Автоматизация сайта – что это и как ее осуществить

Что такое автоматизация сайта и зачем вообще это нужно? Любой онлайн-бизнес стремится улучшить свои финансовые показатели и закрепиться на рынке. Первого можно достичь за счет улучшения сервиса для пользователей, второго – сэкономив на административных расходах.

Автоматизация сайта позволяет одновременно решить обе задачи. Остается только продумать, какие именно моменты нуждаются в апгрейде, и какие конкретно шаги следует предпринять, чтобы добиться поставленной цели.

Что такое автоматизация сайта

Автоматизация сайта — разработка таких решений, с помощью которых у владельца появляется возможность выполнять самостоятельное управление ресурсом и автоматизировать большое количество задач. К примеру, можно редактировать страницы с конкретными характеристиками верстки, делить их на категории и помещать в разделах сайта на протяжении неограниченного времени, переносить их в архив либо удалять.

Или представим ситуацию, что вам оперативно нужно обновлять большой объем информации, и делать это приходится с определенной периодичностью (ассортимент, стоимость, наличие на складе/производстве и др.). Если заниматься этим вручную, то потребуется не только немалый штат сотрудников, но и достаточно внушительное количество времени. Такую задачу легко упростить путем слияния внутренних программных ресурсов предприятия.

Кроме того, в качестве характерного примера сплошной автоматизации сайта можно назвать разделы контекстной рекламы систем Google и Яндекс. Автоматизирован весь процесс: от выписки счетов до составления итоговых отчетов. Рекламодатель только лишь заполняет форму, на основании которой происходит дальнейшая обработка остальных стадий процесса.

К другим средствам автоматизации сайтов можно отнести удаление, отсроченные публикации, обработка БД (база данных) в автоматизированном режиме, переработка объема скопившейся за определенный период времени информации, создание резервных копий и восстановление данных из них. Все эти возможности очень важны для бизнеса.

Автоматизация сайта подразделяется на два направления: первое – с точки зрения взаимодействия пользователей с ресурсом (все, что направлено на упрощение, ускорение, облегчение задач простого обывателя, понимания взаимодействия с сайтом), второе – с точки зрения административного управления (координация контента, функций, маркетинг, логистика, SEO и др.).

Все элементы функциональности возможно объединить в единый комплекс системы управления сайтом.

Преимущества автоматизации сайта

До сих пор в нашей стране существует множество компаний, сотрудники которых все еще продолжают использовать привычные им методы ручного поиска необходимых данных, например, о наличии товара на складе. Они не видят всю историю заказов клиента и не могут предложить нужный товар, исходя из его предыдущего выбора.

После достижения договоренности с покупателем сотрудник в текстовом редакторе составляет договоры, счета-фактуры и другие необходимые документы. Это, конечно, неплохо, если ваша компания – новичок на рынке и вам требуется наладить все процессы, и самый главный из них — общение с поставщиками. Штат сотрудников пока минимальный, иногда всем занимается сам собственник, имеющий максимум одного помощника. Количество клиентов, которых можно обслужить за день, не более 7 человек. При увеличении объемов у него просто не будет физической возможности все успеть. Он лишь обрекает себя на постоянный стресс.

Также вручную руководителю не удастся подсчитать эффективность рекламной компании, то есть количество вновь пришедших покупателей, появившихся за счет поиска и контекстной рекламы. «Дедовским» способом также удастся вычислить только размер полученной прибыли и выручки в целом. Если вы получили доход более 50 000 рублей, то стоит переходить на ступень выше, внедрять автоматизацию, нанимать персонал и часть своих задач передать им.

Какие плюсы приобретает компания после внедрения автоматизации процессов? Обработка всех заказов может проводиться в одном месте. Также оперативно происходит формирование и распечатка всего пакета необходимых документов. Оплата счетов производится непосредственно из сервиса. Появляется возможность контролировать цены и ассортимент товара, применять в работе собственные шаблоны сообщений для общения с клиентами, видеть всю историю их заказов и получать актуальные сведения о заработанной прибыли.

