Телфин.Офис Актуальная информация

Новый сервис помогает отслеживать статистику звонков в «одном окне», упрощает контроль и анализ данных по вызовам. Используя это новшество АТС, вы можете наблюдать за числом входящих, исходящих и пропущенных звонков, среднее и общее время разговоров, очередность вызовов. Сервис помогает в оценке работы персонала и оптимального уровня нагрузки.

«Мониторинг звонков» позволяет быстрее подключиться к разговору с выбором опции: послушать, просуфлировать или присоединиться. Он также позволит легче оценить и выровнять нагрузку по специалистам, внести изменения в очередь звонков.

Получить данные по звонкам можете в веб-интерфейсе АТС. Они записываются в процентах и числовых значениях. Отчеты можете выгружать в различных форматах: текст, таблица, график, диаграмма.

С помощью нового инструмента проще сделать график обедов и перерывов. Для тех, кто занят реализацией сезонных товаров и услуг, он поможет сформировать график отпусков.

Модуль для связки сервисов доступен в интерфейсе Битрикс24. Подключить интеграцию можешь бесплатно, до 1 февраля 2017 года без абонентской платы.

Прямая интеграция работает без использования дополнительных платформ. Связка АТС «Телфин.Офис» с @/1c-bitrix24 поможет правильно выстроить работу со звонками и упростить рабочие процессы. При входящем звонке система выводит карточку с данными клиента. Менеджер до начала разговора увидит, кто звонит, и подготовится. Для перевода звонящего в «лиды» нужна лишь пара секунд — кликнуть на кнопку в карточке. Набор номера из CRM сэкономит время.

Интеграция телефонии и клиентской базы поможет тебе и контролировать подчиненных с помощью статистики и записей разговоров, а ещё измерять эффективность рекламных кампаний. Битрикс24 сохраняет историю звонков в журнале. Аудиофайлы подтягиваются к карточке.

Виталий, какими направлениями занимается ваша компания?

Мы помогаем другим компаниям разрабатывать и внедрять программы лояльности. Как результат, это позволяет увеличивать число повторных продаж за счёт того, что их клиенты становятся более лояльными, начинают читать рассылки и чаще покупать.

Из наших достижений могу выделить то, что мы крупнейшее email-агентство в России. В 2016 году вышли на рынок США, активно работаем теперь и там. Уже более 10 клиентов, для которых сделали те или иные задачи или услуги, среди них Nikon, Puma, Royal Conin, ВТБ24, Банк Москвы.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Для коммуникации с клиентами давно используем Basecamp, заводим абсолютно всех клиентов, с ними обсуждаем дизайн, вёрстку и так далее. Для внутренних задач в стиле kanban — Trello. Там сосредоточено производство и внутренние задачи. Для корпоративной переписки — Slack, тоже очень удобно. Рады его функциональности. И совсем немного Telegram Messenger, для переписки с теми ребятами, кто не в команде.

Работаем с Email-Competitors. Изучаем и вдохновляемся письмами и дизайнами от топовых международных и российских компаний, сервис собрал сотни и тысячи email-рассылок разных брендов.

Полностью сидим на Google G Suite, используем все функции — Google Документы, Hangouts, Google Таблицы. Всё находится в онлайне, поэтому не используем оффлайн-документы.

Плюс в качестве CRM применяем Pipedrive для отдела продаж. Пробовали немного amoCRM. Что-то не пошло. Какой-то причины не выделю, давно было. И используем MailChimp для отправки внутренних рассылок по всей базе. Ещё PopMechanic — это формы для сбора контактных данных с сайта.

Используем телефонию Телфин.Офис. Всё отлично: есть классный API, написали несколько небольших интеграций, чтобы письма приходили, SMS. Раньше использовали Sipuni, но она оказалась дороже. Ушли и не расстроены этим.

Корпоративная почта для домена — Inbox от Gmail. Для хранения файлов Google Диск.

