно думать о выручке, продажах и клиенте. Даже если нет аналитики, плохо с маркетингом, но при этом продукт покупают, значит продукт востребован. И востребованный продукт будет продаваться, даже если всё плохо и никакие сервисы не используете. Самое главное — продукт и системность.