Вот основные преимущества, получаемые от автоматизации сайта в частности и бизнеса в целом:

• быстрый и легкий сбор информации и ее обработка;
• оперативное получение всех актуальных показателей, связанных с работой бизнеса;
• автоматизация документооборота, складского учета и бухучета;
• сбор, хранение и учет всей необходимой информации о клиентах и истории их заказов;
• автоматизация e-mail рассылок;
• автоматический расчет цен на продукцию;
• автовыгрузка прайс-листа и товаров;
• оптимизация работы персонала;
• предотвращение хищений имущества компании сотрудниками;
• внедрение системы лояльности магазина.

Кроме всего прочего собственник бизнеса после внедрения системы автоматизации сайта получает реальную возможность объективно оценивать работу каждого менеджера.

Плюсы автоматизации сайта на конкретном примере

А сейчас давайте на конкретном примере разберем, как действует на практике автоматизация работы сайта и помогает ли она сотруднику выполнять стоящую перед ним задачу. Пример такой: «Отправить запрос отзыва клиенту» в интернет-магазине.

Предположим, что есть некий процесс, который ранее выполнялся вручную по следующему алгоритму:

1. Наступление события. Менеджер осуществляет личный контроль исполнения заказа в определенные сроки.
2. Поиск данных клиента. Во внутренних системах компании (это могут быть CMS или CRM) производится ручной поиск электронной почты клиента и его заказа.
3. Формирование письма. Его готовит сам менеджер путем составления нового либо за счет небольшой корректировки имеющегося шаблона, применяемого ранее, но с заменой имени заказчика, наименования товара и его количества при необходимости.
4. Оправка клиенту. Письмо направляется адресату с корпоративного ящика или из системы почтовой рассылки.
5. Аналитика. Данное действие проводится достаточно редко (гораздо реже, чем бы хотелось руководителю компании), по причине отсутствия необходимых условий. И к тому же, анализу подвергаются только незначительные метрики.
6. Благодарность и подарок. Такая щедрость имеет место быть только в том случае, если у менеджера есть 100 %-я уверенность в том, что клиент оставил отзыв на сайте.

Какие очевидные недостатки мы здесь видим?

• Во-первых, голова менеджера должна быть как дом советов, и вмещать в себя весь объем информации о том, кому отправлен товар, и дошел ли он до клиента. Если количество заказов у вас выходит за пределы разумных цифр, то вы рискуете получить серьезную проблему.
• Во-вторых, полное отсутствие какой-либо аналитики.
• В-третьих, для того чтобы составить письмо каждому новому клиенту, сотрудник будет испытывать стресс, так как это очень затратное по времени мероприятие, а в течение дня ему еще многое нужно успеть.

Кроме того, после отправки письма нет уверенности, что клиент его действительно открыл, ознакомился с ним и сделал заказ. Также работник компании не видит, оставлен ли клиентом отзыв. И это не говоря о том, что перед отправкой адресату письмо для начала нужно найти!

По данной ситуации мы наглядно увидели серьезные проблемы взаимодействия в ручном режиме. Вот наиболее крупные из них: временные затраты, влияние человеческого фактора на совершение ошибок, проблемы с аналитикой.

А теперь представим, что весь процесс у нас уже автоматизирован:

1. Наступление события. Благодаря автоматизации сайта данные передаются с почтового сервиса: забрал/не забрал или если заказ не отменен определенным сроком времени, к примеру, неделя.
2. Поиск данных клиента. Системой производится автоматический поиск заказа в базе данных.
3. Формирование письма. Данные клиента автоматически подтягиваются в почтовый агент, который вставляет их в шаблон перед отправкой.
4. Оправка клиенту. Почтовый агент осуществляет отправку письма.
5. Аналитика. Проводится анализ отправленных писем на предмет их открытий, переходов по ссылкам и др. Если клиент по какой-либо причине не оставил отзыв, то в таком случае система может повторно отправить запрос или попросить менеджера совершить звонок клиенту.
6. Благодарность и подарок. В случае если зафиксирован отзыв клиента, ему высылается письмо с благодарностью и, возможно, подарком.

