Как перестать контролировать и начать руководить: 5 ошибок в управлении персоналом

Как перестать контролировать и начать руководить: 5 ошибок в управлении персоналом. Фото: ИНСАЙДЕР

Как же найти ту самую золотую середину между дружелюбной атмосферой и необходимостью контролировать подчинённых? Мы считаем, что здравый смысл и уважение к сотрудникам — то, что должно лежать в основе любой эффективной и адекватной системы контроля. А для того чтобы выстроить её, необходимо знать о самых распространённых ошибках, которые допускают руководители компаний.

1. Бессистемность

Самая неприятная для коллектива ситуация. То руководитель месяцами сидит «в танке», то в один день внезапно начинает требовать десятки отчётов. Сотрудники вынуждены бросать свои дела, в спешке заполняют «бумажки»... И на этом все. Никакого фидбэка. «Ураган» пришёл, работаем, как обычно.

2. Скрытность

По некоторым оценкам, 70% руководителей не считают чем-то зазорным шпионить за своими подчинёнными. Программы, предназначенные для анализа продуктивности, используются в совершенно непрофессиональных целях. Но в какой-то момент правда неизбежно всплывает. И маловероятно, что сотрудники будут в восторге, осознав, насколько им не доверяют.

3. Обезличенность

Болезнь многих крупных компаний. Работа разных отделов измеряется по одним и тем же показателям. Без учёта специфики и сложности задач, функций, зон ответственности. Без понимания того факта, что количество проведённого за компьютером времени и качество работы — не одно то же.

4. «Игра в молчанку»

Проверки проводятся, но об их результатах никто никогда не сообщает. Коллективу приходится ориентироваться только на свои догадки: не ругают — значит, все в порядке.

5. Упрощённый контроль

Владелец компании анализирует только работу менеджеров, не беря в расчёт деятельность непосредственных исполнителей.

Как не перегнуть палку, почему тотальный контроль – это плохо 

Авторитарный подход к управлению давно изжил себя как малоэффективный, однако до сих пор встречается довольно часто. Причины понятны: владелец компании платит сотрудникам деньги, а потому хочет быть уверен, что подчинённые отрабатывают свой «хлеб». Довлея над сотрудниками, руководитель пребывает в иллюзии, что все под контролем. Ничто не ускользает от его чуткого взора. Но на деле все не так радужно.

Работа команды в условиях постоянного стресса приводит к падению эффективности. В какой-то момент страх уступает место апатии или протесту. Сотрудники начинают чаще опаздывать, теряют интерес или даже уходят туда, где есть возможность раскрыть потенциал без постоянного «головняка».

Особенно тяжело надзор воспринимают представители творческих профессий. На почве постоянного стресса у некоторых развивается депрессия, на нервной почве развиваются заболевания. Выдать в таком состоянии продукт, который понравится клиенту, да ещё и в срок, мало кто способен.

Сам менеджер в таком формате постоянно отвлекается от своих обязанностей, изматывает подчинённых вопросами о том, как продвигаются дела. В итоге страдают все. А главное – компания. Разумное решение — найти альтернативные, более лояльные способы мотивировать сотрудников. Без жёсткого контроля и нервотрёпки.

Основы «здорового» контроля

Контроль важен, но он не должен превращаться в слежку. Это искусство, которым должен владеть хороший менеджер. Не нужно затягивать и ждать, пока команда закончит работу над проектом, и только потом устраивать «разбор полетев». Мониторинг должен быть поэтапным и корректным:

• постановка целей и разъяснение задач в начале работы;
• оценка прогресса на ключевых промежуточных точках, этапах;
• анализ результатов;
• выборочный контроль.

Не каждый сотрудник от природы — перфекционист, готовый доводить дело до совершенства. Многие стремятся как можно быстрее выполнить поставленные задачи и с «чистой» совестью заниматься своими делами. Это основная причина, почему регулярный мониторинг так важен.

Но мониторинг эффективности не сводится к тому, чтобы проверить, кто сосредоточенно смотрит в монитор ПК, а кто пьёт третью за день чашку кофе.

Грамотный руководитель должен:

• оценивать поставленные цели, их актуальность, адекватность и реальность выполнения на каждом этапе;
• учитывать загруженность подчинённых, при необходимости перераспределяя задачи;
• координировать взаимодействие между разными отделами и департаментами;
• анализировать уровень квалификации каждого из сотрудников — кому-то можно поручить более простые задачи, других направить на курсы повышения квалификации;
• понимать общие настроения и уровень мотивации персонала.

