Как мастера бизнес-планов побили все рекорды автоматизации

Николай, чем занимается ваша компания?

Компания работает в текущем формате с 2010 года, занимаясь исключительно разработкой бизнес-планов. До этого, в «нулевые годы» в основном работали над запуском производственных стартапов, самый заметный из которых — завод пресс-форм «Калужский», хотя бизнес-планами мы тоже занимались. По нашим оценкам, мы их разработали более 1500.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Сегодня для учета времени пользуемся RescueTime. Раньше использовали онлайн-версию российской ОфисМЕТРИКА, идеология там хорошая, но нестабильность работы надоела. CRM — уже три дня как Zoho CRM, выбрали за встраиваемость в почту Gmail и автоматическое заполнение карточки контакта из открытого письма. Место в окне почты освободилось после того, как мы отказались от Wunderlist и вернулись к календарю LeaderTask с облачным хранилищем задач. Он позволяет ставить задачи сотрудникам и вести с ними чат.

Как только мы перебрали все варианты календарей, пришли к выводу, что они не дотягивают до этой российской программы. Ее единственный недостаток — нет синхронизации с Google Календарем, но они сейчас дописывают веб-версию, возможно такая синхронизация появится.

О почте я уже говорил: Gmail с надстройками. Были бы такие в почте Mail.Ru — пользовались бы ей. Для рассылок тестируем eSputnik, хотя нас сильно смущает его украинское происхождение, в частности — как они будут обращаться с нашей базой клиентов.

Еще используем Goalscape, немецкий сервис для декомпозиции стратегических задач.

Как мы подались в облачные сервисы при настройке CRM-систем

Мы перешли во внешние сервисы сравнительно недавно, раньше всегда выбирали десктопные решения. Считали, что облачные сервисы отъедают время из-за задержек отклика серверов. Отчасти и сейчас меня раздражает процесс загрузки Gmail.

Почту получали и отправляли через Microsoft Outlook. При этом у нас была постоянная проблема потери контроля за КП, которые мы направляли в ответ на запросы с сайта. Нам приходит в день до 5 запросов о стоимости разработки бизнес-плана. После отправки КП мы не все запросы отрабатывали до конца — четкого отказа или заключения договора. Сначала попытались найти CRM, совместимую с Outlook, но в реальности таких не оказалось. Что-то предлагали в Insightly, но у них не было пробной версии, чтобы проверить работу плагинов. Поэтому мы сосредоточились на браузерных вариантах.

Мы хотели решить две задачи: не терять из виду предложения, направленные клиентам, и сократить ручной труд и потери времени на все процедуры.

Первый этап настройки

На неделю я глубоко погрузился в изучение сервисов, и сначала остановился на Pipedrive, техническое решение такое:

1. Синхронизировали рабочие почтовые серверы с Gmail, теперь вся рабочая почта автоматически попадает и туда.
2. Экспортировали клиентов из Outlook в Google Контакты.
3. Создали аккаунт в Pipedrive.
4. Настроили синхронизацию контактов в Pipedrive с Google и почтового сервера Pipedrive с Gmail. Теперь вся почта, которая приходит в Outlook, автоматически попадает в Pipedrive.
5. Прикрутили к Gmail сервис Mailtrack, который показывает, открывал ли получатель письмо и сколько раз. Все КП стали отправлять из Gmail, чтобы видеть, читал ли его получатель. Причем Mailtrack шлет предупреждения «ваше письмо не открыто в течение 2-х дней». Можно звонить и спрашивать: «Что же вы почту не проверяете?». Письмо с КП автоматически попадает в Pipedrive, где из него «без напрягов и красиво как на айфоне» © создается потенциальная сделка и карточка контакта, которая сразу попадает в контакты Google — в мой сотовый. Ну а удобная и эффективная воронка продаж — основная фишка Pipedrive.

Второй этап настройки

Но столкнулись с неудобством: из интерфейса Pipedrive можно отправлять письма клиентам только с адреса Gmail, а нам надо с корпоративных адресов. Поэтому продолжили развивать систему. Чтобы написать из CRM-системы со своим корпоративным адресом пришлось настроить корпоративный пакет Google G Suite и перенастроить на хостинге МХ записи, а потом еще перенастроить десктопный Outlook на почтовые серверы Google.

Настройка всего того же, но бесплатно

Когда все настроили и начали работать с CRM-системой, через несколько дней поняли, что в области разработки бизнес-планов, при обработке 2-5 запросов в день платная CRM-система (1200 у.е. в год на 2 рабочих места) — излишняя роскошь. G-Suite — хорошая вещь, и стоит 5 долларов за пользователя. Но на него нельзя перевести корпоративную почту 1-2 человек, только всех сотрудников, из-за перенастройки МХ-серверов. В нашем случае это стоило 40 долларов в месяц за 8 человек, так что от него тоже отказались.

