Возможна ли в искусстве автоматизация?

Фото с выставки Леонида Афремова в Москве 2014 года

Мария, расскажите в двух словах о компании, о её достижениях.

Наша компания сотрудничает с иностранными художниками, которые хорошо известны, но еще недостаточно представлены на российском рынке. Здесь мы производим и продаем через интернет официальную продукцию с их картинами — от аксессуаров до одежды, ну и, конечно, классические репродукции для интерьера. Также с нашей помощью можно заказать и привезти в Россию их живопись, несколько раз проводили выставки.

Сейчас еще остались сферы деятельности, где можно обойтись без использования интернет-ресурсов. Но для ведения бизнеса, особенно в интернете, использование полезных сервисов — это неотъемлемая часть работы и основное условие для тех, кто стремится оптимизировать собственное время и повысить эффективность.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

У нас очень маленькая команда, бизнес буквально семейный, очень многие работы заказываем на аутсорсе или отдаем партнерам. Для обмена информацией внутри команды и с партнерами используем электронные документы, диски, мессенджеры.

Рассказываю, какие сервисы помогают в работе нам:

• Собственные интернет магазины и онлайн журнал на artistina.ru. Все CMS бесплатные, для бюджетного старта и доработки.
• Яндекс и Google — поиск любой информации
• Gmail для корпоративной почты.

• Google Документы, Google Таблицы — хранение и обмен информации с коллегами и партнерами, подготовка отчетов. В Google очень удобны совместный доступ к документам, гибкая настройка доступа. Только немного нервирует постоянное муссирование судьбы иностранных сервисов в России. Мы были подключены еще на бесплатном тарифе, так что пока продолжаем пользоваться без оплаты.
• Google Диск и Яндекс.Диск — хранение и обмен файлов с партнерами. Активно пользуемся предоставлением доступа по ссылке.
• Яндекс.Метрика и Google Analytics — веб аналитика по сайтам.
• Яндекс.Вебмастер, Google Search Console — инструменты вебмастеров.
• Яндекс.Wordstat — статистика поиска по запросам.

Фото с выставки Леонида Афремова в Москве 2014 года

• Google Формы — быстрое создание форм сбора информации, опросов и тому подобного. После сбора информации автоматически строится агрегированный график с результатами, который можно отправить партнерам или коллегам.
• Google Контакты — синхронизация списка контактов на различных устройствах.
• Яндекс.Директ, Facebook.AdsManager — создание рекламных интернет кампаний.
• Переводчик Google — быстрая помощь с переводами, но нужно осмысленно подходить к результату, не доверять слепо.
• Онлайн банк от Промсвязьбанк — работа с корпоративным счетом. Не все удобно, но видно, что сервис постоянно развивается. Довольно хорошо работает техподдержка, клиентоориентированный подход, все технические проблемы решаются очень оперативно. Хотелось бы еще получать смс или хотя бы письмо о зачислениях на счет. Тем более, возможность подключения в приложении есть, но это требует какого-то полного договора обслуживания, нет времени разобраться. Приложение обновляется автоматически при запуске, это удобно, но иногда бывают сбои.

• Моё дело — онлайн бухгалтерия, сдача отчетности, консультации бухгалтера, юриста. Несколько лет и в нескольких фирмах использовали сервис для самостоятельной подготовки отчетности. Но давно уже перешли на полное бухгалтерское сопровождение. Сервис не без косяков и приходится все-таки вникать в нюансы для того, чтобы контролировать процесс, даже при полном сопровождении, но на «собственного» или частного бухгалтера не переходим принципиально, так как тут все вопросы с обновлением штата и технические решаем не мы, а цена вопроса вполне приемлемая — это подходит. При простом наборе операций, например, предоставлении нескольких услуг, сервис довольно удобен и экономичен. При расширении типов операции вникать все-таки придется.
• WebConsult — онлайн консультант для сайтов. Удобен тем, что даже если консультант не онлайн или сервис не оплачен, есть возможность отправить письмо с сайта.
• Онлайн кабинеты на сайтах партнеров для передачи заявок на производство.
• Robokassa — онлайн шлюз для приема платежей. Выделен персональный менеджер, через которого действительно удается оперативно получать ответы и решать вопросы. Быстро предложили решение проблемы с новым законодательством по онлайн-кассам и переход был довольно безболезненным. Их детище, Robo.market, пока немного сыроват, как в плане техническом, так и в плане продаж, но мы все равно продолжаем интеграцию.
• Interkassa — онлайн шлюз для приема платежей. Несколько лет работали с ними, а потом перешли к конкурентам. В какой-то момент началась смена банков, владельцев. Стало зашкаливать количество документов, которые нужно было постоянно оформлять и отправлять. И подключенных магазинов у нас было несколько, и в какой-то момент это просто надоело.

