Тысячи российских команд останутся без любимых таск-трекеров: как спасти свои данные
Тысячи российских команд останутся без любимых таск-трекеров: как спасти свои данные. Фото: СС0
На этой волне таск-менеджеры начали готовить быстрый импорт из Trello. Наша команда Shtab тоже напряглась и за пару дней подготовила решение с переносом карточек, файлов и даже комментариев к задачам.Терять накопленную годами историю прогресса, производственную и другую документацию компаниям не просто. Поэтому они усердно изучают российские сервисы — Shtab, Kaiten, Яндекс.Трекер, Аспро.Cloud, Планфикс и др. И задаются вопросами: Кому довериться? Как сохранить накопленный прогресс по проектам?
Чтобы период поиска и переход на другой инструмент прошел гладко и успешно, поделюсь лайфхаками.
Риски для бизнеса
1. Потерять свои данные. Для многих Trello и Jira стали центральными хранилищами информации о проектах, задачах, командной работе и дедлайнах. У кого-то задачи запланированы на месяцы вперёд. Без четкой картины текущих задач, их статуса и ответственных за их выполнение, компании могут столкнуться с простоями, ошибками и дублированием работы. А это грозит потерей эффективности.
2. Потерять время на адаптацию команды. Сначала выбрать, а потом ещё внедрить таск-менеджер — не самая простая задача. Нужно изучить рынок, протестировать разные решения и обучить команду. Почти 45% опрошенных компаний в исследовании Gartner Digital Markets отметили, что время, которое они тратят на изучение нового ПО — это самая большая проблема при внедрении новых технологий. Поэтому инструкции должны быть максимально понятными и доступными.
3. Потерять деньги. Компании могут столкнуться с увеличением затрат на обучение сотрудников, оказаться в простое, пока внедряют новое решение.
Несмотря на то, что бизнесу есть сегодня из чего выбирать, далеко не все сервисы предлагают:
- Гибкую архитектуру под любые масштабы команды;
- Быстрый импорт данных;
- Систему обучающих материалов для плавного перехода. Например, у нас есть короткие туториалы и развернутые инструкции с пошаговыми действиями.
Найти такое решение нужно максимально оперативно, учитывая, что после письма о блокировке аккаунта Atlassian даёт 30 дней на переход. Но пользователи пишут, что иногда это происходит без предупреждения.
Выглядит совсем не весело.
Рекомендации, как избежать рисков и последствий
Цель номер 1 для бизнеса сейчас — максимально обеспечить бесперебойную работу своих процессов. Здесь могут помочь несколько советов.
1. Изучите рынок альтернативных сервисов для управления проектами. Познакомиться с сервисом лучше сразу со всех сторон. У многих платформ есть бесплатные демонстрации, где специалист в онлайн-режиме объяснит вам, как всё работает. Изучение инструкций, обучалок с видео тоже будет плюсом. Ну и самый проверенный метод — попробовать поработать в сервисе. Вам банально может не понравится визуал или расположение кнопок. Пробные версии с бесплатным периодом есть у большинства сервисов.
Обратите внимание на необходимый вам функционал без лишних фич. Возможно, вам и не нужна CRM или обложки задач и другие штуки, но вы давно искали трекер времени, чтобы точнее планировать трудозатраты.
Важно: сервис должен хотя бы раз в 3 недели делать апдейты, исправлять баги и добавлять новые фичи. Это говорит о том, что работа не стоит на месте, а вам дает гарантию, что если что-то сломается, то это быстро починят.
2. Чтобы ничего не потерять, выберите решение на рынке, в котором есть импорт данных. Переносить карточки вручную или копировать их в док — вообще бессмысленно и страшно. Хорошо, что команда Trello позаботилась, чтобы данные можно было перенести без проблем. Главное — найти сервис, в котором есть возможности импорта.
