Эльба Есть бесплатный тариф

Готовить отчет — не самое интересное занятие. Если раньше ты снимал z-отчет, заходил в «Деньги» и записывал поступления по кассе вручную, то теперь с помощью интеграции с Lifepay в полночь по Москве поступление на сумму выручки автоматически появится в Эльбе. Эта автоматизация ежедневно будет экономить твоё время.

Как настроить интеграцию

В разделе «Реквизиты» нажми «Связать с LifePay», перейди по ссылке в настройки LifePay и разреши отправку данных в разделе «Интеграция».

Готово. В разделе «Деньги» тебе всегда будет доступна дата последнего поступления из LifePay. Если же ведёшь кассовую дисциплину, то сервис сам сделает кассовую книгу по поступлениям и списаниям. Затем сможешь распечатать ее вместе с ПКО и РКО.

Теперь остаётся дождаться, когда разработчики дойдут до интеграции с иными решениями, например — Эвотор, Контур.Маркет, LiteBox.

Экспорт актов в Диадок

Если Эльба помогает тебе отправлять акты и накладные через интернет и высылать партнёрам экземпляры, а Диадок позволяет перейти на электронный документооборот, то пора бы их связать. Да встроенной связки нет. Но разработчики Эльбы придумали временное решение.

Для отправки акта через Диадок приходится создавать его с нуля? Забудь. Появился экспорт актов. Загружай готовые акты из Эльбы в Диадок и отправляй партнерам. Многие компании просят документы в xml, рекомендованном налоговой. Данные из них проще заносить в 1С и предоставлять в госорганы. Теперь из Эльбы можешь выгружать акт в этом формате.

Затем в разделе «документы» Диадока выбери загрузку с ПК — и файл снова превратится в документ с заполненным списком услуг и реквизитами. Для обмена документами прими приглашение партнера или пригласи сам.

Совмещение УСН и патента

Эльба не умела вести учёт по УСН и патенту одновременно. Теперь в Эльбу внесли эту возможность — совмещение УСН и патента. Это позволяет расширить список видов деятельности, которые можешь перевести на патент, и он становится всё более популярным. Но патент подойдёт не всем компаниям, поэтому приходиться совмещать его с УСН.

Для начала зайди в «Реквизиты» и в графе «Система налогообложения» поставь две отметки «УСН» и «Патент». Потом правильно раздели доходы и расходы по системам, а остальные детали можешь узнать в блоге самой Эльбы.

Новые тарифы

Для пользователей из 2016 года цены остались прежними. Если ты уже пользовался Эльбой, то новая цена окажется ниже и начнёт действовать с 1 февраля. Детали тоже есть в блоге Эльбы. Для всех, кто регистрируется в 2017 году, будут действовать новые тарифы.

Владимир, расскажете о своих проектах?

Сейчас их два. Первый — «Единый медицинский портал», сервис записи на приём, ИТ-проект. Он позволяет каждому пользователю из любой точки России записаться на приём к врачу в государственную или частную клинику. Охватывает 20 регионов, четвёртый игрок на рынке по размерам, числу врачей и так далее. Мы первые интегрировали запись в государственные клиники. И это официальный сайт записи по Москве и Санкт-Петербургу.

Второй — «Окаси», производство сладостей с ингредиентами из Японии. За прошлый год увеличили выпуск продукции в 2,5 раза и представленность в 3 раза.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

В одном из проектов категорически не можем жить без IP-телефонии — используем Mango-Office, без таск-менеджера — Битрикс24. Эти сервисы вся команда использует. Для разработки — GitHub, системы контроля версий. Ещё amoCRM для трекинги и работы с клиентами.

Во втором проекте — Битрикс24, Яндекс.Телефония, Zadarma для трекинга номеров.

Системы вроде JIRA не внедряли. Но на Мегаплан работали, и на собственной кастомной разработке, но, учитывая полный переезд на Битрикс24, стали там всё контролировать.

Почта на сервере Яндекса. Для хранения данных есть свои сервера на обоих проектах. Понятно, что ещё используем Google Диск и Яндекс.Диск.

