Как выбрать тайм-трекер для компании: критерии и советы бывалых
Как выбрать тайм-трекер для компании: критерии и советы бывалых. Фото: Yaware
Какие бывают тайм-трекеры?
Руководитель знает, для чего ему нужен инструмент. Обычно, для учёта времени и приложений, которые используют сотрудники. Но, запись деятельности на ПК означает, что тайм-трекер фиксирует ФИО человека, должность, электронную почту. При включённой функции снимков экрана в статистику попадают фотографии рабочих документов, а также данные о зарплате, если менеджер внёс размер почасовой ставки.
По тому, где именно будет хранится информация, тайм-трекеры делятся на:
Облачные
Конечно, используют не DropBox или OneDrive. Выбирают что-то более надёжное, например серверы Amazon. Поскольку их безопасность подходит для банковской среды, разработчики тайм-трекеров уверенно хранят там свои данные.
Коробочные
Enterprise это тайм-трекер готовый для развёртывания на серверах клиента. Все данные находятся полностью под контролем пользователя и хранятся в соответствии с корпоративными стандартами.
Критерии выбора тайм-трекера
Простота использования
Любые изменения в работе вызывают подозрения у сотрудников. Стресс выше, если непонятно, как пользоваться новым инструментов. Тайм-трекер не должен мешать основной работе. Круто видеть основную информацию на главном экране, а за 2-3 клика отрывать другие отчёты. Идея программы в том, чтобы облегчать работу. Убедитесь, что инструмент делает это.
Ориентируйтесь на вопросы:
- Вы понимаете, как работает тайм-трекер?
- Нужно учить персонал пользоваться сервисом?
- Сколько времени вы будете тратить на анализ статистики?
- Есть возможность экспорта данных?
- Насколько программа вмешивается в личное пространство? Сотрудникам будет комфортно?
Функционал
Начинайте с того, какие функции вам нужны. Определитесь, что обязательно должно быть в программе, что будет бонусом, а без чего можно обойтись. И потом приступайте к сравнению ваших требований с тем, что предлагает конкретный тайм-трекер. Так, вы будете уверены, что платите только за то, чем действительно пользуйтесь.
Ориентируйтесь на вопросы:
- На каких ОС работает программа?
- Учёт времени в автоматическом режиме? Или старт/стоп таймер?
- Есть скрытый и явный учёт времени?
- Как программа записывает оффлайн время?
- Есть возможность выставлять счета и рассчитывать зарплату?
- Как сервис гарантирует безопасность данных? Какой риск потери конфиденциальной информации?
- Среди функций есть табель?
- Можно останавливать или ставить мониторинг на паузу?
- Есть мобильное приложение?
- Использует программа GPS-слежение?
Управление командой
Одно дело получать статистику работы, а другое — ориентироваться на неё при принятии менеджерских решений. Удобно, если сотрудник видит свою статистику и учится управлять временем. Ещё лучше, делегировать отчёты по отделам на их линейных руководителей. Смотрите, как тайм-трекер помогает управлять проектами, контролировать бюджет, считать время потраченное на задачу.
Ориентируйтесь на вопросы:
- С каким сервисами есть интеграция?
- Вы можете строить кастомные отчёты?
- Какие есть методы управления проектами и задачами?
- Кто получает доступ к статистике?
- Как можно делится отчётами?
- Сотрудники видят статистику своей работы?
Техподдержка
Тестируйте службу поддержки так же, так и функционал. Особенно, если у вас нет системного администратора, который бы занимался технической частью. И свяжитесь с поддержкой до того, как у вас появятся срочные вопросы и трудности с внедрением:
- Смотрите насколько быстро и доступно отвечают.
- Оценивайте логику чат-ботов.
- Узнайте, какой самый быстрый способ связи с менеджером.
- Проанализируйте методы удалённого подключения специалиста и подходят ли они под ваши стандарты безопасности.
Роман, совладелец строительной компании: «Среди аналогов, выбирали тех, с кем легче вести переговоры, проще получить техподдержку и можно провести расчёт по безналу».
Цена
Стоимость решает, когда приходится выбирать между двумя сервисами с одинаковым функционалом. Обращайте внимание на экономию при большом числе пользователей или длительности подписки. Коробочные решения дороже, но часто бессрочные, доплачивать приходится только за обновления сервиса.
«Нужно чётко и сбалансировано делать расходы, а не просто ткнуть пальцем в небо. Мы выбрали Yaware.TimeTracker тому, что он дешевле, чем раскрученные аналоги, и ничем не уступает в функционале», — говорит Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting.
Частые вопросы о тайм-трекерах
Сколько вашего времени и денег экономит программа?
Мы провели опрос среди пользователей Yaware.TimeTracker. Статистика показала, что в среднем сотрудники работают на 20% меньше положенного. При зарплате 500$/мес. экономия в месяц на сотрудника составляет 100$ — 1 200$/год. Самый дорогой тариф обходится в 6$/мес. на сотрудника — 72 $/год. То есть, годовая подписка на тайм-трекер окупается за первый месяц.
Можно редактировать данные в отчётах?
Зависит от тайм-трекера. В ExakTime каждый входит в систему под своим паролем и может изменять статистику. RescueTime работает по принципу таймера: пользователи вручную запускают и останавливают учёт. Здесь человеческий фактор влияет на корректность статистики.
Yaware.TimeTracker работает в автоматическом режиме — программа запускается вместе с ПК. Можно останавливать мониторинг и ставить на паузу, но редактировать отработанное время нельзя. Ни сотруднику, ни владельцу учётной записи.
За что нужно платить дополнительно?
Если вы покупаете облачный тайм-трекер, обычно в стоимость подписки входят все обновления сервиса и техподдержка. В случае с коробочными версиями есть разные сценарии:
- одноразовый платёж и платные обновления через некоторое время;
- принцип подписки, как на SaaS и т.д.
Будьте внимательны с тестовыми периодами. Некоторые компании требуют данные банковской карты и автоматически снимают оплату за подписку. Чтобы избежать неожиданных расходов, уточняет заранее все финансовые нюансы.
Заключение
Выбирая тайм-трекер, учитываете функционал и отчётность, возможности управления командой, цену, техподдержку и простоту использования. А ещё лучше, регистрируйтесь на тестовый период. Бесплатный доступ к функционалу поможет вам наглядно оценить сервис и понять, насколько он подходит вашей компании.
Комментариев пока не было