AMBER DocFlow — новая система электронного документооборота

AMBER DocFlow рекомендуется для внедрения в строительных организациях, в которых ведут огромное количество документов для заключения и ведения договорных отношений с клиентами и подрядчиками. Система позволяет повысить качество работы с документами: сократить время движения и поиск информации; оптимизировать процессы создания и согласования, исключить возможность потери.

Возможности AMBER DocFlow:

• Однократная регистрация документов по единым стандартам.
• Автоматизация процессов движения документа с идентификацией ответственного за исполнение документа в любой момент.
• Единая база документной информации для исключения дублей.
• Ведение единого реестра клиентов и подрядчиков с историей взаимоотношений с ними и документацией.
• Эффективно организованная система поиска документа.
• Автоматический контроль исполнения сроков по согласованию документов.
• Формирование документации из системы, автоматическая генерация печатных форм.
• Создание оперативных аналитических отчетов.

В октябре 2017 года завершился первый этап автоматизации на базе AMBER DocFlow в ООО «СМУ-6». Это одно из крупнейших строительных предприятий Москвы, которое строит жилые дома, производственные, административные, торговые здания и комплексы. В результате внедрения:

• Реализовали учет электронного документооборота на различных этапах бизнес-процессов заказчика с полным учетом всех специфических особенностей компании.
• Реализовали алгоритм электронного согласования различных видов договоров с поставщиками услуг.
• Настроили автоматический запуск по созданию и назначению регулярных задач согласно установленным внутренним регламентом срокам.
• Реализовали механизм автоматического замещения ответственных по задачам, на случай отпусков и командировок.
• Реализовали механизм отправки напоминаний о наступлении сроков выполнения работ по договорам.
• Автоматизировали создание документов для оформления сделок.

«Хок Хаус Интегрэйшн» и «СМУ-6» планируют развитие системы — бюджетирование и автоматизацию взаиморасчетов с поставщиками, управление проектами.