Как выбрать тайм-трекер для компании: критерии и советы бывалых

«Мы переходили на удалённую работу и понимали, что её нужно как-то контролировать. Выбирали быстро и установили неправильный продукт для учёта рабочего времени: «тяжёлый» и с низкой юзабилити. Мы тратили час на формирование отчёта по одному сотруднику, а в нас их 350», — рассказывает Игорь Беспалов, компания SoftClub.
Как выбрать тайм-трекер для компании: критерии и советы бывалых

Как выбрать тайм-трекер для компании: критерии и советы бывалых. Фото: Yaware

Какие бывают тайм-трекеры? 

Руководитель знает, для чего ему нужен инструмент. Обычно, для учёта времени и приложений, которые используют сотрудники. Но, запись деятельности на ПК означает, что тайм-трекер фиксирует ФИО человека, должность, электронную почту. При включённой функции снимков экрана в статистику попадают фотографии рабочих документов, а также данные о зарплате, если менеджер внёс размер почасовой ставки. 

По тому, где именно будет хранится информация, тайм-трекеры делятся на: 

Облачные

Конечно, используют не DropBox или OneDrive. Выбирают что-то более надёжное, например серверы Amazon. Поскольку их безопасность подходит для банковской среды, разработчики тайм-трекеров уверенно хранят там свои данные.

Коробочные

Enterprise это тайм-трекер готовый для развёртывания на серверах клиента. Все данные находятся полностью под контролем пользователя и хранятся в соответствии с корпоративными стандартами. 

Критерии выбора тайм-трекера

Критерии выбора тайм-трекера. Фото: Capterra

Простота использования 

Любые изменения в работе вызывают подозрения у сотрудников. Стресс выше, если непонятно, как пользоваться новым инструментов. Тайм-трекер не должен мешать основной работе. Круто видеть основную информацию на главном экране, а за 2-3 клика отрывать другие отчёты. Идея программы в том, чтобы облегчать работу. Убедитесь, что инструмент делает это. 

Ориентируйтесь на вопросы:  

  • Вы понимаете, как работает тайм-трекер? 
  • Нужно учить персонал пользоваться сервисом?
  • Сколько времени вы будете тратить на анализ статистики? 
  • Есть возможность экспорта данных?
  • Насколько программа вмешивается в личное пространство? Сотрудникам будет комфортно? 

Функционал

Начинайте с того, какие функции вам нужны. Определитесь, что обязательно должно быть в программе, что будет бонусом, а без чего можно обойтись. И потом приступайте к сравнению ваших требований с тем, что предлагает конкретный тайм-трекер. Так, вы будете уверены, что платите только за то, чем действительно пользуйтесь. 

Ориентируйтесь на вопросы: 

  • На каких ОС работает программа?
  • Учёт времени в автоматическом режиме? Или старт/стоп таймер? 
  • Есть скрытый и явный учёт времени?
  • Как программа записывает оффлайн время?
  • Есть возможность выставлять счета и рассчитывать зарплату?
  • Как сервис гарантирует безопасность данных? Какой риск потери конфиденциальной информации?
  • Среди функций есть табель?
  • Можно останавливать или ставить мониторинг на паузу?
  • Есть мобильное приложение?
  • Использует программа GPS-слежение?

Управление командой 

Одно дело получать статистику работы, а другое — ориентироваться на неё при принятии менеджерских решений. Удобно, если сотрудник видит свою статистику и учится управлять временем. Ещё лучше, делегировать отчёты по отделам на их линейных руководителей. Смотрите, как тайм-трекер помогает управлять проектами, контролировать бюджет, считать время потраченное на задачу. 

Ориентируйтесь на вопросы:  

  • С каким сервисами есть интеграция
  • Вы можете строить кастомные отчёты? 
  • Какие есть методы управления проектами и задачами? 
  • Кто получает доступ к статистике?
  • Как можно делится отчётами?
  • Сотрудники видят статистику своей работы? 

Техподдержка 

Тестируйте службу поддержки так же, так и функционал. Особенно, если у вас нет системного администратора, который бы занимался технической частью. И свяжитесь с поддержкой до того, как у вас появятся срочные вопросы и трудности с внедрением:

  • Смотрите насколько быстро и доступно отвечают.
  • Оценивайте логику чат-ботов.
  • Узнайте, какой самый быстрый способ связи с менеджером. 
  • Проанализируйте методы удалённого подключения специалиста и подходят ли они под ваши стандарты безопасности.  
Роман, совладелец строительной компании: «Среди аналогов, выбирали тех, с кем легче вести переговоры, проще получить техподдержку и можно провести расчёт по безналу».‎ 

Цена 

Стоимость решает, когда приходится выбирать между двумя сервисами с одинаковым функционалом. Обращайте внимание на экономию при большом числе пользователей или длительности подписки. Коробочные решения дороже, но часто бессрочные, доплачивать приходится только за обновления сервиса. 

«Нужно чётко и сбалансировано делать расходы, а не просто ткнуть пальцем в небо. Мы выбрали Yaware.TimeTracker тому, что он дешевле, чем раскрученные аналоги, и ничем не уступает в функционале», — говорит Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting. 

Частые вопросы о тайм-трекерах

Сколько вашего времени и денег экономит программа? 

Мы провели опрос среди пользователей Yaware.TimeTracker. Статистика показала, что в среднем сотрудники работают на 20% меньше положенного. При зарплате 500$/мес. экономия в месяц на сотрудника составляет 100$ — 1 200$/год. Самый дорогой тариф обходится в 6$/мес. на сотрудника — 72 $/год. То есть, годовая подписка на тайм-трекер окупается за первый месяц. 

Можно редактировать данные в отчётах? 

Зависит от тайм-трекера. В ExakTime каждый входит в систему под своим паролем и может изменять статистику. RescueTime работает по принципу таймера: пользователи вручную запускают и останавливают учёт. Здесь человеческий фактор влияет на корректность статистики. 

Yaware.TimeTracker работает в автоматическом режиме — программа запускается вместе с ПК. Можно останавливать мониторинг и ставить на паузу, но редактировать отработанное время нельзя. Ни сотруднику, ни владельцу учётной записи. 

За что нужно платить дополнительно? 

Если вы покупаете облачный тайм-трекер, обычно в стоимость подписки входят все обновления сервиса и техподдержка. В случае с коробочными версиями есть разные сценарии: 

  • одноразовый платёж и платные обновления через некоторое время; 
  • принцип подписки, как на SaaS и т.д.

Будьте внимательны с тестовыми периодами. Некоторые компании требуют данные банковской карты и автоматически снимают оплату за подписку. Чтобы избежать неожиданных расходов, уточняет заранее все финансовые нюансы. 

Заключение 

Выбирая тайм-трекер, учитываете функционал и отчётность, возможности управления командой, цену, техподдержку и простоту использования. А ещё лучше, регистрируйтесь на тестовый период. Бесплатный доступ к функционалу поможет вам наглядно оценить сервис и понять, насколько он подходит вашей компании. 

Упомянутый сервис

Yaware.TimeTracker Онлайн-сервис для учёта потраченного времени. Для его использования достаточно зарегистрироваться на сайте и установить приложение на ПК сотрудников.
Онлайн-сервис для учёта потраченного времени. Для его использования достаточно зарегистрироваться на сайте и установить приложение на ПК сотрудников.

Больше интересного

Актуальное

Chaport представляет новые функции: чат-боты, оценки чатов и расширенные отчёты
Microsoft 365 прекращает поддержку Internet Explorer 11 в августе
Google раскрыла планы относительно FLoC
Ещё…