Инструмент окупается с первого дня его использования

Можно ли сэкономить неделю работы высококлассных специалистов с помощью облачных сервисов? Оказывается, это вполне посильная задача. О том, как SaaS-инструменты изменили его бизнес, какие задачи помогают решить, насколько увеличилась продуктивность команды, рассказал Виталий Романов, СЕО агентства Hiclick.

Виталий Романов, СЕО агентства Hiclick. Фото из архива автора

Сервисы, которые использует в бизнесе:

К50 — dashboard и коллтрекинг;
CoMagic — колтрекинг;
Битрикс24 — проектная деятельность,постановка задач, CRM, генерация лэндингов, корпоративный чат;
Альбато — интеграции для передачи лидов с рекламных систем на email клиентов;
ПланФикс — финанализ;
Keycollector — сбор семантического ядра, его структурирование и чистка;
SEO powersuite — оптимизация работы SEO-специалиста;
PowerBI — визуализация данных;
SEO reports — автоматизация отчётов для клиентов;
Power query — проверка ошибок 404 в рекламных кампаниях;
Google Search Console — проверка адаптивности мобильности сайта;
Таргет — сбор целевой аудитории для target рекламных систем.

CRM — всему голова!

В первый же день работы компании мы запустили в работу CRM. Это была платформа SalesMax от Mawisoft. Кстати, я и сейчас ее рекомендую всем, кому не нужны мегамонстры с кучей возможностей. Это очень функциональная CRM, позволяющая не только вести учет коммуникаций с клиентом, но и выписывать нормальные бухгалтерские документы, делать акты сверок, выписывать автоматические договоры (заполнять шаблон договора), очень понятные и простые отчеты по поступлению денег, отличный финансовый учет по расходам (мне его вполне хватало и даже ПланФакт не требовался).

А главное — это интерфейс. Он простой и наглядный. Даже начинающий менеджер осваивал его за пять минут и работал в нем быстро и точно. Система имеет специализированные решения для нескольких отраслей бизнеса.

Как только нас стало больше четырех человек, то была внедрена первая проектная программа — Мегаплан. Он имеет более удобный интерфейс чем Битрикс24, но впоследствии мы перешли на него.

Внедрение и CRM, и, в дальнейшем, других сервисов, коллектив воспринял с оптимизмом. Все члены нашей команды обладают системным мышлением, нам всем важно, чтобы все задачи были выполнены в срок, ничего не забыто, все нюансы учтены. Поэтому, по сути, мы ни дня мы не провели без различных облачных сервисов.

По мере усложнения бизнеса, приходилось внедрять новые и новые инструменты. Каждый сервис используется для решения своих задач.

Keycollector — экономит время специалистов по сбору семантики, делает результат это деятельности более качественным.

SEO reports — молодой сервис. Он частично решает нашу задачу по предоставлению клиентам типовых отчетов по рекламным кампаниям. С нашей помощью они доработали его до функциональной модели.

С помощью Power Query мы также экономили время специалистов, снимали с них рутинные задачи.

CoMagic очень радует своей отзывчивостью, готовностью внедрять новое. Мы часто предлагаем идеи и некоторые из них были разработаны и внедрены для всех клиентов в довольно сжатые сроки. Очень автоматизированные ребята, хорошая сплоченная вовлеченная команда разработчиков. Сервис соответствующий.

Битрикс24 — громадный монстр, который создан решать задачи, как малого бизнеса так и корпораций. У меня технический бэкграунд (юниксы, серверы), поэтому считаю себя достаточно компетентным, чтобы разобраться в любой технологии. Однако же именно Битрикс24 стал проблемой. Взаимопонимание с этой платформой у нас началось только с третьего раза. Начал смотреть вебинары и обучающие ролики, читать статьи, инвестировать время. И только тогда мы с этим сервисом подружились по-настоящему.

Сейчас мы реализуем на Битрикс24 очень интересные вещи. Это и классические воронки продаж с туннелями на различные этапы, и сегментация клиентов по определенным параметрам и генерацией особых задач по каждому сегменту.

Задача Битрикс24 — сделать рутину незаметной, снять с сотрудников ручной труд, упростить. Чтобы использовать сервис хотя бы на 30 % его возможностей, нужно быть продвинутым специалистом. Даже «технарь» без бизнес-опыта (процессы в компании) тут бесполезен. Именно поэтому растут как грибы его интеграторы. О нём можно отдельно много говорить.

Альбато — удобная штука для тех, кто делает системный маркетинг. Сервис помогает связать и использовать между собой процессы в различных экосистемах. Например, лид из рекламной системы может передаваться с помощью сервиса в Битрикс24. Хотя последний уже умеет это делать нативно, для Альбато находятся сферы применения.

Как уже писал выше, каждый инструмент решает какую-то задачу. Чаще всего речь идет об увеличении производительности сотрудника вместе со снижением количества ошибок и увеличением качества результата. Для сотрудника это всегда снижение ручного труда.

От калькулятора до визуализации данных

В нашей практике есть интересный кейс, который позволил постоянно экономить целую рабочую неделю наших специалистов в месяц. Речь идет о совместной с разработчиком «прокачке» сервиса доработке сервиса К50:BI. В результате совместной работы над продуктом, калькулятор превратили в визуализатор данных из рекламных систем. Подробно кейс описан в блоге разработчика.

