Что такое вебинар и как он проходит

Что такое вебинар и как он проходит. Фото: из архива Kaiten

Что такое вебинар простыми словами

Вебинар — это онлайн-выступление для аудитории. Спикер в прямом эфире объясняет тему, показывает презентацию или демонстрирует экран, а участники смотрят трансляцию и могут задавать вопросы. Такой формат используют, когда нужно провести обучение, презентацию продукта или открытую лекцию без офлайн-площадки.

По устройству вебинар ближе к выступлению перед залом, чем к обычному видеозвонку. Участники обычно слушают без включенной камеры и микрофона, поэтому не перебивают спикера голосом. Вопросы и комментарии идут через чат, а если человеку нужно высказаться, ведущий подключает его к разговору.

Как правило, во время вебинара основное внимание зрителя направлено на спикера и его презентацию, а интерфейс выглядит примерно как на этом скриншоте:

Источник: выступление Ильи Летунова на конференции Kaiten

На небольшом вебинаре все может вести один человек: он выступает, следит за чатом и решает технические вопросы. На крупных эфирах роли часто разделяют:

• спикер отвечает за содержание;
• модератор собирает вопросы и помогает аудитории;
• технический специалист следит за презентацией, записью и связью.

Прямой эфир дает вебинару живой контакт с аудиторией. Спикер видит реакцию участников, поэтому при необходимости может уточнить объяснение, разобрать вопрос по ходу выступления или задержаться на сложном моменте. Иногда вопросы собирают в чате по ходу эфира, а разбирают уже после основной части, чтобы не сбивать доклад. Но в любом случае вебинар сочетает структуру выступления и контакт со зрителями.

Чем вебинар отличается от семинара и других форматов

Отчасти вебинар похож на семинар, созвон или онлайн-курс: везде есть тема, ведущий и участники. Но у каждого формата своя логика — где-то важнее живое обсуждение, где-то самостоятельное обучение, а где-то управляемый эфир для большой аудитории. Собрали основные форматы и их особенности в таблицу:

Какие бывают вебинары

Вебинары можно делить по формату эфира, размеру аудитории, способу доступа и уровню участия зрителей. Эти признаки помогают описать мероприятие с технической стороны, но почти не влияют на структуру самого выступления. Куда важнее смотреть на вебинары через цель проведения: от нее зависят сценарий, материалы и работа с аудиторией. Именно поэтому ниже мы рассмотрим этот критерий.

По цели вебинары бывают:

Продающие. Помогают подвести аудиторию к целевому действию: заявке, консультации, пробному доступу или покупке. Обычно такой вебинар строят вокруг проблемы аудитории: сначала разбирают, почему она возникает, затем показывают подход к решению и объясняют, как в этом помогает продукт, курс или услуга.

Например, команда CRM-сервиса может провести вебинар о том, как система помогает отделу продаж контролировать заявки и сделки. На эфире спикер показывает воронку, карточку клиента, напоминания и отчеты, а в конце предлагает участникам демодоступ или консультацию по внедрению.

Перед тем как перейти к другим видам вебинаров, важно уточнить: в бизнесе они тоже часто работают на продажу. Разница в том, что участника не сразу ведут к покупке или заявке и не всегда строят выступление вокруг продукта. Вместо этого зрителям сначала помогают понять  их проблему и через призму проблему увидеть ценность решения.

Обучающие. На таких вебинарах спикер объясняет тему, разбирает пример или показывает, как выполнить задачу на практике. Главное — дать участникам понятный результат: разобраться в базовых принципах, повторить рабочий сценарий или увидеть типичные ошибки.

Например, онлайн-школа может провести открытый урок по запуску рекламы, а команда сервиса — вебинар для клиентов о том, как настроить первый проект в продукте. В рамках бизнес-целей такой формат помогает аудитории получить прикладную пользу и понять, нужно ли ей более глубокое обучение: курс, программа или корпоративный тренинг, который предлагает компания.

Презентационные. Помогают познакомить аудиторию с продуктом, услугой, программой или отдельной функцией. На таком вебинаре спикер показывает, как устроено решение, кому оно подходит и какие задачи помогает закрыть.

Например, продуктовая команда может провести эфир о новом разделе в сервисе: показать интерфейс, основные сценарии и условия доступа. А университет — вебинар для абитуриентов, чтобы рассказать о программе и помочь выбрать направление.

Мотивационные. Такие вебинары строят вокруг личной истории, карьерного пути или сильного кейса. Их проводят эксперты, карьерные консультанты и образовательные проекты, когда хотят показать зрителям, что их желаемый результат можно достигнуть.

Например, школа аналитики проводит вебинар с выпускником, который ушел из продаж в data-аналитику. Спикер рассказывает, как учился после работы, где ошибался на первых собеседованиях и как получил первый оффер. Для зрителя такая история работает как доказательство: смена профессии перестает выглядеть абстрактной мечтой, потому что у нее появляется понятный маршрут. После этого человеку проще записаться на курс, консультацию или вводное занятие.

Дискуссионные. В основе такого формата — спорный вопрос, на который нет одного очевидного ответа. Организатор приглашает нескольких экспертов, чтобы они сравнили позиции, разобрали аргументы и ответили на вопросы аудитории.