Предыдущие поиски помогли найти бесплатное решение со всеми вышеописанными возможностями. Вернулись к бесплатному аккаунту Gmail с интеграцией с корпоративной почтой. Затем добавили в Chrome расширение списка задач Wunderlist для Gmail. Теперь он открывается прямо в окне Gmail. Плюс плагин для Chrome «Добавить в Wunderlist» — так что теперь любое открытое в Gmail письмо можно превратить в задачу одним кликом.

Дальше воспользовался Zapier. Если кто не знает — служба интеграции сторонних облачных сервисов. Связал через неё папку входящих задач Wunderlist с календарем Google, чтобы задачи попадали и туда. Чтобы по-прежнему использовать воронку продаж, которой мы пользовались в Pipedrive, выбрали сервис MeisterTask, настроил в нем пайплайн аналогично Pipedrive (скриншот ниже) и интегрировали через Zapier с Gmail так, чтобы при присвоении письму тега «Продажи» оно автоматически превращалось в сделку на этапе «Запрос от клиента».

И в качестве небольшого улучшения системы прикрутили к Gmail сервис Top Inbox, позволяющий отправлять почту в заданное время.

В итоге мы имеем:

• Отправленные КП в один клик превращаются в задачи со сроком исполнения — теперь мы в обязательном порядке закрываем сделку, а не ждем обращений.
• Клиентский запрос автоматически попадает в «пайпдрайв» — воронку продаж на начальной стадии.
• Мы можем отправляем письма в оптимальное время.
• Мы видим, прочитал ли клиент наше письмо

В результате, конверсия выросла на 10-15 %, не очень значительно, но дополнительный доход оправдал усилия.

Пробовали ли российские CRM-системы?

Все российские версии перепробовали, но они заточены на большое количество разовых сделок, и подневольный персонал, который можно заставить набивать базы клиентов вручную, заполняя десятки полей. Наша же задача — фиксировать лиды и потенциальные сделки с минимумом трудозатрат, поскольку этим занимаются занятые люди с высокой зарплатой, и ее российские CRM не решают, хотя возможно я не в курсе. Например, плагин Zoho CRM для работы с Gmail a обнаружил, когда целенаправленно ввел в поиске дополнений для Chrome «Zoho CRM». И вуаля, их оказалось штук пять.

Есть ли у вас потребность использовать сервисы для импортозамещения?

Потребности как таковой нет, английский — не проблема, но мы всегда предпочитаем сервисы, в которых можно допрашивать техподдержку по-русски. И, тем более, если наш софт превосходит иностранный. Например, тот же LeaderTask, хотя я постоянно ругал разработчиков на их форумах за недопиленные плагины. Но базовое решение точно лучшее из таск менеджеров, которые я перепробовал, а я перепробовал почти все.

Пользуетесь ли мессенджером в команде?

Пользуемся Skype для общих тем и встроенным мессенджером LeaderTask для общения по открытым в нем задачам.

Довольны сейчас всеми сервисами, устраивают ли эти сервисы коллег?

Теперь уже можно сказать, что да. Все, что надо, у нас работает как надо. Кстати, пришлось отказаться от Lumia и купить Samsung, чтобы пользоваться этими сервисами на смартфоне, хотя фотокамеры Lumia мне сильно не хватает.

Были ли такие сервисы на проектах или у клиентов, которые вам очень понравились или, наоборот, больше в жизни не притронетесь?

Такой сервис есть только один — Smarty CRM. Мы какое то время вели в нем базу лидов, но пользы от этого не было никакой. Я вообще не понимаю, на каком основании они говорят, что это CRM. Где там Relationship Management? Ничего нет. Потом еще вручную экспортировали контакты, потому что формат их экспорта никакой софт не принимает.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

За что-то платим, но по возможности стараемся использовать бесплатные тарифы. Всегда помним, что неконтролируемые мелкие расходы могут утянуть компанию на дно.

Сколько человек работает с вами в облаках? Ведете совместную работу?

У нас небольшая компания, поэтому работаем в общих сервисах все, хотя одновременно один файл не открываем. Но используем Dropbox для совместной работы, создаем там папки проектов и складываем в них все файлы, относящиеся к делу.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

Если есть приложения, то стараемся использовать их, поскольку веб все же — тормоза.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Сейчас уже для всех, на смартфоне столько всего установлено.....

Пользуетесь ботами в Telegram?

Да, например, получить выписку ЕГРЮЛ у бота раз в 10 быстрее, чем заходить на сайт ФНС и искать компанию там.

Какие еще сферы вы бы автоматизировали в работе?

Бухгалтерский учет. Конечно, мы пользуемся Контур.Бухгалтерией и Контур.Диадоком, интегрировали бухгалтерию с Тинькофф Банком, но все равно там очень много ручной работы.

Знаете ли такие компании, друзей, у которых всё автоматизировано с помощью облаков?

Круче нас нет никого, мы за последние 2 месяца все рекорды побили.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по выбору сервисов?

Не пожалейте времени и лично протестируйте все, что есть на рынке. И запомните волшебную фразу, которую надо вводить в поисковик: «Интеграция сервиса А с сервисом Б». Можно сделать много чудесных открытий.