И, последнее, это Lucidchart для отрисовки блок-схем, очень нравится. Удобен для создания цепочек коммуникаций и триггерных сообщений. Диаграммы связей там же.

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

MailChimp интегрирован со Slack. Новые подписчики падают в Slack. Видим, кто подписался на рассылку. И заявки тоже, в Slack.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Всем довольны.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

За все, которые перечислил, кажется платим, кроме, пожалуй, Trello.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Да, конечно. Клиенты подключены к Basecamp, там идёт коммуникация с ними. И выдаем доступ к документам из хранилища Google.

Работаете с сервисами только в браузере или через приложения?

Тут наверное для каждого своё. Для меня удобнее через браузер.

Пользуетесь ботами в Telegram?

Пользуемся. Как раз для себя сделали бота для базы знаний. Вся информация доступна через бота. Это помогло не только для новых, а для всех сотрудников сделать удобный поиск по всей базе знаний с любого устройства, к чек-листам.

Сколько человек из компании работают в облаках?

40-50. Удалённые сотрудники тоже все в облаках.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Наверное и никогда не пользовался необлачными программами, разве что Word каким-нибудь. Но, конечно, чувствую. Это удобнее, чем 10 раз поднимать переписку.

Есть ещё сферы, которые вы бы автоматизировали в работе?

Конечно, есть. Наше производство хочется автоматизировать, отчетность. Много всего, что ещё хочется сделать.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их эффективность работы?

Конечно, влияет. Всё равно будущее за облачными технологиями. Понятно, что чем дольше не переходишь, чем больше отстаешь. Думаю, что пока ещё не сильно критично, но в будущем будет всё сложнее не пользоваться чем-то облачным.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Я советую начинать с того, чтобы очень много и усиленно работать. Идея — это супер важно. Но не менее важно, а даже более важно — работать, пробовать, делать, тестировать, улучшать. Любую идею можно доработать.

Дмитрий, чем занимается ваша компания?

Мы разрабатываем солнечные электростанции, делаем технико-техническое обоснование, проектируем и контролируем исполнение: поставки оборудования, как и откуда идёт, насколько качественно, ведем авторский надзор за исполнением. У нас клиенты по всему миру: сейчас больше работаем с Казахстаном, Украиной, на Ближнем Востоке и с частными российскими инвесторами.

В разработке 10 проектов с суммарной мощностью одной электростанции в 120 МВт. Это крупный объём, хотя есть и те, кто строит больше, поэтому это средний вариант. Наше основное отличие — мы не делаем станции под ключ, поэтому нет маржи на оборудование, услуги и так далее. Наши станции дешевле, по сравнению с теми же у немцев.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Прежде всего, виртуальную АТС Телфин.Офис. У нас только телефонные аппараты, остальное в облаке: приём, распределение звонков, отслеживание что и откуда, запись разговоров, чтобы анализировать кто и что сказал, правильно или нет.

Использовали YouMagic. Всё было очень-очень плохо: связь, интерфейс, всё падало и было дорого. Потом пробовали Sipuni, там можно быстро настроить порядок распределения обращений, гибкий интерфейс, подкупала быстрая настройка звонков. Сервис хороший, но связь не очень. Перешли на Телфин.

В качестве CRM — Мегаплан. Он показал себя лучше всех, легче и удобнее. Приходит сделка, оформляем её и ведём там. Это могут быть обращения, переговоры, или иногда заявки от старых клиентов.

Проекты проще вести в Basecamp. Он нужен для длинных проектов, с циклами до полугода, когда идёт разработка, проектирование. И он приятнее в работе. Пользовались ещё Asana, но Basecamp показался лучше. Его особенность — не очень комфортная цена, по сравнению с другими сервисами, но поскольку основной наш продукт интеллектуальный и затраты небольшие, то BaseCamp устраивает.

Tilda Publishing используем как конструктор сайтов. Очень приятный. У него есть куча интеграций с другими сервисами. Были сайты на WordPress, 1С-Битрикс, и просто на своих движках, после экспериментов пришли к Тильде, потому что проще редактировать, тестировать разные версии — заголовки, рынки. Есть отдельные страницы для Казахстана, Хорватии и других рынков.