Для нашего агентства важной задачей является соблюдение KPI. Но чем больше становится клиентов, тем сложнее уследить, насколько качественно ведётся каждый из них.

Основные клиенты агентства Hiclick — это автодилеры. Этот сегмент имеет довольно много стандартов. Один из них — трансляция рекламной кампании (РК) в оговоренный период. Для этого нужно равномерно распределить бюджет. Чтобы расход был одинаковым, наши специалисты проверяют РК каждый день, корректируя ставки. Каждый из специалистов Hiclick ведет целый пул проектов, этот мониторинг и коррекция занимают очень много времени. Ресурс можно задействовать на повышение эффективности РК.

Мы решили автоматизировать задачу.

Агентство Hiclick. Фото из архива Виталия Романова

На самом старте, когда мы работали с небольшим количеством проектов, первым инструментом был калькулятор. Загружая каждый аккаунт, специалист считал плановый ежедневный расход вручную.

С ростом количества проектов такой мониторинг занимал всё больше и больше времени. Тогда агентство перешло на автоматизацию подручными средствами, а именно с помощью Microsoft Excel. Создавались файлы со списком проектов, для каждого из них задавались формулы расчёта расхода за текущий день на основе введённых данных: количество дней до конца РК, остаток бюджета, расход бюджета за текущий день (день проверки)

Взаимодействие сотрудников с инструментом K50:BI отличалось коренным образом. Если РК запущена на постоянной основе, то для контроля специалист агенства просматривал данные за последние 1-2 дня. Если плановый расход отклоняется от фактического менее, чем на 50 рублей, то ставки не корректируются. Также на этом шаге во внимание берутся кол-во трафика и CPC.

Если всё в норме — просматривается следующий клиент.

Если, например, расход примерно равен плановому, а CPC резко вырос на фоне снижения трафика — это является сигналом для более глубокой проверки РК. Если специалист видит скачки расхода изо дня в день, то увеличивает интервал до недели, чтобы понять, стоит ли корректировать ставки или вносить изменения в РК. Бывают ситуации, когда средний дневной расход в течение недели примерно равен плановому расходу в текущий день, в таком случае никаких изменений вносить не стоит.

Сервис получал данные из нескольких источников. Это статистика Яндекс.Директ из 91-го аккаунта, остатки бюджетов по аккаунтам, CSV-файл с датами окончания РК и именами специалистов. Между собой все источники связаны и содержат информацию по расходам и аккаунтам, о менеджерах и дате окончания РК.

Агентству было важным возможность задавать двойную сортировку в таблицах. В начале работы с К50:BI такой возможности не было. Однако через некоторое время К50 реализовали возможность двойной сортировки, что упростило агентству жизнь.

К чему привело внедрение автоматизации отчётности через К50:

все данные о клиентах собраны в одном месте, что позволяет строить отчёты в нужных срезах;
менеджеры в любое время суток могут быстро проконтролировать расход по клиентам, а освободившееся время использовать для оптимизации рекламных кампаний;
после полноценного внедрения BI-мониторинга в работу, каждый из специалистов стал экономить около 7-8 часов в месяц, а это целый рабочий день! А таких специалистов семь. Таким образом, ежемесячная экономия для агентства составляет не менее 49 человеко-часов.

Нужно ли экономить

Практически все сервисы, которые мы используем, платные. Это не касается, пожалуй, только Google Search Console, Power query. Какие-то инструменты, вроде, Битрикс24 или колтрекинга очень важны, и без них мы не представляем свою деятельность. А без каких-то можно обойтись, хотя и потеряв часть рабочего комфорта и продуктивности.

По моим наблюдениям, от востребованности зависит и ценовая политика инструментов. Если наличие сервиса не особо критично в бизнес-процессах, то и цена за его использование будет невысока.

Но в любом случае, каждый инструмент окупает себя с первых дней использования. Однажды мы пытались экономить и начали разрабатывать собственную проектную программу типа Битрикс24. В ней ставились задачи, формировались отчеты.

Агентство Hiclick. Фото из архива Виталия Романова

В итоге после разработки в течении года мы закрыли этот проект. Результат разработки одного программиста был не очень хорош, качество базы данных оставляло желать лучшего, инструмент работал с ошибками.

Нужно понимать, что собственная разработка — это очень дорогой путь, он гораздо дороже аренды сервиса. Если речь идет только об экономии, то это точно не тот путь. Разработка может окупить себя только если инструмент помогает решить уж очень специфичные задачи. И даже тогда нужно проработать вопрос с самыми компетентными интеграторами, чтобы понять бюджет доработки. Вероятнее всего любая доработка существующего массового продукта даже очень емкая, в итоге будет выгоднее, чем новая разработка.

Что мы знаем о Виталии Романове

Серийный предприниматель. Начал заниматься бизнесом в пятом классе. В 11 классе подключил к интернету целый 12-подъездный дом, а затем и весь район города Барнаула. Сеть позже купил барнаульский провайдер Inteleca, а затем МТС.

Следующим бизнес-проектом стал салон сотовой связи. Для него был разработан бренд «Нофелет», который впоследствии был продан компании «Диксис».

В 2011 году Романов открыл компанию «Рубль», специализирующуюся на рекламе в сети. Ее оборот в 2016 году составил 40 млн рублей. Позднее компания претерпела ребрендинг и стала называться Hiclick.