Персональная CRM-система в Airtable
Для создания CRM существуют полноценные сервисы. Кроме них можно использовать и просто платформы для организации рабочего процесса, из существующих базовых шаблонов создавая свою систему. К таким платформам относят Airtable, на котором всего за несколько часов можно построить основу для полноценной CRM.
Преимущества и недостатки создания CRM в Airtable
Создание CRM в Airtable имеет и плюсы, и минусы. Если вы не можете понять, стоит ли переходить на этот сервис для организации рабочего процесса, настало время определить, в чем же его особенности.
Среди преимуществ Airtable выделяют:
- Скорость ввода данных. Ни в одной другой CRM-системе не получится настолько быстро переходить между таблицами и вводить данные, как это происходит в Airtable.
- Легкость использования. Просто и новичкам, и продвинутым пользователям. При первом входе в сервис вам предложат выбрать уровень, на котором вы владеете таблицами. В любой момент можно обратиться к разделу с обучающими видео. Вашей команде не нужно будет обучаться с нуля, так как все владеют Excel хотя бы на базовом уровне.
- Дизайн. После регистрации вам становятся доступны сотни шаблонов разных тематик. Останется только выбрать те, которые наиболее подходят вашему проекту.
- Возможность интеграций. Airtable – крайне дружелюбный и открытый сервис, поэтому продвинутые пользователи умело интегрируют его данные с данными других приложений для совместной работы.
С другой стороны, не всем может быть удобен формат таблиц для ведения CRM-системы. Кроме того, хоть сначала и кажется, что шаблоны упрощают задачу, потом оказывается, что их всё равно нужно настраивать под себя, так что Airtable не настолько уж и гибкий. Процедуру придется повторить для каждого нового проекта, потому что шаблоны изначально заполнены базовыми данными, бесполезными для вашей системы.
Персональная CRM-система в Airtable
Работа Airtable основана на сети электронных таблиц: как в Excel, только легче и визуально приятнее. Кроме того, здесь можно менять систему отображения задач. Если вам было комфортно в Trello, но компания решила перейти в Airtable из-за отсутствия ограничений по созданию записей, просто поменяйте отображение таблицы на канбан-доску. Здесь также можно представлять задачи в виде календаря, создавать простые и сложные формы, прямо как в Google Forms, а также связывать страницы и создавать обширную базу данных.
Сервис подойдет как для большой компании, так и для организации собственного пространства. Всё, что вам нужно – выбрать подходящий шаблон, а потом его модифицировать под свои нужды.
Поэтапный процесс создания CRM в Airtable
Вам не нужны особые знания для того, чтобы создать свою CRM. Давайте остановимся на персональной базе. В любой момент её можно расширить до базы для компании или перейти на другой шаблон.
Выбор шаблона
В Airtable доступны специальные базы для CRM. Внутри них уже настроен функционал, поэтому вам нужно будет всего лишь убрать лишнюю информацию и синхронизировать таблицы со своими контактами, а также добавлять специфическую информацию уже по ходу работы.
Для того, чтобы найти перечень шаблонов, введите «CRM» в поиск в основном разделе шаблонов:
Здесь можно выбрать между разными CRM – от системы для ведения бизнеса до таблиц для пиарщиков и контентщиков. Если пролистаем чуть ниже, откроются другие опции, среди которых персональная CRM.
Вам подойдет эта система, если:
- вы отслеживаете компании, в которых надеетесь получить работу, и вам нужно хранить в одном месте все контакты, которые у вас есть;
- у вас много знакомых в разных городах, а вы часто бываете в разъездах – потому должны знать, кто может показать вам город в случае приезда;
- вам важно знать, к кому из знакомых вы можете обратиться за услугой, потому что среди приятелей у вас и доктора, и адвокаты, и менеджеры – всю эту информацию тоже нужно систематизировать.
Это не полный перечень. Персональная CRM при потребности оптимизируется под что угодно. Кроме того, сначала можно потренироваться на ней, а потом уже работать над более сложной системой для своей компании. Тем более инструменты схожи, да и вам, как руководителю, тоже нужно отслеживать контакты и процессы вне работы.
Нажмите «Use template», чтобы добавить шаблон в свой список. Затем нажмите на иконку, на которой появится значок «New».
Так выглядит уже настроенная CRM:
Добавление контактов
Если у вас слишком много контактов, не обязательно добавлять их вручную. Для этого в Airtable предусмотрели функцию импорта.
Для этого нажмите на Download CSV. Окно скрыто за кнопкой с тремя точками на верхней панели. Обратите внимание, что файл должен быть в формате .CSV. Так можно экспортировать контакты из другой CRM.
Основные поля таблицы
Выше мы приводили в пример основную часть таблицы. Среди полей в шаблоне персональной CRM доступны такие:
- имя (импортированное из контактов);
- тег (например, «нетворкинг», «семья», «друзья» – для сортировки контактов);
- связь (через кого вы познакомились с этим человеком);
- текущее местоположение;
- когда вы последний раз виделись;
- компания, в которой сейчас работает человек, и перечень всех тех компаний, где он работал до этого;
- контактные данные.