Не остается сомнений, что весь процесс от начального этапа до завершающего происходит гораздо проще и оперативнее.

Когда нужна автоматизация онлайн-бизнеса

Когда предприниматель только организовал свой бизнес, то вопрос автоматизации вряд ли будет его беспокоить. Но по мере развития дела, его нужно решать однозначно, и чем быстрее, тем лучше. Все рутинные задачи, отнимающие уйму времени, конечно, можно делегировать наемным сотрудникам. Но здесь тоже могут быть свои минусы: большие затраты на заработную плату, необходимость организации офисного пространства, ошибки, возникающие из-за человеческого фактора и т.д. А вот современное программное обеспечение станет отличным выходом из ситуации.

Задача автоматизации работы интернет-магазина будет актуальна для вас, когда:

• менеджеры совершают множество ошибок при работе с заказами;
• часто бывают несоответствия фактических остатков на складах;
• происходит увеличение количества заказов, которые менеджеры не успевают оперативно обрабатывать;
• у маркетологов возникают сложности с определением спроса на конкретные позиции товара;
• появляются трудности с отслеживанием товаров во время доставок;
• увеличение входящего трафика клиентов сказывается отрицательно на оперативности работы сайта в целом (технические проблемы в работе ресурса);
• увеличивается нагрузка на бухгалтеров.

Для любого собственника автоматизация онлайн-бизнеса будет огромным плюсом. Появится возможность работать над развитием своего дела, решая стратегические задачи, избавившись от выполнения рутинных дел.

Что именно нужно автоматизировать на сайте в каждом конкретном случае

Для начала вам нужно найти тот объединяющий элемент, присутствующий в любом направлении деятельности вашей компании: маркетинг, продажи, закуп материалов и др. Таким элементом будет бизнес-процесс.

Для тех, кто не знаком с этим понятием, поясним. Бизнес-процессом считается какая-то конкретная операция, повторяемая с определенной периодичностью, в результате реализации которой получается ценный для клиента ресурс. Именно бизнес-процессы и подлежат автоматизации. Они есть во всех ваших направлениях, даже если они не задокументированы и не введены в работу, как четкое руководство к действию.

Часто бывает, что у большинства компаний вообще нет и никогда не существовало определенных схематично сформированных бизнес-процессов. Все держалось на личных профессиональных навыках и умениях конкретного сотрудника.

Перед тем, как автоматизировать тот или иной процесс, для начала вам нужно его прописать, определить его четкие рамки. В дальнейшем он может быть улучшен уже с учетом обновленных требований.

Как увеличить продажи: порядок автоматизации сайта на примере интернет-магазина

Каковы начальные шаги, которые нужно предпринять перед автоматизацией интернет-магазина? Вот краткая инструкция:

1. Для начала проведите анализ своей онлайн-площадки и вообще используемой модели зарабатывания денег.
2. Пропишите как можно более детально каждый бизнес-процесс.
3. Выявите самые проблемные зоны магазина.
4. Найдите современные решения по внедрению технического функционала в целях автоматизации конкретной области вашего бизнеса.
5. Внедрите софт или удаленные сервисы.

А сейчас давайте более подробно поговорим о направлениях автоматизации. Будьте готовы к тому, что за одно мгновение не получится упростить сразу все процессы работы вашего магазина. Это происходит постепенно. Каким образом и что именно можно автоматизировать?

• Автоматизация складского учета

Начать стоит с автоматизации такого бизнес-процесса как складской учет. Это позволит вам в режиме реального времени видеть ассортимент, отслеживать остатки. Особенно это актуально, если у вас несколько менеджеров по продажам, которым нужно видеть точную информацию непосредственно в момент оформления заказа. Подобная возможность встроена в CMS Prestashop. В случае если ваш интернет-магазин работает на другой платформе, то поищите специальные модули на соответствующих площадках.

• Автоматизация документооборота

Синхронизация с программным обеспечением и системой принятия заказов в интернет-магазине позволит сотрудникам избежать ежедневной рутины и гарантирует точность ведения документооборота.

