Основы автоматизации бизнес-процессов 2024. BPM-системы

Основы автоматизации бизнес-процессов 2024. BPM-системы. Фото: из архива компании

Что такое автоматизация бизнес-процессов? 

Бизнес-процесс — это деятельность или набор действий, которые помогают достичь целей организации. По сути, вся деятельность организации состоит из бизнес-процессов.  

Автоматизация бизнес-процессов – это всё то, что позволяет преобразовать ручные задачи в автоматические, машинные.  

К автоматизации можно отнести большой спектр средств (ПО, производственное оборудование, ИИ и др.), поэтому и задачи, решаемые при помощи такого подхода, занимают огромный пласт: от повышения конкурентоспособности, снижения затрат да увеличения производительности и улучшения качества обслуживания клиентов. 

Автоматизация освобождает сотрудников для более важной работы, требующей творческого подхода и стратегического мышления. Руководители компаний, нацеленные на достижение ключевых целей, осознают важность повышения продуктивности в команде, где из-за возможного отсутствия установленной связи между отделами, могут возникнуть проблемы.  

Визуализировать задачи каждого сотрудника в бизнес-процессах поможет программное обеспечение для автоматизации БП. Класс систем BPM (от англ. Business Process Management) может принести значительный рост эффективности во всех сферах деятельности компании.  

Что такое BPM системы?  

Управление бизнес-процессами (BPM) — это структурированный подход к совершенствованию процессов, которые организации используют для выполнения работы, обслуживания своих клиентов и создания ценности для бизнеса. BPM использует различные методы для улучшения бизнес-процесса путем его анализа, моделирования того, как он работает в различных сценариях, внедрения изменений, мониторинга нового процесса и постоянного улучшения его способности достигать желаемых бизнес-результатов и результатов. 

BPM — это широкая дисциплина и, по определению, динамичная, учитывая, как организационные роли, правила, тактика, бизнес-цели и другие элементы, которые она включает, постоянно меняются. На протяжении многих лет в BPM применялись различные методологии оптимизации: от Шести сигм (Six Sigma) до Agile. 

Поскольку бизнес-процессы в некоторых компаниях стали слишком трудоёмкими, были разработаны программные продукты BPM для поддержки крупномасштабных бизнес-изменений. Эти технологии BPM, в свою очередь, развивались благодаря достижениям в области искусственного интеллекта, машинного обучения и других технологий, которые предоставляют новые способы обнаружения, проектирования, измерения, улучшения и автоматизации рабочих процессов.  

С развитием цифрового бизнеса традиционное внимание BPM к внутренним процессам сместилось и теперь включает оптимизацию систем взаимодействия с клиентами и сотрудниками. 

Примеры автоматизации бизнес-процессов при помощи BPM-систем 

Какие процессы можно автоматизировать? Приведем несколько примеров. 

• Маркетинг: Автоматизация email-маркетинга, социальных сетей, создания и публикации контента. 
• Продажи: Автоматизация управления лидами, создания предложений, обработки заказов. 
• Клиентское обслуживание: Автоматизация чат-ботов, системы тикетов, FAQ. 
• Финансы: Автоматизация обработки платежей, ведения бухгалтерии, составления отчетности. 
• HR: Автоматизация подбора персонала, onboarding, управления кадрами. 

Как работают BPM-системы? 

Многие эксперты при описании BPM-систем выделяют следующие этапы: 

• Моделирование. Посмотрите, как переработанный бизнес-процесс работает в разных сценариях. 
• Внедрение. Внедрите улучшения при помощи системы автоматизации бизнес-процессов. 
• Мониторинг. Отслеживайте улучшения, чтобы увидеть, как они работают. 
• Оптимизация. Продолжайте совершенствовать бизнес-процессы на постоянной основе. 

Некоторые практики включают шестой шаг — реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) — для обозначения того, что происходит, когда корректировки существующего процесса больше не приводят к желаемым бизнес-результатам и требуют радикального переосмысления, обычно связанного с интенсивным использованием автоматизации.  

Несмотря на то, что “workflow” BPM-систем кажется достаточно простым, каждый этап требует тщательного планирования. Бизнес-процессы обычно охватывают несколько систем и отделов. Например, в адаптации сотрудника может участвовать не только отдел кадров, но и ИТ-отдел для выдачи учётных данных безопасности и компьютерного оборудования, финансовый отдел для оформления налоговых документов и т. д. 

Как правильно начать автоматизацию БП: 

• Определите цели. Что вы хотите улучшить? 
• Проанализируйте существующие процессы. Найдите рутинные и повторяющиеся задачи. 
• Выберите подходящие инструменты. Есть множество решений, от простых программ до комплексных BPM/ECM-систем (например, полноценный аналог Microsoft Sharepoint - iSpace). 
• Составьте план внедрения. Определите этапы, задачи и ресурсы. 
• Обучите сотрудников. Подготовьте персонал к работе с новыми инструментами. 
• Контролируйте и анализируйте результаты. Отслеживайте эффективность и вносите корректировки.  

Помните: 

Автоматизация БП – это не спринт, а марафон. 

Не бойтесь пробовать новое и экспериментировать. 

Постоянно совершенствуйте свои процессы.