3. Чтобы не было простоя в работе, объясните команде, зачем им новый сервис, как в нем работать. По сути, механика работы в таск-трекерах похожа: открываете доску, ставите задачи, перетаскиваете между колонками. Поэтому каких-то серьёзных вопросов у команды не возникнет.
Но если вы присматриваетесь к дополнительным фичам, например, трекингу времени на выполнение задач, то тут нужно оповестить сотрудников, скинуть ссылки на обучающие материалы и видео.
Ещё хорошая идея почитать на сайтах сервисов их кейсы и сценарии использования. Также компании сначала тестируют тот или иной сервис в небольшой команде, например, в отделе маркетинга, чтобы понять, как всё работает.
На что обращать внимание при поиске замены Trello
Сначала пройдемся по базе, это как чек-лист перед выбором:
- подходит ли сервис для вашей сферы деятельности. Может, вам надо наладить производственные бизнес-процессы, тогда смотрите есть ли у сервиса описания сценариев для этого направления.
- можно ли масштабировать систему. Ваша команда наверняка будет расти со временем. +10, 20, 100 сотрудников и так далее. Хватит ли мощностей и функционала сервиса, чтобы поддерживать работу больших команд.
- насколько система кастомная и гибкая. Вы в праве перестроить процессы, если изменятся приоритеты в команде. Узнайте, какие есть возможности для изменения иерархии и архитектуры сервиса.
А теперь подробнее пройдемся по важным пунктам, которые многие часто упускают:
Лицензия
Если искать достойную замену, а может быть и превосходящее решение, то лучше выбирать сервис, который аккредитован в Минцифры РФ, сервера находятся в России. Во-первых, так вы будете уверены, что сервис работает законно. А во-вторых он не будет удалять ваши аккаунты и присылать письма об этом в случае санкций.
Архитектура сервиса
Удобно если в одном пространстве вы можете разделять ваши проекты. Управлять тремя людьми можно и без всяких сервисов. Но что делать, если у вас в команде 250 человек, 30 проектов и 300+ задач? Настроить вложенность. Например, для вашего агентства создать проекты с клиентами, а в них доски команды по направлениям работы. Это может звучать сложно, но на деле реализуется по принципу матрёшки.
В Trello между досками в одном проекте слабая синхронизация. Нельзя создать карточки сразу одновременно на нескольких досках. Но можно переносить карточки из одной в другую. Несколько досок для одного проекта — полезная фича, если вы хотите разделить доски между разработчиками, копирайтерами и дизайнерами в одном маркетинговом проекте.
Тёмную тему можно включить с помощью Google-расширения Dark Reader.
Разные виды отображения задач
Кому-то удобнее следить за задачами в формате календаря, списка или матрицы Эйзенхауэра или отображать одни и те же задачи в любом из видов по настроению. Так, например, в матрице удобно расставлять задачи по приоритетам, что важно сделать срочно, а что можно отложить. В Trello разное отображение задач помимо досок доступно только в тарифе Premium. В отечественных аналогах в этом смысле есть, где разгуляться.
Трекер для учёта времени
В Trello нельзя оценивать время задач. В некоторых российских таск-менеджерах время учитывается, даже если отключился интернет. Информация о затраченном времени автоматически засчитается, когда вы снова будете онлайн. А ещё вы всегда сможете добавить время вручную, например, если были на совещании, а не за рабочим столом.
Подзадачи
В Trello нет подзадач, хотя, это очень удобная функция, когда надо декомпозировать таску, назначить больше ответственных, добавить отдельные метки и комментарий для каждого этапа родительской задачи. Есть ли такой функционал в сервисе, который вы для себя выделяете?
Так может выглядеть подзадача — всё те же настраиваемые поля, что и у родительской задачи.
Отчёты активности и эффективности
Если вы ведёте учет рабочего времени, то логично получать развернутые отчёты. Кто, в какое время, над какой задаче работал, за сколько времени справился с ней. Это помогает корректировать нагрузку, перераспределять ресурсы и в целом принимать более эффективные управленческие решения.