Ещё есть удобный сервис Typeform, для заполнения и отправки форм.

Используем сервис бухгалтерии, Эльба, для сдачи отчётности. Одно время была Кнопка. Но это не облачный сервис, а команда людей, которые обслуживают бизнес — бухгалтер, юрист, ассистент. С Кнопки перешли на Эльбу. Раньше были поставки оборудования, продажи, закупки, отгрузки, но от этого направления мы отказались. Теперь нет столько операций, сейчас больше разработки. Это процесс длинный, поэтому Кнопка отпала. И они работают только с российским законодательством, а нам нужно больше.

Работаем с банком Точка. Отличный банк. Мы начали работать с этой командой еще когда они были Банк24.Ру, но потом у них отозвали лицензию. Они восстановились под брендом Точка. С тех пор всё отлично, здесь ясно всё: операции, консультации по импорту, экспорту услуг. Классные, быстрые ребята.

Для отправки почты у нас виртуальный сервер на хостинге Beget. У нас там и хостинг, и почта в домене. Пробовали и Gmail для домена, Яндекс.Почта, Hotmail, но не пошло, не удобно.

Для хранения файлов используем Dropbox. Удобен интерфейсом и тем, что файлы можно загружать со всех устройств. Дорого, конечно, но удобнее. Яндекс.Диск и Google Диск — барахло.

Для заметок пользовался Notes, это программа на Mac и iOS. Но сейчас вся основная часть в Basecamp или Мегаплане.

Учёт времени не ведём. Нам платят не за время, а за результат, поэтому смысла в учёте нет.

Пробовали другие CRM, кроме Мегаплана?

Битрикс24 очень сложный, слишком много функций, и принцип ленты неудобный, всё теряется. amoCRM больше для быстрых сделок, длинные вести неудобно. Тестировали и другие извращенские российские системы, все эти OnlyOffice — это вообще ужас. Может, для каких-то целей и отличные, для наших — нет.

Пользуетесь мессенджером в коллективе?

Основной — Skype. Переписку с клиентами ведём по почте, по отдельным пунктам — в каждом проекте в Basecamp. И думаем над подключением в Basecamp улучшенного аккаунта, чтобы включать в проект клиента для доступа к просмотру изменений, прогресса и комментирования. Но пока ещё не понял как это работает. Страшно выдавать лишнюю информацию.

Интегрировали сервисы между собой?

Сейчас нет. Как-то была связка телефонии и Мегаплана. Но не особенно удобно. Сервисы интегрированы в основном через Тильду. К ней подключены счётчики Яндекс.Метрика и Google Analytics. И Typeform. Раньше был ещё консультант Чатра. И Dropbox связан с почтой: бросаю файл в письмо, и адресату отправляется ссылка.

От консультантов отказались?

Да. У нас не поставка ёлок, не продажа книг и не автосервис. Нет такого, когда человек зашёл, посмотрел сайт, переговорил, и сделка пошла. У нас длинный процесс общения с клиентом и объемные вопросы. Как-то так вышло, что в консультант писали нецелевые клиенты. Писали и глупости, отнимали много времени на общение. Если человек понимает, что спрашивает глупости, то не будет звонить и писать письма, а в консультант — да, пожалуйста. Были и адекватные люди, но это часто сразу переходило на почту или телефон.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

CRM хотел бы другую. Ведём переговоры с компанией Get8, которая создает интеграции с amoCRM. Они убеждают, что могут настроить amoCRM под наш бизнес: удобно будет вести длинные сделки, всё обсуждать. Может быть. Если удастся, то интегрируем заявки с сайта, телефонию и Typeform.

Работаете с сервисами только в браузере или через приложения?

Все сервисы в основном в браузере, кроме Basecamp. Но даже у этого сервиса приложение представляет собой мини-браузер. Поэтому можно считать, что всё в браузере.

