Synerdocs

Андрей, какие сервисы используете в работе и для каких целей?

Коммуникация внутри компании, хранение документов, взаимодействие с партнерами и заказчиками большей частью покрываются корпоративной информационной системой на базе DIRECTUM и другими внутренними сервисами, развернутыми на серверном оборудовании компании. Внешние облачные сервисы используем для закрытия тех задач, которые не решаются ИТ-инфраструктурой компании.

Сервисы, которые мы используем, можно разделить на три группы: для решения внутренних задач, для коммуникации и обмена данными с заказчиками и партнерами и для поддержки платных облачных услуг компании.

Для внутренних задач: для официального общения внутри компании, звонков, вебинаров, онлайн встреч используем MS Lync (ныне Skype для бизнеса ). Для неофициального общения, в качестве «песочницы» используем Slack. В нём удобно хранить переписку с коллегами при решении конкретной задачи, хранить ссылки на внешние источники, инструкции и документацию. Поиск — одно из преимуществ Slack, всегда можно найти необходимую информацию по проекту, либо быстро собрать информацию по той или иной задаче.

Trello — для проактивного мониторинга исполнения задач в локальных группах, но основная работа с задачами ведется в DIRECTUM.

Хранение документов происходит в DIRECTUM, потому что файлы большей частью конфиденциальные. Когда требуется удаленный доступ к документам в нём, используем сервис веб-доступа DIRECTUM. Для личных целей и для обмена данными с заказчиками и партнерами некоторые сотрудники используют хранилища. Например, OneDrive, Яндекс.Диск, Google Диск.

Учёт времени реализован во внутренней учетной системе на базе облачного приложения DirectumRX. В ней ведется учет затрат времени по проектам в разрезе дня/недели/месяца/года Для личного учета времени многие используют сторонние средства. Лично я — TomatoTimer, чтобы дробить рабочее время на блоки по 25 минут, чтобы замерять время и правильно указывать в нашей системе.

Для взаимодействия с партнерами и заказчиками Skype — для оперативной переписки и аудио-конференций. Используем именно его, поскольку это распространенный сервис коммуникации в России. По Skype общение менее формальное, удается быстрее решить проблемы.

MS Lync (ныне Skype for Business) — для официальных переговоров и общения с партнерами и заказчиками. Сервис интегрирован с внутренней АТС, очень редко используем в работе стационарные телефоны.

Обмен финансовыми документами с партнерами и клиентами у нас переведен в Synerdocs. Это повышает доверие к подписям и юридической значимости документов в отличие от электронной почты. Мы получаем реальную экономию расходных материалов и времени, и денежную в конечном итоге.

И для поддержки вашего облачного решения?

Тщательно подходим к выбору облачного провайдера для размещения коммерческих сервисов DirectumRX. Перед размещением сервисов на хостинге провайдера мы проводим многочисленные замеры доступности хостинга, нагрузочные тесты. После размещения сервисов периодически проводим контрольные замеры. Облако может изменяться как в положительную, так и отрицательную сторону.

Для рассылки оповещений DirectumRX используем платные сервисы с гарантированной высокой доступностью и высоким качеством обслуживания, поэтому перед началом использования сервиса рассылки тщательно изучаем SLA сервиса.

Остановились на MailChimp и Mailgun. К слову, эти же почтовые сервисы используются маркетологами компании для маркетинговых рассылок.

Облачные хранилища применяем для хранения настроек, дистрибутивов, которые могут быть полезны при настройке облачных серверов. Допустим, когда нужно настроить новый сервер под определённого заказчика. Мы подключаем облачное хранилище к виртуальной машине и устанавливаем все необходимые приложения. Это значительно ускоряет процесс доставки дистрибутивов на виртуальные машины в облаке, поскольку практически все облачные сервисы подключены к скоростным каналам связи

Демостенды продуктов DIRECTUM преимущественно размещаем в облаке, поскольку требуется непрерывная доступность этих сервисов для изучения системы конечным потребителем.

Для мониторинга доступности сервиcов используем Host-Tracker. И систему мониторинга, ZABBIX, которую мы развернули в облаке, её поддерживаем и с помощью неё отслеживаем доступность ресурсов. В арендуемом облаке также размещаем маркетинговые сайты и порталы, арендуем площадку для вебинаров.

Пользуетесь ли менеджерами задач? Календарями?

Одно время работали с Wunderlist, но не прижилось. Есть масса аналогов того же Trello. Долго эксериментировали. Asana используют, кстати, разработчики, можно создавать список задач и экспортировать. Но по удобству Asana куда ниже Trello. В компании для планирования преимущественно используется календарь Microsoft Outlook со сквозным учетом загрузки, бронирование переговорных комнат, менеджер задач, стратегическое планирование по целям (год, квартал, месяц).

Интегрировали ли эти сервисы между собой?

Есть интеграция документооборота с почтовым клиентом, есть связка DIRECTUM и Lync. И, поскольку размещаем виртуальные машины на стороне провайдера, интегрируем собственные сервисы с API провайдера. Есть возможность загрузки и выгрузки виртуальных машин, их автоматического запуска и остановки, в случае необходимости, это позволяет существенно экономить денежные средства. Это относится только к демо-стендам и прочим тестовым виртуальным машинам в облаке.

Вы довольны всеми сервисами, не хотите поменять хотя бы один из них?

