Контролируйте подотчетные средства без скопления чеков

Подотчетные средства в CRM. Фото: из архива компании

Раньше сотрудникам приходилось копить все чеки для отчетности. А это не совсем удобно, ведь их можно потерять. Тогда отчитаться будет сложно, особенно если оплата была наличными средствами.

Еще один нюанс подотчетных средств 一 важность их учета. Это необходимо делать для корректного расчета налога на прибыль. Ведь расходом считаются обоснованные и документально подтвержденные затраты на деятельность компании.

Теперь в Аспро.Cloud есть возможность учитывать подотчетные средства. Причем делать это можно мобильно и оперативно, сразу после покупки. Для этого мы реализовали модуль «Подотчет». В нем можно создавать индивидуальные счета на сотрудников, пополнять их, учитывать расходы и возвращать остатки.

Например, вы отправляете менеджера Ивана в командировку.

1. Вы заводите ему индивидуальный счет в Аспро.Cloud в модуле «Подотчет».
2. Далее пополняете его на определенную сумму, например 25 000 ₽.
3. Иван приобретает билеты на сумму 5 000 ₽.
4. В мобильном приложении или в браузере менеджер вносит расход в подотчет.
5. При сверке руководитель может проанализировать, какая сумма и на что была потрачена.

Руководитель сможет просматривать транзакции по всем счетам сразу или анализировать отдельно каждый индивидуальный счет.

Как просто внести расход, если находишься вне офиса

Вряд ли подотчетные средства тратят в офисе (хотя мы и этого не исключаем). Прораб может приобретать строительные материалы на специализированных рынках, а маркетолог оплачивать услуги типографии. В этом случае сотрудники могут внести расход сразу через мобильное приложение с помощью сканирования QR-кода. Это позволит оперативно учитывать все расходы в любом месте, а не только за компьютером.

Управляйте финансами компании правильно. Учитывайте и контролируйте все подотчетные средства вместе в системе Аспро.Cloud.