Например, профессиональное сообщество может провести эфир о том, стоит ли компаниям возвращать сотрудников в офис. Один спикер считает, что офис помогает быстрее принимать решения и лучше вовлекать команду. Другой показывает, что удаленный формат расширяет найм и снижает расходы. Третий предлагает гибридную модель, где офис нужен только для отдельных встреч и командных сессий. 

Для зрителя такой вебинар помогает увидеть аргументы с разных сторон и понять, какая модель подходит его компании.

Теперь соберем виды в одну таблицу и посмотрим на них с другой стороны: насколько заметен продукт на эфире, кто его ведет и как может звучать тема. Так проще сопоставить форматы между собой и прикинуть, какой подходит под вашу задачу.

Как проходит вебинар со стороны зрителя

Участие начинается с регистрации. Человек находит анонс, оставляет почту и получает письмо со ссылкой на эфир. Ближе к дате проведения человеку приходят напоминания, а в день вебинара зритель переходит по ссылке и подключается к трансляции.

Чаще всего вебинар открывается в браузере, поэтому устанавливать отдельную программу не нужно. Перед входом платформа может показать экран проверки: там участник указывает имя, выбирает камеру и микрофон, а заодно проверяет звук. Так организаторы заранее снимают технические проблемы, которые иначе забирают первые минуты эфира.

Сам эфир обычно идет по одной схеме. Ведущий приветствует участников, рассказывает о тайминге и объясняет, когда можно задавать вопросы. Затем начинается основная часть: спикер показывает слайды, демонстрирует экран или разбирает тему на примерах. Обычно эта часть длится от 40 минут до полутора часов.

Опоздание здесь не так критично как на очной встрече. Если участник подключается к середине эфира, то он может посмотреть начало в записи, которая приходит после события.

После основной части ведущий отвечает на вопросы из чата и завершает эфир. Для зрителя на этом участие в прямой трансляции заканчивается: он закрывает вкладку и позже получает письмо с записью или материалами, если организатор их подготовил.

Что нужно, чтобы провести вебинар

Для вебинара нужны три основные вещи: платформа, техника и подготовленный контент. Все лучше подготовить и проверить заранее, чтобы не столкнуться с ограничениями уже после регистрации участников.

Платформа. Сервис должен подходить под формат вебинара и ожидаемое число зрителей. Перед выбором проверьте, есть ли в нем:

• вход по ссылке из браузера;
• демонстрация экрана и показ презентации;
• чат для вопросов;
• опросы;
• запись эфира;
• рассылка приглашений и напоминаний;
• статистика по регистрациям и посещениям.

Создайте тестовую комнату до анонса. Зайдите в нее с телефона и ноутбука, проверьте демонстрацию экрана, запись и вход по ссылке. Так вы заранее поймете, хватает ли возможностей тарифа и удобно ли участникам подключаться.

Техника. Подготовьте микрофон или гарнитуру, камеру и стабильный интернет. Звук важнее картинки: зрители могут терпеть небольшие помехи в видео, но быстро уходят, если плохо слышат спикера. Отдельный микрофон обычно звучит чище, чем микрофон ноутбука, а проводное подключение к сети стабильнее Wi-Fi.

Для спикера также полезен второй экран. На одном можно показывать презентацию, а на другом держать открытыми чат, заметки и план выступления.

Свет и фон. Поставьте источник света перед лицом. Окно за спиной делает спикера темным силуэтом, даже если камера хорошая. Фон лучше выбрать спокойный: без движения, ярких деталей и предметов, которые отвлекают от выступления.

Люди и контент. Для вебинара нужен спикер, который знает тему и уверенно говорит на камеру. Презентация должна помогать выступлению: вести зрителя по теме, выделять главное и не превращаться в набор перегруженных слайдов.

Если на эфир придут несколько десятков участников, лучше подключить модератора. Он следит за чатом, собирает вопросы для спикера и помогает участникам с техническими проблемами.

Для внутренних вебинаров отдельная платформа нужна не всегда. Если команда работает в Кайтене, эфир можно провести в разделе Встречи. Ведущий создает встречу и отправляет коллегам ссылку, а участники подключаются по приглашению.

Перед входом каждый проверяет камеру, микрофон и имя. Во время встречи доступны демонстрация экрана и чат. Эфир можно записать: запись и транскрипт сохраняются в документе Кайтена, чтобы команда могла вернуться к материалам после встречи. Раздел пока доступен в формате тестирования.

Как подготовиться и провести вебинар

Инструменты закрывают техническую сторону, дальше многое зависит от подготовки. Разберем путь организатора по этапам.

Подготовка

Подготовка начинается с темы и аудитории. Сначала сформулируйте, что участник унесет с эфира: новый навык, ответ на конкретный вопрос или понимание продукта. От этой формулировки зависят план выступления, структура слайдов и следующий шаг после вебинара.

План выступления. Постройте эфир вокруг трех-четырех основных тезисов и заранее заложите время на каждый блок. В финале оставьте понятное действие для участника: записаться на курс, попробовать продукт или изучить материалы. Так вебинар не обрывается сразу после выступления, а ведет аудиторию дальше.