Облака применяете только в работе или для всех дел?

Для всех дел. К примеру, Dropbox, Телфин. Одно время Asana пользовался для личных записей. Можно писать заметки с компьютера, а потом открывать с телефона. Классный сервис, стоит дешево, но не пошёл.

Пользуетесь Telegram, ботами?

Пользуюсь только сам. Получаю новости, общаюсь с техподдержкой иногда — Эльбой, банком. Ботами не пользуюсь.

Сколько человек из компании работают в облаках?

По-разному. Допустим, те, кто работают с проектами, то используют Basecamp, а к CRM могут не прикасаться. С той же Эльбой работаю только я. С Мегапланом работают 5 человек. Хотя активно только трое.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Шутка! Это шутка! Мы работаем по-белому. И всем советую.

Сейчас много сервисов. Рабочие связки уже есть, а менять сложно, если людей много. Представь, у тебя 10 человек, они отработали год в Basecamp, всё отлажено, сотрудники привыкли, изучили, и ты вдруг говоришь:

Через год ещё что-то новое. Это сложно. Надо приходить к чему-то одному.

Есть какие-то особенные лайфхаки при работе с облаками?

Для работы с телефонией не обязательно иметь аппараты. Можно пользоваться приложением на телефоне. В Телфине есть две версии для тех, кто не сидит в офисе:

• Заказать SIM-карту, чтобы звонки шли на этот номер.
• Установить софтину, на Android и iOS без платы за трубки, SIM-карты.

Замечаю, что у многих в Эльбе сложности со сдачей отчётности и некоторыми функциями. У сервиса есть помощь. В случае чего, специалисты отвечают.

Банк Точка — один огромный лайфхак.

Мне кажется, в России сейчас нет банка, который работал хотя бы близко к Точке, по качеству обслуживанию, по скорости операций, в плане интерфейса. У них классный интернет-банк. Мобильный банк обновили, это пушка. Переводы быстрые, всё удобно оплачивать. Пользовался Альфа-Банк, Тинькофф Банк, Сбербанком, партнёры пользовались тоже, даже Модульбанк. Но Точка лучше всех. Да, она стоит относительно дорого, но сервис окупает себя. Это лучшее, что есть сегодня из банков для бизнеса.

У меня все знакомые постепенно открывают бизнес. Всем рекомендую Точку. А те, кто открывают второй или третий бизнес, уже точно на Точке.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

На скорость и на затраты. Не знаю, что движет компаниями, которые используют собственный почтовый сервер, кроме объёма. Ладно, когда у тебя тысячи пользователей, сервер, дубль сервера, администратор. Когда человек 20 или даже 100, то смысла в сервере нет. Если упадёт, то нужно 2-3 дня на восстановление. Что-то подтормаживает, не ходит. Это ужас.

Бухгалтер — то же самое. Если в команде 5 человек, включая своего бухгалтера —в штате или приходящего, то какой смысл? Ту же отчётность может сдать директор, уделив этому 10 минут в месяц. Всё будет точно и чётко. Тем более, бухгалтер вечно трясёт контрагентов, что-то хочет, требует, то акты сверки. Смысла нет, если это всё проходит через данные банков. Расчеты по налогам делаются автоматически.

Знаете ли такие компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Думаю, нет. Бизнес такая штука, в которую нельзя просто впульнуть новый сервис и смотреть что будет. Надо тестировать. Если я вижу новый сервис, который принесёт выгоду, удобство, то тестирую сам некоторое время. потом включаю близких, смотрим насколько удобно. Если всё нормально, то внедряем дальше, включаем всех.

Были и такие случаи: когда включили всех, увидели, что не то.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Пока бизнес в стадии идеи, сложно понять будет она работать или нет. Если со второго и третьего раза не получается, то нужно менять что-то и дальше пробовать. Можно выйти на неожиданные вещи — интеллектуальный труд приносит больше прибыли, чем крупные поставки оборудования.