Эта система будет крайне удобной для нетворкинга, учитывая то, что основные ячейки уже составлены за вас – вам нужно только добавить свои данные.
На вкладке «Cities» люди рассортированы по городам, где они живут. Так вы сразу будете знать, к кому обратиться, если приедете в другой город:
Вкладка «Companies» будет особо интересной для людей, которые ищут работу, или которым важно хранить в одном месте все бизнес-контакты. Благодаря вкладкам отображения вида в левом меню данные сортируются либо по количеству знакомых в какой-либо компании, либо по алфавиту.
В Airtable точно так же, как и в обычных таблицах, настраиваются формулы. Но если в Excel для этого нужно долго разбираться, то в Airtable некоторые из них настроены самостоятельно с самого начала. Например, функция «Overdue» сортирует те контакты, последняя встреча с которыми происходила определенное время дней назад, в отдельную вкладку. Так вы можете управлять частотой встреч со знакомыми.
В этой вкладке точно так же высвечивается персональный тег контакта:
На поле «Overdue» находится значок формулы. Если вы нажмете на эту кнопку, то увидите описание подробнее:
Задать новую формулу можно при выборе типа колонки в таблице.
Airtable также удобен тем, что здесь можно сортировать контакты по любому признаку. Например, если среди ваших знакомых много людей, предлагающих профессиональные услуги, их тоже можно выделить отдельно. Во вкладке «Service Professionals» контакты сортируются сначала по одноименному тегу, потом по подвиду услуг.
Ещё одна автоматически созданная вкладка подойдет для людей, которые ищут работу. Здесь можно настроить, с какими компаниями вы уже связались, через кого вы на них вышли, в каких вы отношениях – друзья, бывшие коллеги, родственники и так далее. Если последний раз вы виделись давно, то система тоже это покажет – всё с помощью вышеуказанной формулы.
Настройки вида
В Airtable можно отображать таблицу разными способами. Один из таких вариантов – календарь, в котором удобно отображаются все даты, в которые вы виделись с людьми в вашей базе контактов:
Календарь на скриншоте уже был в левом верхнем меню. Чтобы сделать новый, просто нажмите на одноименную кнопку в левом нижнем меню («Add View»). Airtable предложит вам выбрать поле таблицы, с помощью которого будет происходить сортировка данных. Поскольку в этом шаблоне из календарных значений доступно только поле с датой последней встречи, его мы и выберем:
Режим галереи – ещё одна функция отображения вида. Здесь карточки тоже можно сортировать по фильтрам, создавать формулы, сразу же видеть теги и связь с контактом, но почему-то визуально это отображение создает больше хаоса, чем ясности. Взгляните сами:
Канбан-доски – не уникальная разработка Trello, а давний метод организации рабочего процесса. Если вам всегда было комфортно пользоваться этим сервисом, а обстоятельства заставили перейти на Airtable, это не проблема – просто настройте другое отображение данных.
Нажмите на кнопку «Канбан» в левом нижнем меню. Далее выберите, какое поле вы хотели бы вложить в основу канбан-доски. По умолчанию доступны два варианта – персональный тег и область работы. Мы выберем первое, потому что это даст больше информации, но вы можете модернизировать канбан-доску как угодно.
Вот так будет выглядеть канбан-доска в Airtable, построенная на основе тегов:
Настройки совместного доступа
Для приглашения пользователей в вашу CRM есть отдельная вкладка, скрытая за кнопкой «Share» в правом верхнем углу. Визуально всё очень похоже на окно настроек совместного доступа в Google Spreadsheet:
Можно приглашать пользователей индивидуально и с помощью ссылок, для которых отдельно настраивается срок действия. Для ссылки также можно выбрать тип: либо она работает для всех (при этом приглашенные по ссылке смогут только просматривать CRM, но не видоизменять её), либо новые пользователи приглашаются вручную по почтовым адресам.
Крайне важная функция Airtable – импорт Google-контактов с помощью отдельной кнопки. Это удобно, если у вас нет отдельной базы контактов, но при этом вы создали рассылку для сотрудников на почте.
Для некоторых видов отображения можно сделать ссылки, которые будут работать только для этого отображения. Например, если вы сделали ссылку на канбан-доску на основе тегов, приглашенные пользователи увидят только эту доску, а не всю систему:
Как и в Google, при приглашении можно выбрать, какую роль получат пользователи. Здесь добавлена ещё одна роль – «Creator». Только люди с этим уровнем доступа могут изменять, добавлять и удалять поля таблицы. Это защитит ваши данные от неумелых действий сотрудников, которые могут случайно поломать CRM.
Сложно разобраться в устройстве сервиса? Для того, чтобы изучить процесс регистрации и основы работы в Airtable, перейдите на эту статью.
Комментариев пока не было