Как составить ежедневный отчет по проделанной работе за 10 минут?

Как составить отчёт по проделанной работе за день за 10 минут? Фото: Freepik

Зачем сотрудникам составлять ежедневные отчёты

Руководителю важна вовлеченность в работу. Но, сотрудники делятся на 3 вида: 

1. Продуктивные, которые движутся к целям и придерживаются дедлайнов. 
2. Те, кто только физически присутствует на работе. 
3. Люди, которые сознательно делают то, что противоречит компании и её репутации. 

Задача менеджера — найти универсальный подход к трём категориям, вовлекать их в работу и контролировать достижения. И лучше всего это можно сделать, внедрив систему ежедневной отчётности. 

Это стандартизованный шаблон с информацией о продуктивности, деятельности и достижениях за день. Существует несколько способов отчётности: 

• Журнал или документ, где сотрудник вручную вносит данные о своём рабочем дне; 
• Оnline отчётность. Сюда входят мессенджеры, чаты, электронная почта и другие ресурсы, где сотрудник пишет список выполненной работы за день.  
• CRM-системы, планеры и тайм-трекеры — сервисы, которые генерируют автоматические отчёты. 

Конечная ценность всей затеи в том, что сотрудники видят прогресс в своих достижениях, а также оценивают вклад других членов команды в общий результат. 

Для руководителя информация о проделанной работе показывает, насколько сотрудники продуктивны и вовлечены в процесс. И даёт возможность для наставничества, обучения и обратной связи с подчинённым. Глядя на статистику в разрезе полугодия, менеджер видит, созрел ли человек для повышения по службе или роста зарплаты. 

Ручной отчёт по проделанной работе 

Образец отчёта по проделанной работе. Фото: Yaware.TimeTracker

Компании используют разные шаблоны. Но большинство требуют: дату, суть задания, статус и потраченное время. Также неплохо отметить проблемы, с которыми сотрудник столкнулся в течение дня, и то, как он смог их решить. Это покажет руководителю, что подчинённый готов брать на себя более серьёзные обязанности.

Совет: описывая задания, отвечайте на вопрос «что сделано». Например: отправлено Х писем, написан текст, создан сегмент и т.д. 

При написании отчёта сосредоточьтесь не на самих задачах, а на результатах и KPI. Это важно потому, что ваш день может быть заполнен множеством крошечных действий, но какой вклад они внесли в общую миссию?

Примеры ежедневных задач: 

• Утвердил с директором презентацию; 
• Позвонил 3 партнёрам; 
• Обновил скрипт продаж; 
• Проверил дизайн лендинга. 

Примеры ежедневных результатов: 

• Убедился, что все готово к конференции;
• Закрыл 2 продажи;
• Улучшил seo главной страницы сайта. 

Автоматический отчёт по проделанной работе 

Отчёт с Yaware.TimeTracker. Фото: Yaware.TimeTracker

Ручные методы не застрахованы от человеческой ошибки. Сотрудники забывают, что делали в течение дня или додумывают от себя для более длинного отчёта. Что уж говорить о времени, потраченном на задачу. Вручную его никто не считает, нужна дополнительная программа. И если уже использовать тайм-трекер, то выбирайте с автоматической системой отчётности. Например, Yaware.TimeTracker. 

Подобные системы показывают руководителю успех проекта с точки зрения индивидуальных задач каждого члена команды, без необходимости задавать вопросы подчинённым.

Рассказывает Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting: «Нам нужно понимать, насколько удалённые сотрудники занимаются работой, а не чем-то другим. Мы хотели видеть отчёты и задавать меньше вопросов непосредственно персоналу.»

В тайм-трекере есть время, потраченное на задачу, загрузка, вовлеченность в работу, использованные ресурсы продуктивность. Благодаря интеграциям можно совместно использовать данные с разных систем, строить кастомные отчёты и тратить на это 10 минут в день. 

В Yaware.TimeTracker есть рассылка статистики на почту руководителя и сотрудника. Обоим приходит сводка по деятельности за день: отработанное время, уровень продуктивности, сравнение с предыдущим периодом и т.д. 

Плюс автоматизации в том, что подчинённые не тратят время на составление отчёта. Программа работает в автоматическом режиме, данные нельзя подкорректировать, изменить. Сотрудник получает реальное представление о том, как и где он проводит своё рабочее время. По отзывам, это помогает людям планировать свой день наперёд, помнить о всех задачах и выполнять их, в зависимости от времени, когда они наиболее продуктивны. 

Заключение

Ежедневные отчёты показывают развитие компании. Видно, если что-то идёт не так, есть задержки и факторы, которые снижают продуктивность. Среди ручных и автоматических отчётов, выбирайте второй вариант. Программы дают прозрачную статистику без возможности подогнать данные. Аналитика сотен сотрудников занимает 10 минут и, кроме закрытых задач, есть 10+ метрик для эффективного управления компанией.