• Автоматизация бухучета

Это возможно реализовать с помощью ПО «1С Бухгалтерия».

• Автоматическая выгрузка прайс-листа и товаров

Предположим, что у вас небольшой магазин с ограниченным ассортиментом продукции. А что если номенклатура реализуемого товара будет в 100 раз больше? То ручное внесение данных в систему станет физически невозможно. Создание шаблона, который можно загрузить в корень сайта – достаточно простой и вполне доступный способ автоматизации этого бизнес-процесса.

Аналогичная ситуация происходит и с наполнением интернет-магазина товарами.

• Авторасчет цен

Многие пользователи будут благодарны, если вы предоставите им возможность авторасчета цены товара, добавив на сайт специальную форму для этого.

• Учет заказов и сбор данных о клиентах

Если вы ведете учет всех своих клиентов, то особо полезной будет для них возможность регистрации на вашем сайте. Вы можете предусмотреть систему накопительных бонусов, что позволит обеспечить их повторное возвращение на сайт для совершения покупки.

• Обработка телефонных звонков

Если вы незамедлительно будете сообщать клиенту о принятии заказа, то его очень это порадует. Возможности современной телефонии прекрасно справляются с этой задачей.

• Автоответчики в мессенджерах

Ни для кого не секрет, что общение с клиентом через WhatsApp, Viber, Telegram опережает по популярности все остальные каналы. Не игнорируйте эти возможности. Запрограммировать их под конкретные запросы клиентов вы сможете достаточно легко.

• Автоматизированные email-рассылки

Для массовых рассылок существуют такие сервисы как MailChimp, JustClick, GetResponse и многие другие. Ориентируйтесь на свой вкус.

• Учет контроля задач, выданных сотрудникам

Чем больше количество сотрудников в вашей компании, тем более усложнен процесс выдачи и отслеживания выполнения ими задач. Множество онлайн-сервисов направлены на то, чтобы облегчить вашу задачу, как руководителя.

Мы рассказали о том, что перед вами будет большое поле для деятельности в процессе автоматизации бизнеса. Сначала это может показаться вам очень сложным, но это лишь потому, что все в новинку. Всего один раз нужно постараться, чтобы в дальнейшем избавить себя от многочисленных «заморочек» и рутинной работы. Если вы имеете амбициозные цели по развитию своего дела, то данный этап в его построении вам просто необходимо пройти.

Возможные трудности при автоматизации сайта

Если вы все-таки приняли решение о том, что вашему бизнесу нужна автоматизация, то учитывайте тот факт, что это длительный процесс, который невозможно реализовать за один день. Также будьте готовы к некоторым возможным трудностям:

• Некорректные (неверные) требования к предстоящим изменениям или их отсутствие

Как и перед любым важным делом, перед началом реализации процесса автоматизации сайта, сядьте и пропишите как можно более конкретно все те задачи и цели, которые должны быть решены после ее внедрения. Во-первых, это облегчит задачу специалисту, который будет помогать вам в осуществлении автоматизации. Во-вторых, вы сами для себя поймете конечные ожидания. Иначе вы рискуете потратить деньги в пустую.

• Полное или частичное сопротивление сотрудников новым правилам

Очень часто собственник бизнеса сталкивается с непониманием или нежеланием персонала понять и принять нововведения, какой бы сферы деятельности они не касались. Тут важно, чтобы директор корректно донес до руководителей на местах основные моменты, которые компания хочет получить в итоге автоматизации. Также стоит исключить задвоение учета, так как сотрудники будут дублировать процессы, которые уже выполняются автоматически. Избежать этого позволит закрепление отдельного человека за всем процессом автоматизации.

• Трудности с поиском подходящей программы

Сегодня на рынке представлено огромное количество различных программ, отличающихся по стоимости, набору функций и сфере применения. Прежде всего ориентируйтесь на свои цели, которые вы желаете достичь при автоматизации. После этого путем сравнительного анализа всех программ сделайте правильный выбор ПО.