Дата и время. Выбирайте слот с учетом аудитории. Внутренний вебинар для сотрудников удобнее проводить в рабочие часы, открытый эфир для клиентов часто ставят на вечер или обеденное время. Дату лучше назначать с запасом на анонс, чтобы участники успели узнать о событии и добавить его в свои планы.

Анонс и регистрации. Подготовьте короткое описание вебинара, расскажите о событии в рассылке, соцсетях или на внутреннем портале. После этого откройте регистрацию и настройте напоминания. Без них часть участников забудет про эфир, даже если тема им интересна.

Слайды. Собирайте презентацию под устный рассказ. На экран лучше выносить тезисы, схемы и важные цифры, а подробности оставлять для речи. Если на слайдах будут длинные абзацы, участники начнут читать их вместо того, чтобы слушать спикера.

Репетиция. За день до события проведите полный прогон: откройте презентацию, проверьте звук, камеру и демонстрацию экрана, засеките время. Обычно репетиция быстро показывает, где материал нужно сократить или переставить блоки местами.

Все шаги подготовки удобно вести в системе управления проектами или таск-трекере. В таких решения получится собрать все задачи в одном месте и контролировать работу над ними. 

Например, в Кайтене можно создать канбан-доску и завести родительскую карточку вебинара, а внутри связать с ней дочерние карточки по отдельным задачам.

Так организатор видит подготовку целиком: 

• у спикера есть карточка с планом выступления и презентацией;
• у маркетолога — карточка с анонсом и регистрацией;
• у модератора — карточка с вопросами и сценарием эфира.

В каждой задаче можно указать ответственного, срок, чек-лист и нужные ссылки. Если один из этапов задерживается, это сразу видно на доске, а команда понимает, что нужно доделать до эфира.

Пример простой доски, где каждая колонка — этап подготовки, в каждой карточке вебинара есть чек-лист проверки. Забрать этот шаблон себе можно по ссылке.

Во время эфира

Начните с короткого вступления. Расскажите, сколько продлится вебинар, когда участники смогут задать вопросы и где потом найдут материалы. Такие договоренности в начале помогают избежать одинаковых вопросов по ходу эфира.

Вовлекайте аудиторию. Чередуйте объяснение с короткими обращениями к участникам: задавайте вопросы, запускайте опросы, просите написать в чат, знакома ли им тема. Без таких пауз слушатели постепенно переключаются на свои задачи.

Держите под рукой два-три запасных вопроса на случай, если аудитория молчит. Первые ответы в чате помогают остальным включиться в обсуждение.

Проверьте экран перед демонстрацией. Закройте лишние окна и отключите уведомления. Участники видят все, что происходит на экране, включая личные сообщения, почту и вкладки браузера.

Следите за временем. Оставьте на вопросы 10–15 минут в конце и заранее предупредите, что на часть вопросов ответите письменно после эфира. Блок вопросов легко выходит за рамки, особенно если тема вызывает обсуждение.

Включите запись в первые минуты. О ней легко забыть в начале эфира, из-за чего не получится восстановить эфир.

После эфира

Разошлите запись и материалы всем, кто зарегистрировался, даже тем, кто пропустил эфир. Затем ответьте на вопросы, которые остались без ответа в прямом эфире: письменный разбор отправьте той же рассылкой.

Разберите статистику. Посмотрите, сколько человек дошло до события, в какой момент слушатели начали уходить и какие вопросы звучали чаще всего. Эти данные подскажут, что поменять в теме, распорядке или подаче следующего эфира.

В конце соберите обратную связь короткой анкетой. Спросите, что оказалось полезным, чего не хватило и какие темы разобрать в следующий раз. Двух-трех вопросов хватит, чтобы получить материал для планирования.

Используйте запись повторно. Из часового эфира можно нарезать короткие ролики для соцсетей, собрать статью по мотивам выступления и пополнить базу знаний. Так один вебинар может работает на привлечение аудитории еще несколько месяцев.

После этого цикл работы с вебинаром можно закрыть: команда учитывает выводы и переходит к планированию следующего эфира.

Что такое вебинар: коротко

Вебинар — живой эфир в интернете. Спикер выступает с презентацией или демонстрацией экрана, аудитория смотрит и задает вопросы в чате.

Вебинары проводят для обучения, презентации продукта, продаж, открытых лекций и экспертных обсуждений. Цель вебинара влияет на подачу: где-то важнее польза и примеры, а где-то демонстрация продукта или ответы на возражения.

Для зрителя вебинар начинается с регистрации и подключения по ссылке. Во время эфира он слушает спикера, пишет вопросы в чат, участвует в опросах, а после может получить запись и материалы.

Чтобы провести вебинар, нужны платформа, стабильный интернет, хороший звук и подготовленная презентация. На крупный эфир лучше подключить модератора, чтобы он следил за чатом и помогал участникам.

Подготовка вебинара включает тему, план выступления, анонс, регистрацию и репетицию. После эфира стоит отправить материалы, разобрать вопросы и посмотреть статистику, чтобы улучшить следующий вебинар.