Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО) и почему пора на него перейти

Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО) и почему пора на него перейти. Фото: СС0

Если говорить простыми словами, КЭДО — это способ вести учет кадровых документов онлайн, вместо того чтобы подписывать их на бумаге. С помощью КЭДО можно создавать, хранить, подписывать и отправлять документы в электронном виде. Благодаря этому процесс оформления и подписания документов ускоряется и упрощается. Теперь сотрудники могут подписывать документы в электронном виде без личной встречи, что позволяет сэкономить время и силы. Например, дистанционному сотруднику не нужно ехать в офис или отправлять документы курьером, если необходимо оформить отпуск, а отдел кадров перестает бегать за сотрудниками с просьбой подписать бумаги.

КЭДО полностью легален и соответствует законодательству РФ. В 2021 году в силу вступили законы 377-ФЗ и 407-ФЗ, утвердившие легальный статус электронного кадрового документооборота. На основании этих законов внесены поправки в ТК РФ.

В статье рассмотрим основные принципы КЭДО, его преимущества, перечень документов, которые можно и нельзя вести в электронном виде, а также необходимые шаги для перехода на такой тип документооборота.

Почему стоит задуматься о переходе на КЭДО

Если отдел кадров тратит от 30 до 50% времени на обработку документов, в компании есть удаленные или гибридные сотрудники, у вас распределенная филиальная структура, а на подписание документа уходит в лучшем случае пара дней, то переход на КЭДО позволит вам решить не только эти проблемы, но и многие другие.

Мы выделили несколько причин, почему стоит задуматься о цифровизации HR-процессов:

• Экономия времени и ресурсов. При обычном документообороте сотрудникам регулярно приходится ходить в отдел КДП, а дистанционным сотрудникам — забирать заказные письма на почте или у курьера. На отдел кадров ложится нагрузка по обработке и контролю сроков подписания бумажных документов. По опыту компаний, которые уже работают в КЭДО, можем сказать, что экономия времени сотрудника КДП составляет от 30 до 50%, а у остальных высвобождается до 10 часов в год. 
• Экономия денег. Первым на ум приходит, что цифровизация сокращает затраты на бумажную документацию, аренду офисных помещений для хранения архива, курьерскую доставку и печать. Это действительно так: на одного офисного сотрудника на печать, хранение и логистику документов уходит от 500 до 1 500 ₽ в год, а на дистанционного — от 1 500 до 3 000 ₽. Однако скажем по опыту, что компании экономят намного больше на высвобождении свободного времени сотрудников. В пересчете на одного сотрудника эта сумма может доходить до 16 тыс. ₽ в год. Поэтому внедрение современных систем часто окупается в первый же год использования. Рассчитать выгоду, если переходите на КЭДО, можно в нашем калькуляторе
• Уменьшение вероятности ошибок и потери документов. Сервисы кадрового документооборота автоматически проверяют правильность заполнения документов, что помогает предотвратить ошибки, связанные с человеческим фактором. Пописанные через КЭДО документы имеют такую же юридическую силу, что и бумажные, но при этом их невозможно подделать, потерять или испортить. А при подготовке отчетов вы будете уверены, что все документы в одном месте и правильно заполнены.
• Удобство работы и доступность. Подписывать электронные документы можно из любой точки мира: с ноутбука, планшета, смартфона. Сотрудник может оформить отгул прямо со смартфона за пару минут, а руководитель — подписать необходимые документы, пока находится в командировке или отпуске.
• Улучшение имиджа компании. Использование современных технологий в бизнесе создает впечатление инновационной и прогрессивной компании. Сотрудникам нравится, что вы цените их время и не заставляете ходить в отдел кадров, чтобы ознакомиться с новой инструкцией или подписать кадровые документы. 

Схема работы кадрового электронного документооборота (КЭДО) включает несколько этапов:

1. Создание документа. Сотрудник HR-отдела создает новый документ в системе КЭДО, заполняет его и прикрепляет необходимые файлы.
2. Уведомления. В системе КЭДО реализован механизм уведомлений о событиях, связанных с документами. Например, о том, что нужно подписать документ в заранее отведенный срок.
3. Согласование. Документ отправляется на согласование по заранее построенному маршруту. Все участники процесса получают уведомление о необходимости подтвердить или отклонить документ.
4. Подписание. После согласования документ отправляется на подписание сторонами. Для этого используются электронные подписи, которые имеют такую же юридическую силу, как и обычные подписи на бумажных документах. После подписания документ возвращается кадровому сотруднику на проверку.
5. Хранение. После завершения процесса согласования и подписания документ сохраняется в электронном виде в системе КЭДО. Он доступен для просмотра только уполномоченным сотрудникам.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 22.1–22.3), можно создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде почти все кадровые документы — более 160 видов. 

