Как оптимизировать оформление заказ-наряда на ремонт автомобиля

Как оптимизировать оформление заказ-наряда на ремонт автомобиля. Фото: СС0

Что такое заказ-наряд

Заказ-наряд — документ, выполняющий функции договора между автосервисом или станцией технического обслуживания (СТО) и владельцем автомобиля. Этот документ оформляют во время ремонта или обслуживания машины. Наряд-заказ заменяет расчет стоимости работ, техническое задание и договор. Важно, что по закону документ нужно подписывать.

Такой договор защищает клиентов и сервисные центры в случаях, если произойдут споры. Например, когда автомастерская не указала в заказ-наряде дополнительные платные работы, но требует за них деньги. Клиент в таком случае может обратиться в суд — с большой вероятностью он выиграет дело.   

Образец заказ-наряда выглядит так:

Если автомобиль нужно сдать в ремонт, заказ-наряд оформляют с владельцем или человеком, который управляет машиной по доверенности. Поэтому сервис может попросить документы — например, паспорт, водительские права, ПТС. Если сдают только отдельные запчасти, клиент может ничего не предъявлять.

Заказ-наряд можно не оформлять, если автосервис выполняет небольшие работы по обслуживанию автомобиля. К таковым относятся:

— мойка, 

— диагностика или осмотр транспортного средства,

— подкачка шин.

Что указывают в документе

Согласно положениям о договоре подряда и правилам оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств, в бланк документа нужно добавить следующие сведения:

— ФИО, ИНН, сведения о регистрации ИП или наименование и адрес юрлица, которому принадлежит автосервис;

— ФИО, адрес, телефон клиента;

— марку, модель, государственный номер автомобиля, идентификационные номера агрегатов — например, двигателя;

— стоимость автомобиля, которую определяют по соглашению сторон; 

— дата приема заказа и дата его выполнения;

— перечень работ;

— стоимость и порядок оплаты;

— список запчастей;

— ФИО, должность сотрудника, который принял заказ. 

Если автосервис устанавливает гарантийный срок на работы, он может указать его в заказ-наряде. 

В бланк документа можно включить рекомендации клиенту. Если при ремонте мастер выявит другие неисправности, он может указать на них владельцу автомобиля. Так клиент сможет запланировать поход в автосервис в будущем.

К заказ-наряду можно приложить акт приемки-продажи. В нем нужно описать все технические и косметические дефекты автомобиля — например, царапины на корпусе, сколы на стеклах. Это нужно, чтобы потом у клиента не было претензий к автомастерской.

Как оформить заказ-наряд

У этого документа нет обязательной формы бланка. Автосервис может разработать собственный шаблон заказ-наряда и работать с ним. Главное, чтобы в бланке были вышеперечисленные обязательные элементы. 

Создать шаблон заказ-наряда можно с помощью Word и Excel. В этих программах потребуется вводить все данные клиентов и информацию о стоимости услуг вручную. Из-за этого возрастает вероятность ошибок. 

Удобнее заполнять заказ-наряд в программах учета для автосервисов. Их использование поможет ускорить процесс оформления, а также уменьшить риск ошибок. Разберем, как сделать это с помощью Контур.Маркета — системы сервисов для сферы услуг. 

Шаг 1. В разделе «Сотрудники и клиенты» откройте подраздел «Заказы» и нажмите «Новый заказ-наряд». Так вы откроете документ для заполнения.

Шаг 2. Укажите данные клиента. Если информация о нем уже есть в базе, Контур.Маркет найдет ее самостоятельно — достаточно просто указать фамилию и имя заказчика. Если данных о клиенте нет, впишите их самостоятельно.

Шаг 3. Добавьте сведения о выполнении заказа. Впишите номер телефона, по которому заказчик может задавать вопросы исполнителю, выберите фамилию и имя сотрудника, который выдал заказ, укажите планируемую дату выполнения заказа

Шаг 4. Перечислите работы, которые входят в заказ. Начните вводить название услуги и выберите нужный вариант из найденных. Сервис автоматически добавит стоимость.

Вам нужно только указать количество услуг и выбрать сотрудника, который будет выполнять работу.

Шаг 5. Перечислите материалы, которые будете использовать в работе, чтобы включить их в клиентский счет. Сервис сам рассчитает итоговую стоимость комплектующих. Если заказчик принес для ремонта свои материалы, укажите их.

Шаг 6. В разделе «Принятые от клиента ценности» выберите пункт «Автомобиль». Автоматически появятся поля для ввода марки, модели, госномера и номеров агрегатов. В поле «Описание дефектов» укажите

Шаг 7. Заказ-наряд готов. Сохраните и распечатайте документ

Все заказ-наряды хранятся в разделе «Сотрудники и клиенты» → «Заказы». С помощью системы сервисов вы можете следить за выполнением работ по статусам справа: новый заказ, выполнен, в работе, выполнен, выдан клиенту. 

Контур.Маркет не только упростит оформление заказ-наряда, но и поможет разобраться в законодательных трудностях и решить проблемы, которые могут возникнуть у бизнеса в сфере услуг.