База знаний для компании, зачем нужна и как сделать?

База знаний для компании, зачем нужна и как сделать? Фото: из архива компании

Один из способов создания базы знаний - использование онлайн-чата Verbox, который поможет автоматизировать работу службы поддержки. В чате Verbox вы сможете настроить портал помощи, где пользователи смогут получить доступ к информации и статьям.

Определите, кто будет иметь доступ к базе знаний

Доступ к базе знаний может быть открытым или ограниченным. Если база знаний предназначена для клиентов, то доступ к ней должен быть у всех клиентов. Если же база знаний только для сотрудников, то доступ должен быть ограничен только ими.

Продумайте и создайте структуру базы знаний

• Определите цель базы знаний и ее аудиторию. Это поможет вам понять, какие типы информации должны быть включены в базу знаний.
• Разделите информацию на категории или темы. Это упростит поиск информации для пользователей и позволит вам организовать данные более эффективно.
• Создайте иерархическую структуру для каждой категории. Это может включать подкатегории, под-подкатегории и т.д.
• Определите основные и дополнительные элементы информации для каждой категории и подкатегории. Основные элементы могут включать определения, примеры, шаги выполнения и т.п., в то время как дополнительные могут включать ссылки на внешние ресурсы, изображения, схемы.
• Оцените структуру и содержание базы знаний на предмет полноты и точности.

Добавьте информацию

После того, как вы определитесь со структурой базы знаний, вам потребуется собрать всю необходимую информацию и систематизировать ее. Если вы планируете создавать базу знаний в формате вопрос-ответ, вам следует вспомнить наиболее часто задаваемые вопросы и подготовить развернутые ответы на них. Если вы хотите разместить базу знаний в виде инструкций то, убедитесь в том, что они изложены доступным языком и дополнены фото и скриншотами.

Регулярно обновляйте базу знаний

Важно своевременно актуализировать информацию в вашей базе знаний. Это поможет пользователям находить нужную информацию и использовать ее в работе.

Используйте искусственный интеллект для автоматизации

Интеграция Verbox и WikiBot позволяет внедрить искусственный интеллект в чат. Благодаря этому искусственный интеллект может самостоятельно отвечать вашим клиентам используя информацию из вашей базы знаний, таким образом вы можете разгрузить ваших менеджеров и закрыть часть вопросов клиентов.

В целом, создание и использование базы знаний в Verbox может значительно упростить работу с информацией в компании и улучшить качество обслуживания клиентов.

Таким образом, база знаний является важным инструментом для любой компании и помогает улучшить качество обслуживания, повысить эффективность работы и сократить время на поиск необходимой информации.