CoMagic Профессиональный аккаунт

Первое свидание

Впервые я узнала, что такое системы управления проектами в 2004 году, когда работала у Тёмы Лебедева. Они использовали собственный интранет, что-то среднее между проджект-менеджером и деловым чатом. Уже в 2005 году я внедрила систему управления проектами в своей команде на ТНТ. И это стало одним из моих рабочих принципов: я использовала системы управления проектами не только непосредственно для управления, но и для мотивации сотрудников во всех моих командах. Так, премирование напрямую завязала на выгрузках из Мегаплан: сколько просроченных задач, сколько завершённых, были ли переносы и так далее.

С расширением компаний и формированием моих правил игры, системы управления проектами дополнились деловыми чатами, рабочей почтой и CRM.

Деловые чаты позволяют общаться со всеми участниками команды, где бы они ни находились. Одно из моих правил — это ненормированный график. Это означает, что человек может работать откуда угодно, лишь бы был результат. Но одно из условий выполнения этого правила — необходимость всегда быть на связи. Вот для этого и нужны деловые чаты: в Skype, Telegram Messenger и Facebook Messenger. Звонить у нас не принято. Если понадобилось позвонить, значит, ситуация уже не просто горит, а уже сгорела, а это уже ошибки планирования и управления.

Для заведения и настройки рабочей почты теперь не нужен сисадмин: и Google, и Яндекс имеют решения для корпоративной почты на своём домене. Делается это несколькими кликами, сделать это может сам руководитель бизнеса или любой сотрудник. У нас корпоративные ящики новым сотрудникам завожу я сама, как ни странно. Исторически так сложилось, у меня это занимает меньше минуты.

amoCRM внедрили не так давно, около года назад, до этого обходились сервисом Google Документы с общим доступом. Кстати, до сих пор считаю, что сервисы таблиц нельзя недооценивать, будь то Microsoft Excel или Google Таблицы. Но когда появилась Академия интернет-резерва, понадобилось отслеживать гораздо больший поток клиентов, чем в студии. Выбирала тщательно, остановила выбор на одной из CRM, но сейчас пришла к выводу, что буду дорабатывать админку сайта до собственной CRM — всё-таки у меня есть специфичные потребности, которые ни одна из существующих сейчас систем управления отношениями с клиентами реализовать не может. Например, необходимость делать ключевой единицей не контакт или сделку, а занятие или курс, при том, что и они друг с другом взамимосвязаны.

IP-телефония тоже непременный инструмент, АйТиЭс Коннект. Плюс к ней сервис колл-трекинга CoMagic для отслеживания источников звонков. Это такой же инструмент «маст хэв», как и статистики Яндекс.Метрика и Google Analytics на сайте.

Отношения нужно начинать с себя

В системе собственного планирования — лист входящих задач, цветной календарь и трабл-лист. Причём, у календаря, безусловно, есть общий доступ с моим личным помощником. Это особенно удобно с учётом того, что все мы работаем на продукции Apple, и вовсю используем все их облачные сервисы. Все задачи и идеи, которые возникли за день, сначала заносятся бегло на обычный бумажный лист А4, а затем должны вечером переместиться либо в мой личный календарь, либо в Basecamp — одну из систем управления проектами, которую используем, то есть делегироваться конкретному сотруднику. Трабл-лист — это программа «Напоминание», которая также имеет как настольный, так и мобильный интерфейс, данные хранятся в iCloud.

Другие системы управления проектами, которые используем в разработке — Trello и диаграммы Ганта, TeamGantt. Все документы храним на Dropbox, используя платный и крайне недешёвый тариф. Неоднократно пробовали перейти не бесплатные или более дешёвые хранилища, но возвращались обратно, потому что удобнее и быстрее, ничего не поделать.

Кстати, я считаю абсолютно нормальным платить за использование сервисов, потому что понимаю затраты на их разработку и поддержку. Системы управления проектов у нас платные. Хранилище платное. Корпоративная почта была платной на Google, теперь бесплатная на Яндексе. Чаты бесплатные. Ах, да: звонки по Skype постепенно заменяются бесплатным сервисом от Google — Hangouts, качество лучше, чем у Skype.

Отдельно скажу об установке приложений или использовании веб-интерфейсов. Общей системы нет. Например, Skype или Telegram лучше установить, а вот Basecamp удобнее использовать в браузере — это всё очень зависит от стратегии развития самого сервиса.

Жизнь до и после

Все эти облачные сервисы очень плотно вошли в мою жизнь: не представляю, как ставить задачи сотрудникам по-другому, не представляю, как не иметь общий доступ к документам и возможности создать и редактировать их прямо в браузере, как мы это делаем в Google Диск.

И вообще я не воспринимаю облачные технологии как что-то новое: видимо, они очень органично входили в мою жизнь по мере своего появления, поэтому я даже не помню, как было до них. Тем более, я сама разрабатывала не один облачный сервис. В 2013 году даже получила премию «Облака 2013» за цифровой семейный сервис Frolik.

В личной жизни у меня есть облачные сервисы контроля финансов, создания и редактирования документов, ну и, конечно, iCloud, который позволяет мне хранить весь контент на моём телефоне. А самое главное, при покупке каждый год нового устройства уже через полчаса могу использовать его как старое, не только со всем контентом, но и настройками.

В Telegram у меня есть несколько ботов. Например, чтобы посмотреть курс валют, я теперь захожу не в приложение Сбербанка, а вызываю бота Сбербанка в Telegram — получается быстрее.

Нет выбора, нужно менять привычки

Что бы мне ещё хотелось автоматизировать? Как я уже упоминала: есть задача сделать свою CRM. Во всём остальном, мои рабочие и личные потребности в подобных сервисах сейчас закрыты.

Удивительно, что есть ещё компании, которые не используют IP-телефонию, системы управления проектами, сервисы совместной работы с документами, чаты и CRM. Но они есть. Влияет ли это на скорость их работы? Безусловно. Но они этого не знают. В основном, это небольшие компании или индивидуальные предприниматели. И для них внедрение новых методов, наоборот, воспринимается как то, что мешает работе, замедляет её. Но это только из-за того, что необходимо время для изменения привычек ведения проектов и коммуникации.

Когда я впервые вводила Мегаплан в команды, первый месяц сотрудники вели его нехотя. Но по итогам кто-то получил премии, а кто-то нет. Не потому, что не выполнили все задачи, а потому, что премирование, как я уже говорила, основывала на выгрузках из системы управления проектами. Нет информации — нет премии. Со второго месяца системой пользовались все. И друг за другом присматривали, чтобы ничего не упустить.

И всё-таки в ИТ-компаниях есть почти весь комплекс «облаков». В ритейле тоже. Просто потому, что это реалии современного ведения бизнеса. Да и просто жизни. У любого, у кого есть смартфон, точно установлено более, чем одно облачное решение. Как минимум тот же iCloud. Сейчас нет выбора: пользоваться или не пользоваться облаками. Выбор только в том, насколько компетентно вы будете ими пользоваться. От этого и зависит результат.