Интеграции
Ставьте в приоритет для себя сервисы, у которых открытый API, чтобы ваши разработчики могли интегрировать другие инструменты.
С помощью интеграций вы можете переключаться между сервисами в один клик, ставить задачи из письма на почте, из мессенджера и т.д. У любого сервиса с возможностью интеграций есть раздел на сайте с инструкциями, как их подключить. Одни из самых популярных интеграций среди сервисов сегодня:
- Google-календарь: создавать задачи можно из удобного сервиса, они автоматически синхронизируются.
- Почта: если вам прислали письмо, вы можете из него сделать задачу. Актуально для техподдержки, когда нужно заявку быстро оформить как таск.
- Telegram-бот: можно ставить задачи, оставлять комментарии через бота, тегать сотрудников. Сейчас есть решения, когда бот автоматически с помощью AI переводит ваше голосовое в текст комментария для задачи.
- Figma: тоже без переключения между инструментами, такая интеграция есть, например, у Weeek. Правда, пока эта интеграция позволяет только просматривать файлы, чтобы редактировать, нужно открывать Figma.
- Miro: можно прикреплять к проектам доски из Miro, тоже только в режиме просмотра. Чтобы двигать карточки, добавлять новые и т.д. нужно открыть Miro.
- CRM: в некоторые сервисы уже интегрирован этот инструмент, например, в Битрикс24, ЛидерТаск и др.
Поддержка
Когда вы с командой изучите вдоль и поперек все ресурсы нового таск-трекера, могут остаться вопросы. Для этих целей у хорошего сервиса должна быть техподдержка. Мы решили этот вопрос своим способом — создали целое комьюнити в Telegram. В нем юзеры даже помогают друг другу, когда мы не успеваем оперативно откликаться на какие-то запросы и предложения.
Возможности быстрого импорта
Например, у нас это делается через настройки команды в сервисе. В них нужно выбрать раздел «Импорт данных» и нажать на Trello. А потом в окне вы просто выполняете пару пошаговых действий. Также можно выполнить импорт через JSON. А на днях ещё появится импорт из Jira.
Теперь вы знаете, на что смотреть при переходе из Trello в новый сервис для управления проектами. Выбрать «свой» можно в подборке из 18 сервисов.
Безусловно, риски для бизнеса с окончательным уходом Trello есть. Но прогресс не стоит на месте. И функционал у новых сервисов часто масштабнее, чем у Trello. С переходом на новый инструмент лучше не затягивать — каждый день десятки компаний автоматизируют и ускоряют свою работу. Этот тренд простоев не терпит ;)
6 комментариев
А каким сервисом для управления проектами пользуетесь вы? Уже нашли достойную замену продуктам Atlassian или пока в поиске? Предлагаю обсудить это в комментариях.
Александр Стихарев, замену искать не пришлось) уже 8 месяцев трекаю задачи в Shtab. Удобно контент-план вести и отслеживать, сколько времени трачу на статью. В Трелло раньше тоже работала, но там активность нельзя отслеживать)
Александр Стихарев, сложно пока что-либо найти на замену Atlassian.Обязательно буду искать ему замену,раз так с нами поступили. Спасибо за вашу статью и за предупреждение о закрытие Россиийских аккаунтов,очень интересная и познавательная статья!
В современных реалиях нужно выбирать российского разработчика, если не хочется танцевать с бубном вокруг монитора. А как показал опыт, даже если ты умудрился оплатить иностранный сервис, то блокировка аккаунта - вопрос времени.
Круто что у нас на рынке есть достойное ПО. А за быстрый релиз импорта данных- отдельное спасибо команде Shtab!
Очень актуальная статья, как раз с командой ищем замену трелло. Обязательно изучу данный сервис. Спасибо!
Пока, думаю, хоть и есть замены, далеко не все торопятся менять то, к чему привыкли...
Добавить комментарий