Как за 4 года креативное агентство пришло к Trello, WebFlow и сервисам Google?

Казалось бы, сделать презентации для сотрудников, организовать семинар или придумать корпоративные подарки — сущий пустяк. Но, чтобы решить задачи клиентов ещё быстрее, опять же, нужны облачные сервисы. Без них никуда. О том, какие же продукты пригодились агентству «ИЗЮМ» рассказывает руководитель проектов компании, Василий Никоноров, вспоминая и те, от которых пришлось отказаться.
Как за 4 года креативное агентство пришло к Trello, WebFlow и сервисам Google?

Василий, чем занимается ваша компания?

Мы занимаемся мероприятиями: организуем семинары, корпоративы, тренинги со спикерами. Делаем прикольные корпоративные подарки. Видеоролики делаем. Если надо, выезжаем на объект — снимаем. Занимаемся брендингом: от названия и логотипа до полного набора печатных и медиа-материалов. Делаем сайты. Нам интересны комплексные задачи. По мелочи обычно не берёмся. Просто сделать визитку — это не к нам. Ну, если только вам нужна просто визитка за дорого.

Привезли 5 тонн песка, сделали пляж, пригласили в офис диджея, устроили дискотеку, бассейн, душевую кабину в туалете.

У нас есть крупные и прикольные проекты. Прикольные — когда получили не выгоду, а удовольствие: например, когда поздравляли на 8 марта девушек в одной компании: привезли 5 тонн песка, сделали пляж, пригласили в офис диджея, устроили дискотеку, бассейн, душевую кабину в туалете. Это трэш. Приезжали курьеры, а тут софиты, жарко, все в купальниках ходят. Из соседних офисов люди наблюдали за этим. В переговорке стоял бассейн. Это из безбашенного. Любим в такое погружаться. В каждый проект привносим частичку души. Из крупных проектов — работаем с «Takeda», «Райффайзенбанком».


Пляж в офисе
Подготовка к 8 марта


Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Смотрю вот на сервисы, которые добавил в свой аккаунт в Startpack, их порядка 20. Жена даже смеётся над моим фанатизмом. Иногда я погружаюсь, и всё. С одной стороны, когда я показал подборку коллегам, они сказали: «Ты псих». С другой стороны, я не могу понять как люди могут без этого жить — очевидные вещи вроде хранилищ и сервисов Google. Для командной работы же используем Trello, с 2012 года. Я являюсь основным инициатором ведения задач. Битрикс24 пробовали, но он не пошёл, перегруженный.

Кстати, в 2013 году директор поехал на Кубу отдыхать. Оказалось, что никто не в курсе его процессов, что происходит у него в проектах. Он вроде бы мне делегировал, а что, где, какие договорённости с клиентами? Вакуум. Появилась необходимость свести всё в единую систему. Тогда остановился на Планфиксе. Помучили долго, но в итоге бросили. Заглохо, не могу сказать причину. Ребята молодцы. Философия интересная. Если кто ищет, пробует, то советую попробовать. Но на тот момент не было мобильного приложения, и дизайн не устроил, он и сейчас почти не изменился.

В 2013 году директор поехал на Кубу отдыхать. Оказалось, что никто не в курсе, что происходит у него в проектах.

Среди прочего, использую Evernote, как базу знаний. Первый раз зарегистрировался в 2009 году. Несколько раз начинал вести, превращался в безумную помойку. Прочитал где-то толковую статью, попытался на себя адаптировать. Сейчас там храню медицинские справки, страхование и все те вещи, которые непонятно где должны лежать.

Ещё Дзен-мани. Разработчики значительно усовершенствовали сервис с 2010 года. Выпустили приложение, стали платными. Помню, как народ вой поднял. Я написал в поддержку, что я не против платной подписки, но мне будет обидно, если... Я уже не помню почему мне было бы обидно. Но на год продлили бесплатный тариф. Попользовался, в итоге я купил полную версию. Там я веду все личные доходы, расходы, выплаты и прочее. Жена туда же подключена. В таск-менеджер я не тащу эти детали.


8 марта в офисе
Подготовка к 8 марта


С помощью MailChimp гостям на свадьбу рассылали приглашения. Несколько раз делали рассылку от компании. Удобно, в HTML лезть не надо, шаблон взял, накидал картинки и готово. В дальнейшем, думаю, вернёмся. Но ещё и российские сервисы есть, вроде UniSender, но не применял. Возможно, попробуем.

С помощью MailChimp гостям на свадьбу рассылали приглашения.

Поскольку ещё общаюсь с разработчиками, а они люди специфические, без GitHub нельзя. Хотя, он полезный, если необходимо, чтобы у клиента была актуальная версия твоей поделки. В основном там общаюсь с программистами.

