Как пользоваться Airtable, удобным приложением для работы с электронными таблицами.

Сервис Airtable – ещё одна возможность структурировать расписание дня, списки фильмов к просмотру или работу над важным проектом. Платформа построена на таблицах, в которые вы вносите свои данные. Ими можно делиться и безопасно хранить на серверах Airtable. Кроме того, пользователю доступны интеграции с различными сервисами (от Slack до Dropbox), а внешний вид таблицы можно изменить так, как удобнее. Привыкли работать с досками Trello? Можно настроить отображение и так. Удобнее расставлять всё по дням календаря? Есть и такая функция.

В статье подробно разберем, как создать учетную запись в Airtable, создать таблицу из шаблона и настроить её под свои нужды, а также сделать форму для анкетирования.

Как пользоваться Airtable, удобным приложением для работы с электронными таблицами.

Регистрация в Airtable

Функция создания учетной записи в Airtable доступна на главной странице. Для этого просто введите адрес почты в серое поле и нажмите «Get started»:

Далее вас попросят ввести имя и фамилию, а также пароль. Подтверждать регистрацию по почте не нужно. После этого вы оказываетесь на главной странице сервиса, где нужно заполнить небольшой опросник, в котором вы укажете:

  • насколько вы ориентируетесь в таблицах;
  • кто вместе с вами будет работать над проектом;
  • планируете ли вы создавать новые таблицы или хотите импортировать имеющуюся базу данных.

Для создания первой базы данных вам предложат выбрать область, которой вы интересуетесь. Выбрать есть из чего: в Airtable свободно создаются таблицы для стартапов, проектов, маркетинговых акций, событий и многого другого. Если вы ещё не знаете, чем хотели бы заняться на платформе, выберите функцию «I don’t know yet» или «Other». Позже сервис предложит вам множество шаблонов, из которых можно выбрать подходящий.

Основные компоненты

Сразу после регистрации вы оказываетесь на главной странице сервиса. Основное рабочее поле находится посередине, слева – меню с доступом на ваши рабочие доски. Один воркспейс – один проект, для которого можно сделать несколько разных таблиц. Количество проектов в бесплатной версии не ограничено.

Ниже меню с воркспейсами находится меню с обучающими материалами. Здесь можно посмотреть видео, в которых подробно рассматривается функционал Airtable с самыми продвинутыми функциями.

Предположим, что нам нужна база данных для стартапа. В таком случае воркспейс можно переименовать на «Стартап» с помощью кнопки рядом с названием.

Создание таблиц

Нажмите на плюс («Add a base»), чтобы добавить таблицу. Можно выбрать из шаблонов, загрузить свою или начать с нуля. Попробуйте выбрать шаблон: просто посмотрите, насколько широкий выбор предлагает Airtable.

Наверху расположены наиболее ходовые таблицы. Если пролистать ниже, то шаблоны можно выбрать по категориям. Слева доступно небольшое меню с категориями.

Поскольку мы делаем стартап, выбираем таблицу «Project Tracking». На самом деле любую таблицу можно переделать под свои нужды, просто с шаблонами новичку работать удобнее. При выборе таблички Airtable показывает небольшое превью, состоящее из описания и примера таблицы чуть ниже. Добавьте шаблон себе в рабочее пространство с помощью кнопки «Use template».

Теперь в воркспейсе появилась новая синяя иконка. Можно добавить ещё несколько, но давайте поскорее приступим к редактированию.

Редактирование элементов внутри таблицы

После нажатия на иконку таблицы вы попадаете в новое рабочее пространство. Так выглядит ваша таблиц. Элементы свободно редактируются, добавляются и удаляются.

Слева находится меню с вкладками по таблице. В каждом шаблоне они свои. Поскольку этот шаблон предназначен для контроля за проектами, здесь доступны такие категории:

  • все проекты;
  • незаконченные проекты (сортировка по ответственному за проект человеку);
  • законченные проекты;
  • календарь проекта;
  • вкладка с дедлайнами.

Предпоследняя вкладка будет полезна для отслеживания состояния всего проекта. Благодаря вкладке с незаконченными проектами ясно, к кому можно обратиться по поводу незавершенного задания. Такой шаблон будет полезен большим командам: теперь не нужно создавать множество отдельных таблиц, если есть одна большая.

Вкладки наверху напоминают привычные вкладки в Excel и Google Spreadsheet, которые там расположены внизу. По каждой колонке можно искать нужные данные: это помогает, когда строчек становится слишком много. При необходимости колонки скрываются.

Чтобы очистить все данные в колонке, нажмите на её название, чтобы выделились все клетки, и сотрите данные, подтвердив действие в окошке.

В Airtable есть возможность выбирать виды клеток. Одна из функций – «Категории»: благодаря ней внутри каждого листа работает систематизация. Например, мы создали категорию «Соцсети». Изначально во всех шаблонах надписи на английском, так что их нужно либо переименовать, либо привыкнуть работать так.

