Как вести рулонный учет с помощью автоматизированной системы

Как вести рулонный учет с помощью автоматизированной системы. Фото: СС0

Особенности учета рулонных товаров

Товары, которые вы храните в рулонах, катушках, бобинах и т.п. и продаете на отрез, нельзя учитывать так же, как штучные. Есть определенные нюансы:

1. Размер рулона. Например, вы продаете покрытия с искусственной травой и у вас есть несколько рулонов, одинаковых по качеству и другим характеристикам, но разной ширины. Такие рулоны нельзя учитывать вместе, даже если у них один артикул, потому что по сути это разные товары.
2. Целостность рулона. Если покупательнице для простыни нужен отрез ткани 3 м, вы не можете заменить его несколькими отрезами по 1 м или 2 м, так как в этом случае простынь сшить не получится. Поэтому при учете мелкие остатки смешивать нельзя.

Как учитывать отрезной товар

Например, если вы продаете ткань на отрез, вам важно знать, сколько всего рулонов есть на складе и сколько ткани в каждом из них. Поэтому такой товар считают в двух измерениях:

• штуках (рулонах, катушках, бобинах);
• по длине (погонных метрах, метрах, сантиметрах).

Пример рулонного учета в системе Большая Птица 2.0

Максим торгует напольными покрытиями, в том числе линолеумом. Предприниматель заказывает его рулонами и продает отрезами. У Максима есть несколько сотрудников, поэтому для него важно, чтобы все остатки были точно зафиксированы и не возникало путаницы.

Предприниматель и его продавцы ведут учет в системе Большая Птица 2.0. Когда Максим создавал карточки товаров в «Каталоге», он сразу добавил модификации по цветам, чтобы различить коричневый, бежевый и серый линолеум. 

«Каталог» в Большой Птице 2.0. Фото: из архива компании

Кроме цвета можно добавить модификацию по ширине, метражу или любому другому важному признаку.

На этапе приемки Максим присваивает каждому виду линолеума серию в виде номера рулона — так система не будет считать остатки из разных рулонов линолеума как один отрез.

При последней поставке на склад магазина привезли линолеум ПВХ по три рулона коричневого, бежевого и серого цветов по 30 метров — всего получилось девять рулонов.

Присваивание серии при приемке товаров в Большой Птице 2.0. Фото: из архива компании

На следующий день у Максима купили один отрез коричневого линолеума длиной 4 м. После этого в рулоне осталось 26 м. Позже один из продавцов отрезал 5 м бежевого линолеума для другого покупателя — осталось 25 м.

Оформляя продажу, продавцы выбирают, из какого рулона отрезать линолеум. Это позволяет точно знать, куски какого размера есть в наличии.

Выбор серии при продаже в Большой Птице 2.0. Фото: из архива компании

Если Максим или сотрудники забудут это учесть, то Большая Птица 2.0 сама напомнит, что для товара нужно выбрать серию.

Большая Птица 2.0 напомнит, если вы забудете отметить, из какого конкретно рулона продаете товар. Фото: из архива компании

Узнать, сколько товара осталось в каждом рулоне, можно в отчете «Остатки МЗ». В нем виден общий остаток по товарам и отдельно по каждой серии. Это удобно, так как из таблицы понятно, что вы продаете один и тот же товар, но при этом отдельные рулоны не смешиваются между собой. Например, на складе Максима есть 86 м бежевого линолеума: один рулон длиной 26 метров и два по 30 метров. А коричневого линолеума осталось 85 метров: 25 м в рулоне 1 и по 30 м в рулонах 2 и 3. 

Отчет «Остатки МЗ» в Большой Птице 2.0. Фото: из архива компании

Максим и его продавцы будут отрезать куски линолеума от одного рулона, пока не останется маленький отрез, которого следующему клиенту будет недостаточно. Остатки они тоже продают: нередко покупателям нужны небольшие куски напольного покрытия. Такой подход позволяет свести скопление неликвида к минимуму.

Чем полезен автоматизированный рулонный учет

Внедрять автоматизированный учет при продаже отрезных товаров полезно, так как он помогает:

1. Всегда быть в курсе остатков. Вы можете в любой момент посмотреть, какой товар есть в наличии и в каком количестве, с помощью компьютера. Продавцу не придется копаться на полках и заставлять клиента ждать.
2. Не копить маленькие отрезы товаров на складе. Зная, что у вас остались небольшие отрезы, вы сможете продать их при удобном случае. Это позволяет не замораживать деньги в неликвиде и получать больше прибыли.
3. Грамотно планировать закупки. Благодаря аналитическим отчетам, которые система формирует автоматически, можно отслеживать спрос и заказывать столько, сколько нужно.
4. Анализировать работу бизнеса. С помощью автоматизированной системы учета можно отслеживать важные показатели: выручку, прибыль, рентабельность, количество продаж, себестоимость товаров. Отчеты создаются за разные периоды и помогают следить за тем, как развивается бизнес и нет ли у компании проблем. Всё это позволяет принимать грамотные управленческие решения, основанные на фактах и конкретных цифрах, а не на предположениях и интуиции.