Как компании вырасти до четырех филиалов. Кейс Demokrat

Сергей Матюшенко. Фото: из архива компании

Важная отличительная особенность клиник Demokrat — практика комплексных договоров на лечение. Если после диагностики выясняется, что пациенту нужно комплексное лечение, заключается договор с фиксированной стоимостью и возможностью рассрочки. В отличие от привычной работы стоматологии, когда пациент платит за оказанную услугу сразу после ее получения, финансовый учет в сети Demokrat осложняется пред- и постоплатами и длительными проектами.

• В компании работает 40 сотрудников.
• Оборот компании — 4 млн руб. в месяц.

Первый филиал «открывали» в Excel

Первоначально весь финансовый учет компании велся в Excel. В нем не получалось разграничить статьи расходов, грамотно разделить на проекты.

Сергей Матюшенко, руководитель стоматологических клиник Demokrat, рассказывает о проблемах с ведением финансового учета:

«Впервые мысль о том, что Excel нужно на что-то менять, пришла нам при подготовке к открытию первого филиала клиники. Все инвестиции для его открытия мы вели в Excel. Было много путаницы и сложностей планирования. Это и стало отправной точкой к решению автоматизировать финансовый учет и найти сервис»

Excel — база данных для ПланФакта

Сперва руководство компании планировало доработать под нужды финансового учета 1С. Этой программой пользовались раньше, ее модернизация казалась проще, чем поиск и внедрение отдельного сервиса. Но оказалось, что 1С еще более громоздкая и сложная, чем Excel, и решает совсем другие задачи.

Начался поиск онлайн-сервиса. Взяли несколько самых популярных для тестирования, но довольно быстро остановились на ПланФакте.

«Большое облегчение мы почувствовали сразу — ПланФакт автоматически выгружает информацию со счета, не нужно заносить все вручную, как в Excel. Теперь мы вручную заносим только наличку, но это небольшой процент от всего.

По опыту работы в Excel могу сказать, что у него есть один большой плюс: есть откуда взять информацию для загрузки в ПланФакт»

Результаты

1. Контролируемый рост

За время работы в ПланФакте стоматология Demokrat выросла до четырех полноценных филиалов и проектов, включая техническую лабораторию. Первый филиал был открыт, когда финансовый учет велся в Excel. Остальные планировались и открывались с опорой на ПланФакт, поэтому руководству есть, с чем сравнивать.

«Мы бы все равно росли, независимо от того, как велся финансовый учет. Но без ПланФакта мы бы росли вслепую, не зная, можем ли себе позволить расширяться сейчас или лучше подождать.

Открывая новую клинику, мы все затраты вносим в ПланФакт, видим, сколько потратили, четко понимаем, когда можем себе позволить открытие нового филиала, а когда нет»

2. Экономия времени в 4-5 раз

«Время экономится настолько, что раньше на ведение учета по одному проекту его требовалось больше, чем сейчас на четыре»

3. Максимальная прозрачность вложений и трат

«Это главное, ради чего мы используем ПланФакт. Новые направления мы открываем совместно с партнером. Вложения 50 на 50. У нас есть определенный уровень доверия, но нам предельно важно, что в ПланФакте четко видно, сколько чьих денег потрачено на новый проект»

4. ПланФакт стоит дешевле, чем работа финансиста в штате

«Если взять сотрудника с условной зарплатой 70 тысяч и поручить ему вносить данные в Excel, он тратил бы на это, как минимум, 20 % своего рабочего времени. То есть 14 тысяч в месяц уходило бы на ведение учета в Excel, а то и больше, учитывая человеческий фактор. А это в два раза дороже, чем стоимость максимального тарифа ПланФакта с приоритетной поддержкой и без ограничений по счетам и количеству пользователей. Конечно, для работы с ПланФактом тоже нужны некоторые усилия сотрудника, сервис не будет работать сам, но эти усилия даже нельзя сравнивать»