Учёта времени нет. Пытались внедрить для контроля работы аутсорсинга, когда давали вольготный график работы разработчикам, чтобы система автоматически считала рабочее время сотрудников. Но в какой-то момент посовещались с техническим директором и решили, что у нас не тот уровень мотивации, чтобы контролировать время работы человека за компьютером.

Для рассылок использовали UniSender. Сейчас большей частью информационная рассылка, формируется сайтом, через Яндекс, а коммерческие не делаем.

Для аналитики сайта — Яндекс.Метрика и Google Analytics.

По маркетингу коллеги больше знают. Используют, например, SEMrush, AllPositions, сервисы для аналитики позиций, входящих ссылок и прочие. Постинг в социальных сетях не используем. Не столь большая составляющая SMM.

Бухгалтерией пользуюсь. Для «Окаси» полностью вынес её на SCloud, пока нет нареканий. И Эльба.

Под задачи разработки для себя ещё использую Axure, когда передаю дизайнерам и разработчикам какие-то проекты. Эти вещи должны знать и уметь мы с техническим директором, а менеджерам по продажам и разработчикам это не обязательно.

Ещё привык систематизировать лично свою деятельность в Microsoft Outlook, там всегда список задач с приоритетами, расписание веду через iCalendar. Без них жить бы не смог.

Что больше нравится — Битрикс24 или amoCRM?

В Битрикс24 есть всё подряд: таск-менеджер, CRM, почта, телефония. Универсальный боец. Это хорошо, но, с другой стороны, пользоваться CRM в этой системе никак не могу, это ужас, неудобный инструмент. Много раз пытался, не выходит.

При этом у amoCRM тоже свои недочёты, но она гибкая при работе с кастомизированными вещами. Её интегрировали с медицинским порталом и Mango-Office, отслеживаем звонки, записи. Она более настраиваемая, с изначально более продуманной функциональностью CRM-системы.

А среди сервисов телефонии?

Zadarma используем только для покупки номеров. Сервис хорош дешевыми номерами и быстрым выделением номерной ёмкости. Если нужно открыть новый регион в России, то быстро покупаю номера, почти сразу же выдают их, и начинаем работать. Быстрая настройка SIP. Но их телефонию не пробовали.

Яндекс.Телефония — офигенный инструмент для начала работы. Если у вас небольшой проект, которому нужен входящий номер для переадресации звонков на тот же мобильный, без SIP-телефонов, то это идеальный вариант. Быстро подключается.

Есть и косяк — компания, которая является подрядчиком Яндекса, устроила дико неудобную систему подписания физического договора. По одному из аккаунтов 5 раз отправляли курьера, с которым 3 недели не могли встретиться, чтобы подписать договор. Для меня загадка, как Яндекс мог это допустить.

Всё остальное быстро: заходишь, регистрируешься, привязываешь номер, 300 рублей в месяц, все счастливы и довольны, получаете городской номер, работающий с SIP-телефонией. Причём Яндекс постепенно добавляет новые функции: CRM, учет звонков, времени и так далее.

Mango-Office — такой неповоротливый, большой мастодонт, который стабильно обеспечивает телефонию, настройки распределения, но очень дорогой в плане покупки номеров, учёта времени, записей, аналитики. Всё, что идёт дополнительно к основным функциям, дорого. Если покупать в комплекте, то нужно сразу быть готовым платить тысяч 20-30 в месяц. Для большого объёма звонков это нормально. Но на старте проекта дороговато. Этот сервис рекомендую тем, у кого больше 3000 входящих звонков в месяц. С этим он справляется. Но в последнее время участились проблемы с телефонией.

Аналитику звонков частично настроили через закупку номеров. Всякие Calltouch не использовали, они дорогие, непонятно почему. Проще выкупить номера, например, в Яндексе или в Zadarma получить конкретный номер. Такого разнообразия каналов для настройки коллтрекинга пока нет. В какой-то момент, возможно, задумаемся о применении коллтрекинга. Но, скорее всего, это будет не Calltouch, а Callmart.

Была ли потребность использовать сервисы для импортозамещения?