Если возникает. какая-то потребность, то быстро закрываем с помощью того или иного сервиса. Постоянно держим провайдеров в напряжении — отслеживаем, проверяем, обнаруживаем ошибки, в том числе в системах мониторинга. Следим за параметрами, у хостинга, например, за реальной производительностью процессора, памяти, дискового подсистемы. Проще говоря, если есть потребность — ищем, если что-то не устраивает — пересматриваем. Мы ИТ-компания — это наша работа.

Бывало, что переезжали, поскольку прежний провайдер не смог обеспечить стабильную работу хостинга. Утерянные данные восстановили из резервных копий, работоспособность сервисов заказчиков восстановили в течение часа.

Сейчас используем два хостинга, основной и резервный, чтобы обеспечить бесперебойную работу наших сервисов. По опыту перехода на другой хостинг могу сказать, что на хостинг нового провайдера, с которым заключается договор, сначала лучше перенести некритичные вспомогательные сервисы и проанализировать, насколько качественно предоставляется услуга, укладывается ли служба поддержки провайдера в заявленный SLA. И только уже после «опытной эксплуатации» переходить на продуктивное использование.

На каких платформах работаете с сервисами? Только в браузере или установлены приложения?

Преимущественно приложения. В браузере Outlook, Lync, Slack, Trello, TomatoTimer и другие. Кроме того, используем приложения собственного производства DirectumRX.

Сколько человек из компании работают в облаках?

В нашей компании работает уже более 500 человек,, в двух городах Ижевск и Москва.

Чувствуете увеличение скорости работы по сравнению с необлачными программами?

Все продукты решают определённую задачу. Если инструмент оптимальный, то с помощью него легко решать трудную задачу. Если неоптимальный, то и решать сложно. Если брать в пример Lync и Skype, то заказчикам удобнее работать через Skype. Всегда в сети, нам не нужно искать их координаты или карточку клиента. Открываем Skype и звоним. В этом случае Skype удобнее MS Lync.

Необходимо разделять техническую и организационную составляющую. Технически — влияют каналы связи и очень сильно, тот же Lync сильно зависит от качества канала, но можно привыкнуть. Организационно, конечно, удобнее держать все контакты под рукой, а значит удобно чтобы все работали в одной программной среде — тоже надо подстраиваться.

Какие ещё сферы вы бы автоматизировали в работе?

Мы стараемся всегда всё максимально автоматизировать, чтобы снизить стоимость наших услуг, обеспечить прозрачность, взаимозаменяемость, улучшить качество обслуживания клиентов и партнеров, повысить работоспособность и лояльность сотрудников и т. д. Автоматизация не самоцель, а рабочий инструмент. частично помогает перенос в облака, где-то локальные программы.

Хотели бы упростить перенос подготовленных демо-стендов в облако. Сейчас процесс долгий, особенно из-за канала связи, и в некоторых случаях невозможен. Не все облачные провайдеры предоставляют удобные механизмы импорта/экспорта виртуальных ресурсов. Такой механизм мог бы существенно снизить издержки на перенос существующей виртуальной инфраструктуры в облако.

И ещё — не всегда возможна выгрузка данных из одного облачного сервиса в другой. Например, экспортировать из Slack ссылки и беседы в Trello или Skype «на лету». Сейчас такой автоматизации нет, но, я думаю, это временно. Когда такие облачные сервисы будут использоваться повсеместно, то интеграции появятся, как, например, появились сервисы интеграции облачных хранилищ.

Может у вас есть какой-то особенный лайфхак при работе с облаками?

Лайфхаков много. Допустим, в Slack можно публиковать ссылки на интересные материалы. В гильдии инженеров DIRECUM создаём беседу, публикуем ссылки по определённой теме на сайты, книжки, которые можно изучить. Используем скорее не как мессенджер, а как хранилище полезной информации.

Есть репозиторий скриптов для автоматизации, реализовали с помощью сервиса Git на собственном облаке. Активно делимся с коллегами скриптами, совместно дорабатываем.

Далеко не все компании переходят в облака. Как думаете, это влияет на их скорость работы?

Если взять маленькую организацию, которая захотела всё сделать сама, то у неё уйдёт много времени на создание сети и обучение персонала. Для них самый идеальный вариант — уйти в облако. За небольшую ежемесячную оплату они получают стабильный отказоустойчивый сервис. Если же организация крупная, уже есть сеть, всё организовано, то переход в облако только усложнит работу.

Знаете ли такие компании, где всё автоматизировано с помощью облаков?

Некоторые заказчики уже полностью перенесли все сервисы предприятия в облако: используют кроме облачного документооборота, облачные CRM системы, Office 365 и т. д. Яркий пример — интернет-магазины, например, Wildberries. Или Ticketland. Их бизнес полностью перенесен в облака, в том числе они спокойно переносят и документооборот в облако. Такие заказчики уже ощутили выгоду от облака.

Что вы посоветуете начинающим коллегам по бизнесу?

Малому бизнесу советую взглянуть в сторону облаков. Но переход в облако — не простой процесс, существует много подводных камней. Необходимо выбирать те сервисы, которые обеспечивают гарантированную доступность и предоставляют возможность безболезненного выхода из него, например перенос на локальную инфраструктуру.

Для компаний с нестабильным каналом связи, которые в основном удалены от крупных городов, я бы порекомендовал использовать облако для тестирования и оценки программных продуктов. Продуктивную среду для таких компаний всё-таки лучше разворачивать локально, на собственном оборудовании.

Облако прежде всего позволяет экономить. Для небольших компаний — экономить инвестиции в ИТ-инфраструктуру. Для крупных компаний — время при разворачивании нового бизнес-приложения и налаживании обмена данными с удаленными филиалами