Три функции Р7-Офис, которые упрощают работу с документами

3 функции Р7-Офис, которые упрощают работу с документами. Фото Magnific

Больше не нужно переключаться между несколькими программами или каждый раз искать обходной путь.<

Покажем три сценария на простых примерах. 

Открыть вложенный файл

Допустим, вам прислали договор, а внутри документа лежит приложение в формате XLSX. Раньше такой файл можно было воспринимать просто как вложение, которое нужно отдельно сохранить и открыть, а потом пересылать измененную версию и при этом не запутаться.

Теперь с вложенными офисными файлами можно работать непосредственно из документа. Р7-Офис поддерживает вложения в форматах DOC, DOCX, XLSX, PPT и PPTX. Файл открывается двойным кликом по его значку в документе.

Что делаем

Открываем документ с вложениями.

Находим нужный файл, например таблицу XLSX. Просто дважды кликаем по значку вложения.

Р7-Офис открывает файл в редакторе, и можно начинать работу с ним.

Сценарий особенно удобен для документов, в которых основной текст связан с дополнительными материалами. Например, в договоре может быть приложение с расчетами, в служебной записке таблица с показателями, а в техническом задании презентация с дополнительной информацией.

При этом есть еще один интересный момент. Такой способ открытия вложенных офисных файлов двойным кликом отличается от сценария Microsoft Office Online: там встроенные файлы в веб-версии Word сохраняются, но отображаются как объекты-заполнители и не редактируются непосредственно в браузере.

В Р7-Офис путь проще: увидели вложение, дважды кликнули и просто открыли, никуда не переходя. Не нужно предварительно сохранять вложенный файл на компьютер и искать его среди загрузок.

Вставить изображение по URL и не хранить его внутри документа

Еще один сценарий пригодится, когда в документ нужно регулярно добавлять изображения из сети.

Например, у отдела есть страница с актуальной схемой офиса, графиком или другой картинкой, которая периодически обновляется. Можно скачать изображение и вставить его в документ как обычную картинку. Но тогда в файле будет храниться ее копия.

Другой вариант есть в Р7-Офис: вставить связанное изображение по URL.

Что делаем

Открываем вкладку "Вставка". Выбираем "Изображение". Нажимаем "Связать изображение по URL".

Вставляем адрес изображения в формате URL.

В документе появляется картинка, которая загружается по указанному адресу. Главное, не забудьте, что для отображения связанного изображения документу потребуется доступ к интернету.

При таком способе изображение не сохраняется непосредственно внутри файла. Оно подгружается по ссылке. Поэтому документ не увеличивается из-за хранения копии картинки, а изображение может обновляться при изменении файла по тому же адресу.

Например, если в ежемесячном отчете используется один и тот же график, который обновляется на корпоративном сервере. Вместо того чтобы каждый раз удалять старую картинку и вставлять новую, можно использовать ссылку на изображение.

Это особенно удобно для документов, где визуальные данные меняются регулярно.

Точнее увидеть изменения в документе

Отслеживание изменений особенно полезно, когда один документ проходит через несколько человек.

Например, автор подготовил проект договора, юрист внес правки, а руководитель должен проверить, что именно изменилось. В большом тексте легко пропустить небольшое удаление или добавленный фрагмент.

В обновленных редакторах Р7-Офис улучшена работа с отображением изменений. Это позволяет точнее видеть добавленные и удаленные блоки текста и понимать, что именно было изменено.

Что делаем

Открываем документ с включенным отслеживанием изменений.

Находим фрагмент, который редактировал другой пользователь. Смотрим, какие части текста были добавлены, а какие удалены. 

После проверки можно принять или отклонить изменения.

Сценарий полезен не только для договоров. То же самое работает с инструкциями, отчетами, внутренними положениями, техническими заданиями и другими документами, которые проходят согласование.

Главное здесь в том, что при проверке документа проще отделить исходный текст от внесенных изменений.

Что получилось

При согласовании можно быстрее понять, что именно изменилось в документе, и принять решение по каждой правке.

По итогу

Все три сценария решают разные задачи: открыть вложение, добавить динамическую картинку или проверить правки коллеги.

При этом они работают внутри Р7-Офис. Важно, что речь идет не просто об отдельном обновлении редактора: новые возможности входят в обновление Р7-Офис, встроенного в платформу VK WorkSpace.

Пока функции доступны только в десктопной версии. Если рабочие документы регулярно проходят через согласование, содержат вложения или требуют частых небольших правок графики, эти сценарии могут пригодиться в обычной ежедневной работе.