Система автоматизации фитнеса-центра GYM ONE: Обзор основных возможностей

Система автоматизации фитнеса-центра GYM ONE: Обзор основных возможностей. Фото: GYM ONE

Что такое Gym One?

Gym-One.ru – это интернет-портал, на котором в режиме онлайн ведётся вся работа. Система не требует установки на компьютер. Соответственно, не имеет значения, с какого устройства и с какой точки мира пользователь заходит в систему. Все данные хранятся «в облаке» и защищены от утери и несанкционированного доступа. У каждого пользователя есть свой логин и пароль, обеспечивающие ему вход в систему и доступность для него тех или иных данных и возможностей системы. 

Основные возможности

При разработке мы постарались охватить все возможные аспекты работы фитнес-центра, чтобы обеспечить комплексное управление и контроль. Перечислим их вкратце, а позже раскроем чуть подробнее:

• Учёт клиентов – ведение клиентской базы фитнес-центра с сохранением подробной информации по каждому посетителю, Email и SMS-рассылки;
• Управление абонементами – выдача и учёт абонементов, контроль сроков активности, заморозка и разморозка абонементов, продление и другое;
• Управление персоналом – база данных тренеров, расчёт зарплат, контроль оплат от тренеров «на аренде», настройка графиков работы и дежурств, контроль рабочего времени и другое;
• Система управления задачами – назначение и контроль выполнения задач себе и другим пользователям портала;
• Запись на тренировки – онлайн-запись на индивидуальные занятия к тренерам и на групповые тренировки, составление расписания групповых тренировок;
• Розничная торговля и склад – розничная продажа товаров со склада и витрины, учёт остатков, история движения товаров, перемещение товаров между складами, порционные (составные) товары для фитнес-баров;
• Ведение кассового учёта;
• Мониторинг основных показателей – графики загруженности фитнес-центра, рейтинги популярных услуг и товаров, показатели рентабельности, динамика роста прибыли и другое.

Регистрация и начало работы

Итак, чтобы начать использование портала нужно пройти регистрацию на сайте https://gym-one.ru/ - кнопка «Регистрация». Понадобится ввести только номер мобильного телефона для получения кода подтверждения. После этого можно начинать работу в системе.

После прохождения регистрации на экране пользователя появится главная страница системы. Слева экрана расположено главное меню, справа – рабочая область. 

По каждому разделу меню есть подробное справочное руководство, для просмотра которого достаточно нажать на значок вопроса в правом верхнем углу экрана.   

Знакомство с системой удобнее начать с раздела меню «Настройки».

Здесь можно подключить к системе других пользователей (администраторов ресепшен) и назначить им соответствующие права доступа, а также заполнить всевозможные справочные данные:

• Перечень тренировок и услуг, оказываемых в вашем спортклубе;
• Список имеющихся должностей;
• Типы абонементов и их стоимость и др.

Далее внесите в систему информацию о тренерах. В главном меню выберите раздел «Тренерский состав» -> кнопка «Добавить».

В этом разделе, помимо базы тренеров и сотрудников, будет происходить расчёт заработных плат и храниться история всех взаиморасчетов.

Одной из особенностей портала Gym One является его гибкость в вопросе работы с тренерским составом – предусмотрены все возможные варианты сотрудничества:

• Оклад;
• Оклад + % с тренировок;
• Только % с тренировок;
• Тренера на «аренде»;
• Доплаты за дежурство и пр.

Если у вас уже есть сформированная клиентская база в формате экселевской таблицы, вы можете импортировать её в Gym One. В главном меню выберите пункт «Посетители» и нажмите на кнопку «Импорт».

В этом разделе меню ведётся вся работа с клиентской базой:

• Добавление/редактирование/удаление посетителей;
• Возможность выдачи абонементов;
• Поиск и просмотр информации обо всех посещениях (когда, во сколько, к какому тренеру, по какому абонементу и пр.);
• Отправка поздравительных и информационных SMS и Email-рассылок и др.