Например, купить МойОфис? Как-то давно, при переходе на Mac, пользовался всяческими OpenOffice. Мне без разницы, кто разработчик. Мне важны функции и удобство. Если «МойОфис» вдруг будет лучше работать на Mac, я наверное перейду, потому что Microsoft Office на Mac — отдельная история. Думаю, пользователи Mac меня поймут.

Пользуетесь ли мессенджером в коллективе?

Год назад перевели внутреннее общение со Skype на Telegram Messenger. Голосовое общение почти не требовались. В Битрикс24 тоже есть встроенный мессенджер, но это не всегда удобно. Telegram же безотказный, как автомат Калашникова, и работает на всех устройствах.

Интегрировали ли сервисы между собой?

Сервисы amoCRM и Mango-Office интегрируются по стандартному протоколу, есть API, а интеграцию с сайтом делали сами. Мы настроили такую цепочку: человек звонит по какому-либо вопросу, его записывают на приём, это нам помогает отслеживать то, как, откуда и какой клиент пришёл, помогли ли ему.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Из того, за что я отвечаю, пока ничего не хотим менять.

Ваши клиенты участвуют в работе в облачных сервисах?

Планируем в какой-то момент интеграцию с сервисом электронных карт. Пока в личном кабинете можно только просматривать свои записи и бонусную систему. Не считаю это облачным сервисом для клиентов.

Работаете с сервисами только в браузере или в приложениях?

Смотря какие задачи. Тот же Битрикс24 использую так и сяк. Только с Google Analytics не смог подружиться на телефоне.

Пользуетесь Telegram-ботами?

Да, более того, сами запустили. Он позволяет записываться на приём. Но это всего лишь игрушка, никому не нужна. Боты — баловство. Это один из инструментов, который когда-то может стать умнее. Чтобы бот стал чем-то большим, чем игрушка, должно пройти время: накопить базу знаний и делать какие-то серьёзные вещи, использовать искусственный интеллект. Пока эти задачи человек делает быстрее.

Сколько человек из компании работают в облаках?

На медицинском портале больше 10, в «Окаси» — 2.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Будем расширять автоматизацию работы с пользователем. Чем больше будем о нём знать, получать информации и выстраивать воронки по взаимодействию с ним, тем больше сможем предлагать. Если вы, например, записались к отоларингологу, и больше ничего о вас не знаем, то будем рекомендовать вам сделать анализы или купить лекарство.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Все облака зарегистрированы на мои аккаунты, синхронизирую данные на всех устройствах, исключается возможность случайного удаления или изменения файлов по ошибке. Для разных проектов — разные сервисы. Да и всё.

Знаете ли такие компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Во всех компаниях, которые следят за своей эффективностью, уровень автоматизации высокий, многие используют последние разработки. Среди знакомых у всех рутинные задачи почти всегда автоматизированы.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Сервис — вспомогательный инструмент. Не стоит зацикливаться на нём, это не панацея. Если подключите телефонию, это не решит проблему с конверсиями. Сначала проблема, потом решение в виде сервиса. Не наоборот. Не надо подключать сервис, покупать коллтрекинг или CallbackHunter, не понимая, что вы с ним будете делать. Просто потратите деньги, а для процесса работы это будет во вред, нежели в пользу.

Алексей, над каким проектом работаете сегодня?

Click-Storm.com — киберспортивная платформа для создания турниров, событий, поиска команды, с базой гайдов. Несколько лет назад привлекли инвестиции венчурного фонда Ruvento. Помимо стартового финансирования, получили крайне важную экспертизу по работе на западных рынках.

Полтора года работали в Сингапуре при поддержке того же Ruvento, затем вернулись в Россию и прошли акселератор ФРИИ, чтобы добрать компетенции. Теперь проводим мероприятия в Москве и Казани. Например, в Иннополисе организовали третий по счету фестиваль «Кибериада», в этом году снова устроим. В Москве сотрудничаем с Media Markt: провели турнир в декабре.

Работаем с корпоративными клиентами, заключаем спонсорские контракты. Также делаем white-label решения.

Какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Pivotal Tracker и Asana использовали. Первый для технической команды, второй — для бизнес-задач. Но, когда людей немного, трекер использовать смысла нет: только для записи технических заданий. В стартапе всё быстро меняется, поэтому порой задачи ставим прямо в чате..Я помню, что каждый должен сделать, а человек помнит срок. Когда сроки горят, это самый оптимальный способ управления.

Pivotal нужен при росте команды, к чему приводит рост финансовых потоков. Сейчас последние снизились в России. Возможно, в сегменте сервисов для бизнеса вы это не почувствовали, а у нас в сфере развлечений люди стали меньше тратить денег: втрое упали продажи компьютеров и ноутбуков в России. Меньше стали покупать устройства в 2016 году, на 20-25 % по сравнению с 2015 годом. Поэтому команду сжали, выполняем больше задач, но меньше реинвестируем в развитие платформы.

Команду нужно тренировать на использование инструментов, но ей это надоедает. Поэтому дисциплину стоит насаждать, но делать это следует, когда структура компании уже устойчива.

Мегаплан давно пробовали. Вроде бы удобно, но слишком много функций. С некоторыми фрилансерами работаем прямо в Skype. Они любят приглашать в свои системы, вроде Битрикс24 или Basecamp. Тяжело пересаживаться, регистрироваться, с интерфейсом разбираться. А если приглашаешь человека в Pivotal Tracker, то ему неудобно.

Для постановки личных задач использовал Wunderlist. Долго выбирал сервис для заметок. Evernote пользовался, но не прижился. Недавно обнаружил Google Keep. Оказалось, он синхронизируется с компьютером, и прост в использовании.

Пытались использовать Microsoft Office 365, который достался по программе Microsoft BizSpark, но совсем не прижился. Сложно и непонятно.

Для создания прототипов использовал Bootstrap, а для рисования диаграмм вроде Balsamiq Mockups. Сейчас ничем из этого не пользуюсь.

Поскольку общаемся с заказчиками, и у каждого свой набор инструментов, к которому команды привыкли, то приходится использовать то, чем умеют пользоваться все. Нельзя сказать человеку, который платит деньги, что мы привыкли вот в этих вот сервисах работать, а тех не будет.

Какими бы продвинутыми мы ни были, заказчик этого не понимает. Если пришлешь файл в формате Microsoft PowerPoint, он его отредактирует и вернёт. Если, наоборот, пришлёшь ссылку на расчеты и план проекта из сервиса Google Документы, то спросят, что это. Не все к онлайн-сервисам приучены.

Ещё Google Календарь, Gmail используем, сервисы Яндекса были, но они не совместимы с международной инфраструктурой.

Для рассылок — MailChimp и SendPulse, второй дешевле. Mailchimp продолжаю использовать в бесплатном режиме, для отправки информации ключевым партнёрам, регулярных апдейтов, для остального Sendpulse.

Пользуемся Эльба, у меня там ИП. Удобна поддержкой. Изучаю ещё Документовед, вроде удобный, но дороговат.

Была бухгалтерия Небо, но они работали в ручном режиме. В бизнес-инкубаторе оформляли бесплатную подписку для резидентов. Нас тоже зарегистрировали, ко мне приставили бухгалтера. Претензий не было, хотя сервис обещал быть облачным.

Телефонией и АТС пользовались, SIPNET. Сейчас ничего не используем.

Пользовались сервисами с целью импортозамещения?

Подключали сервис Cloudflare, стоит 20 долларов в месяц, трафик пропускает, сжимает изображения, защищает от DDoS-атак, у них 4 миллиона сайтов, а адресов 200 тысяч. Сайты делят одни и те же IP-адреса. Однажды по предписанию заблокировали сайт со спортивными ставками, IP-которого находился на IP-адресе Click-Storm.com. Провайдеры могут блокировать по IP-адресам или доменным именам. Нам пришлось переезжать на другой адрес. Он каждый раз случайным образом выдаётся.

Представители «Росреестра» ответили: «Пользуйтесь российскими сервисами защиты от DDoS.» Но конкурентоспособных сервисов в России по цене пока нет.

Пользуетесь CRM?

