Как автоматизировать HR-процессы с помощью HRM-системы?

Как автоматизировать HR-процессы с помощью HRM-системы? Фото: Pexels

Что такое HRM-система?

HRM-система или HRMS (с англ. Автоматизированная система управления персоналом) — программное решение, которое помогает HR-специалистам управлять и обрабатывать данные кандидатов, сотрудников от момента получения резюме до офбординга. Параллельно с HRMS встречается аббревиатура HRIS (с англ. Информационная система человеческих ресурсов) — это более старое название, когда в системах в основном хранились личные данные сотрудников.

Основные пользователи HRM-системы — специалисты HR-отдела, ведь именно они руководят ежедневными процессами персонала. Компания также может предоставить доступ к системе или определенному функционалу всем сотрудникам или некоторым менеджерам. Каждый специалист от этого только выиграет, к примеру: руководителю удастся быстро и удобно назначать встречи, получать обратную связь, проводить оценки персонала, а сотруднику — быстрее вливаться в коллектив, отслеживать задачи и свою эффективность. И это далеко не все преимущества HRM-системы, которые получит ваш бизнес.

Какие преимущества HRM-системы?

Если вы до сих пор раздумываете о надобности HRMS, мы расскажем о сильных сторонах системы. Уверены, новые знания помогут принять правильное и обоснованное решение:

1. Все в одном месте. В HRM-системе хранится как личная, так и корпоративная информация сотрудника. Теперь нет необходимости вести сотни табличек или папок, где собраны контакты, обязанности, компетенции, результаты тестов, задачи, количество доступных отпусков, больничных и т.д. И это все в вашем компьютере, ноутбуке или телефоне, а не в отдельном шкафу или комнате.
2. Оптимизация затрат HR-отдела. HRM-система позволяет правильно распределять нагрузку на HR-специалистов и уменьшить количество рутинных задач. Как результат, менеджеры будут успевать больше, и вам не понадобиться постоянно расширять HR-отдел.
3. Четкое выстраивание задач и формирование целей. В HRM-системе руководители могут создавать задачи, указывать цели и отслеживать продуктивность каждого сотрудника. А работники, в свою очередь, будут четко понимать, чего от них хочет менеджер, требует компания и как их действия влияют на успех бизнеса в целом.
4. Развитие и удержание ценных кадров. HRM-система позволяет проводить оценку компетенций, отслеживать результаты и использовать полученные данные для формирования стратегии развития сотрудника. Это повышает лояльность работника и помогает оставаться верным ценностям компании.
5. Эффективное самообслуживание. Процессы, в которых необходимо несколько этапов утверждения, например, запросы на отпуск, учет рабочего времени требуют от HR-менеджера постоянного вовлечения. HRMS полностью автоматизирует данные процессы, и отправляет участнику уведомление, когда наступает его очередь утверждать или отклонять запрос. Это позволяет сократить время обработки более чем на 50%.
6. Снижение накладных расходов. Многие компании присоединяются к тренду на экологичность и стараются использовать вместо бумажных электронные документы. HRM-система поможет в этом стремлении. Она позволяет подписывать документы, например о приеме на работу, прямо в системе.
7. Удобный поиск персонала. HRM-систему можно интегрировать с популярными сайтами поиска работы. Благодаря этому у вас есть возможность публиковать вакансии, просматривать отклики и отвечать кандидатам прямо из платформы.
8. Легкий старт и дружественный финиш. В HRM-системах зачастую предусмотрены этапы онбординга, которые помогают легко и быстро влиться в коллектив и разобраться в процессах, и офбординга, чтобы сотрудник с уважением и благодарностью уходил из компании. Это позволяет сформировать сильный HR-бренд компании.

Как выбрать HRM-систему?

Выбор подходящей HRMS может оказаться сложной задачей, учитывая количество доступных вариантов. Мы разработали пошаговый подход, который поможет вам выбрать правильное программное обеспечение:

1. Определитесь с необходимыми HR-инструментами. HRM-системы — это набор функционала для решения определенных задач и целей, например: рекрутинга, аналитики, коучинга и т.д. У разных платформ перечень функционала может отличаться. Запишите, какие решения необходимы для вашего бизнеса, чтобы потом сравнить с возможностями предложенной HRM-системы.
2. Укажите бюджет. Стоимость HRM-систем, как и любых продуктов одной категории, отличается. Платформы зарубежных компаний, как правило, стоят дороже, чем системы, разработанные в Украине, а по функционалу зачастую ничем не выделяются.
3. Потестируйте HRM-систему. Добросовестные разработчики, которым нечего скрывать, предоставляют бесплатно возможность потестить платформу в течение нескольких дней, а то и недель. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы сделать осознанный выбор.
4. Пообщайтесь со службой поддержки. Вы можете написать им заранее и задать интересующие вопросы по системе. По стилю общения и быстроте обратной связи, вы поймете отношение компании к клиентам.
5. Принять решение. Когда HRM-система выбрана, осталось получить одобрение у руководства и начать пользоваться платформой.

Как автоматизировать HR-процессы?

С помощью HRM-системы PeopleForce можно легко и быстро автоматизировать все ваши HR-процессы. Платформа для удобства разделена на 5 модулей:

• PeopleHR, где структурирована личная информация сотрудников, программы адаптации, статистика отпусков/больничных/выходных, база знаний, отчеты, история карьеры и календарь задач.
• PeopleRecruit содержит возможности для создания резюме, отслеживания откликов, аналитики, электронной подписи, скрининг-тестов.
• PeoplePulse позволяет всегда быть в курсе задач, эффективности, мотивации, лояльности ваших сотрудников.
• PeopleTime знает, сколько времени тратит каждый сотрудник и команда в целом на выполнение задач, предоставляет аналитику и автоматически напоминает о дедлайнах.
• PeoplePerform помогает создать сплоченную команду профессионалов с помощью систем оценки персонала, аналитики эффективности и своевременного предоставления обратной связи. 

Ко всему, PeopleForce — гибкая HRM-платформа, которая подстраивается под ваши цели и задачи. Вы можете выбрать определенный модуль или же всю платформу, а также определить язык интерфейса: украинский, русский или английский. Служба поддержки всегда готова проконсультировать и ответить на ваши вопросы посредством онлайн тет-а-тет чатов или звонков. Начинайте автоматизацию ваших HR-процессов уже сейчас с помощью бесплатного 14-дневного тестового периода.