Для создания сайтов — WebFlow. Офигенный сервис. Когда он выходил на рынок, называли его фигнёй. Но компания уже запустила свою CMS. Невероятные штуки там можно создавать. Наш сайт как раз работает и поддерживается на WebFlow. Клиентам тоже предлагаем. Я в восторге от этого сервиса. Сейчас подобных конструкторов много появляется, но такого комьюнити, поддержки и скорости устранения багов нигде нет.

Ну и, само собой, большая часть моего рабочего времени проходит в пакете Adobe Creative Cloud — Photoshop, Illustrator и InDesign.


Подготовка корпоративных подарков
Подготовка корпоративных подарков


Кроме Битрикс24, Trello и Планфикса использовали иные сервисы?

Битрикс24 использую до сих пор, на параллельных проектах, как участник в системах. В остальном, для командной работы, ничего не использовали. Стараюсь всё организовать в Trello. Но его нужно настраивать под себя.

OmniFocus — для личных задач. Он громоздкий. Пришлось купить Pro-версию, чтобы настроить и отрезать лишнее. Нравился Things. Ещё Wunderlist. Его тоже рекомендую, он прекрасен. Но сейчас живу с OmniFocus больше года. Думаю, этого уже достаточно.

Достаточно почитать фанатов GTD или Agile. Раньше на том же Bettery, когда он был ещё живой, постоянно было так:

— Вау, вышла новая система, нужно сделать так, так и так.
— Реально работает?
— Реально!
— Сколько пользуешься?
— Уже неделю!

На второй неделе от человека вестей уже не слышно, он наплевал на это.

Worksection пробовал, тоже интерсеный подход, сервис неплохой, и дизайн приятнее, чем у Планфикса. Но не знаю. Я туда добавил 3-4 реальных проекта и 4 задачи по каждому из них. Смотрел на это: куда тыкать, что делать? Потратил уйму времени, чтобы это заполнить, но не понимаю за что взяться в первую очередь. Понимаю, что люди старались, настраивали. Но проблема в том, что человек смотрит и не понимают с чего начать. Пока есть такой эффект, нет смысла в таких системах.

Добавил 3-4 реальных проекта и 4 задачи по каждому из них. Смотрел на это: куда тыкать, что делать?

Календарями не пользуемся. В частном порядке сам использую стандартный. Он нужен скорее для событий. Например, это интервью я пометил как событие. Некоторыми календарями делюсь с руководителем или с женой.


Василий Никоноров
Василий Никоноров


Между Trello, Wunderlist и OmniFocus нет путаницы?

Нет. Я, кстати, и Trello пытался заточить под личный таск-менеджер. Но мне чего-то не хватало. Я точно не помню. Trello — для работы. Для личных — OmniFocus. Wunderlist сейчас почти не использую, товарищу недавно показывал. Главная фишка — кроссплатформенность. Нацелен и на командную работу, хотя не знаю насколько серьёзно её можно вести, но люди хвалят.

Todoist не использовал. Очень много натыкался, опять же, на обзоры и сравнения таск-менеджеров, сам хотел написать, но руки не дошли.

Из хранилищ?

Большей частью используем Google Drive, там основные проекты. Dropbox — для синхронизации различных iOS-приложений, например, 1Password. В «Облако@Mail.Ru» храню все бэкапы, на 200 ГБ. Начал пользоваться, как только среди первых получил 1 ТБ. Яндекс.Диск периодически использую, когда брат макеты шлёт.

Когда-то верстал, и нужны были все браузеры. Затем разные клиенты стали пользоваться разными сервисами — все ставил.

Это всё с фриланса пошло, когда приходилось подстраиваться под клиентов. Когда-то верстал, и нужны были все браузеры. Затем разные клиенты стали пользоваться разными сервисами — все ставил.

И почтовых клиентов перепробовал уйму. Остановился на Unibox для iOS, раскладывает почту по контактам. Как обычный клиент раскладывает почту? Как старый телефон: каждое письмо — новое сообщение. Unibox собирает письма под контактом, как мессенджер. Весь чат находится в одном месте с человеком. Хотя, на телефоне мне нравится Inbox. Конечно, из-за функции «Отложить».


Управление креативным агентством в Trello
Работа в Trello


Не пригождались CRM?

Невозможно настроить amoCRM под все процессы и всех клиентов.