К таким документам относятся:

• приказы;
• трудовые договоры;
• служебные записки;
• локально-нормативные акты (ЛНА) и инструкции;
• документы, связанные с отсутствиями сотрудников на работе (отпуска, отгулы, больничные);
• командировочные документы;
• переводы и расчетные листки;
• и другие документы, соответствующие ТК РФ.

Какие документы пока необходимо вести на бумаге

Некоторые кадровые документы не могут быть подписаны через КЭДО. Например:

• Приказ об увольнении.
• Акт н-1 о несчастном случае на производстве.
• Журналы инструктажей по охране труда.
• Бумажные трудовые книжки (для сотрудников, которые не перешли на электронный формат).
• Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Однако и тут есть исключения: для дистанционных работников обязательным документом является только приказ об увольнении. Остальные документы можно вести в электронном виде. 

Законодательство активно двигается в сторону цифровизации, поэтому мы ожидаем, что и эти документы в ближайшем будущем можно будет подписывать электронно.

Что нужно для перехода на КЭДО

Переход на кадровый электронный документооборот является ответственным процессом, который должен быть тщательно спланирован и организован. Время, необходимое для перехода, зависит от размера компании и сложности внутреннего документооборота, но в среднем занимает от 1 до 4 месяцев. 

Время зависит от размера организации: наличия филиалов, количества сотрудников, переводимых документов и т.д. Все нюансы перехода предусмотреть сложно. Но, исходя из опыта, мы выделили 4 основных этапа при переходе на КЭДО. Расскажем о каждом.

Аудит текущего состояния

На этом этапе важно провести анализ текущего состояния кадрового учета:

• Проанализировать существующие схемы работы с документами. Какие есть кадровые документы, как они согласовываются, кто подписывает и т.д. В идеале нарисовать схемы движения основных документов.
• Выявить проблемные места. Какие процессы отнимают много времени и как можно их оптимизировать. Какие документы чаще всего подписывают не вовремя, и заранее поставить ограничение на время подписания и т.д.
• Определить технические требования системы КЭДО. Будет ли интеграция с учетной системой, необходимо ли заполнение графика отпусков, нужна ли сквозная авторизация из ваших внутренних систем и какие есть требования безопасности.

Выбрать сервис кадрового электронного документооборота

После анализа необходимо выбрать подходящее программное обеспечение, учитывая требования организации, объем данных, которые нужно будет обрабатывать, а также возможности и опыт персонала. Вот основные критерии выбора системы:

1. Стоимость КЭДО. Учитывайте не только цену в первый год работы системы, но и за последующие годы: на старте могут возникнуть дополнительные затраты на интеграции.
2. Функциональность. Система КЭДО должна включать не только обмен кадровыми документами, но и возможность автоматизации процессов без привлечения разработчиков. К таким функция можно отнести автоматическую отправку документов согласно занимаемой позиции, настройку маршрутов согласований, модуль планирования отпусков и т.д.
3. Простота использования. Система КЭДО должна быть интуитивно понятной и простой в использовании. Это позволит сократить время, необходимое для обучения персонала работе в системе, а также ускорить процессы обработки кадровых документов. Сильным преимуществом будет наличие удобного мобильного приложения — для сотрудников, которые не всегда имеют доступ к компьютеру.
4. Возможность расширения. Если сервис имеет возможность расширения функционала за счет дополнительно подключаемых опций. Примеры расширений: Проверка сотрудников, Корпоративный портал, Обучение персонала (LMS-система), модуль подбора сотрудников (ATS)
5. Надежность и безопасность. Система КЭДО должна быть надежной и обеспечивать защиту персональных данных сотрудников организации от несанкционированного доступа и утечек. А ЦОД должны находиться на территории Российской Федерации и иметь необходимые сертификаты. Идеальный вариант, если в системе реализован функционал сквозной авторизации (SSO). Это позволит сотрудникам входить в систему через свой корпоративный аккаунт.
6. Репутация поставщика. Перед выбором системы КЭДО необходимо ознакомиться с репутацией поставщика и проверить его опытность и надежность в данной области. Лучше доверить данные тому, кто давно на рынке, хорошо знает все требования законодательства и имеет опыт внедрения сложных систем.
7. Техническая поддержка 27/7. Обратите внимание на наличие технической поддержки и обновлений системы КЭДО. Если ваши сотрудники работают в разных часовых поясах, специалисты технической поддержки должны быть на связи круглосуточно.
8. Возможность интеграции с системами учета. Как правило, специалистам отдела кадров удобнее работать в собственных системах учета. Поэтому сервис КЭДО должен иметь модули для интеграции с популярными платформами и API. 