Рабочий стол

Раздел меню «Рабочий стол» – это несколько вкладок, на которых для быстрого доступа собраны все самые необходимые функции системы.

На вкладке «Активность» можно:

• Осуществить вход посетителя разово;
• Осуществить вход посетителя по абонементу;
• Зафиксировать выход посетителя;
• Выдать новый абонемент;
• Продать посетителю товар.

Здесь также виден список посетителей, находящихся в спортклубе, а также списки проданных сегодня услуг и товаров.

Вкладка «Расписание дня» служит для записи посетителей к тренерам на персональные и групповые тренировки. Здесь наглядно видна загруженность каждого тренера – в какие часы у него есть «окошки» для записи, сколько человек записалось на то или иное групповое занятие и пр. Также тут можно отменить или перенести бронь и распечатать список записей.

На вкладке «График дежурств» удобно составлять график дежурств тренеров, если вы используете эту практику в вашем спортклубе.

На вкладке «История» хранится история всех действий, совершенных на портале всеми пользователями.

Склад, фитнес-бар и порционные товары

Если в спортклубе вы ведёте продажу каких-либо товаров, то вам пригодится раздел главного меню «Склад».

В зависимости от выбранного тарифа в системе можно создать один или несколько складов, между которыми можно перемещать товары.

Для удобства хранения информации о товарах, можно создавать сколько угодно групп. Товару можно осуществить приход, продать его, переместить, списать или перевести в порционный товар. Вся история движения товаров хранится в этом разделе.

Раздел главного «Порционный товар» – для спортклубов с фитнес-баром. Если вы предлагаете посетителям протеиновые коктейли, предтренировочные комплексы, BCAA и прочие спортивные напитки, то здесь можно формировать список и «рецепты» таких товаров, назначать их стоимость, пополнять резерв и следить за остатками порций.

Групповые тренировки

В разделе главного меню «Групповые тренировки» предназначен для формирования расписания групповых занятий, проводимых в спортклубе. В расписании можно указать, в каком зале и в какой день недели ведёт занятие тот или иной тренер. Также указывается максимальное количество посетителей для данной групповой тренировки.

Касса

Учёт всех финансов спортклуба ведётся в разделе меню «Касса». Здесь с фильтрацией по периоду времени, типу операции и способу оплаты хранятся все доходы и расходы. Можно увидеть когда, во сколько, какой пользователь и на какую сумму выполнил операцию по кассе. Видно, какой доход, расход и чистая прибыль была у клуба за выбранный период. Есть опция «Инкассация» для фиксирования факта изъятия денежных средств из кассы.

Мониторинг

В этом разделе собраны статистические данные по некоторым показателям работы фитнес-центра:

• Посещаемость – в какие дни недели или часы дня спортклуб наиболее или наименее загружен;
• Рейтинг эффективности тренеров;
• Рейтинг самых продаваемых товаров, абонементов и услуг;
• Графики, демонстрирующие динамику роста прибыли и др.

Также в этом разделе можно получить финансовые отчёты по деятельности фитнес-центра за любой месяц или год.

Задачи

Благодаря разделу меню «Задачи» каждый пользователь портала может назначать задачи себе или другим пользователям. Так, можно дать админу задание заказать воду или сделать рассылку клиентам. Задачи можно отмечать выполненными и отменёнными. Количество задач, которые необходимо выполнить сегодня, отображается индикатором красного цвета в главном меню. 

Заключение

Рассмотрев вкратце основные возможности Gym One можно понять, почему же автоматизация так необходима. Только представьте, как облегчится ежедневная работа администратора, насколько точнее станет учёт и контроль доходов и расходов, насколько можно повысить клиентский сервис.

Да, переход к автоматизации может быть выходом из зоны комфорта, но помните, что этот выход всегда ведёт к росту и развитию.