Доверяй, но проверяй! Как руководители рекламных агентств управляют командами выездных сотрудников

Эксперты сервиса GeoTarget, который позволяет организовать контроль за работой выездных сотрудников, провели опрос, где попросили представителей рекламных агентств в нише оффлайн ответить на 10 простых вопросов, чтобы узнать, насколько круто у них в компаниях налажено управление выездными командами.

Доверяй, но проверяй! Как руководители рекламных агентств управляют командами выездных сотрудников. Фото: из архива компании

Задача исследования состояла в том, чтобы узнать из первых уст про способы управления выездным персоналом (распространители, расклейщики, промоутеры и пр.) и инструментах их контроля, которые помогают мониторить качество работы.

В опросе приняло участие 189 рекламных агентств из Белоруссии, России и Украины. Согласно результатам опроса большинство из них (79%) имеют до 20 полевых сотрудников.

В отчете о результатах опроса специалисты сервиса GeoTarget предоставляют данные и выводы по следующим ключевым моментам:

Каналы связи с полевыми сотрудниками в компании.

42% процента респондентов используют для коммуникаций с полевым персоналом более одного канала связи, что свидетельствует о недостаточном закрытии потребностей отдельным каналом связи.

Вторыми по популярности использования (30%) являются программы мгновенного обмена сообщениями (обычные и корпоративные мессенджеры). Среди которых преобладают бесплатные приложения, обладающие минимальными функциями.

Телефония, социальные сети и электронная почта используются в меньшей степени. Данные виды являются не эффективными для построения рабочих коммуникаций, и их применение может быть обусловлено индивидуальными особенностями компании

Контроль местоположения полевых сотрудников.

Треть респондентов не контролируют местоположение сотрудников исходя из тех или иных причин.

45% респондентов вынуждены контролировать местонахождение своих работников более 3 раз в день, что приводит к неэффективной трате времени в течение рабочего дня. А с увеличением количества сотрудников ситуация только усугубляется.

Так же еще почти треть респондентов (30%) использует мало эффективные или затратные способы контроля местоположения полевых сотрудников, а именно телефонные звонки, "личный" контроль на месте выполнения задач.

Контроль качества выполняемых работ.

73% участников опроса используют отчет, как форму контроля выполнения задач. Следует отметить, что такая форма в полной мере позволяет только обозначить факт выполнения задачи, а качество и своевременность остаются не подтвержденными в полной мере.

Более половины участников опроса (52%) не знают сколько времени уходит на контроль качества и своевременности выполнения поставленных задач. А еще 45% тратят на это более 5 минут на сотрудника. А если у вас более 5 сотрудников, вы уже теряете более получаса, а это 6% вашего рабочего времени.

Только 3% респондентов тратят минимальное количество времени , что позволяет им повышать эффективность использования рабочего времени.

Организация работы с документами.

Более половины участников опроса (54%) для хранения информации по работе используют переписки в мессенждерах. Поиск необходимой информации при этом со временем затруднится.

7% участников опроса используют облачные сервисы, а 17 % жесткий диск . Данные способы удобны для длительного хранения документации, однако доступ к ним может быть затруднен вне офиса.

Только 9% респондентов используют более специализированные программные решения для хранения и структурирования информации, необходимой для организации работы полевых сотрудников.

Выводы.

Большинство респондентов используют либо несколько каналов для общения с полевыми сотрудниками, либо используют отдельные инструменты, которые не полностью закрывают все потребности организации выездных работ. Что в свою очередь ведет к усложнению процессов обмена информацией между сотрудниками, а значит снижению ее полноты и своевременности ее передачи. Также у многих респондентов вызывает сложности отслеживание местоположения полевых сотрудников во время рабочего дня, маршрутов передвижения между объектами, что также связано с использованием видов связи, не позволяющих в реальном времени отслеживать местонахождение. При внедрении трекинга поддерживается дисциплина в коллективе, а история перемещений помогает в случае спорных ситуаций. Постановка задач, проверка их фактического и своевременного выполнения должны производиться максимально оперативно. Для этого документированная информация любого формата должна быть максимально структурирована и легкодоступна. Что, в свою очередь, также позволит отслеживать статистику и эффективность работы каждого сотрудника при необходимости установления KPI.

Комментарий компании GeoTarget:

Ирина Синкевич руководитель сервиса GeoTarget выделяет 3 основных элемента при организации работы полевых сотрудников:

Мобильность. Использование методов контроля должно быть оптимальным для взаимодействия с сотрудниками, находящимися вне офиса.

Структурированность. Упорядоченность в постановке задач и отчетности их выполнения, хранении информации позволяет максимально оптимизировать вашу работу

Технологии. Специализированные приложения экономят ваше время, деньги и позволяют повысить эффективность бизнес процессов.

Работы, которые сотрудники выполняют с выездом на объект, можно контролировать без траты времени, денег и нервных клеток. У каждого из них есть мобильный телефон, который станет верным помощником руководителю. Например, для этого нужно всего лишь установить приложение GeoTarget для сотрудников, которое поможет контролировать их работу в режиме реального времени. GeoTatrget это: