Как проверять контрагентов по регламенту

Как проверять контрагентов по регламенту. Фото: СС0

Три задачи регламента 

1. Исключение недобросовестных контрагентов. Правильно оформление регламента и четкое следование ему поможет снизить количество ненадежных компаний-партнеров.
2. Снижение риска отказов по банковским операциям. Работа с прошедшими регламент контрагентами уменьшит риск негативных последствий.
3. Избежание претензий от налоговых органов. Разработанный регламент поможет доказать налоговикам, что вы проявляете должную осмотрительность при работе с контрагентами. 

Что такое «технические фирмы» и их признаки

«Техническая компания» — это организация, не ведущая реальной экономической деятельности, созданная для ведения искусственного документооборота и получения налоговой выгоды. Указывать на это могут следующие признаки:

• Отсутствие сотрудников;
• Отсутствие обязательных разрешений и лицензий;
• Отсутствие основных средств;
• Отсутствие производства, транспорта, помещений;
• Отсутствие информации в СМИ и интернете, сайта и рекламы;
• Несовпадение вида деятельности в ЕГРЮЛ и на практике;
• Пометка о недостоверных сведениях по директору или участникам в ЕГРЮЛ.

Сотрудничество с такой компанией может вызвать подозрения у налоговой. Проверяя компании по регламенту, вы сможете выявлять технические фирмы перед сделкой и снизить риск подозрений со стороны налоговой. 

Как составить регламент

Чтобы разработать регламент, достаточно пары шагов.

Шаг 1. Разработать положение.

Юристы, бухгалтеры, сотрудники службы безопасности или аутсорсинговая фирма составляют текст регламента. 

Шаг 2. Утвердить регламент.

Руководитель организации приказом утверждает регламент после готовности документа. В нормативном акте проставляется дата принятия, подпись руководителя и печать юридического лица. Регламент вступает в силу с момента принятия приказа. 

Кто должен пользоваться регламентом

В маленьких компаниях проверки по регламенту может проводить юрист или директор. В крупных компаниях распределить обязанности по проверке контрагентов можно между несколькими подразделениями:

• юридическим отделом — они могут смотреть условия сделки;
• бухгалтерией — они могут заниматься финансовой отчетностью;
• отделом продаж — они будут собирать общую информацию;
• а также службой безопасности, отделом снабжения, финансовым отделом.

Что важно учесть при составлении регламента

1. Описать общий алгоритм проверки.
2. Обеспечить полноту проверки контрагента, для чего должен собираться и анализироваться большой объем данных.
3. Поддерживать актуальность информации о контрагенте актуальна и ее своевременное обновление. Если некогда следить за всеми контрагентами — можно установить наблюдение за ними в специальном сервисе, например, Контур.Фокусе. Он будет присылать вам уведомления обо всех изменениях на электронную почту.
4. Дифференцировать глубину проверки в зависимости от сумм и регулярности сделок.
5. Соблюдать права участников сделки. Контрагент вправе не предоставлять вам все сведения о себе. Но в таком случае вы можете запросить у него отказ в письменной форме.
6. Прописать четкие сроки проведения проверки. Например, 2-5 дней до совершения сделки. Если сделка заключается срочно и нет времени на сбор информации, лучше подключить специальный сервис, где оперативно собирается вся информация о контрагентах. Одним из таких сервисов является Контур.Фокус.
7. Указать периодичность дальнейших проверок контрагента.

Какие данные нужно включить в регламент

Сведения о компаниях, которые должны проверяться в обязательном порядке: общие сведения (ИНН и ОГРН, дата регистрации, ОКВЭД, уставный капитал, ФИО руководителя и учредителей и др.), исполнительные производства, арбитражные дела, финансовая отчетность, наличие ресурсов на исполнение сделки. 

Итог

Составление регламента не является обязательным требованием и за его отсутствие не оштрафуют. Но благодаря этому документу компания может собирать и анализировать информацию о контрагентах более системно, тщательнее подходить к выбору партнеров и избегать налоговых рисков. 

Проверять контрагентов по регламенту вашей компании массово можно с помощью функции Скоринг в Контур.Фокусе. Сервис анализирует данные о компаниях из открытых источников и выдает рейтинг, определяющий уровень надежности партнера. Можно использовать как готовый шаблон, так и настраивать по своим критериям.