Мой товарищ, он же директор, пользовался amoCRM: но не пошла. Я спросил почему. Он говорит, что невозможно настроить эту систему под все процессы и всех клиентов. Где-то она попросту упирается. У него CRM в голове и в блокноте. Ещё один хороший тудушник — простой блокнот.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Telegram, в основном. Viber превратился в перегруженный сервис, да и звонки лагают. Whatsapp есть, но я его не понимаю. Может, стал популярным благодаря простому интерфейсу и русскому языку.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

Trello по умолчанию интегрируется с хранилищами, чтобы файлы перекладывать. Есть более продвинутые интеграции, на бизнес-тарифе, но нам хватает бесплатной версии. Она достаточно функциональная. Есть, конечно, Zapier, с его помощью можно настраивать иные связки. Но это уже сложнее. По большому счёту это потеря времени. Когда ты садишься и раскладываешь задачи, то прокрастинируешь и не хочешь работать. Ты в тупике. Всё намного проще.

Когда ты садишься и раскладываешь задачи, то прокрастинируешь и не хочешь работать.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

OmniFocus оплачивается один раз. Плачу за FocusBooster, Дзен-мани, WebFlow, Evernote, 119 рублей в месяц. Пакет от Adobe — 1500 рублей в месяц.


Корпоративные подарки
Снова делают корпоративные подарки


Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Иногда подключаем на отдельные доски в Trello. Клиенты — это такие персонажи... Почему, например, Планфикс или Worksection не пошли? Они пытаются предложить интеграцию клиента в процесс, чтобы он сразу писал в систему. Планфикс в меньшей степени, Worksection в большей. Но некоторые клиенты не будут этим заниматься. Им это не нужно.

Работали с большой финансовой компанией. Я им предложил использовать Google Документы, чтобы вносить правки. Но нет, никак. Менеджер сказала, что не может даже открыть. И что делать?

Но у Планфикса свои приколы ещё были. Ты вроде отправил письмо, а оно не пришло.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Если есть приложения, то с ними. Иногда и в них нет необходимости. С тем же Inbox можно прекрасно работать в браузере.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Две разные ситуации: когда с клиентом напрямую правишь документ в Google Docs и когда начинается пересылка doc-файлов.

12 человек. Кризис, да и у нас нет необходимости держать штат на привязи. Людей привлекаем на проекты. Со всеми людьми общаемся, делимся.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Какой тут ещё ответ может быть? Конечно, да. Две разные ситуации: когда с клиентом напрямую правишь документ в Google Docs и когда начинается пересылка doc-файлов. И полетели: вот список правок. Начинаешь исправлять. Ой, ещё прислали. И такое до сих пор. Это грустно. Мы, конечно, не требуем, но предлагаем использовать облака. Но иногда проще позвонить и записать. Мы за то, чтобы быстрее решать задачи.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Ну чтобы я сидел вот так (Василий пытается удобнее сесть в кресло), а оно всё делалось. Как-то так. Но так, конечно, не получится. Какие-то мелкие частности всегда есть. Всегда кажется, что всё рядом. Если в Startpack зайти, сервисов же море. И они все такие классные. Думаешь: если установить, то нереально попрёт. Но так не происходит. Нужно пробовать самому, рассказывать другим, приучать, самому соблюдать дисциплину, быть примером. Тогда начнёт жить.

Я люблю читать мануалы, смотреть всякие кейсы на сайтах облачных сервисов, особенно, если их сделали разработчики.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Как раньше говорили, «RTFM» — read the fucking manual. Я люблю читать мануалы, смотреть всякие кейсы на сайтах облачных сервисов, особенно, если их сделали разработчики. Люблю и сам обнаруживать полезные фишки. Естественно, знакомлюсь с горячими клавишами. В тех же Google Документах. Я рекомндую это делать. Это повышает скорость и удобство использования. У Trello также: можно ставить ярлыки карточкам, закрывать, архивировать, сортировать — всё можно делать с клавиатуры, не прибегая к мыши.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Каждому своё. Естественно, если какой-нибудь «Трубостройэлектропроект» выпускает трубы, и почта у компании truba16@mail.ru, а такие компании есть, то нужны ли этим людям подобные сервисы? Они ведут дела, есть оборот — это главное. Трудно прийти в чужой огород и показать как надо работать.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Ты работаешь, и клиентам доставляешь удовольствие.

Работать надо, просто работать. Ты работаешь, и клиентам доставляешь удовольствие. Как товарищу я предложил, раз нет альтернатив, перейти в Trello. Он, скрипя зубами, говорил: «Твоё это Trello — трололо». Но никакими трололо клиента не удовлетворишь. У клиента есть задачи, их нужно решать. Решайте с помощью наиболее подходящих инструментов.