Чекбоксы – отличная функция не только для того, чтобы отмечать статус каждого проекта, но и чтобы контролировать список дел. В премиум-версии внешний вид привычных «коробочек» меняется на сердечки и другие символы.

В соседней вкладке «Изображения проекта» добавляются медиа. При этом они отображаются полноценными иконками.

Во вкладке «Project lead» добавляется руководитель конкретного проекта (задания), по которому потом будет идти сортировка в категории незавершенных заданий. Поскольку к таблице сейчас прикреплен только один аккаунт, лишь он и выбирается. Чем больше пользователей добавлено, тем больше выбор. Аналогично работает и вкладка «Project team», но там ограничений по количеству людей нет – в команде может быть и три человека, и пять, а вот тимлидер – только один.

Аналогично заполняются ячейки с датами. Ячейка для заметок работает удобнее, чем в Google Spreadsheet: пользователя не переводят на нижнее поле при нажатии на Enter, а содержимое не расползается по всей таблице.

Вот так незавершенные проекты отображаются в соответствующей категории:

Завершенные проекты выглядят лаконичнее. Детали опускаются – их можно прочитать, нажав на соответствующую ячейку.

Категория показа заданий с сортировкой по дедлайнам – очень удобная вещь как для масштабных проектов, так и для организации своего рабочего дня. Можно контролировать отображение: проекты показываются на месяц, две недели, неделю, три дня и 24 часа.

Настройка связи таблиц

В Airtable есть интересная функция связи таблиц. Например, если вы прикрепляете имя клиента к одной из ячеек, но на этом листе у вас нет места для того, чтобы добавлять про него важную информацию. Или же связывать таблицы можно для того, чтобы отслеживать квитанции и транзакции, если вы создали таблицу по финансовым вопросам организации.

В нашей базе данных уже есть поле для клиентов, с которыми мы работаем касательно каждого проекта. Для этого нужно всего лишь нажать на поле и выбрать нужную иконку:

Это поле связано с отдельным листом – «Клиенты». Когда мы заходим на него, то видим, что в одной из ячеек появилось название проекта, в который мы вписали клиента. Это удобно, потому что на главном листе нет места для расширенной информации о клиенте. А вот на этом листе уже можно заполнить все личные данные:

Связать таблички можно с помощью функции «Add lookup fields». Для этого нажмите на стрелочку вниз рядом с названием необходимого поля, выберите категорию и содержимое, которое хотите связать друг с другом.

Создание формы внесения данных

Airtable сделал аналог Google Forms, позволив создавать формы внесения данных сразу в табличках. Благодаря этому информация туда вносится мгновенно после заполнения, а вам не нужно собирать данные по разным документам, которые создает Google с каждой новой формой.

Для этого создаем новую вкладку и заполняем её так, как нам нужно. Указываем поля, которые будет заполнять пользователь:

Будьте внимательны и сразу выбирайте те поля, которые будут в итоговой форме, чтобы пользователь мог правильно её заполнить. После добавления нужных ячеек получается такая табличка, как на скриншоте сверху. Предположим, что это анкета для отзывов на какой-то онлайн-курс.

Теперь нажмите на кнопку «Form» в левом нижнем меню. Табличка экспортируется в форму, с которой теперь удобно работать: можно и редактировать, и рассылать тем, кому нужно, благодаря вкладке в правом верхнем углу экрана. Также настраивается время, в течение которого форма будет доступна для заполнения.

Внизу страницы доступны подробные настройки. Так, например, Airtable реализовал то, что в Google Forms можно добавить либо в расширенных настройках, либо только с помощью кода:

  • кнопка «Отправить ещё одну форму»;
  • появление пустой аналогичной формы через 5 секунд;
  • редирект на выбранную веб-страницу после заполнения формы;
  • оповещение на почтовый адрес создателя таблицы в случае заполнения формы.

Также можно отредактировать сообщение, которое появится после нажатия кнопки «Отправить».

Настройка представления

Интересная фишка Airtable – возможность контролировать внешний вид таблиц. Так, программа предлагает превратить содержимое в канбан-доску (систему, по которой работает Trello), и тогда это будет выглядеть так:

Другие доступные варианты – форма (о которой говорилось выше), отображение в календаре, галереей и сеткой. Для каждого варианта создается отдельная вкладка в меню слева, так что вы не потеряете данные, переключаясь между способами отображения. Удобно!

С помощью Airtable можно организовать эффективную CRM-систему. Для её настройки хватит базовых функций сервиса – не придется подключать премиум. Подробнее об этом читайте в нашей следующей статье.

Упомянутый сервис

Airtable Сервис работает как электронная таблица, но даёт мощь базы данных, чтобы организовать информацию
Сервис работает как электронная таблица, но даёт мощь базы данных, чтобы организовать информацию

Больше интересного

Актуальное

Искусственный интеллект AWS поможет бороться с мошенничеством в Интернете
Объем продаж AWS превысил $ 10.81 млрд
Google маркирует компании чернокожих владельцев
Ещё…