Пробовал разные, еще все деньги сразу просят. Подходит Fcuking Easy CRM. К нам в Москву приезжал основатель, Антон Гладков, он ранее работал в Aviasales. Сервис сделал хороший, только не доходит до стадии монетизации. Для меня это простая и понятная система, решает две главные задачи:

1. Супервайзинг: как руководитель отдела продаж смотришь, что делают коллеги.
2. CRM поднимает клиентов: контакт, с которым раньше всего общался, появляется выше.

Кроме Skype, пользуется ли команда другим мессенджером?

Перешли на Slack однажды, когда не работал Skype. Потом он ни разу не пригодился. Skype устраивает. Конечно, нельзя так красиво обмениваться документами, подключать интеграции. Но большинство бизнес-контактов в Skype, всё равно нужно держать открытым. И позвонить пока только Skype позволяет. Возможно, перейдем на Telegram Messenger.

Интегрировали ли сервисы между собой?

В Slack устанавливали бота от Pivotal, но удалили. Больше нет.

Оплачиваете облака или используете бесплатные тарифы?

Два года платили за Pivotal, но сейчас уже нет. Плачу только за Google G Suite, 5 долларов за аккаунт. Ещё бы Feasy оплачивал, но сервис в тестовой версии.

Работаете с сервисами только в браузере или установлены приложения?

В браузере. Pivotal ставил на телефон, хоть официального приложения не было. На телефоне у меня Google Диск и Skype, из прочих — 2ГИС, Uber, Gett, Метро, TouchPal, социальные сети. Ещё Asana устанавливал. Но проблем с коммуникацией нет, поэтому удалил.

В декабре провели два фестиваля подряд, ничего кроме Skype и ВКонтакте не использовали. Чек-листы находились в Google Документах.

Сколько человек из компании работают в облаках?

Максимум было человек 12, минимум — 6.

Чувствуете увеличение эффективности работы по сравнению с необлачными программами?

Конечно. Я страдал, когда приходилось обмениваться с заказчиком изменениями Excel-файлов. Это тяжело.

Еще часть зарубежных партнеров пользуется сервисами для подписи документов, например, DocuSign. В России это не особо популярно, но штука полезная. Например, партнеры присылают PDF-документ, просят подписать. Я открываю его, вижу, где подписывать. В сервисе уже установлена цифровая подпись. Я ее проставляю, и за два клика партнёр получает подписанный документ.

Другие сервисы, вроде Pivotal, действуют на подсознание, отбирают время, а этот реально экономит.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Бухгалтерию, оформление командировок, подписание. Сервисы вроде «Госуслуг» требуют то подпись, то к нотариусу сходить.

Например, нужно продать долю в ООО третьему лицу, инвестору. Куча бумаг, «Документовед», опять идти к юристу, нотариусу. Инвестор занят, я тоже работаю с клиентами. «Российский Docusign» решил бы эту проблему.

Во ФРИИ летом ездили, нашли кучу проблем: казанские нотариусы не знают, что такое инвестиции. Потерял целый день. Смотрели на меня недоверчиво:

Московские всё быстро сделали.

Это не единичная ситуация. В Тамбове у другой команды повторилась проблема. Всего в городе 26 нотариусов, они обошли 13, и никто не зарегистрировал сделку.

Возможно, крупная компания решает проблему секретаршей. В стартапе не можешь себе ее позволить, и как руководитель должен понимать все процессы: один раз пройти, понять, что подписываешь, и контролировать ситуацию. Тут бы облачный сервис помог.

Знаешь ли другие компании, которые автоматизировали работу с помощью облачных сервисов?

Один наш партнёр использует ПланФикс для постановки задач. Сервис встраивается в удобный сценарий: ставят тебе задачу, она приходит на электронную почту. Когда отвечаешь на письмо, задача обновляется в трекере.

Мне понравилось: заставили пользоваться системой, но от меня не потребовалось никаких усилий. Один раз вошёл, потом общались по почте.

Что посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Пользуйтесь Feasy, это простой способ, который научит регулярно звонить клиентам и дожимать сделки. Если в команде несколько программистов, то для самодисциплины подойдут Pivotal Tracker или Asana. И, конечно, нужна система для бухгалтерии, та же Эльба.