Упомянутые сервисы

Яндекс.Почта Бесплатный почтовый сервис с защитой пользователей от спама и вирусов. Предлагает неограниченный объём почты, удобные адреса, перевод писем и проверку орфографии.
Бесплатный почтовый сервис с защитой пользователей от спама и вирусов. Предлагает неограниченный объём почты, удобные адреса, перевод писем и проверку орфографии.
Яндекс.Диск Бесплатный сервис для хранения файлов и папок с защитой и возможностью расширения облачного пространства.
Бесплатный сервис для хранения файлов и папок с защитой и возможностью расширения облачного пространства.
Telegram Messenger Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Защищенный мессенджер, способный синхронизировать переписку и файлы между устройствами, поддерживает статусы сообщений и групповые чаты.
Startpack Система поиска и подбора облачных сервисов по характеристикам и отзывам, и заказа услуг облачным интеграторам.
Система поиска и подбора облачных сервисов по характеристикам и отзывам, и заказа услуг облачным интеграторам.
Облако@Mail.Ru Облачное хранилище файлов с доступом к вместительному виртуальному диску и необходимыми для такого сервиса функциями.
Облачное хранилище файлов с доступом к вместительному виртуальному диску и необходимыми для такого сервиса функциями.
Webflow Сервис для конструирования сайтов с адаптивным дизайном без навыков программирования.
Сервис для конструирования сайтов с адаптивным дизайном без навыков программирования.
MailChimp Сервис из области email-рассылок с очень продвинутой системой, достойными возможностями и мобильными приложениями.
Сервис из области email-рассылок с очень продвинутой системой, достойными возможностями и мобильными приложениями.
Битрикс24 Полный онлайн-комплект инструментов для организации работы компании.
Полный онлайн-комплект инструментов для организации работы компании.
Viber Приложение для совершения звонков, в том числе на обычные и мобильные телефоны, обмена сообщениями, фотографиями с настольных и мобильных систем
Приложение для совершения звонков, в том числе на обычные и мобильные телефоны, обмена сообщениями, фотографиями с настольных и мобильных систем
Skype Сервис для обмена сообщениями, звонков, видеовызовов и передачи файлов.
Сервис для обмена сообщениями, звонков, видеовызовов и передачи файлов.
WhatsApp Messenger Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Веб-сервис для обмена сообщениями, создания групповых чатов и совершения звонков.
Дзен-мани Онлайн-сервис для учёта личных финансов, домашней бухгалтерии и планирования семейного бюджета.
Онлайн-сервис для учёта личных финансов, домашней бухгалтерии и планирования семейного бюджета.
Dropbox Сервис для автоматической синхронизации файлов любых размеров в Сети и через свои ПК на работе или дома.
Сервис для автоматической синхронизации файлов любых размеров в Сети и через свои ПК на работе или дома.
Trello Инструмент для совместной работы, который поможет с организацией и управлением ваших проектов в виде карт.
Инструмент для совместной работы, который поможет с организацией и управлением ваших проектов в виде карт.
Evernote Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний.
Онлайн-сервис для сбора заметок, и одновременно рабочее пространство для записей, блокнотов, задач, проектов и напоминаний.
GitHub Сервис для хостинга кода, хранения IT-проектов и их совместной разработки.
Сервис для хостинга кода, хранения IT-проектов и их совместной разработки.
Google G Suite Google G Suite предлагает связи и механизмы совместной работы для малого бизнеса, почту, облачное хранилище файлов и другие инструменты.
Google G Suite предлагает связи и механизмы совместной работы для малого бизнеса, почту, облачное хранилище файлов и другие инструменты.
Inbox от Gmail Новый сервис от Google на базе почты Gmail, позволяющий сосредоточиться на наиболее важных письмах.
Новый сервис от Google на базе почты Gmail, позволяющий сосредоточиться на наиболее важных письмах.
Adobe Creative Cloud Пакет приложений для графического дизайна, редактирования снимков и видеороликов, веб-разработки. Есть доступ к облачным сервисам.
Пакет приложений для графического дизайна, редактирования снимков и видеороликов, веб-разработки. Есть доступ к облачным сервисам.
OmniFocus Приложение, способное упростить управление списком задач. С этим сервисом будет сложно забыть о покупках, обсуждении дел или создании перечня планов.
Приложение, способное упростить управление списком задач. С этим сервисом будет сложно забыть о покупках, обсуждении дел или создании перечня планов.
focus booster Цифровой таймер по технике Pomodoro с синхронизацией сеансов, дэшбордами и отчётами.
Цифровой таймер по технике Pomodoro с синхронизацией сеансов, дэшбордами и отчётами.
Посмотреть всё

2 комментария

Добавить комментарий

Больше интересного

Актуальное

VirtualPos внедрила ЕГАИС, отчеты, бонусы и рассылки для клиентов
CallbackKILLER встроил «Захватчик» и стал прицельнее
RedConnect научился запоминать клиентов
Ещё…