Учитывая вышеперечисленные критерии, организации смогут выбрать наиболее подходящую систему КЭДО, которая будет наилучшим образом соответствовать их потребностям и требованиям, например сервис СБИС КЭДО.

Определиться с электронными подписями

Электронные подписи в системах кадрового электронного документооборота используются для обеспечения подлинности и целостности электронных документов, передаваемых и хранимых в системе.

Работа с электронными подписями регламентируется 63-ФЗ. Выделяются следующие типы подписей для работы с кадровым ЭДО:

• ПЭП (простая электронная подпись). По факту является комбинацией логина и пароля. Самая ненадежная из представленных. Ее возможности в КЭДО ограничены, например, ей нельзя подписать трудовой договор, согласие на перевод, договор о материальной ответственности.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это электронная подпись, созданная с помощью криптографических алгоритмов, которая подтверждает личность подписавшего и отслеживает изменения в документе. Ее можно использовать для подписания большинства кадровых документов со стороны сотрудника. Этот тип подписи самый распространенный при работе с КЭДО.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Создается с помощью применения криптографии с обязательным наличием квалифицированного сертификата подписи. На текущий момент является самой защищенной из всех представленных. Из недостатков можно выделить высокую стоимость при выпуске. Именно ею пользуются представители кадровой службы и генеральный директор для подписания документов. 

Существует еще две разновидности электронных подписей: НЭП Госключ и ПЭП Работа России. Они работают только на своих порталах: в приложении «Госключ» и в системе «Работа России». Часть сервисов КЭДО имеет возможность подписания документов этими типами подписей, однако само подписание будет происходить на сторонней площадке, что добавляет пару шагов на этапе подписания. 

Наличие собственного удостоверяющего центра (УЦ) будет дополнительным преимуществом при выборе системы КЭДО. Если поставщик имеет собственный УЦ, это позволит обезопасить от передачи данных третьим лицам, а вы будете уверены, что ваши подписи действительны и соответствуют законодательству на всем периоде использования сервиса.

Подготовить необходимые документы для запуска КЭДО

Перед запуском системы КЭДО необходимо разработать и внедрить в компании ряд документов, которые будут легализировать ведение кадрового делопроизводства в онлайн-формате. 

Стандартный список документов выглядит так: 

• Локальные нормативные акты о кадровом электронном документообороте. Положение о КЭДО, в нем необходимо прописать: информационную систему, которую вы выбрали; перечень электронных документов; сроки, с которых компания переходит на КЭДО; исключения, в которых допускается вести документы на бумаге. 
• Согласие и уведомление работников о введении КЭДО. Обязанность работодателя — заранее уведомить сотрудников о том, что компания переходит на кадровый ЭДО. При этом сотрудник обязательно должен подписать согласие с тем, что дальнейшее взаимодействие по кадровым документам будет происходить в электронном виде.
• Соглашение с работниками по использованию ЭП. В нем прописывается, каким типом ЭП будет пользоваться сотрудник при переходе на КЭДО, кто выпускает подпись и обязанность работника по обеспечению сохранности ее конфиденциальности. 

Кроме этого, настоятельно рекомендуется провести обучение сотрудников по работе с КЭДО, рассказать про его преимущества и почему это безопасный способ взаимодействия. Так вы значительно увеличите процент тех, кто выразит согласие на переход. 

Так стоит ли переходить на КЭДО

Современный бизнес требует быстроты и эффективности во всех процессах, включая кадровый учет и документооборот. Переход на КЭДО — это шаг вперед в управлении персоналом. По данным опроса РОСЭУ, планируют или уже перешли на КЭДО более 70% компаний. Если сейчас электронный документооборот в кадровой сфере еще является новинкой, то в ближайшие пару лет это станет нормой для большинства компаний. 

Если вы хотите оптимизировать управление персоналом и повысить эффективность бизнес-процессов, то переход на КЭДО — правильное решение для вашей компании. А помочь с внедрением вам помогут такие компании, как Тензор