Только в том случае, если мониторинг помогает находить внутренние проблемы, повышать мотивацию и качество работы, в нем есть смысл.

Автоматизированный учёт рабочего времени

Использование автоматических систем учёта рабочего времени — самый простой способ выстроить эффективную систему контроля. Без конфликтов, обид, обвинений в предвзятости и других неприятных ситуаций.

Начальнику не приходится постоянно задавать вопросы, вынуждать подчинённых оправдываться, подбадривать. Сотрудники ощущают больше свободы, понимают, что каждый отвечает за себя. Свою дисциплину, качество работы, продуктивность.

В зависимости от актуальных задач бизнеса, можно выбрать разные способы учёта времени:

• система видеонаблюдения позволит не только зафиксировать время, когда сотрудник пришёл на работу, но и увидеть, чем он занимается в офисе;
• турникеты и биометрические терминалы отметят время входа и выхода из офиса, опоздания, обеденные перерывы;
• системы СКУД делают то же, что и терминалы, но с возможностью ограничить доступ в определённые помещения;
• специальное ПО анализирует, что, когда и в каких программах делают сотрудники.

Программа для контроля выполнения работ

У каждого человека свой стиль работы. Кто-то приступает к заданию, как только получает задачу. Кому-то нужно время, чтобы «раскачаться». Скорость выполнения и качество характеризуют конкретного специалиста. Но когда сроки горят, оправдывать прокрастинацию не стоит. Контроль каждого шага становится естественной частью бизнес-процессов.

Организовать эффективный контроль за работой сотрудников можно с помощью ИНСАЙДЕР. Система мониторинга работы персонала подойдет как для небольших фирм фирма из 5–6 человек, так и для крупных компаний с десятками отделов.

Отсчёт рабочего времени начинается сразу после включения ПК. Если курсор мыши не двигается более 5 минут — руководителю приходит уведомление о бездействии подчинённого.

Другие функции ИНСАЙДЕР:

• фотографии экранов ПК каждого сотрудника и отдела;
• отчёты по активности подчинённых за день, неделю и месяц;
• позволяет анализировать, сколько времени уходит у разных специалистов на одни и те же задачи;
• показывает сайты, на которых сотрудники проводят больше всего времени, даёт оценку продуктивности;
• собирает подробную статистику по программам и сайтам вплоть до названия окон и вкладок;
• оценивает вклад каждого члена команды в проект;
• подсказывает, как оптимально распределить нагрузку и назначить сотрудников на должности с учетом компетенций;
• автоматически формирует табели учёта рабочего времени.

Данные всех сотрудников хранятся в единой базе. Их можно сгруппировать по отделам и подразделениям, чтобы получить представление о том, в каком направлении двигаться.

Почему вам нужен ИНСАЙДЕР?

В бизнесе результат не в последнюю очередь зависит от способности руководителя держать руку на пульсе. Всегда быть в курсе того, что происходит в компании. Какие сотрудники и отделы справляются со своими задачами на отлично, а какие «буксуют». Видя картину в целом, можно исправлять ошибки и недочёты на ходу, не дожидаясь, пока проблемы накопятся и приведут к фатальным последствиям. Этого можно достичь, используя программу учёта времени ИНСАЙДЕР. Руководитель и подчинённый контактируют на всех этапах работы над проектом.

Что делать, если сотрудники против

На этапе внедрения ПО многие компании сталкиваются с негативом со стороны сотрудников. Здесь важен диалог. Честно ответить на волнующие подчинённых вопросы и объяснить, какие плюсы они получат от этого. Например, отличительная черта ИНСАЙДЕР — лояльность к персоналу. Программа подсчитывает все сверхурочно отработанные часы. Титанические усилия больше не останутся незамеченными, а отразятся на зарплате. Здесь же фиксируется информация обо всех отпусках, командировках, больничных. Можно легко передать распечатанный или электронный отчёт в бухгалтерию.

Являясь почти незаметной, система ИНСАЙДЕР оказывает положительное влияние на бизнес каждый день. Программа помогает руководителю избежать критичных ошибок при планировании и распределении задач, а сотрудникам — почувствовать свой вклад и личную ответственность за успех команды.