Как выбрать систему учета для общепита

Как выбрать систему учета для общепита. Фото: СС0

Что умеют учетные программы для общепита

На рынке представлено несколько решений, которые заточены именно под общепит, например, Контур.Маркет, R-Keeper, IIko, Presto. Программа для розницы не подойдет, потому что в программах для заведений, которые кормят, предусмотрены специальные возможности для работы с меню, ингредиентами, блюдами, столиками, депозитами и другое. Разберем самое основное.

Работа с ингредиентами и блюдами

Чтобы заработать, нужно продавать, а чтобы продавать, нужно упорядочить ассортимент. Работа с номенклатурой начинается с создания каталога и меню. Наполнять его вручную не придется, как правило, в учетных системах предусмотрен готовый каталог и возможность загрузить список в электронном виде, например, из Excel. А еще некоторые сервисы умеют распознавать накладные от поставщиков.

На следующем этапе учетные системы помогут создать техкарты блюд и рассчитать КБЖУ. Это поможет закрепить состав и граммовку блюда, чтобы рассчитать расход продуктов, контролировать себестоимость и фудкост.

Затем можно приступить к созданию ценников и штрихкодов. В законодательстве нет строгих требований к оформлению ценников, владелец заведения сам может выбирать размер и дополнительные поля, если в программе есть такая возможность.

Еще одна важная настройка — это минимальные остатки. С ними не придется отказывать клиентам в заказе, потому что закончились сыр или мясо. Система уведомит, что количество товаров достигло минимума и пора делать заказ поставщику.

Также контролировать остатки и сверять реальные данные с данными в системе поможет инвентаризация. В небольших вагончиках с уличной едой можно провести инвентаризацию всех запасов разом, а в крупных ресторанах — сделать отдельный подсчет товарных групп. 

Отчетность в государственные системы

Государство контролирует оборот некоторых товаров и напитков:

• Об обороте алкоголя нужно отчитываться в ЕГАИС и ФСРАР.
• О продукции животного и растительного происхождения — в ФГИС «Меркурий».
• О маркированных товарах, например, воде и молочке, нужно сообщать в Честный ЗНАК.

Если этим пренебречь, можно нарваться на штраф, конфискацию или даже приостановку деятельности.

В некоторых программах можно работать со всеми госсистемами в одном окне, не переключаясь между многочисленными вкладками. Если учесть, что отправлять документы в госсистемы нужно ежедневно, такая функция сэкономит много времени.

Обслуживание клиентов

Работа с клиентами — еще одна особенность общепита, которая отличает ее от той же розницы. Важно, чтобы не только учетный сервис, но и кассовая программа, в которой формируются чеки, была адаптированы под нужды общепита.

Обычно в системах для общепита предусмотрен прием заказов по столикам и передача данных на кухню. Это поможет избежать суеты среди официантов. Затем сотрудники смогут сформировать пречеки и разделить их по гостям.

После пречека обязательно сформировать кассовый чек. Если у программы удобное оформление, удастся сэкономить драгоценные секунды, особенно в часы бизнес-ланча. Например, в кассовой программе Контур.Маркета можно настроить кнопки-плитки быстрого доступа для самых популярных блюд и напитков, чтобы не тратить время на поиск.

Также ресторанам и кафе пригодится отправка электронных чеков, работа с депозитами, сертификатами и возможность принять разные типы оплат: наличными, по карте и смешанным способом. Современные системы все это умеют.

Приятным бонусом будет возможность принять электронные чаевые в пару кликов. 

А вот работа с клиентской базой есть не во всех сервисах, хотя общепиту не стоит забывать об этом. Лояльные клиенты возвращаются снова и предпочитают тратить деньги в определенном заведении. Желательно, что сервис умел «запоминать» предпочтения клиентов и мог начислять им бонусы и скидки на электронные карты.

Анализ продаж

Аналитика позволит заметить проблемы в бизнесе и понять, как оптимизировать процессы, а значит, зарабатывать больше. Учетные сервисы сами сформируют отчеты по продажам с данными по выручке, рентабельности, среднему чеку и другим показателям. А еще предложат советы по улучшению, останется только прочитать и применить.

Если хочется копнуть глубже и смотреть шире, например в планах открытие новой торговой точки, стоит искать сервисы с возможностью вести управленческий учет. Он помогает собрать все данные о деятельности компании и представить их в виде наглядных графиков и отчетов. 

Контроль сотрудников

Для работы с сотрудниками не придется покупать отдельную программу: прямо в учетном сервисе для общепита можно вести справочник работников, строить рабочий график, смотреть отчет об отработанном времени и видеть, в чью смену клиенты оставляют больше денег.

В некоторых сервисах есть еще и дополнительные опции «на любителя», например, технология распознавания лиц. Стоит ли за это переплачивать, решать самим предпринимателям.

На что еще обратить внимание

Вот несколько критериев, которые лучше учесть перед покупкой:

• Техническая поддержка. Во время форс-мажоров важно, чтобы вам быстро ответил специалист и уделил столько времени, сколько нужно. Поэтому выделенная линия техподдержки будет приятным бонусом. Обязательный минимум — это бесплатные обращения, круглосуточная работа и возможность связаться разными способами: и в чате, и в почте, и по телефону.
• Интеграция. Этот пункт имеет особое значение для тех, кто уже работает с какой-нибудь системой. Например: бухгалтер отчитывается в налоговую через 1С, тогда будет плюсом интеграция с этой бухгалтерской системой. Данные будут передаваться автоматически. А крупным компаниям следует обратить внимание на API, это даст возможность загружать данные во внутренние сервисы.
• Мобильное приложение. Здорово, если можно отлучиться и удаленно отслеживать основные показатели каждой торговой точки, не заходя в сервис с компьютера. 
• Цена, а точнее соотношение цена–качество. Важно понять, что вы получите за конкретную цену. Зачастую демпингуют компании, которым нечего предложить, кроме низкой цены. 

У некоторых предпринимателей складывается ощущение, что учетные сервисы это что-то на богатом языке крупного бизнеса. Но автоматизация как раз и есть способ вырасти, потому что учетные сервисы высвободят время, которое владелец может потратить на развитие. Для начала можно попробовать пройти тест-драйв учетной системы, например, Контур.Маркет дает бесплатный доступ ко всем возможностям на 14 дней.