Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

Что такое СЭД? Главное о системах электронного документооборота. Фото: из архива компании

СЭД – это не просто замена бумажных носителей электронными копиями. Это комплексная система, автоматизирующая все этапы работы с документами:

Создание: шаблоны, конструкторы, автоматическое заполнение; 

Согласование: маршрутизация, контроль версий, электронная подпись; 

Хранение: централизованное хранилище, поиск, резервное копирование; 

Анализ: статистика, отчетность, бизнес-аналитика. 

Внедрение электронной системы управления документооборотом (СЭД) открывает новые возможности для оптимизации работы компании, к которым можно отнести:

1. Мгновенный обмен документами: 

• СЭД обеспечивает мгновенную передачу файлов как внутри компании, так и при работе с контрагентами. 
• Больше никаких потерянных или задержанных документов – все всегда под рукой. 

2. Сокращение времени на обработку: 

• СЭД автоматизирует рутинные задачи, такие как поиск, согласование и подписание документов. 
• СЭД работает с электронной подписью. 
• Экономия времени – до 75% - позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах. 

3. Снижение затрат: 

• Переход на электронный документооборот позволяет сократить расходы на бумагу, канцтовары, печать, курьерские услуги. 
• Экономия ресурсов – реальная выгода для вашего бизнеса. 

4. Повышение эффективности: 

• СЭД обеспечивает прозрачный контроль над документооборотом, упрощает поиск и анализ информации. 
• Улучшается качество работы и принимаемых решений. 

5. Безопасность и надежность: 

• Электронные документы надежно защищены от потери, кражи, порчи. 
• СЭД гарантирует конфиденциальность информации.  

СЭД – это универсальное решение для компаний любого размера - от малого бизнеса до крупных корпораций, всех сфер деятельности и для ведения любых задач, включая управление проектами. 

Как выбрать СЭД? 

Выбор СЭД – важный шаг для любой компании, стремящейся оптимизировать документооборот и повысить свою эффективность. 

Вот несколько ключевых факторов, которые следует учитывать при выборе: 

1. Функциональность: 

• Определите, какие функции СЭД вам необходимы. Базовые функции: создание, хранение, поиск и контроль версий документов. Расширенные функции: электронная подпись, управление задачами, контроль исполнения поручений, интеграция с другими системами. 

2. Масштабируемость: 

• СЭД должна соответствовать текущим и будущим потребностям вашей компании. 
• Учитывайте количество пользователей, объем документооборота и планы на расширение. 

3. Интеграция: 

• СЭД должна интегрироваться с другими системами, используемыми в вашей компании, например, с 1С, CRM, ERP. 

4. Интерфейс: 

• Интерфейс СЭД должен быть удобным и интуитивно понятным для пользователей. 

5. Производительность: 

• СЭД должна работать быстро и без сбоев. 

6. Безопасность: 

• СЭД должна обеспечивать надежную защиту конфиденциальных данных. 

7. Поддержка: 

• Убедитесь, что поставщик СЭД предлагает качественную техническую поддержку. Обратите внимание на возможность использования системы электронного документооборота на территории РФ.  

8. Цена: 

• Стоимость СЭД должна соответствовать вашему бюджету. 

9. Отзывы: 

• Изучите отзывы других пользователей о выбранной СЭД. 

10. Тестирование: 

• Перед покупкой СЭД обязательно протестируйте ее в работе. 

Примером СЭД является DocSpace – платформа, разработанная на базе отечественной разработки iSpace. На протяжении более 15 лет DocSpace помогает бизнесам автоматизировать процессы, предоставляя возможность совместной работы над документами с контрагентами, интеграции с любым офисным ПО, выстраивания иерархий доступа и согласования документов любой сложности и многое другое.