Открытки с картинами Леонида Афремова

• UniSender — сервис массовых email и sms рассылок. Удобен готовый модуль подключения для нашей CMS.
• Seopult — сервис автоматического продвижения сайтов.
• ВКонтакте, Facebook, Instagram, Ярмарка Мастеров, Avito, Robo.market — дополнительные витрины для интернет магазинов, анализ и наблюдение за конкурентами, отслеживание новостей партнеров.
• SmmBox — отложенный постинг в социальных сетях. Довольно удобно, есть с чем сравнить. Отзывчивая техподдержка, постоянное развитие, приемлемая стоимость.
• ОптЛист — поиск оптовых покупателей.
• PressFeed — поиск заинтересованных площадок для публикаций. Есть бесплатный тариф.
• Сайт центробанка — актуальные курсы валют и их история.
• Сайт ФНС — актуальная информация по налогам.
• Сайт Почты России — проверка статуса доставки заказов.
• Интернет журналы «Коммерческий директор», Shopolog, TexTerra — полезные статьи и кейсы.
• Правовед.Ру — юридические консультации.
• WhatsApp Messenger, Skype — мобильная и веб версии. Для консультаций клиентов, переписки с сотрудниками и партнерами. Особенно удобно с использованием веб-версии WhatsApp. Рекомендую всем, кто еще не в курсе.
• Студия Артемия Лебедева, Text.ru — полезные онлайн сервисы для работы с текстом.
• YouTube — полезные каналы, инструкции по настройке сайтов, рекламы и так далее.
• YouDo — поиск помощников.
• Evernote — «продвинутая» записная книжка, в которой составляю все списки и чек-листы. Когда нужен совместный доступ к чек-листу, просто делаем документ в Google с совместным доступом.
• «Зожник» — электронный журнал о полезном образе жизни. Главный помощник в поддержке здорового духа в здоровом теле, что для работы немаловажно. Есть онлайн-приложение для учета калорий и планирования тренировок.
• KidsOut — вызов беббиситтера, возможность экстренного вызова помощника для ухода за детьми. Очень помогает совмещать семью и работу, но, к сожалению, хорошо работает только в пределах Москвы, в Подмосковье помогает уже хуже.

Фото с выставки Леонида Афремова в Санкт-Петербурге 2015 года

Есть ли у вас потребность использовать сервисы для импортозамещения?

Для импортозамещения мы никаких специальных сервисов не применяем. Мы по сути и есть российский аналог зарубежных сервисов по продаже авторской продукций по тем художникам, с которыми мы работаем. Все производство у нас организовано через партнеров, работающих в Москве или рядом. Про нашу продукцию можно смело говорить «Сделано в России».

Интегрировали ли сервисы между собой?

По мере роста объемов заказов, информации и при возникновении экономической целесообразности сервисы стараемся интегрировать между собой, ищем пути оптимизации процессов. Полностью автоматизированных обменов информацией у нас не очень много, чаще всего есть промежуточный «ручной» этап выгрузки и загрузки данных. Например, между кабинетами интернет-магазинов и службами доставки, онлайн-кабинетами партнеров по производству и учетными системами.

По профессии я программный аналитик, мне в этом плане гораздо легче — в части автоматизации обработки данных и интеграции систем я с удовольствием продумываю некоторые вещи, а иногда и делаю сама.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились и вы привыкли к ним? Или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Из негативного опыта использования интернет-сервисов смогла вспомнить только fl.ru. Подробностей уже не вспомню, но суть в том, что в самом начале по неопытности из-за копеечной доработки сайта мы попали на долгосрочные проблемы со сдачей отчетности в ПФР — сервис комиссию со сделок брал, но совершенно не обеспечивал нормальных документов.

Фото с выставки Леонида Афремова в Москве 2014 года

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

По всем сервисам везде, где это возможно, стараемся использовать и для пробы, и для дальнейшей работы бесплатные тарифы, на платные услуги переходим только при необходимости.

Если бесплатных тарифов нет, то все зависит от минимально возможной суммы оплаты для пробы. Если деньги небольшие, то экономим время, просто оплачиваем, смотрим как работает, не нравится — отказываемся. Если сумма значимая, то сначала более внимательно изучаем отзывы, презентации, оферты.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Лично я для планирования и хранения и личной, и рабочей оперативной информации пользуюсь бесплатной версией планировщика Evernote. Очень удобно то, что в нем информация хранится на сервере, и у меня всегда есть к ней доступ как с ноутбука, так и с телефона. Телефон — одна из двух основных рабочих станций, и на нем всегда хороший интернет, настроен доступ и установлены нужные приложения. Есть почти все, что нужно для поддержки рабочего процесса и эффективного выполнения личных дел.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Довольно много информации еще обрабатывается вручную, есть еще поле деятельности для усовершенствования процессов, для этого приходится и работать с партнерами, запрашивать изменение предоставление их данных. Вообще наличие нормального онлайн-кабинета у партнера, его мобильной версии или приложения, возможность в любой момент обратиться и получить самостоятельно информацию по заказам в удобном формате, выделение персонального менеджера, к которому можно обратиться напрямую по любому вопросу — немаловажные факторы при выборе тех, с кем мы будем работать.

Если такого сервиса нет, то просто невозможно масштабировать бизнес, так как очень многие вещи мы производим под заказ поштучно. Партнеры без таких возможностей всегда остаются «про запас».

Фото с выставки Леонида Афремова в Москве 2014 года

Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

По опыту общения с владельцами собственных бизнесов, другими директорами я понимаю, что на выбор облачных сервисов легче решаются люди более молодых поколений. Более взрослым людям сложнее перейти на такую распределенную модель данных, больше страхов перед новым. Если таких страхи есть у стартаперов — это скорее фобии. Большую роль здесь еще играет «вес» бизнеса, риски раскрытия финансовой или, например, эксклюзивной технологической информации. У новичков бывает склонность переоценивать вес имеющихся на начальном этапе наработок, со мной такое тоже было.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Всем начинающим коллегам я хочу посоветовать отбросить страхи и скорее приступать к делу. Максимум сил на начальном этапе стоит направлять на продажи — поиск оптовых покупателей, рекламу, раскрутку сайтов и так далее. И параллельное развитие собственных мощностей, внутренние процессы должны легко масштабироваться по количеству клиентов. Для этого используйте все возможные способы оптимизировать собственные затраты, в том числе при помощи онлайн-сервисов.